Xuất phát từ thực tế hoạt động sản xuất của Công ty, nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu nhiều biến động thờng xuyên với nhiều chủng loại khác nhau. Nên để có thể cập nhật đợc thông tin kế toán đáp ứng cho nhu cầu chung và quản lý vật liệu nói riêng, Công ty đã áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để kế toán tổng hợp các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu. áp dụng các phơng pháp này trên các tài khoản vật liệu sẽ phản ánh đợc giá trị vật liệu tồn đầu kỳ, xuất ra trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Đồng thời nó còn phản ánh chính xác giá trị vật liệu sau mỗi lần nhập, xuất kho đảm bảo cân đối giữa số lợng và giá trị thuận lợi cho việc phân bổ vật liệu xuất cho sản xuất cho từng tài khoản có liên quan.
1. kế toán tổng hợp nhập vật liệu
Do cơ chế thị trờng hiện nay là cạnh tranh nên Công ty cần vật t là đợc đáp ứng và đợc đa về tận kho của Công ty nên không xảy ra trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về và ngợc lại.
Trong tháng khi vật liệu về nhập kho căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhập và phiếu nhập kho , kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu( chi tiết từng loại) Nợ TK 133(1331): Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK 331, 111, 112, 141 : Tổng giá thanh toán…
VD: Căn cứ vào hoá đơn (GTGT), biên bản kiểm tra chất lợng hàng hoá , biên bản nhập hàng của Công ty cổ phần thép và vật t Hải Phòng với số tiền là 2.489.950
Nợ TK 152: 2.379.000 Nợ TK 133: 110950
Có TK331: 2.489.950
Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán gửi đến và biên bản nhập hàng, kế toán vật liệu theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với ngời bán trên sổ chi tiết TK 331ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông nhà cung cấp đợc chia thành hai đối tợng ( nhà cung cấp trong tổng Công ty và nhà cung cấp ngoài tổng Công ty )
Sổ chi tiết TK 331 đợc dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ phải trả cho ngời bán về việc cung cấp vật liệu, sản phẩm hoặc lao vụ. Kết cấu của sổ gồm hai phần: Phần ghi có TK 331 ghi nợ các tài khoản khác, phần theo dõi thanh toán ghi nợ TK 331 và ghi có các TK khác. Mỗi nhà cung cấp đợc theo dõi trên vài trang sổ, ghi số liệu vào các cột theo các nội dung phù hợp, sổ này đợc dùng cho cả niên độ kế toán theo dõi chi tiết từng hoá đơn, từng mặt hàng.
Phơng pháp ghi sổ chi tiết TK 331: - Với chỉ tiêu số d
D nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trớc, trả trớc cho ngời bán nhng cuối tháng hàng cha về.
D có : phản ánh số tiền còn phải trả cho nhời bán. - Với số phát sinh trong tháng
Trờng hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về căn cứ vào hoá đơn và biên bản nhập hàng kế toán ghi giá trị vật liệu nhập kho vào các cột mục phù hợp với phần ghi có
TK 331. Phần theo dõi thanh toán căn cứ vào các chứng từ thanh toán để ghi vào phần ghi nợ TK331 số tiền đã trả cho ngời bán và chuyển hàng. Nếu trả thừa, số thừa đó sẽ đợc chuyển vào sổ số d tháng sau. Cuối tháng tiến hành cộng số liệu của TK 331 theo từng nhà cung cấp và chuyển số liệu vào nhật ký chứng từ số 5.
Nhật ký chứng từ số 5 – ghi có TK 331 đợc sử dụng để kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán về các khoản mua vật t, hàng hoá lao vụ dịch vụ khác. Nhật ký chứng từ số 5 mở mỗi tháng 1 tờ mỗi khách hàng đợc ghi một dòng trên sổ
* Cơ sở ghi:
Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 5 tháng trớc và ghi sổ chi tiết TK 331 để lập nhật ký chứng từ số 5 cho hàng tháng.
Để phản ánh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu trong tháng mà đã trả bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, kế toán còn sử dụng nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2. Số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ số 5 đợc sử dụng để ghi vào sổ cái.
* Đối với hàng gia công nhập kho để kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho theo từng đối tợng vào sổ phân tích nhập theo từng kỳ đi kho cuối tháng lên bảng phân bổ số 2( phần hàng gia công nộp kho) chi tiết từng đối tợng.
Bảng phân bổ số 2- phần hàng nộp kho
Tháng 6/2005
TK có Nội dung chi phí TK 1521 Vật liệu 152.
