2. Mối quan hệ giữa Cộng hoà Pháp
1.3 Tổ chức bộ máy của công ty:
Đội xe Ban giám đốc Các bộ phận tổng hợp Các bộ phận nghiệp vụ du lịch Các bộ phận hỗ trợ và phát triển Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính và tổ chức Phòng điều hành Phòng hướng dẫn Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh Chi nhánh tại Huế Phòng thị trư ờng Phòng Phòng
Ban giám đốc bao gồm: - Giám đốc - Phó giám đốc
+Giám đốc: Là ngời đứng đầu Công ty lãnh đạo và quản lý công ty về mọi mặt công tác. Bảo đảm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của công ty đồng thời chịu trách nhiệm trớc Tổng cục du lịch và trớc pháp luật về mọi mặt hoạt động của công ty.
+Các phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc, đợc giám đốc phân công ty du lịch phụ trách một hoặc một số mặt công ty du lịch tác của đơn vị đồng thời chịu trách nhiệm trớc giám đốc, pháp luật và nhà nớc về hiệu quả của các lĩnh vực công tác do giám đốc uỷ nhiệm.
Phòng thị trờng quốc tế
+ Phòng TTQT I: đảm nhiệm việc khai thác và phục vụ khách Pháp. Với 2 chức năng cơ bản là giao dịch với các đối tác nớc ngoài và nghiên cứu - khảo sát tạo chơng trình và chào bán cho khách. Đây là nơi khai thác và tạo nguồn doanh thu lớn nhất cho công ty.
+ Phòng TTQT II:
* Đảm nhận việc khai thác khách từ các thị trờng còn lại.
* Đa ngời Việt Nam hoặc công dân nớc ngoài c trú tại Việt Nam đi du lịch.
* Tổ chức tour du lịch cho ngời Việt Nam đi du lịch nội địa. - Phòng điều hành
+ Phân công theo từng công việc cho nhân viên nh: bộ phận chuyên theo dõi về khách sạn (đặt phòng ở các nơi), bộ phận chuyên lo ăn uống cho khách trcng chơng trình, bộ phận chuyên lo về các dịch vụ vui chơi giải trí, bộ phận chuyên đối chiếu chơng trình cho hớng dẫn viên. Từng bộ phận phải chịu trách nhiệm về công việc của mình, ngày càng nâng cao chất lợng thông tin và khâu giao nhận thông tin dể đa ra đợc các sản phẩm du lịch với chất l- ợng ngày càng hoàn hảo hơn, đáp ứng đợc nhu cầu của khách du lịch.
Chức năng:đặt, xác nhận, xác định, theo dõi, giám sát các dịch vụ mà
mình chịu trách nhiệm, xử lý nhanh chóngcác trờng hợp bất trắc xảy ra trong quá trình thực hiện chơng trình.
Nhiệm vụ:
- Đảm bảo chất lợng các dịch vụ, quản lý tốt chất lợng dịch vụ để
phục vụ khách. Phải nắm bắt đợc chất lợng dịch vụ cụ thể.Muốn vậy phải đi khảo sát nắm vững các tuyến điểm. Đồng thời nghiên cứu thêm một số tuyến điểm mới, nhằm phục vụ cho việc ra đời các sản phẩm mới thu hút khách.Phải có nghiệp vụ về du lịch vững vàng, biết đợc qui trình phục vụ khách, cơ cấu đoàn khách... Phải đọc kỹ và hiểu chơng trình du lịch,đảm bảo không bị sai sót nhầm lẫn trong việc xác định các dịch vụ ở từng khu vực. -Luôn theo dõi, giám sát chơng trình du lịch xem trong quá trình thực hiện có phát sinh vấn đề gì cần giải quyết hay không; kiểm tra xem xét các dịch vụ đặt trớc có đảm bảo đúng chất lợng yêu cầu trong chơng trình hay không. -Ký kết hợp đồng với tất cả các dịch vụ phát sinh trong chơng trình -Xác nhận hoặc đặt chỗ dịch vụ cho các đoàn khách đến Việt Nam trong những thời gian cụ thể theo nhữnh chơng trình cụ thể.
-Tìm hiểu thị trờng du lịch, xác định nhu cầu của từng thị trờng về dịch vụ du lịch
-Xác nhận ngày hớng dẫn viên phải đi đón khách và thực hiện chơng trình du lịch.
