- Thủ tục kiểm soát đợc áp dụng trong chu trình bán hàngvà thu tiền :
d. Các chứng từ đợc đánh số trớc
I.3.3.2 Khảo sát chính thức nghiệp vụ bán hàng thu tiền
Thực hiện khảo sát nghiệp vụ bán hàng nhằm thoả mãn các mục tiêu của kiểm toán nội bộ. Vì vậy quy trình của khảo sát nghiệp vụ bán hàng đợc thực hiện theo nh quy trình của kiểm soát nội bộ
*Doanh thu bán hàng đợc ghi sổ là có thật
Để xem doanh thu đợc ghi số là có thật hay không thì kiểm toán viên cần quan tâm đến hai loại sai số có thể xảy ra đó là doanh thu đợc ghi sổ nhng không thực hiện gửi hàng và doanh thu đựợc ghi sổ khi hàng gửi đi cho khách hàng là không có thật. Khi thực hiện kiểm toán các kiểm toán viên tiến hành chọn một số nghiệp vụ bán hàng để đối chiếu giữa việc ghi sổ, hoá đơn bán hàng và các chứng từ khác kèm theo ( chứng từ vận chuyển, phiếu xuất kho... ) kiểm toán viên có thể thực hiện tính lại số tiền xem có đúng không. Trong quá trình kiểm toán nều nh kiểm toán viên nghi ngờ những khách hàng không có thật thì kiểm toán viên thực hiện đối chiếu sổ nhật ký chung với những hoá đơn đợc phê chuẩn và có thể đối chiếu với tài khoản 131 " Phải thu khách hàng" với nguồn phát sinh những nghiệp vụ đó...
Tất cả công việc trên kiểm toán sẽ thực hiện khi họ nhận định hoạt động của hệ thống kiểm soát nôị bộ của doanh nghiệp là kém hiệu quả.
* Doanh thu đợc phê chuẩn đúng đắn.
Khảo sát bằng các thủ tục chính thức để xem liệu các chế độ tín dụng, chế độ giao hàng và định giá của công ty có đợc thực hiện một cách đúng đắn, trong các hoạt động hàng ngày hay không là rất quan trọng, đặc biệt với việc định giá bán. Công việc khảo sát đợc thực hiện bằng các so sánh giá thực tế cho các sản phẩm khác nhau kể cả cớc vận chuyển và phơng thức thanh toán với danh sách giá đã đợc ban quản trị phê duyệt.
*Các nghiệp vụ bán hàng đều đợc ghi sổ đầy đủ: Các nghiệp vụ phát
sinh trong kỳ rất nhiều để xem xét doanh thu có bị ghi giảm hay không thì kiểm toán viên thờng thực hiện các thủ tục phân tích. Trớc tiên kiểm toán viên thực hiện so sánh tỉ suất doanh thu của năm nay so với năm trớc xem xét biến động lớn hay không. Nếu nh doanh thu năm nay giảm nhiều với năm trớc thì kiểm toán viên cần tăng thêm số mẫu đợc chọn để kiểm tra. Trên cơ sở các hoá đơn, chứng từ vận chuyển và sổ sách kế kiểm toán viên thực hiện đối chiếu, kiểm tra để phát hiện ra gian lận và sai sót.
* Doanh thu đã đợc tính toán đúng đắn và ghi sổ chính xác.
Thực hiện khảo sát nghiệp vụ này nhằm mục đích kiểm tra cơ sở dữ liệu đã tính toán và đánh giá doanh thu. Thông thờng khảo sát này đợc tiến hành trong mọi cuộc kiểm toán. Khảo sát nghiệp vụ này đợc tiến hành theo 4 bớc sau
- Đối chiếu giá bán trên hoá đơn với giá bán mà doanh nghiệp phê chuẩn xem có khớp đúng hay không
- Đối chiếu sổ nhật ký bán hàng với hoá đơn hàng bán
- Đối chiếu hoá đơn bán hàng với chứng từ vận chuyển và với đơn đặt hàng của khách hàng ( nếu có )
*Doanh thu bán hàng đợc ghi sổ và đánh giá đúng đắn
Để khảo sát đợc nghiệp vụ này kiểm toán viên tiến hành chọn một số bút toán trên nhật ký bán hàng và so sánh với số tổng cộng của nghiệp vụ đợc chọn với các sổ phụ các khoản phải thu và bản sao các hóa đơn bán hàng. Đối chiếu giá trên bản sao hoá đơn bán hàng với giá đã đợc phê chuẩn xem có khớp đúng hay không. Ngoài ra kiểm toán viên thực hiện đối chiếu hàng hoá trên hoá đơn với giá đã đợc phê chuẩn xem có khớp đúng hay không. Ngoài ra kiểm toán viên thực hiện đối chiếu hàng hoá trên hoá đơn bán hàng với đơn đặt hàng của khách hàng xem có phù hợp không.
Với những doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ đợc đánh giá là hoạt động có hiệu qủa thì kiểm toán sẽ giảm bớt quy mô khảo sát nghiệp vụ, do đó giảm đợc chi phí thực hiện kiểm toán.
* Doanh thu bán hàng đợc phân loại đúng đắn.
Việc phân loại doanh thu một cách đúng đắn sẽ xác định đợc nghĩa vụ của doanh nghiệp. Trong một số doanh nghiệp thờng cố ý trốn thuế thông qua việc chuyển doanh thu của mặt hàng có thuế suất cao thành doanh thu của mặt hàng có thuế suất thấp. Hay việc phân chia doanh thu thành doanh thu bán hàng nội bộ và doanh thu bán hàng trả góp, doanh thu từ bên thứ ba.
Để khảo sát đợc nghiệp vụ này thì kiểm toán viên sẽ thực hiện chọn một vài chứng từ để xác định cách phân loại đúng đắn của một vài nghiệp vụ nhất định và so sánh với tài khoản thực tế đợc phân bổ vào.
Doanh thu bán hàng đợc ghi chép đúng kỳ :
Doanh thu bán hàng là chỉ tiêu quan trọng có ảnh hởng lớn đến báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp thể hiện tình hình tài chính của doanh nghiệp. Trên thực tế một số doanh nghiệp thực hiện khai tăng doanh thu trong kỳ bằng cách ghi nhận trớc một số hoá đơn bán hàng nhằm phô trơng thanh thế của doanh nghiệp. Nhng lại có một số doanh nghiệp thực hiện ghi giảm doanh thu nhằm mục đích trốn thuế.
Để khảo sát đợc nghiệp vụ này kiểm toán viên sẽ thực hiện so sánh kỹ thuật lãi gộp, tỉ suất hiệu quả kinh doanh để phát hiện ra những biến động bất thờng. Ngoài ra kiểm toán viên có thể lựa chọn một số hoá đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển để so sánh thời gian ghi trên hoá đơn với thời gian ghi trên sổ nghiệp vụ đã phát hiện ra liệu doanh thu có đợc hạch toán đúng kỳ hay bị chuyển sang kỳ sau. Khi chọn mẫu kiểm toán viên cần lựa chọn những
nghiệp vụ hay hoá đơn bán hàng có giá trị lớn và phát sinh vào những ngày gần cuối niên độ kế toán.
I.3.3.3 Khảo sát chính thức nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại