1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. (Sơ đồ 19)
2. Chức năng nhiệm vụ của từng ngời.
• Kế toán tổng hợp.
Chức năng: Giúp phụ trách phòng tài chính kế toán tổng hợp số liệu kế toán,
lập báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của Nhà nớc và quy định riêng của công ty.
Nhiệm vụ cụ thể:
+ Tổng hợp số liệu trên các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê định kỳ tháng, quý, năm theo chế độ kế toán thống kê hiện hành và quy định cụ thể của công ty trong từng thời kỳ.
+ Tổng hợp số liệu lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng từ các số liệu chi tiết của các phần hành kế toán.
+ Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ thanh toán trớc khi chuyển phụ trách phòng ký.
+ Kiểm tra hớng dẫn các phần hành kế toán chi tiết, chi nhánh, các trung tâm, xí nghiệp theo một trình tự hợp lý để thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu vào cuối tháng.
+ Giải quyết các công việc trong phòng thay phụ trách phòng trong trờng hợp phụ trách phòng đi vắng.
• Kế toán thanh toán trong nớc.
Chức năng: Giúp trởng phòng trong việc theo dõi thanh toán các khoản phải trả ngời bán, phải thu của ngời mua, tạm ứng, và các khoản phải thu nội bộ khác, thanh toán lơng và các khoản trích nộp theo lơng.
Trung tâm th- ơng mại, bảo hành và giới thiệu SP GTVT Chi nhánh Công ty tại TP HCM Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh xe gắn máy Trung tâm hợp tác lao động n- ớc ngoài Phòng kinh doanh XNK Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán
Nhiệm vụ cụ thể:
+ Mở sổ sách kế toán cập nhật, theo dõi các khoản thanh toán với ngời bán trong nớc, ngời mua hàng, thanh quyết toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên và các khoản phải thu nội bộ khác, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. + Thờng xuyên đối chiếu và báo cáo trởng phòng về tình hình công nợ của từng khách hàng, đối chiếu xác nhận công nợ vào ngày cuối mỗi quý.
+ Thanh toán lơng và các khoản có tính chất lơng cho cán bộ công nhân viên theo quy định (tạm ứng lần một ngày 15 hàng tháng, lần 2 thanh toán vào ngày cuối tháng).
+ Theo dõi các khoản trích nộp theo lơng, theo chế độ quy định nh BHXH, BHYT, KPCĐ
• Kế toán thanh toán nớc ngoài, kiêm kế toán ngân hàng.
Chức năng: Giúp phụ trách phòng trong việc mở L/C, thanh toán ngời bán và
ngời mua nớc ngoài. Theo dõi tài khoản tiền gửi, vay tại các ngân hàng.
Nhiệm vụ cụ thể:
+ Lập hồ sơ mở L/C và giao dịch với ngân hàng mở L/C
+ Theo dõi các khoản thanh toán với ngời bán nớc ngoài, theo dõi các khoản phải thu của ngời nhập khẩu nớc ngoài.
+ Cập nhật theo dõi các tài khoản tiền gửi, các khoản tiền vay tại các ngân hàng. + Báo cáo hàng ngày trớc 8h 30 phút ngày hôm sau số d tài khoản tiền gửi, tiền vay cho phụ trách phòng.
+ Khai thuế GTGT trong tháng phần chứng từ ngân hàng.
• Kế toán nguyên vật liệu, giá thành sản phẩm.
Chức năng: Giúp phu trách phòng cập nhật theo dõi phần nguyên vật liệu (linh kiện xe máy) phục vụ cho sản xuất lắp ráp, xác định giá thành sản phẩm từng loại.
Nhiệm vụ cụ thể:
+ Cập nhật theo dõi tình hình xuất, nhập tồn kho phần linh kiện xe máy, linh kiện khung xe và linh kiện động cơ xe.
+ Thờng xuyên theo dõi đối chiếu tình hình nhập, xuất tồn kho các loại linh kiện xe máy với xí nghiệp xe máy, ký xác nhận số d vào thẻ kho vào ngày cuối cùng của tháng.
