I. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức kế toán ở công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây.
1 .2.Mục tiêu và nội dung hoạt động kinh doanh của công
ty.
1.2.1 .Mục tiêu của công ty là không ngừng phát triển sản xuất kinh doanh, thu lợi nhuận tối đa có thể có đợc của công ty, tạo việc làm, cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao thu nhập cho ngời lao động trong công ty, tăng lợi tức cho các cổ đông, làm tròn nghĩa vụ đóng ngân sách nhà n- ớc và phát triển công ty lớn mạnh.
1.2.2. Nội dung hoạt động kinh doanh của công ty.
- Kinh doanh vận tải hành khách, làm dịch vụ sửa chữa phơng tiện vận tải đờng bộ đáp ứng nhu cầu của nội bộ công ty và phục vụ các thành phần kinh tế khác .
- Đại lý xăng dầu , kinh doanh phụ tùng ô tô, xăm lốp, dịch vụ rửa xe, thay dầu mỡ các loại xe cơ giới đờng bộ.
- Việc mở rộng hoặc thu hẹp, thay đổi phạm vi kinh doanh, do đại hội đồng cổ đông quyết định và đợc cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Khi thay đổi ngành nghề SXKD, vốn điều lệ và các nội dung khác trong hồ sơ đăng kí kinh doanh, Công ty phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền và phải đăng báo.
Trong thời kì đổi mới của nền kinh tế thị trờng nhiều thành phần có sự quản lý vĩ mô của nhà nớc theo định hớng XHCN, để nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, đòi hỏi tổ chức bộ máy của công ty phải đợc củng cố và kiện toàn với cơ cấu đơn giản hiệu quả cao. Mặt khác để mở rộng sản xuất kinh doanh dựa trên nhu cầu thị trờng với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty buộc công ty phải có một bộ maý quản lý hợp lý, thể hiện sự nhạy bén, năng động trong hoạt động.
Từ những yêu cầu và đòi hỏi nh vậy, công ty đã nhiều lần điều chỉnh và hoàn thiện cơ cấu tổ chức các đơn vị trực thuộc, các lực lợng lao động, sắp xếp đợc hợp lý theo từng công việc.
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Là đơn vị hạch toán độc lập có t cách pháp nhân đảm nhận nhiều hợp
đồng sản xuất dịch vụ vận chuyển hành khách và hàng hoá, công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây đã tổ chức quản lý sản xuất phù hợp, hiệu quả với tổng số 197 cán bộ công nhân viên. Cụ thể bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức nh sau:
• Đại hội cổ đông
Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần gồm : đại hội cổ đông thành lập, đại hội cổ đông thờng niên, đại hội cổ đông bất thờng.
- Đại hội cổ đông thành lập là đại hội đầu tiên, do sáng lập viên là cổ đông đại diện cho phần vốn nhà nớc triệu tập.
- Đại hội cổ đông thờng niên mỗi năm họp một lần, do chủ tịch hội đồng quản trị triệu tập, họp vào quý I hàng năm, sau khi báo cáo tài chính đã đợc kiểm soát viên và cơ quan chức năng kiểm tra.
- Đại hội cổ đông bất thờng, đợc triệu tập theo đề nghị của một trong những trờng hợp sau đây:
+ Chủ tịch hội đồng quản trị.
+ Nhóm cổ đông đại diện cho ít nhất 1/4 vốn điều lệ. + ít nhất 2/3 số thành viên hội đồng quản trị.
+ Kiểm soát viên trởng, hoặc 2/3 kiểm soát viên.
Các nghị quyết của đại hội cổ đông đợc thông qua bằng hình thức biểu quyết công khai, hoặc bỏ phiếu kín. Riêng việc bầu cử hoặc bãi miễn các thành viên hội đồng quản trị, kiểm soát viên công ty, thì bắt buộc phải tiến hành bằng cách bỏ phiếu kín.
Nghị quyết có giá trị thực hiện khi đợc số cổ đông có mặt tại đại hội nắm giữ trên 50% số cổ phần tại công ty thông qua.
• Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản trị cao nhất của công ty giữa hai kỳ đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây có 5 thành viên, do đại hội cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm. Thành viên hội đồng quản trị đợc trúng cử với đa số phiếu, tính theo số cổ phần, bằng thể thức trực tiếp bỏ phiếu kín.
Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty cổ phần ô tô vận tải hà tây, quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty phù hợp với pháp luật Việt Nam, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông quyết định.
Hội đồng quản trị họp 3 tháng 1 lần, trờng hợp cần thiết, HDQT có thể họp phiên bất thờng theo yêu cầu của chủ tịch HDQT, của ít nhất 2/3 số thành viên hội đồng quản trị của kiểm soát viên trởng và của giám đốc.
Mọi nghị quyết, quyết định của HĐQT trong mỗi phiên họp đều phải ghi trong biên bản và đợc thông qua các thành viên tham dự với chữ ký đầy đủ. Nghị quyết của HĐQT có tính chất bắt buộc thi hành đối với toàn công ty. Mọi chi phí của HĐQT đợc tính vào chi phí của công ty.
• Ban kiểm soát
Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi mặt quản trị, kinh doanh điều hành của công ty.
Ban kiểm soát có 3 ngời do đại hội cổ đông bầu và bãi nhiệm với đa số phiếu bằng hình thức trực tiếp và bỏ phiếu kín.
Các kiểm soát viên tự đề cử 1 ngời làm kiểm soát viên trởng. Sau đại hội cổ đông thành lập, các kiểm soát viên thực hiện việc kiểm soát quá trình triển khai và hoàn tất các thủ tục thành lập công ty.
Các kiểm soát viên là các cổ đông có trình độ, am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ kinh doanh của công ty, trong đó có ít nhất 1 kiểm soát viên có
nghiệp vụ về kế toán tài chính và có khả năng kiểm soát về mặt tài chính của công ty.
• Giám đốc điều hành :
Là ngời đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch. Chịu trách nhiệm mọi hoạt động, công tác của công ty. Phụ trách các nhiệm vụ : sản xuất kinh doanh chính, kế hoạch, tài vụ, TC- LDTL, trực tiếp phụ trách phòng tài vụ.
Là ngời có quyền quyết định cao nhất về quản lý và điều hành công ty, có thể uỷ nhiệm cho các phó giám đốc hoặc ngời khác thay mình giải quyết một số công việc của công ty và chịu trách nhiệm pháp lý trớc uỷ quyền, uỷ nhiệm của mình. Đồng thời, giám đốc cũng phải tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên chức trong công ty thực hiện quyền làm chủ tập thể, phát huy tinh thần làm chủ tập thể, tinh thần sáng tạo thiết thực quản lý công ty, góp phần hoàn thiện tốt nhiệm vụ đợc giao.
• Phòng tổ chức hành chính(quản lý con ngời , quản lý lao động). Có chức năng giúp việc cho giám đốc và ban lãnh đạo công ty thực hiện tốt công tác quản lý về nhân sự.
Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính là:
- Theo dõi việc thực hiện cụ thể của lao động trong từng chuyến xe làm cơ sở cho công tác quản lý nghiệp vụ, thi đua khen thởng.
- Điều động bố chí kịp thời thay thế vào đầu xeđể thực hiện tiếp nhiệm vụ kế hoạch khi xe đang hoạt động sản xuất có phát sinh nh ốm đau tai nạnhoặc những lý do khác mà lái phụ xe không thể tham gia thực hiện lệnh sản xuất của công ty đã giao.
- Chủ động giải quyết và tiến hành làm các thủ tục khi có sự cố phát sinh xẩy ra trong hoạt động sản xuất.
Là một bộ phận giúp việc cho giám đốc, có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
+ Chuẩn bị và làm các thủ tục quản lý nghiệp vụ ghi chép xác nhận, thu nhận sản phẩm - đảm bảo kịp thời nhanh chóng thuận tiện khi đầu xe đi hoạt động về.
