I. Bản chất của hồ sơ kiểm toán
2. Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC
2.2.3. Nội dung của hồ sơ kiểm toán tại AASC
Mô hình hồ sơ kiểm toán AASC đang sử dụng là mô hình hồ sơ kiểm toán chuẩn nhằm hớng tới mục tiêu phù hợp với Chuẩn mực thực hành kiểm toán quốc tế và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, tạo điều kiện cho việc kiểm tra soát xét, làm tài liệu cho đào tạo,... và đáp ứng yêu cầu pháp lý về kiểm toán. Việc tiếp cận với hồ sơ kiểm toán AASC đợc thể hiện qua các vấn đề chính sau :
- Từng loại hồ sơ kiểm toán bao gồm những chỉ mục nào.
- Chỉ mục thể hiện những phần công việc nào trong toàn bộ cuộc kiểm toán. - Chỉ mục bao gồm những giấy tờ làm việc nào.
- Việc liên kết các thông tin trên các giấy tờ làm việc nh thế nào.
2.2.3.1. Hồ sơ kiểm toán thờng trực.
Nội dung các chỉ mục tổng hợp của hồ sơ kiểm toán thờng trực :
Tên khách hàng : Mã khách hàng : Ký hiệu :
TT.I Các thông tin tổng hợp
TT.II Các thông tin liên quan đến luật pháp TT.III Các tài liệu về thuế
TT.IV Các thông tin về nhân sự
TT.V Các thông tin về hệ thống kế toán TT.VI Các thông tin về hợp đồng
TT.VII Các thông tin về các thủ tục
Hồ sơ kiểm toán thờng trực AASC đợc xây dựng phù hợp với nội dung của Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 bao gồm các thông tin dài hạn liên quan đến khách hàng và của hợp đồng kiểm toán dài hạn. Đây là phần thông tin đầu tiên mà kiểm toán bắt buộc phải thu thập để có những hiểu biết sơ bộ về tình hình khách hàng. Phần lớn các thông tin trong hồ sơ kiểm toán thờng trực là do khách hàng cung cấp. Đối với các khách hàng mới kiểm toán viên phải tiến hành thu thập toàn bộ các thông tin nói trên còn đối với các khách hàng thờng xuyên thì kiểm toán viên chỉ cần thu thập thêm các thông tin mới liên quan đến sự thay đổi trong công tác kinh doanh của công ty khách hàng trong năm kiểm toán đó để bổ sung thêm vào hồ sơ thờng trực. Chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu từng chỉ mục chi tiết của các chỉ mục tổng hợp trong hồ sơ thờng trực.
Chỉ mục TT.I :
Chỉ mục TT.I: Các thông tin tổng hợp
TT.I.1. Bảng kê đặc điểm khách hàng. TT.I.2. Sơ đồ tổ chức chung
TT.I.4. Quá trình phát triển TT.I.5. Các đối tác thờng xuyên TT.I.6. Môi trờng kinh doanh
Nội dung của giấy tờ làm việc trong chỉ mục TT.I tuỳ thuộc vào đặc thù khác nhau của từng khách hàng. Đây là những thông tin cơ bản nhất về khách hàng. Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng là một phần rất quan trọng đối với việc lập kế hoạch kiểm toán cũng nh đối với toàn bộ quá trình kiểm toán. Qua việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng kiểm toán viên cần thu thập đầy đủ các thông tin giúp cho việc xác định những nhân tố ảnh hởng trọng yếu tới cuộc kiểm toán và báo cáo tài chính. Đối với các khách hàng thờng xuyên thì những thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng đợc lấy từ hồ sơ kiểm toán thờng trực đợc lập từ những năm trớc và đợc cập nhật thêm. Đối với khách hàng mới thì kiểm toán viên phải tiến hành phỏng vấn, thu thập các văn bản pháp luật về hoạt động kinh doanh của khách hàng, quan sát,... để thu thập đợc thông tin. Đây là khoản mục quan trọng mà kiểm toán viên phải lập trớc khi lên kế hoạch kiểm toán.
Chỉ mục TT.II : Các thông tin về pháp luật
Giấy tờ làm việc trong chỉ mục này gồm :
TT.II.1. Bản điều lệ hoạt động của công ty.
TT.II.2. Giấy phép thành lập, Đăng ký kinh doanh. TT.II.3. Bố cáo thành lập doanh nghiệp.
