II. Thực hiện kiểmtoán
1 công ty TNHH HảI Long 5056000 & 2 xí nghiệp hảI sản Đồ Sơn835765000 *
3 xí nghiệp thuỷ sản Hạ Long 1120567000 * 4 công ty TNHH HảI Hà 842780000 * 5 công ty TNHH quang bá 164789000 * 6 Doanh nghiệp tư nhân quỳnh mai 56920000 R 7 công ty cung cấp thực phẩm biển Đại nam 132758000 # 8 công ty thương mại nam Long 253671000 * 9 công ty thương mại HảI Phòng 1120456000 R 10 Văn phòng đại diện Hà Nội 987857000 # 11 văn phòng đại diện đà nẵng 867023000 # 12 công ty thực phẩm TháI Bình 267000000 * 13 công ty bán buôn Ninh Bình 347759000 * 14 Công ty bán buôn Nam Định 285884000 R 15 khách sạn Hoa Nam, 412758000 # 16 khách sạn Hoàng HảI 637927000 * 17 khách sạn công đoàn HảI Phòng 34376000 R 18 khách sạn Hồng Hà 66034000 # 119 Cửa hàng đại lý Tuấn Anh 128500000 * 20 Cửa hàng đại lý Hạ Long 185947000 * 21 Cửa hàng đại lý Đà Nẵng 130546000 # 22 công ty thực phẩm Thanh Hoá 67008000 * 23 Công ty thực phẩm Nghệ An 51768000 # 24 công ty TNHH Sông Đà 213408000 *
25 Công ty TPHP 267858000 #
26 cộng 9529515000
R đã có biên bản đối chiếu công nợ. *Chọn mẫu để gửi th xác nhận
# đã thanh toán vào tháng 01 và đầu tháng 02 năm 2000 & công ty không đồng ý cho gửi th xác nhận.
+) Quyết định kiểu gửi th xác nhận.
Nh đã biết có 03 kiểu th xác nhận đó là: Th xác nhận chủ động, th xác nhận thụ động và th xác nhận mở. Trong hầu hết các cuộc kiểm toán kiểm toán viên chỉ gửi th xác nhận chủ động, bởi vì khi không nhận đợc th trả lời thì có nghĩa là có đIều gì đó bất thờng mà kiểm toán viên cần phảI đIều tra thêm. Trong khi đó với th xác nhận thụ động kiểm toán viên không thể phân biệt đợc khách hàng đồng ý hay không nhận đợc th xác nhận hoặc khách hàng không quan tâm đến việc trả lời.
Một lý do nữa khiến kiểm toán viên phảI chọn th xác nhận chủ động là vì kiểm toán viên chỉ chọn những khách hàng có số d lớn để gửi th xác nhận
nên cần phảI thu đợc bằng chứng có sự xác nhận số d từ phía con nợ, sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và nếu thu thập đợc thì công việc kiểm tra chi tiết sẽ bớt khó khăn hơn nhiều. Vì thế, nếu không nhận đợc th trả lời sau 02 lần gửi th xác nhận thì kiểm toán viên sẽ yêu cầu khách hàng can thiệp để có đợc tối đa các thông tin phản hồi từ phía con nợ. Kiểu th xác nhận chủ động có mẫu nh sau. Biểu 19 . Th xác nhận nợ Th xác nhận nợ Công ty A 21 lê lai_HP
Tel 031.****** HảI phòng, ngày 03/04/2000 Kính gửi : Công ty TNHH HảI Hà.
Để phục vụ tốt cho việc kiểm toán tạI công ty đồ hộp A chúng tôI kính mong quý công ty xác nhận số công nợ đối với công ty đồ hộp A tạI thời đIểm 31/12/1999 nh sau:
Số liệu trên sổ sách của công ty A tạI thời đIểm 31/12/1999 là 842.780.000.đồng
Bằng chữ: Tám trăm bốn hai triệu bảy trăm tám mơI nghìn đồng chẵn.
