Doanh nghiệp t nhân Duy Nam là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập có đầy đủ t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng. Để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng, để kịp thời xử lý và cung cấp thông tin kế toán giúp cho lãnh đạo nắm bắt đợc chính xác Doanh nghiệp chủ động tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu trực tiếp.
Với cách tổ chức này kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành mà không phải qua khâu trung gian nhận lệnh, làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy chở nên đơn giản, gọn nhẹ thực hiện trong một cấp kế toán tập trung.
Phân công lao động kế toán:
Kế toán trởng (Kiểm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định): Là ngời phụ trách về vấn đề tài chính kế toán của Doanh nghiệp, có trách nhiệm tổ chức, hớng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp. Điều này bảo đảm cho bộ máy kế toán đợc gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả và phù hợp với quy mô vừa và nhỏ của doanh nghiệp.
Kế toán trởng lập hệ thống sổ sách kế toán minh bạch, phản ánh trung thực kết quả tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật theo Nhà nớc ban hành. Không chỉ vậy, kế toán trởng cso trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng phục vụ cho việc ra quyết định, quản lý tham mu về hoạt động tài chính, thực hiện các khoản đóng góp nghĩa vụ với Nhà nớc, xét duyệt báo cáo tài chính của doanh nghiệp trớc khi gửi đến cơ quan chức năng, tổ chức tài chính.
Kế toán hàng hoá: Theo dõi đối chiếu tình hình nhập xuất, tồn kho hàng hoá cùng với thủ kho và bộ phận giao nhận hàn.
Kế toán tiền lơng và chi phí: Theo dõi tình hình doanh thu và tình hình công nợ của khách hàng.
Kế toán tiền lơng và chi phí: Có nhiệm vụ tính ra lơng và bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên trong kỳ. Cuối tháng phải lập ra bảng thanh toán tiền lơng và tập hợp chi phí kinh doanh trong kỳ.
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty
4. Đặc điểm sổ sách kế toán tại Doanh nghiệp t nhân Duy Nam
Doanh nghiệp t nhân Duy Nam áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để kế toán bán hàng và tiêu thụ sản phẩm tại Doanh nghiệp.
Sổ kế toán đợc mở vào đầu niên độ, dựa trên căn cứ là thực tế sổ sử dụng năm trớc kết hợp sự thay đổi bổ sung trong niên độ mở sổ. Sổ đợc dùng trong suốt niên độ gồm 12 tháng bắt đầu từ ngày 01 – 01 – N đến ngày 31-12-N. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở chứng từ gốc đều đợc phản ánh, phân loại rồi tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, trớc khi vào sổ kế toán tổng hợp. Quy trình hạch toán bán hàng và kết quả bán hàng của công ty hiện nay đợc thực hiện nh sau:
Kế toán trởng
(Kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định)
Kế toán hàng hoá Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ Kế toán tiền lơng và chi phí
Hàng này, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán bán hàng có trách nhiệm lập các chứng từ nh: hợp đồng, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, hoá đơn đỏ. Sau đó căn cứ vào các chứng từ đã lập thẻ chi tiết kế toán hàng hoá kho vào thẻ kho. Đối với các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngày đợc kế toán bán hàng vào sổ quỹ tiền mặt. Đối với các nghiệp vụ bán hàng thanh toán chậm kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 131.
Từ thẻ kho đợc lập cho từng loại hàng hoá, kế toán lập “Báo cáo tổng hợp Nhập –Xuất-Tồn”. Đến cuối tháng kế toán tổng hợp lấy số liệu xuất bán thành phẩm theo giá bình quân để vào sổ Cái Tài khoản 632. Từ các chứng từ gốc lập khi phát sinh nghiệp vụ, định kỳ đợc chuyển qua để kế toán kẹp sang chứng từ ghi sổ, qua đó làm căn cứ để tiếp tục vào sổ cái Tài khoản 131, 511, 911, 333, 711…
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết các Tài khoản trên, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết các Tài khoản 131, 511, 632. Căn cứ vào Sổ cái Tài khoản 131, 511, 632, 911 kế toán lập bảng cân đối số phát sinh các Tài Khoản. Cuối tháng hay cuối quý, kế toán trởng kiểm tra, đối chiếu giữa Bảng cân đối số phát sinh các Tài khoản. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu ở hai Bảng này để lập báo cáo kế toán.
Với hình thức này việc ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian đợc tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên các loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau, đó là sổ cái và các Tài khoản. Không chỉ vậy mà nó còn giúp đối chiếu, kiểm tra tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng Cân đối phải bằng nhau và tổng số phát sinh trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. Các nghiệp vụ đợc phản ánh theo thời gian phát sinh một cách hệ thống giúp cho công tác quản lý thông tin một cách rõ ràng và thực hiện phân tích tình hình tài chính nhan chóng theo các chỉ tiêu phản ánh.
Quy trình hạch toán kế toán kết quả tiêu thụ trên các sổ sách kế toán tại Doanh nghiệp t nhân Duy Nam nh sau:
Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho.
Sổ kho Sổ chi tiết
TK 131, 511, 641 Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 131, 511, 632, 911 .... Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết TK 131,
Sơ đồ quy trình kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại doanh nghiệp t nhân duy nam
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho
Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái TK 131, 511, 632,911
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ kho
the khio TK131, 511, Sổ chi tiết
641…
Bảng tổng hợp chi tiết TK131, 511, 632, 641
5. Đặt điểm về hàng hoá, thị trờng của Doanh nghiệp t nhân Duy Nam Doanh nghiệp t nhân Duy Nam là một doanh nghiệp thơng mại chuyên cung cấp sản phẩm tới ngời tiêu dùng. Mặt hàng chủ lực của doanh nghiệp là Bột giặt và Mỹ phẩm.