-Sau mỗi chuyến du lịch phải làm báo cáo và tổng kết, thu lại phiếu nhận xét của khách về từng dịch vụ cụ thể từ đó kết hợp với những nơi cung cấp dịch vụ nhằm phát huy những u nhợc điểm. Phối hợp với các bộ phận kế toán để thực thanh toán với công ty đối tác và các nhà cung cấp dịch vụ du lịch.
+ Cung cấp theo yêu cầu của từng đoàn khách. Hiện nay đối tợng khách phục vụ chủ yếu của công ty là khách du lịch Pháp, do đó số lợng hớng dẫn viên sử dụng tiếng Pháp chiếm tỷ trọng lớn,còn lại là hớng dẫn viên sử dụng các ngoại ngữ khác. Cùng với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty lữ hành,việc tuyển chọn và sử dụng hớng dẫn viên có trình độ ngoại ngữ cao, thành thạo chuyên môn, giỏi giao tiêp ứng xử nắm bắt tốt tâm lý khách, trở thành một khâu quan trọng trong công tác đẩy mạnh và nâng cao chất l- ợng phục vụ khách quốc tế tại công ty du lịch Việt Nam.
+ Tổ chức mạng lới cộng tác viên có năng lực và trình độ để đáp ứng kịp thời nhu cầu ngay càng phong phú và đa dạng của du khách. Hiện nay khách quốc tế vào Việt Nam đang tăng lên rõ rệt một phần bởi cơ chế mở cửa thị trờng các nớc có nhu cầu giao lu văn hoá với nhau, một phần bởi các thủ tục xuất nhập cảnh đã có những cải biến đáng kể tạo điều kiện thuận lợi cho khách du lịch.Cùng với nhịp độ phát triển đó Công ty du lịch Việt Nam-Hà Nội hàng năm đón đợc một lợng khách tơng đối lớn. Do vậy lợng hớng dẫn viên của Công ty không đủ đáp ứng đợc nhu cầu của du khách.Nhu cầu tìm kiếm cộng tác viên pháp sinh nh một tất yếu khách quan. Khi đó phòng hớng dẫn có nhiệm vụ phải tìm cho đợc các cộng tác viên giỏi có năng lực đáp ứng đợc nhu cầu của khách và mức độ phức tạp của công việc. Để duy trì đợc đội ngũ hớng dẫn viên của mình một cách kịp thời và có hiệu quả, phòng hớng dẫn viên còn có nhiệm vụ phân loại nhằm có chế độ sử dụng và trả lơng thích đáng.Hiện nay công ty có khoảng 150 đến 200 cộng tác viên.Trong tơng lai công ty sẽ mở rộng hơn nữa mạng lới cộng tác viên với phơng châm “ chất l- ợng là số một”.
Phòng tổ chức hành chính:
+ Giúp giám đốc trong việc tuyển dụng cán bộ để hoàn thành nhiệm vụ của công ty.
+ Có nhiệm vụ đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên về chuyên môn nghiệp vụ ngoại ngữ.
+ Đề bạt cán bộ trong phòng ban.
+ Nghiên cứu phơng án tiền lơng, tiền thởng để động viên khuyến khích kịp thời những cán bộ công nhân viên có thành tích cao trong lao động, có những ý kiến hay góp phần nâng cao hiệu quả của công ty.
+ Chuẩn bị các văn phòng phẩm và các thiết bị cho công ty. + Đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên
Thúc đẩy phong trào thi đua, thể thao văn hoá tạo sự phấn khởi cho công nhân viên và tăng cờng tình đoàn kết nội bộ. Thực hiện chính sách đối với cônh nhân viên là đối tợng bộ đội, thơng binh, gia đình liệt sỹ, trợ cấp thăm hỏi ốm đau, hu trí. Tham gia các phong trào ủng hộ các địa chỉ từ thiện, ủng hộ khắc phục thiên tai.
Phòng tài chính-kế toán.
Cũng nh các doanh nghiệp khác tồn tại trong cơ chế thị trờng. Bộ phận tài chính kế toán luôn đợc coi là bộ phận quan trọng trong việc phối hợp các bộ phận khác trong công ty thực hiện mục tiêu kinh doanh do công ty đặt ra. Đặc biệt đối với việc hạch toán kết quả kinh doanh thông qua những con số