Số xác nhận của công ty TNHH HảI Hà ---đồng. Số chênh lệch:
Lý do chênh lệch:
Việc xác nhận số tiền này chỉ phục vụ cho mục đích xác nhận chính xác số d nợ trên báo cáo kế toán không phục vụ mục đích gì khác.
Rất mong Quý công ty xác nhận số nợ trên và gửi th về địa chỉ . Công ty t vấn tàI chính kế toán và kiểm toán
Văn phòng đạI diện HảI Phòng Số 88 ĐIện Biên Phủ- TP HảI Phòng. Trớc ngày 08/02/2000
Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý công ty.
Xác nhận của Quý công ty Xác nhận của công ty A +) Theo dõi xử lý các th phúc đáp và thực hiện những thủ tục kiểm toán thay thế.
Để đảm bảo th xác nhận đợc gửi đầy đủ đến tay ngời nhận thì kiểm toán viên soát xét lạI th xác nhận trớc khi khách hàng gửi đi. Khách hàng của
AASC chủ yếu chủ yếu là khách hàng mới nên công việc gửi th xác nhận công nợ đợc kiểm toán viên kiểm tra kỹ lỡng tính đúng đắn về mặt nội dung xác nhận, quy mô số tiền, kiểm tra địa chỉ của ngời nhận và địa chỉ của AASC trên phong bì kèm theo để đảm bảo th phúc đáp sẽ đến tay khách nợ và đến tay kiểm toán viên.
Cuối cuộc kiểm toán, kiểm toán viên tổng hợp kết quả xác nhận nợ để lập bảng kê danh sách th xác nhận đợc trả lời và không đợc trả lời.
Mỗi th trả lời đợc phân ra làm hai mức độ đồng ý và không đồng ý. Đối với các th trả lời không đồng ý kiểm toán viên phảI xác minh thêm để xác định xem số của chủ nợ đúng hay số của khách nợ đúng.
Trong số 12 khách hàng AASC chọn gửi th xác nhận mà công ty A đã gửi thì có:
08 th trả lời đồng ý với số d của công ty A 02 th không đồng ý với số d nợ của công ty A 02 th không có thông tin phản hồi.
Nh vậy 02 th có số d không trùng khớp với sổ sách của công ty A đó là. 1. Công ty thực phẩm TháI Bình
2. Cửa hàng đạI lý Tuấn Anh.
Việc chênh lệch trên đợc kiểm toán viên xem xét và phát hiện nguyên nhân nh sau.
Với công ty thực phẩm TháI Bình. Chi tiết các khoản mua và thanh toán trong năm nh sau.
Biểu 20. Chi tiết các khoản mua
Đồng Việt Nam
ngày thịt hộp thành tiền patê thành tiền cá xay thành tiền Tổng 24/02/1999 7000 38500000 6500 39000000 6500 32500000 110000000 18/04/1999 10000 55000000 9000 54000000 8500 42500000 151500000 26/7/1999 12000 66000000 13500 81000000 13000 65000000 212000000 28/09/1999 12500 68750000 13500 81000000 13500 67500000 217250000 30/11/1999 13000 71500000 13500 81000000 15000 75000000 227500000 25/12/1999 15000 82500000 17000 102000000 15000 75000000 259500000 cộng 69500 382250000 73000 438000000 71500 357500000 1177750000
Đồng Việt Nam ngày hoá đơn số số tiền còn lại
24/02/1999 245 100000000 10000000 15/04/1999 573 100000000 -90000000 18/04/1999 598 61500000 0 26/07/1999 1023 212000000 0 28/09/1999 1458 200000000 17250000 15/11/1999 1996 17250000 0 14/12/1999 2543 170000000 57500000 25/12/1999 2788 50000000 267000000 28/12/1999 2798 10250000 256750000 cộng 921000000 256750000
Vậy tính đến ngày 31/12/1999 công ty thực phẩm TháI Bình còn nợ công ty A là :256750000 đồng (hai trăm năm sáu triệu bảy trăm năm mơI nghìn đồng chẵn). Để xác minh con số chênh lệch trên là có thật hay không và nếu có thật thì nguyên do từ đâu kiểm toán viên tiến hành kiểm tra, đối chiếu chi tiết từng hoá đơn bán hàng, phiếu thu với sổ chi tiết và kết quả cho thấy ngày 28/12/1999 công ty thực phẩm tháI Bình đã trả cho công ty số nợ là 10.750.000 (mời triệu hai trăm năm mơI nghìn đồng chẵn) theo hoá đơn
(phiếu thu) số 2798. Nh vậy, kế toán thanh toán đã không phản ánh số tiền thu đợc trên vào sổ do đó phảI đIều chỉnh giảm các khoản phảI thu và đIều chỉnh tăng tàI khoản tiền. Việc đIều chỉnh đợc hạch toán nh sau.