Đánh giá đợc tốc độ phát triển kinh tế ngày càng phát triển ở Việt Nam, đặc biệt, nớc ta đang tiến hành giai đoạn công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất n- ớc, đời sống của nhân dân đợc cải thiện và đang dần hớng tới việc “ăn ngon mặc đẹp”, Doanh nghiệp t nhân Duy Nam đã chính thức đợc đại diện cho công ty ViCo và công ty LGVina phân phối hai sản phẩm đang có cơ hội phát triển ở Việt Nam.
Nh vậy, tất cả các sản phẩm của doanh nghiệp để đợc nhập toàn bộ và sau đó chuyển tới tay ngời tiêu dùng. Doanh nghiệp không tham gia vào khâu sản xuất các loại sản phẩm hàng hoá này. Doanh nghiệp là nhân phân phối độc quyền các sản phẩm của công ty tại hai tỉnh là Vĩnh Phúc và Phú Thọ. Chính vì vậy, sản phẩm do doanh nghiệp cung cấp là rất lớn nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Riêng mặt hàng bột giặt đã có hơn 20 loại bột giặt nh: Vì dân, hoa mơ, ômô… Do quá nhiều mặt hàng nên gây áp lực rất lớn cho kế toán khi thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá và kiểm kê hàng.
Hiện nay số lợng hàng hoá đợc tiêu thụ rất nhanh do doanh nghiệp phân phối giá chính gốc, sản phẩm tốt đã có thơng hiệu lớn trên thị trờng. Bên cạnh đó doanh nghiệp có các chế độ u đãi về giá cũng nh hỗ trợ đa dạng hình thức thanh toán nh trả ngay, trả chậm, thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản…
Nhận thấy khả năng phát triển, doanh nghiệp đã tiến hành tăng số vốn điều lệ vào tháng 1 năm 2006 là một quyết định sáng suốt. Việc mở rộng các mối quan hệ làm ăn với các khách hàng lớn nh doanh nghiệp, công ty, tới các địa phơng trong tỉnh sẽ tăng nhanh trong thời gian tới. Muốn thực hiện tốt công
việc trên Công ty cần hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng. Để mở rộng quy mô hoạt động Doanh nghiệp phải có sự mở rộng về vốn kinh doanh, tuy nhiên khó khăn là làm thế nào để tăng vốn kinh doanh của doanh nghiệp một cách tối u, bởi vì nếu nóng vội mở rộng quy mô hoạt động của doanh nghiệp có thể dẫn tới việc chiếm dụng vốn, khả nang thu hồi nợ thấp, khả năng thanh toán giàm lam cho uy tín của doanh nghiệp bị giảm sút. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân tích tình hình tài chính của mình, đặc biệt là tình hình thanh toán để có đánh giá đúng đắn về khả năng hoạt động, từ đó có biện pháp thích hợp trong từng công tác quản lý kinh doanh.
Bằng việc hiểu rõ thế mạnh của sản phẩm cung cấp, nắm vững sự biến động kinh tế cũng nh nỗ lực không ngừng hoàn thiện của toàn bộ đội ngũ nhân viên, Doanh nghiệp t nhân Duy Nam đã và đang đi vững chắc cùng với sự đổi mới của đất nớc thể hiện qua lợi nhuận của doanh nghiệp năm 2006 là: 120.000.000 đến năm 2007 là 175.200.000 (tăng 46%), đặc biệt là nhận đợc sự tín nhiệm rất cao của bạn hàng.
2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Doanh nghiệp t nhân Duy Nam
1.1 Các phơng thức bán hàng và sử dụng tài khoản:
Hiện này, Doanh nghiệp t nhân Duy Nam bán hàng theo phơng thức tiêu thụ trực tiếp và gián tiếp. Vì doanh nghiệp là nhà phân phối độc quyền của 2 tỉnh nên sản phẩm đợc đa tới tay ngời tiêu dùng qua nhà bán buôn, bán lẻ, các cửa hàng.
Do đặc điểm khách hàng đa dạng với tình hình tài chính khác nhau, để giúp khách hàng có nhiều lựa chọn khi mua hàng, doanh nghiệp duy trì các hình thức thanh toán tiền hàng sau:
Bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này hàng hoá đợc tiêu thụ đến đâu bao gồm: tiền mặt, thanh toán qua tiền gửi ngân hàng, séc, ngân phiếu… đợc thu ngay đến đó.
Hình thức bán chịu: Là khách hàng mua hàng nhng cha thanh toán. Hình thức này chỉ áp dụng đối với những khách hàng đáng tin cậy, làm ăn lâu dài và có khả năng trả nợ.
Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký: Có nghĩa là khách hàng sẽ nhận hàng thanh toán hàng dựa trên hợp đồng đã ký ký kết với doanh nghiệp.
Để hàng hoá và số liệu đợc tổng hợp chính xác và đầy đủ, doanh nghiệp đã sử dụng một số tài khoản sau:
Tài khoản 156: Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh hàng tồn kho và tình hình biến động nhập, xuất bằng hàng hoá qua kho trong ngày của doanh nghiệp. Tài khoản 165 có kết cấu và nội dung nh sau:
Bên nợ:
+ Trị giá mua, nhập của hàng hoá nhập trong kỳ. + Chi phí thu mua hàng hoá.
Bên có:
+ Trị giá vốn xuất kho của hàng hoá + Trị giá vốn xuất trả lại ngời bán Số d nợ:
+ Trị giá vốn hàng tồn cuối kỳ
Tài khoản này đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 + TK 1561: “Giá mua Bột giặt”
+ TK 1562: “Giá mua Mỹ phẩm”