+ T vấn, đề xuất về công tác tài chính kinh tế của xe, chuyến xe, tuyến khách khi đang sản xuất phát sinh các yếu tố ảnh hởng đến việc thực hiện nhiệm vụ chuyến xe để làm cơ sở xem xét phán quyết trong việc dừng, tiếp tục đầu xe, chuyến xe đang thực hiện hợp đồng.
+ Chủ động thờng xuyên thông tin cho các bộ phận trong điều hành sản xuất về tiến độ giao nộp của đầu xe.
• Phòng kinh doanh.
Có chức năng quản lý về kế hoạch, quản lý kỹ thuật. Cụ thể thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Triển khai thực hiện phơng án tác nghiệp hàng ngày . chuẩn bị ph- ơng tiện kiểm tra công tác an toàn trớc và sau khi hoạt động .
+ Các thủ tục cho việc thực hiện chuyến xe (nhiệm vụ kế hoạch về thời gian địa điểm, khối lợng...)
+ Chủ động nắm bắt thông tin phối hợp các bộ phận để tổ chức tốt việc hoạt động khi có những biến động về tình hình khai thác trên luồng tuyến, thời gian, thời tiết, lợng khách, đơng xá,... khi cần thay thế lao động trong đầu xe đang hoạt động để thực hiện tiếp phơi lệnh .
+ Nghiệm thu phơi lệnh khi đầu xe hoạt động song nhiệm vụ đợc giao. Thu hồi phơi lệnh cũ và giao phơi lệnh nhiệm vụ mới.
*Xởng sửa chữa.
Là một bộ phận phục vụ công tác bảo dỡng sửa chữa, đóng mới xe ka công ty với nhiệm vụ không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, đáp ứng với yêu cầu của nền kinh tế thị trờng hiện nay. Thực hiện thật
nghiêm túc chế độ hợp đồng kinh tế, quyết toán sản phẩm đối với công ty trong công tác sửa chữa lớn phơng tiện.
Phân xởng thực hiện nhiệm vụ công ty giao sau mỗi sản phẩm đợc hoàn thiện, các chứng từ quyết toán đợc phòng kinh doanh hoàn tất giao cho xởng chịu trách nhiệm thanh toán với công ty và tổng hợp tính toán năng suất sản phẩm đã hoàn thành.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Đại hội cổ đông
Hội đồng quản trị
Giám đốc
.
1
.4
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty .
Tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây có những đặc điểm cơ bản sau:
+ Quá trình quản lý kinh doanh gồm rất nhiều khâu, trực tiếp giao dịch, hợp đồng và thanh toán với hành khách chủ hàng, kết hợp cả 4 khâu: Ngời lái – xe - đờng – hàng hoá ( hành khách) để lập kế hoạch điều vận, quản lý các khâu kỹ thuật nh sửa chữa phơng tiện, bảo quản, bảo dỡng, sử dụng phơng tiện.
+ Phạm vi quản lý của công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây trên một địa bàn rất rộng bởi vì đối tợng quản lý rất nhiều : đến từng chuyến xe vì lái xe làm việc chủ yếu ở ngoài doanh nghiệp và riêng lẻ, độc lập, lu động. Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán tài vụ Xởng sửa chữa Lực l- ợng xe Bộ phận dịch vụ
+ Phơng tiện vận tải có nhiều kiểu, dạng, nhãn hiệu xe khác nhau, tính năng kỹ thuật khác nhau, sử dụng nhiên liệu cũng khác nhau. Do đó yêu cầu quản lý phơng tiện cũng khác nhau.
+ Việc khai thác, hoạt động vận tải ô tô của công ty nhiều khi phụ thuộc vào thời tiết, thời vụ và mùa, trạng thái kỹ thuật và giao thông của đờng xá .
+ Hoạt động kinh doanh mang tính xã hội cao, trực tiếp quan hệ với dân, là nhân tố ảnh hởng đến an toàn giao thông.