Nợ TK 111, 112: 10750000
Có TK 131(công ty thực phẩm TháI Bình): 10750000
Với cửa hàng đạI lý Tuấn Anh thông qua gửi th xác nhận kiểm toán viên nhận thấy rằng có sự chênh lệch giữa sổ sách của công ty A và sổ trên sổ sách của cửa hàng đạI lý Tuấn Anh, số d trong sổ của công ty A nhỏ hơn số d của của hàng bán buôn Tuấn Anh. Cụ thể chi tiết nh sau.
Biểu 22. Chi tiết việc mua sản phẩm.
Đồng VN ngày patê thành tiền thịt hộp thành tiền cá xay thành tiền tổng số 13/01/1999 12000 72000000 12500 68750000 11500 57500000 198250000 20/03/1999 12500 75000000 12500 68750000 12000 60000000 203750000 15/05/1999 12000 72000000 13000 71500000 12500 62500000 206000000 20/08/1999 13000 78000000 13500 74250000 13500 67500000 219750000 30/11/1999 14200 85200000 13750 75625000 13570 67850000 228675000 15/12/1999 14500 87000000 14000 77000000 14000 70000000 234000000 28/12/1999 8000 48000000 5000 27500000 6000 30000000 105500000 cộng 78200 469200000 79250 435875000 77070 385350000 1290425000
Biểu 23. Chi tiết các lần thanh toán nh sau Đồng VN
ngày thanh toán số hoá đơn số tiền còn lại
13/01/1999 53 198000000 250000 20/03/1999 375 190000000 14000000 30/04/1999 620 114000000 -100000000 15/05/1999 690 100000000 6000000 20/08/1999 1230 215000000 10750000 15/09/1999 1512 25000000 -14250000 30/11/1999 2156 200000000 14425000 15/12/1999 2792 14425000 234000000 cộng 1056425000
thông qua việc so sánh đối chiếu giữa các số liệu của công ty với số liệu của cửa hàng bán buôn Tuấn Anh kiểm toán viên thấy có sự chênh lệch là 105.500.000 (một trăm lẻ năm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn). Cụ thể số d nợ trên sổ của công ty là 128.500.000 đồng. Còn trên sổ của khách nợ là 234.000.000 đồng
Qua kiểm tra chi tiết các chứng từ sổ sách nh các phiếu thu, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng kiểm toán nhận thấy hoá đơn bán hàng số 2311 ngày 28/12/1999 trị giá 105.000.000 đồng không đợc hạch toán. Nh vậy cần phảI đIều chỉnh tăng doanh thu và các khoản phảI thu khách hàng.
Bút toán đIều chỉnh:
Nợ Tk 131: 105.500.000 đ Có TK511: 95.920.000 đ Có TK 3331: 9.580.000 đ
Còn đối với 01 hoá đơn không nhận đợc thông tin phản hồi từ phía con nợ (công ty TNHH sông Đà) và 01 khách hàng mà Ban Giám đốc không đồng ý cho gửi th xác nhận (công ty TNHH HảI Long ) thì kiểm toán viên tiến hành các thủ tục thay thế bằng cách kiểm tra các hoá đơn bán hàng, hoá đơn vận chuyển, hợp đồng mua bán, kiểm tra các biên lai thu tiền liên quan đến đối tợng để tính lạI số d của các đối tợng đó. Kết quả kiểm tra cho thấy số d của 02 khách hàng trên là đúng.