TT.II.4. Biên bản họp Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo, Đại hội công nhân viên chức.
TT.II.5. Nhật ký lãnh đạo.
TT.II.6. Theo dõi thay đổi tiền lơng giá vốn. TT.II.7. Môi trờng pháp luật.
Yêu cầu của chỉ mục chi tiết này là kiểm toán viên phải nắm đợc những thông tin về pháp luật có ảnh hởng đến khách hàng cả những nhân tố nội bộ của bản thân khách hàng nh : Điều lệ hoạt động, Quy định của công ty, .. cho đến các nhân tố bên ngoài nh môi trờng pháp luật, những quy định riêng của nghành, những Chuẩn mực nghề nghiệp,...
Phần thông tin pháp luật cũng là một khoản mục quan trọng để kiểm toán có đợc những thông tin cơ bản về khách hàng phục vụ cho mục đích lập kế hoạch kiểm toán.
Chỉ mục TT.III : Các tài liệu về thuế
Giấy tờ làm việc trong chỉ mục này gồm :
Chỉ mục TT.III : tài liệu về thuế
TT.III.1. Quyết toán thuế hàng năm TT.III.2. Biên bản kiểm tra thuế
TT.III.3. Các văn bản liên quan đến các yếu tố và đặc điểm riêng của doanh nghiệp trong tính thuế
Các thông tin trong chỉ mục chi tiết này giúp cho kiểm toán nắm đợc những quy định, chế độ thuế mà doanh nghiệp đang áp dụng
Giấy tờ làm việc của chỉ mục này gồm :
Chỉ mục TT.IV: các tài liệu về nhân sự
TT.IV.1. Thoả ớc về lao động
TT.IV.2. Các quyết định riêng trong hợp đồng lao động
TT.IV.3. Các quy định trong Điều lệ, biên bản Đại hội công nhân viên chức, Hội đồng quản trị liên quan đến nhân sự
TT.IV.4. Biên bản các cuộc kiểm tra trong doanh nghiệp
TT.IV.5. Quy chế quản lý và sử dụng quỹ lơng, phân phối quỹ lơng
Yêu cầu và mục đích : Chỉ mục này yêu cầu phải thu thập đầy đủ các thông tin về nhân sự mang tính đặc thù của công ty giúp cho kiểm toán nắm đợc những thông tin về vấn đề lao động cũng nh các quy chế quy định về lơng và quỹ lơng của công ty khách hàng.
Chỉ mục TT.V: Tìm hiểu về quy trình kế toán
Đây cũng là phần tìm hiểu quan trọng đợc kiểm toán viên tiến hành để tìm hiểu về hệ thống kế toán của doanh nghiệp phục vụ không chỉ cho việc lên kế hoạch kiểm toán mà còn cho cả công việc kiểm toán chi tiết sau này.Trong phần tìm hiểu hệ thống kế toán của khách hàng kiểm toán phải nắm đợc những thông tin về quy trình kế toán, phân tích khái quát các phần hành, tìm hiểu về việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán của đơn vị.
Giấy tờ làm việc trong phần này bao gồm các nội dung sau :
Chỉ mục TT.V: tìm hiểu về quy trình kế toán
TT.V.1. Tìm hiểu về hệ thống các báo cáo tài chính.
TT.V.2. Chế độ kế toán đang áp dụng trong công ty khách hàng. TT.V.3. Các nguyên tắc kế toán đang đợc áp dụng.
TT.V.4. Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. TT.V.5. Các tài liệu khác có liên quan.
Thông qua nhiều phơng pháp khác nhau nh phỏng vấn kế toán trởng, yêu cầu cung cấp các sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản, sơ đồ kế toán dùng trong hạch toán, xem xét việc hạch toán hàng ngày tại phòng kế toán,... nhóm kiểm toán viên sẽ ghi chép thông tin về hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Những thông tin mà kiểm toán viên thu nhận và ghi chép gồm những thông tin nh nhân sự phòng kế toán, quy trình kế toán doanh nghiệp áp dụng, quy trình luân chuyển chứng từ, ph- ơng pháp đánh giá hàng tồn kho, mức độ vi tính hoá trong công tác kế toán,...
