I. Khái quát về công ty TNHH du lịch “Đường tới Việt nam”
2. Tổ chức bộ máy và nguồn lực của công ty:
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP PHÒNG DU LỊCH PHÒNG THỊ TRƯỜNG PHÒNG ĐIỀU HÀNH PHÒNG INBOUND PHÒNG OUTBOUND PHÒNG NỘI ĐỊA PHÒNG HƯỚNG DẪN
Đáp ứng sự phát triển của công ty, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban do giám đốc công ty TNHH du lịch “ Đường tới Việt nam” quy định về cơ cấu chức năng của các phòng ban như sau:
Giám đốc là người có thẩm quyền cao nhất của công ty chịu trách nhiệm chung trước công ty và nhà nước về toàn bộ hoạt động của công ty. Giám đốc trực tiếp điều hành hoạtđộng kinh doanh ngoại trừ các lĩnh vưvj cụ thể đã phân công cho phó giám đốc, các trưởng phòng hành chính nhân sự, du lịch và thị trường. Đồng thời cũng là người điều hành công ty theo mô hình trực tuyến chức năng, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Phó giám đốc: Là người giúp Giám đốc trong một số lĩnh vực của công ty theo sự phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được giao. Phó giám đốc có trách nhiệm kiểm tra, giám sát các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các quyết định mà Giám đốc đưa ra, chuẩn bị các chương trình, kế hoạch hoạt động trong phạm vi chức năng của mình, tham mưu cho Giám đốc các vấn đề liên quan trong kế hoạch và thực hiện.
Trưởng các bộ phận chức năng: Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty và trước phát luật về điều hành một số lĩnh vực được ban giám đốc giao. Trưởng các bộ phận chức năng đóng vai trò kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chương trình kế hoạch mà giám đốc phê duyệt và tham mưu cho giám đốc vấn đề thuộc chức năng quản lý của mình.
Các bộ phận chức năng: có trách nhiệm tiếp nhận và tổ chức thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ do ban giám đốc giao, đảm bảo chất lượng và tiến độ. Các bộ phận chức năng trong công ty TNHH Du lịch Đường tới Việt nam bao gồm:
-Phòng hành chính tổng hợp: Là phòng nghiệp vụ vó chức năng tham mưu, giúp việc cho ban Giám đốc trong việc quản lý và điều hành một số lĩnh vực
trong công ty như: tổ chức nhân sự, kế toán, tiền lương, chính sách đối với người lao động, công tác hành chính quản trị, văn thư lưu trữ, lễ tân, an ninh bảo vệ, công tác an toàn lao động… Ngoài ra, còn có nhiệm vụ quản lý tài sản, vốn của công ty, tổng hợp quyết toán chế độ thu chi tài chính toàn công ty theo đúng quy định của nhà nước, chỉ đạo kiểm tra, theo dõi các hạch toán của các phòng khác trong công ty.
-Phòng thị trường: có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty trong công tác kế hoạch hoá, báo cáo thống kê, đầu tư xây dựng cơ bản và kế hoạch phát triển sản phẩm, chăm sóc khách hàng. Có nhiệm vụ tổ chức và tiến hành nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo, thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty, nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh để đưa ra các sản phẩm có tính độc đáo. Phòng thị trường liên kết với phòng điều hành để xây dựng chương trình du lịch có nội dung và mức giá phù hợp với từng đối tượng khách và qua đó phân đoạn thị trường, chủ động đưa ra sản phẩm phù hợp với từng đoạn thị trường mục tiêu.
-Phòng Du lịch: Là một bộ phận đặc trưng quan trọng nhất của công ty, bao gồm: phòng điều, phòng outbound, phòng nội địa, phòng hướng dẫn. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng cụ thể như sau:
+ Phòng điều hành: Chịu trách nhiệm xây dựng các chương trình du lịch đồng thời là người tổ chức các chương trình du lịch. Thông qua bản hợp đồng giữa khách và công ty, bộ phận điều hành có nhiệm vụ đặt các dịch vụ cần thiết như khách sạn, nhà hàng, phường tiện vận chuyển, vé máy bay, vé tàu, và quan hệ với các cơ quan hữu quan như cục xuất nhập cảnh, bộ ngoại giao trong việc làm thủ tục hộ chiếu, visa cho khách. Nhiệm vụ quan trọng của phòng điều hành là tổ chức chương trình cho khách, bố trí hướng dẫn viên, xe và chương trình du lịch phù hợp với yêu cầu của khách. Đồng thời thường xuyên theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện của hướng dẫn viên, kiểm tra các
nhà cugn cấp dịch vụ để kịp thời xử lý tình huống bất ngờ xảy ra để đảm bảo đúng chương trình và chất lượng cho khách du lịch.
+ Phòng hướng dẫn: có chức năng thực hiện trực tiếp các hợp đồng đã ký với khách trên cơ sở thông báo điều động hướng dẫn viên của phòng điều hành. Đồng thời duy trì, phát triển đội ngũ hướng dẫn viên, tuyển chọn hướng dẫn viên. Hướng dẫn viên có nhiệm vụ thường xuyên báo cáo với phòng điều hành và phòng hướng dẫn, đồng thời có nhiệm vụ quyết toán trực tiếp với bộ phận kế toán sau khi kết thúc thực hiện chương trình du lịch cho khách.
+ Phòng inbound: có chức năng: - Khảo sát thị trường ngoài nước và tiếp thị bán các tour du lịch tại Việt Nam.
Có nhiệm vụ: Lập kế hoạch và khảo sát thị trường khác, thông qua khảo sát thị trường nắm vững tâm lý khách hàng và khách hàng tiềm năng, báo cáo với ban giám đốc để tiến hành triển khai, kết hợp với các biện pháp như hướng dẫn, điều hành để cùng xây dựng theo yêu cầu của khách hàng. Không ngừng nâng cao, đổi mới chương trình du lịch trên cơ sở xây dựng chiến lược giá cả phù hợp cho thị trường khách du lịch cần khai thác .
-Duy trì mối quan hệ với các hãng du lịch nước ngoài đang quan hệ, khai thác các thị trường khách mới, khai thác lượng khách lẻ qua mạng.
-Thông tin và thăm hỏi thường xuyên với khách hàng qua email, thư. Thực hiện các dịch vụ hậu mãi sau mỗi chuyến đi kết thúc.
+ Phòng outbound: - Chức năng: khai thác, bán các tour du lịch ra nước ngoài, tour nội địa, các dịch vụ lẻ
- Nhiệm vụ: Lập kế hoạch khai thác thông tin qua marketing, tiếp cận khách hàng, tìm hiểu thị trường khách, những thông tin cập nhật trên thị trường và qua mạng internet. Khảo sát thị trường để đề ra các chiến lược bán tour du lịch qua kênh trực tiếp, thường xuyên duy trì các mối quan hệ với khách hàng thông qua chương trình chăm sóc khách hàng. Quan hệ tốt với các cơ sở, đại lý trong nước và ngoài nước.