II.1.3. Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phảI thu khách hàng và nghiệp vụ thu tiền .
Công việc kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phảI thu khách hàng và nghiệp vụ thu tiền là kiểm toán số phát sinh nghiệp vụ của tàI khoản phảI thu khách hàng thông qua các bớc sau:
- Chọn mẫu hoá đơn chứng từ
- Đối chiếu kiểm tra từng hoá đơn chứng từ với sổ sách và chứng từ khác có liên quan.
- Phát hiện giảI thích nguyên nhân chênh lệch và đa ra các bút toán đIều chỉnh.
Chọn mẫu hoá đơn chứng từ: Hoá đơn, chứng từ sử dụng trong khâu kiểm tra chi tiết này là các hoá đơn bán hàng, các phiếu thu, giấy báo có, bản sao kê hay đIện chuyển tiền. NgoàI ra kiểm toán viên còn chọn mẫu một số
hợp đồng bán hàng hoặc các phiếu xuất kho đối với nghiệp vụ bán chịu để kiểm tra đối chiếu với các hoá đơn bán hàng nhằm kiểm tra mặt lợng và kiểm tra sự thống nhất giữa hoá đơn bán hàng với hợp đồng mua bán.
Kiểm toán viên chủ yếu chọn những nghiệp vụ có giá trị lớn và những nghiệp vụ gần sát với ngày khoá sổ kế toán.
Do trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên đã gửi th xác nhận công nợ các khách hàng lớn và đã có các bằng chứng có giá trị lớn nh các biên bản đối chiếu công nợ... Nên ở bớc kiểm tra chi tiết nghiệp vụ này kiểm toán viên chỉ kiểm tra với lợng mẫu chọn không lớn và chỉ mang tính chất kiểm nghiệm lạI để đảm bảo 6 mục tiêu kiểm toán.
Đối chiếu kiểm tra: Căn cứ vào mẫu chọn kiểm toán viên sẽ tiến hành đối chiếu kiểm tra: (Rà soát tối đa các mục tiêu của kiểm soát nội bộ)
• Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ (chữ ký, con dấu...)
• kiểm tra sự đồng bộ của các chứng từ đI kèm.
• Đối chiếu giữa các hoá đơn chứng từ, hợp đồng để đảm bảo sự thống nhất về mặt nội dung nghiệp vụ và quy mô số tiền.
• Kiểm tra việc định khoản ghi chép có đúng với chế độ kế toán hiện hành không. Nếu phát hiện có sự không thống nhất giữa các chứng từ thì kiểm toán viên tiến hành đIều tra rõ nguyên nhân, tính toán lạI các chỉ tiêu trên các chứng từ, sổ sách, đồng thời tìm kiếm nguồn tàI liệu khác có liên quan để giảI thích đợc sự chênh lệch đó.
Qua công việc đối chiếu kiểm tra các chứng từ kiểm toán viên đã phát hiện ra những vấn đề sau và ghi vào giấy làm việc nh sau:
Biểu 24.Giấy làm việc của kiểm toán viên.
Tên khách hàng: Công ty A
Niên độ kế toán: 31/12/1999 Tham chiếu: H Khoản mục: PhảI thu khách hàng gời thực hiện: NTT
Bớc công việc: Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện 06/04/2000 nghiệp vụ ghi nhận nợ
và nghiệp vụ thu tiền
Hoá đơn số Ngày Diễn giảI số lượng Thành tiền 134 12/1/99 Công ty TNHH Hoàng thắng 34000 204000000 30000 180000000 32000 192000000 * 576000000 234 13/02/1999 Khách sạn Hoàng HảI 12000 72000000 12500 68750000 12500 62500000 v 203250000 855 25/06/1999 công ty bán buôn Nam Định 10000 60000000 10500 57750000 11000 55000000 v 172750000 2435 16/11/1999 khách sạn công đoàn HảI Phòng 20000 120000000 18000 99000000 18000 90000000 v 309000000 2789 20/12/1999 XN cung cấp Thuỷ sản Hạ Long 12000 72000000 12000 66000000 12500 62500000 v 200500000 v: Đối chiếu khớp với phiếu xuất kho và việc tính toán cộng dồn là đúng đắn.