Sau khi thu nhận và ghi chép vào giấy tờ làm việc những thông tin đó từ khách hàng kiểm toán viên cũng cần ghi chép những đánh giá kết luận của mình về độ tin cậy của hệ thống kế toán vào giấy tờ làm việc. Riêng đối với chỉ mục chi tiết TT.VII : Các thủ tục ( kiểm toán viên tự mình mô tả quá trình luân chuyển chứng từ) có thể có hoặc đợc nhập luôn vào chỉ mục TT.V
Việc liên kết các giấy tờ làm việc trong chỉ mục TT.V nh sau:
Sơ đồ liên kết giấy tờ làm việc trong chỉ mục TT.V
Chỉ mục TT.VI: Hợp đồng
TT.VI.1. Hợp đồng kiểm toán TT.VI.2. Hợp đồng thuê
TT.VI.3. Hợp đồng bảo hiểm TT.VI.4. Hợp đồng tín dụng
Hệ thống các báo cáo tài
chính Chế độ, nguyên tắc kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ Các vấn đề khác Tổng quan về hệ thống kế toán của doanh
Sau khi chấp nhận kiểm toán cho khách hàng, bộ phận th ký sẽ soạn thảo hợp đồng kiểm toán với những điều khoản cơ bản căn cứ vào luật định và chỉ mục kiểm toán hiện hành. Hồ sơ kiểm toán nhất thiết phải lu hợp đồng kiểm toán để làm cơ sở pháp lý cho cuộc kiểm toán. Ngoài hợp đồng kiểm toán hồ sơ kiểm toán phải lu trữ tất cả các hợp đồng khác có liên quan đến các quyền lợi và nghĩa vụ của khách hàng trong khi chúng còn có hiệu lực.
Tóm lại, thông qua hồ sơ kiểm toán thờng trực kiểm toán viên phải thu thập đợc các tài liệu về các vấn đề sau :
Những nhân tố nội bộ ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng:
- Cơ cấu tổ chức và chủ sở hữu: Kiểm toán viên sẽ đa ra cơ cấu tổ chức của Công ty và đặc điểm về chủ sở hữu.
- Các bên có liên quan : Gồm toàn bộ những bên có liên quan ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của khách hàng.
- Mục tiêu kinh doanh của khách hàng
- Khái quát tình hình hoạt động của khách hàng
- Tài chính : Tìm hiểu về vốn, nguồn hình thành vốn lu động
- Chính sách kế toán : Tìm hiểu chính sách kế toán doanh nghiệp đang áp dụng để lập nên báo cáo tài chính cần kiểm toán.
- Lãnh đạo chủ chốt và nhân sự kế toán : Liệt kê về tên tuổi, chức vụ, nơi làm việc,..
- Một số vấn đề khác về nhân sự nếu có
- Tìm hiểu khái quát các loại thuế áp dụng của doanh nghiệp, tình hình nộp thuế
Những nhân tố bên ngoài ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp :
Phần này sẽ ghi chép những đánh giá của kiểm toán viên đối với các nhân tố bên ngoài ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những nhân tố
bên ngoài bao gồm : Những nhân tố ngành ( các nhân tố ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh trong ngành đặc thù), môi trờng kinh doanh chung, những điều luật và quy định có thể ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Những vấn đề hành chính khác của khách hàng :
Bao gồm những thông tin về địa chỉ khách hàng, ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản, cố vấn pháp luật,...
Thông qua những hiểu biết và kết luận của kiểm toán viên khi tìm hiểu về khách hàng kiểm toán viên có thể đánh giá mức độ trọng yếu, mức độ rủi ro kiểm toán.
2.2.3.2. Hồ sơ kiểm toán năm :
Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm những thông tin chung về việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của năm đó. Đợc chia thành 2 phần : hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc.
A. Hồ sơ tổng hợp : Phần thông tin tổng hợp này chủ yếu là ghi chép của kiểm toán viên chứ không phải là tài liệu mà kiểm toán thu thập đợc. Hồ sơ kiểm toán tổng hợp gồm các chỉ mục sau :
Hồ sơ tổng hợp
Khách hàng Mã khách hàng
Ngày kết thúc niên độ
TH.I. Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, th quản lý TH.II. Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ
TH.III. Chiến lợc kiểm toán
TH.IV. Các sự kiện phát sinh khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trớc TH.V. Bản ghi những sửa chữa của kiểm toán
TH.VI. Các điểm cần theo dõi, cha đợc trả lời, cha thoả mãn TH.VII. Các sự kiện phát sinh sau niên độ
TH.VIII. Ngân sách kiểm toán và thời gian làm việc TH.IX. Các tài liệu khác
Hồ sơ kiểm toán này thực hiện chủ yếu bởi kiểm toán phụ trách nhóm. Hồ sơ này khác với hồ sơ thờng trực ở chỗ mặc dù cũng là những thông tin chung nh- ng lại là những thông tin chung của việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của riêng năm đó, cho nên hàng năm kiểm toán viên phải mở một hồ sơ khác. Sau đây chúng ta sẽ đi vào nội dung cụ thể của từng chỉ mục trong hồ sơ tổng hợp.
