3.2.5.Hoàn thiện đối tượng tính giá thành.
3.2.7. Ứng dụng phương pháp hoạt động ABC vào công ty
Hiện nay ngoài phương pháp tính giá thành truyền thống còn có các phương pháp tính giá thành hiện đại và được áp dụng trên nhiều quốc gia trên thế giới. Đó là phương pháp hoạt động ABC, theo em nghĩ thì trong hoàn cảnh suy thoái kinh tế như hiện nay thì công ty nên nghiên cứu và áp dụng phương pháp chi phí hoạt động ABC cho phù hợp với điều kiện, đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty.
Phương pháp ABC (activity-basedcosting) là phương pháp đo lường chi phí của từng đối tượng tính phí và sự thực hiện các hoạt động dựa trên mối quan hệ nhân quả giữa chi phí_hoạt động_đối tượng tính phí.
Điểm khác biệt giữa phương pháp chi phí truyền thống và phương pháp ABC là quá trình tập hợp chi phí, và việc các tiêu thức phân bổ chi phí. Phương pháp ABC tập hợp toàn bộ chi phí bao gồm cả chi phí gián tiếp trong quá trình sản xuất lên các tài khoản chi phí chung của kế toán. Sau đó phân bổ các chi phí này theo các tiêu thức phù hợp với mức độ hoạt động để làm ra sản phẩm đó (số giờ máy họat động, số giờ công lao động trực tiếp…)Khoản chi phí gián tiếp này được tính vào giá thành sản xuất.
Trên thực tế nhiều công ty trên thế giới đã ứng dụng phương pháp này và cho thấy một số ưu điểm vuợt trội so với phương pháp chi phí truyền thống.
* Trước hết phương pháp ABC cung cấp thông tin giá thành chính xác và hợp lý hơn so với phương pháp kế toán chi phí truyền thống
Theo phương pháp ABC, giá thành sản phẩm không chỉ bao gồm chi phí sản xuất mà là toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh,bao gồm cả các chi phí gián tiếp như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên ở các công ty hiện nay tỷ trọng chi phí gián tiếp ngày càng tăng và việc không phân bổ các chi phí này vào giá thành sản phẩm có thể dẫn tới những ngộ nhận về lợi nhuận thu được từ sản phẩm. Và điều đó có thể làm cho các nhà quản lý đưa ra những quyết định sai lầm trong kinh doanh.Ví dụ một sản phẩm mới
có thể có giá thành công xưởng nhỏ hơn các sản phẩm hiện tại nhưng để có thể tiêu thụ các sản phẩm đó lại phải chi ra một khoản chi phí marketing không nhỏ. Nếu như nhà quản trị chỉ quan tâm đến giá thành công xưởng thì có thể thấy sản xuất sản phẩm này sẽ có lãi hơn so với sản phẩm hiện tại nhưng nếu phân bổ cả chi phí marketing thì sản phẩm này có thể bị lỗ.
Cùng với việc phân bổ toàn bộ chi phí vào giá thành sản phẩm, phương pháp ABC sử dụng một hệ thống các tiêu thức phân bổ được xây dựng trên cơ sở phân tích chi tiết mối quan hệ nhân quả giữa chi phí phát sinh cho từng hoạt động và mức độ tham gia của từng hoạt động vào quá trình sản xuất sản phẩm. Chính vì vậy, phương pháp ABC giúp các nhà quản trị tránh được những quyết định sai lầm do sử dụng thông tin không chính xác về giá thành.
* Thứ hai, phương pháp ABC giúp các nhà quản lý kiểm soát các hoạt động trong quá trình kinh doanh
Khi sử dụng phương pháp ABC doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống các tiêu thức phân bổ chi phí. Để làm được điều đó, yêu cầu đầu tiên là phải xác định được toàn bộ các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Sau đó, doanh nghiệp cần xác định mức chi phí cho mỗi hoạt động trong từng kỳ. Cuối cùng, mức đóng góp của từng hoạt động vào từng sản phẩm được xác định. Với những thông tin chi tiết như vậy, các nhà quản lý có thể dễ dàng phân loại các hoạt động theo các nhóm: các hoạt động có mức đóng góp cao vào giá trị sản phẩm, các hoạt động có mức đóng góp thấp, các hoạt động không đóng góp. Hiểu rõ tầm quan trọng của từng hoạt động các nhà quản lý có thể đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bằng cách loại bỏ những hoạt động không có đóng góp vào giá trị sản phẩm vv…
Một ưu điểm nữa của phương pháp ABC so với phương pháp truyền thống là trong khi phương pháp truyền thống chỉ cung cấp thông tin về mức chi phí thì phương pháp ABC còn cung cấp thông tin về quá trình và nguyên
nhân phát sinh chi phí. Việc hiểu rõ quán trình và nguyên nhân phát sinh chi phí không chỉ giúp tìm ra biện pháp cắt giảm chi phí hạ giá thành mà còn giúp các nhà quản lý có thể xây dựng được một cơ chế đánh giá và khuyến khích nhân viên phù hợp, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
* Thứ ba phương pháp ABC góp phần hỗ trợ hoạt động marketing trong việc xác định cơ cấu sản phẩm cũng như chính sách giá.
Đối với các doanh nghiệp có nhiều mặt hàng thì việc đàm phán với khách hàng hay xử lý đơn đặt hàng một cách nhanh chóng đòi hỏi phảo có thông tin chi tiết về giá thành cũng như cơ cấu chi phí của từng sản phẩm. Từ đó có thể xác định mức giá hợp lý cho các đơn đặt hàng khác nhau với cơ cấu sản phẩm khác nhau. Khi nắm được đầy đủ các thông tin chi tiết và chính xác về chi phí cho các sản phẩm thì nhà quản trị cũng dễ dàng hơn trong việc đổi mới cải tiến sản phẩm. Đồng thới doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng các chiến lược marketing để định hướng nhu cầu khách hàng vào các mặt hàng có lợi nhuận cao, thay thế cho các mặt hàng mà doanh nghiệp không có lợi thế.