+ Nhập kho thành phẩm, theo dõi xuất nhập kho thành phẩm từng loại xe, từng loại khung xe và từng loại động cơ xe.
+ Theo dõi phần hàng hoá (xe máy mua trong nớc nguyên chiếc) tình hình xuất bán, tồn kho.
+ Khai thuế GTGT phần chứng từ có liên quan đến nhập kho nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất, lắp ráp xe máy.
• Kế toán doanh thu, chi phí.
Chức năng: Giúp phụ trách phòng tổng hợp doanh thu, chi phí từng tháng, quý, năm.
Nhiệm vụ cụ thể:
+ Mở sổ sách kế toán cập nhật chi tiết doanh thu từng loại sản phẩm hàng hoá, từng lại hình sản xuất kinh doanh.
+ Tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh gồm: 1.Chi phí quản lý chung
2.Chi phí bán hàng
3.Chi phí quản lý phân xởng
+ Khai thuế GTGT phần đầu ra hàng tháng và đầu vào phần chứng từ tiền mặt, chuyển kế toán tổng hợp lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng.
• Kế toán bán hàng, theo dõi chi nhánh và cấp phát giấy tờ xe.
Chức năng, nhiệm vụ: Giúp phụ trách phòng theo dõi bán hàng, viết hoá đơn
GTGT, theo dõi hoạt động kinh doanh của chi nhánh và cấp phát giấy tờ đăng ký xe từ lô 39 trở về trớc.
• Kế toán tài sản cố định, quỹ.
Chức năng nhiệm vụ cụ thể:
+ Thu chi tiền mặt theo chỉ đạo của trởng phòng.
+ Cập nhật sổ sách, báo cáo quỹ thờng xuyên hàng ngày, báo cáo số d tiền mặt tại két trớc 8h 30 phút ngày hôm sau.
+ Mở sổ sách cập nhật theo dõi tăng, giảm khấu hao tài sản cố định.
3. Hình thức tổ chức tài khoản và chứng từ kế toán. toán.
3.1. Chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán hiện đang đợc doanh nghiệp sử dụng là hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành theo QĐ 1141-TC/CĐKT ngày 01/11/1995. Doanh nghiệp sử dụng tất cả 46 biểu mẫu chứng từ và phân thành 5 loại:
2.Chứng từ TSCĐ
3.Chứng từ hàng tồn kho 4. Chứng từ tiền tệ
5.Chứng từ bán hàng.
3.2. Hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài Chính gồm 9 loại với 74 tài khoản . Ngoài ra một số tài khoản đợc Công ty mở chi tiết theo đặc điểm của sản phẩm mà công ty sản xuất kinh doanh.
4. Hình thức tổ chức sổ sách kế toán.
Công ty thơng mại và sản xuất thiết bị giao thông vận tải sử dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phaỉ đợc ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Theo hình thức kế toán nhật ký chung công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản, Các sổ kế toán chi tiết. Trong đó:
Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu trên sổ Nhật ký chung đợc dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái.
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán đợc quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản đợc mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
Sổ kế toán chi tiết : Công ty sử dụng các sổ chủ yếu sau: 1- Sổ tài sản cố định
2- Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. 3- Thẻ kho (TSCĐ, vật liệu)
4- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh 5- Sổ tính giá thành sản phẩm 6- Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay
7- Sổ chi tiết thanh toán: với ngời bán, ngời mua, với ngân sách Nhà n- ớc, thanh toán nội bộ.
8- Sổ chi tiết tiêu thụ
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời đơn vị phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào sổ chi tiết kế toán liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo.
Công ty thơng mại và sản xuất vật t thiết bị giao thông vận tải thực hiện việc lập và công khai tài chính bắt buộc đối với 3 loại báo cáo là:
1. Bảng cân đối kế toán
2. Báo cáo kết quả kinh doanh 3. Thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngoài ra công ty không lập Báo cáo lu chuyển tiền tệ, các báo cáo quản trị cung cấp thông tin trong nội bộ doanh nghiệp.