Chỉ mục TH.I: Các báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, th quản lý.
Gồm các giấy tờ làm việc sau :
TH.I.1. Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán TH.I.2. Th quản lý
TH.I.3. Các báo cáo tài chính dự thảo ...
Trong phần này hồ sơ kiểm toán bố trí cả ba giấy tờ tổng hợp : Báo cáo tài chính đã kiểm toán , báo cáo kiểm toán, th quản lý. Đây là những bằng chứng quan trọng nhất thể hiện cuộc kiểm toán đã đợc thực hiện và các kết quả thu đợc sau khi thực hiện cuộc kiểm toán.
Báo cáo kiểm toán là khâu cuối cùng trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán. Khi kết thúc cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải lập báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính trình bày ý kiến của kiểm toán viên về tính trung thực, hợp lý của các thông tin định lợng và sự trình bày các thông tin định l- ợng này trên Báo cáo tài chính do khách hàng đã lập. Theo quy định mang tính phổ biến của một quốc gia hoặc của Uỷ ban về Chuẩn mực Kiểm toán (IAPC) của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) thì báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính đợc quy định viết dới dạng văn bản và phải tuân thủ các quy định cả về mặt nội dung và hình thức.
Việc đa ra th quản lý cũng là một phần trong quá trình kiểm toán của công ty kiểm toán, công ty có thể đa ra th quản lý hoặc không tuỳ thuộc vào yêu cầu
lý và lời khuyên giúp khách hàng hoàn thiện hơn việc quản lý hoạt động cũng nh các vấn đề tài chính kế toán còn tồn tại ở doanh nghiệp. Việc đa ra th quản lý đợc lu trong hồ sơ này còn làm tài liệu để kiểm toán viên tiến hành đối chiếu ở cuộc kiểm toán năm sau xem khách hàng đã có những thay đổi nh thế nào trớc lời khuyên của công ty.
Chỉ mục TH.II : Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ
TH.II.1. Tổng kết
TH.II.2. Kiểm tra lại, nhận xét
Tổng kết : Phần này đợc thực hiện bởi các kiểm toán viên phụ trách nhóm, đợc lấy từ các ghi chép từ các phần khác nhau của việc kiểm tra ( trong đó đặc biệt nêu các nhận xét về hoạt động chung của công ty khách hàng trong niên độ, các sự kiện đáng nhớ, các điểm thờng hoặc khó gặp phải, các điểm còn cha trả lời, ..). ghi chép là tài liệu chính, căn cứ vào đó ngời ký báo cáo kiểm toán xác định ý kiến của mình
Kiểm tra lại, nhận xét :
-Bởi kiểm toán viên phụ trách nhóm : Ghi chép kiểm tra này sẽ cho phép các trợ lý kiểm toán biết đợc điểm mạnh và điểm yếu của họ, và cũng cho phép ngời phụ trách nhóm kiểm tra xem công việc đã đợc tiến hành và kết thúc, ghi chép này là một thể hiện cụ thể đánh giá của ngời phụ trách về công việc của các trợ lý.
-Bởi ngời ký báo cáo kiểm toán : Ghi chép này chứng tỏ rằng ngời báo cáo đã xem hồ sơ và báo cáo căn cứ vào những hiểu biết từ đó.
TH.III.1. Chiến lợc kiểm toán
+ Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
+ Phân tích tỷ suất, xác định mức độ trọng yếu + Đánh giá rủi ro
TH.III.2. Kế hoạch kiểm toán TH.III.3. Lịch trình kiểm toán
TH.III.4. Các phối hợp với các kiểm toán viên khác của công ty khách hàng
TH.III.1. Chiến lợc kiểm toán :
- Vấn đề đầu tiên trong việc xây dựng chiến lợc kiểm toán là cần phải tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Công việc này giúp cho kiểm toán