. TK 1528 Phế liệu TK 1528 Phế liệu Kế hoạch Thực tế … Kế hoạch Thực tế 154 Các khoản nhập khác 8.587.640 8.587.640 … -12227640 -12227640 241 Xây dựng cơ bản 3.640.000 3.640.000 … 136 dịch vụ máy 230956053 249236090 154 Hàng nộp kho 1403126195 1403126195 … 300.531.650 300.531.650 241 XDCB+SCL 157408781 157408781 … … … … … … … …
Bảng phân bổ số 2- phân bổ chi phí
Tháng 6/ 2005
TK
Nợ Nội dung chi
TK 1521 Vật liệu 152.. Cộng 152 KH C.lệch TT … KH C.lệch TT 154 Chi phí vật liệu 3648204906 10253319 5 3750738101 … 6782713313 14688350 6 6929596891 621 Chi phí vật liệu 736367571 20792369 757159940 … 4454816284 80853337 4535669621 627 Chi phí vật liệu 114970370 3256356 118226726 … 114970370 3256356 118226726 … … … … … … … Cộng 9662813023 13262310 9 979543613 2 … 1872731684 7 23735842 9 18964675276
2. kế toán tổng hợp xuất vật liệu
Quản lý vật liệu không những chỉ quản lý thu mua, bảo quản, dự trữ vật liệumà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật liệu. Đấy là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trớc khi chuyển toàn bộ giá trị của nó vào sản phẩm sản xuất. Kế toán vật liệu cần phải phản ánh và theo dõi đợc từng loại vật liệu xem khối lợng xuất dùng là bao nhiêu? Sử dụng vào mục đích gì? Các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu trong tháng phát sinh một cách thờng xuyên với khối lợng lớn đợc phản ánh trên phiếu
xuất kho, kế toán tập hợp theo từng loại vật liệu và từng đối tợng sử dụng để ghi vào bên có TK152 trong các bảng phân tích xuất, bảng phân bổ và nhật ký chứng từ . Bởi vậy kế toán tổng hợp vật liệu cần phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tợng sử dụng theo đúng giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng trong tháng.
* Về việc tính giá hạch toán:
Nh phần đánh giá vật liệu đã trình bày, giá hạch toán của vật liễuuất dùng đợc đa vào giá thực tế bình quân của loại vật liệu đó trong kỳ kế toán trớc đó. Đợc phòng kế hoach vật t xây dựng thông qua xét duyệt của ban giám đốc.
* Về việc tính giá thực tế vật liệu
Giá thực tế của nguyên vật liệu dùng đợc tính toán trên bảng kê số 3 “ tính giá thành thực tế vật liệu”
Bảng này đợc lập vào cuối tháng trên cơ sở số liệu của các NKCT ( NKCT số 1; NKCT số 5;Bảng kê số 3 tháng trớc)
- Bảng kê số 3 có kết cấu nh sau:
I/ Số d đầu tháng: Lấy từ dòng tồn kho cuối tháng của bảng kê số 3 tháng trớc II/ Số phát sinh trong tháng
- Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 5 phần ghi Có TK 331/Nợ TK152 - Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 1phần ghi có TK 111/ nợ TK 152 - Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 2 phần ghi có TK 112/ Nợ TK 152 - Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 phần hàng gia công, nộp kho ghi có TK154/ Nợ 152.
III/ Cộng số d đầu tháng và số phát sinh trong tháng ( I+II )
IV/ Hệ số chênh lệch: lấy số liệu từ cột tính giá thực tế chia cho cột tính giá hạch toán trên dòng III.
Vật liệu xuất kho liệu xuất kho chênh lệch VI/ Tồn kho cuối tháng: tính bằng cách ( III-V )
- Bảng phân bổ số 2: Bảng phân bổ nguyên vật liệu
Bảng này dùng để tập hợp toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đối tợng sử dụng theo giá hạch toán và giá thực tế.
Cơ sở ghi chép: Căn cứ vào bảng phân tích xuất kho vật liệu và hệ số giá ở bảng kê số 3 để làm cơ sở tập hợp và phân bổ cho từng đối tợng sử dụng để ghi vào bảng phân bổ số 2.
Kế toán định khoản:
Nợ TK 154: nguyên vật liệu xuất dùng cho các đơn vị sản xuất phụ trợ Nợ TK 621: nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất than
Nợ TK 627: vật liệu khác,văn phòng phẩm xuất dùng cho sản xuất chung Nợ TK 642: Vật liệu khác, văn phòng phẩm xuất dùng cho quản lý công ty Có TK 152: Toàn bộ giá tri nguyên vật liệu xuất dùng
Sau khi lập xong bảng phân bổ số 2 kế toán lấy số liệu phần giá trị thực tế của vật liệu xuất kho trong tháng ghi vào nhật ký chứng từ số 7 đồng thời kế toán giá thành sẽ dùng bảng phân bổ này để tính giá thành sản phẩm.
Căn cứ vào bảng kê số 3 lấy số liệu vào sổ cái TK 152