*: Đối chiếu không khớp với phiếu xuất kho.
Hoá đơn số 134 ngày 12/01/1999 bán cho công ty TNHH Hoàng Thắng 34000 hộp patê, 30000 hộp thịt hộp, 32000 hộp các xay với tổng giá trị
576.000.000 đồng . Nhng trong thực tế đến ngày 30 tháng 06 năm 1999 công ty chỉ xuất cho công ty TNHH Hoàng Thắng là :
Patê: 30.000 * 6000 = 180.000.000 đ Thịt hộp: 30.000 * 5500 = 165.000.000 đ Cá xay: 30.000 * 5000 = 150.000.000 đ Tổng cộng: 495.000.000. đ
Công ty t vấn tài chính kế toán và kiểm toán
Tên khách hàng: công ty A .
Niên độ kế toán: 31/12/1999 Tham chiếu : H Khoản mục: PhảI thu khách hàng. Ngời thực hiện: NTT
Bớc công việc: Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện: 06/04/2000 nghiệp vụ ghi nhận nợ và nghiệp vụ thu tiền .
Trong tháng 01/1999 công ty đã hạch toán nh sau: Nợ TK 131: 633.600.000 đ
Có TK 511: 576.000.000 đ Có TK 3331: 57.600.000 đ
Đây là trờng hợp viết hoá đơn một lần nhng hàng xuất nhiều lần. Do vậy phảI đIều chỉnh đỏ doanh thu và các khoản phảI thu khách hàng vì sau tháng 06/1999 khách hàng không lấy hàng nữa.
Bút toán đIều chỉnh:
Nợ TK 511: 71.000.000 đ Nợ TK3331: 7.100.000 đ Có TK 131: 78.100.000 đ.
Nh vậy công ty hạch toán doanh thu cha chính xác. Doanh thu chỉ đợc ghi sổ trong trờng hợp hàng hoá đã chuyển giao cho khách hàng và đợc khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Nếu cung cấp hàng thành nhiều đợt mà đã ghi doanh thu nhng tháng sau (năm sau) khách hàng không lấy thì phảI ghi giảm doanh thu cho phần khách hàng không lấy.
Để phát hiện những sai sót trên kiểm toán viên đã đối chiếu hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho và tính lạI toàn bộ khoản doanh thu theo số liệu ở mặt sau của hoá đơn bán hàng.
II.1.4. Kiểm tra việc quy đổi tỷ giá và việc hạch toán công nợ bằng ngoạI tệ.
Bớc kiểm tra này đợc thực hiện triệt để ở những doanh nghiệp có mật độ giao dịch thanh toán chủ yếu bằng ngoạI tệ, nh những doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoàI hay những doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu tơng đối mạnh. Nhng với công ty A tuy các sản phẩm của công ty đợc xuất khẩu ra các thị trờng nớc ngoàI nhng chủ yếu thông qua các văn phòng đạI diện của phía nớc ngoàI đặt tạI Việt Nam hoặc xuất khẩu thông qua uỷ thác cho nên mật độ phát sinh các nghiệp vụ giao dịch bằng ngoạI tệ tơng đối ít mà chủ yếu bằng VNĐ thông qua ngân hàng.
Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoạI tệ công ty đã hạch toán bằng tỷ giá hạch toán. Nên trong quá trình kiểm toán,
kiểm toán viên đã đối chiếu tỷ giá hạch toán trong kỳ có nhất quán hay không