Để xây dựng được mô hình chi phí ABC công ty cần thực hiện 3 giai đoạn:
+ Giai đoạn chuẩn bị: Trong giai đoạn này công ty cần phải xác định được nguồn lực hiện có bao gồm con người, công nghệ, các phương án hoạt động vv..)xem xét hoạt động của doanh nghiệp, từ đó tổ chức và phân bổ nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu cũng như cung cấp cơ chế quản lý phù hợp của doanh nghiệp. Công ty nên thành lập một đội thực hiện ABC để đảm bảo thực hiện ABC một cách hiệu quả nhất, thích hợp nhất. Đội này cần đáp ứng trình độ chuyên môn cao, nếu thiếu kinh nghiệm thì đội này cần có sự giúp đỡ của chuyên gia. Đội sẽ xem xét các yếu tố thành công cơ bản và xác định nhân tố nào doanh nghiệp cần quan tâm quản lý. Sau đó thu thập các thông tin trong hệ thống cũng như môi trường xung quanh tác động đến doanh nghiệp.
+ Giai đoạn thực hiện
Trong giai đoạn này cần chú ý đến các đực điểm cơ bản của doanh nghiệp và thu thập tài liệu chi tiết về cách thức doanh nghiệp vận hành, tức là phân tích quá trình hoạt động.
* Phân tích quá trình sản xuất thành các hoạt động tại Công ty May 10 Bước 1: Thiết kế mẫu sản phẩm.
Bước 2: Cắt vải và thêu dựa trên các mẫu thiết kế Bước 3: May vải theo mẫu thiết kế.
Bước 4: Sau khi may xong thì chuyển đến bộ phận hoàn thiện sản phẩm (ở giai đoạn này thực hiện công việc giặt, là, gấp, đóng gói sản phẩm)
* Xác định các trung tâm hoạt động: Dựa trên các hoạt động sản xuất kinh doanh công ty có thể xây dựng cho mình 8 trung tâm chi phí bao gồm: điều hành doanh nghiệp, quản lý xí nghiệp địa phương, quản lý phân xưởng, bán hàng, thiết kế sản phẩm, cắt vải và thêu, may, hoàn thiện sản phẩm.
* Tập hợp chi phí theo tính chất: trong tháng đến mỗi trung tâm hoạt động theo một tiêu thức nguồn lực. Số liệu này được lấy từ Nhật ký chung, những chi phí có cùng nguồn gốc và do cùng một nhân tố biến đổi chi phí được tập hợp lại thành một mục chi phí để đơn giản hoá cho việc phân bổ.
Ví dụ: Chi phí thuê phân xưởng, bảo hiểm, chi phí vệ sinh được tập hợp chung thành chi phí nhà xưởng. Dựa trên đặc điểm của công ty chúng ta có thể chia thành 7 danh mục chi phí: lương, khấu hao, chi phí vận chuyển, chi phí năng lượng,chi phí nhà xưởng, chi phí bằng tiền khác,chi phí sửa chữa, bảo dưỡng. Các tiêu thức nguồn lực có thể sử dụng như diện tích nhà xưởng , số công nhân viên. Một vài khoản chi phí có thể tính trực tiếp vào trung tâm hoạt động mà không cần phải phân bổ ví dụ như lương của nhân viên làm trong một trung tâm hoạt động được tính ngay vào trung tâm đó.
Khi xác định chi phí tại trung tâm quản lý, cần xác định số nhân viên làm việc tại trung tâm quản lý và sử dụng bảng lương để xác định tiền lương của
họ. Tiến hành liệt kê các đồ dùng trong trung tâm quản lý và xác định chi phí khấu hao.Xem xét số đơn đặt hàng tại trung tâm quản lý tính ra chi phí xử lý đơn đặt hàng. Đồng thời xác định diện tích nhà xưởng mà trung tâm quản lý chiếm dụng để phân bổ chi phí nhà xưởng. Cuối cùng phân bổ các chi phí khác theo tỉ lệ số nhân viên làm việc.
* Phân bổ chi phí cho từng đối tượng tính phí (sản phẩm)
Để lựa chọn một khía cạnh, nhân tố nào đó của hoạt động làm nguồn phát sinh chi phí cho từng hoạt động, làm cơ sở để tiến hành phân phối chi phí cho từng loại sản phẩm. Kế toán quản trị cần phải có dữ liệu phong phú về nguồn phát sinh chi phí cần phân bổ.
Sau khi đã xác định được nguồn phát sinh chi phí kết hợp với dữ liệu về mức độ tiêu dùng các hoạt động của từng loại sản phẩm ta sẽ xác định được tỉ lệ phân bổ tương ứng cho từng loại sản phẩm. Chi phí đã được tập hợp ở các hoạt động sẽ được phân bổ theo tỉ lệ trên.
+ Giai đoạn nâng cấp cải tiến phương pháp
Các hoạt động của doanh nghiệp luôn thay đổi theo từng hoàn cảnh khác nhau, với nhiều yếu tố tác động liên tục, do đó không thể áp dụng một mô hình cố định trong thời gian dài. Mô hình ABC đòi hỏi phải được thiết kế linh hoạt để có thể điều chỉnh thuận tiện theo từng yếu tố môi trường tác động
Ngoài việc xây dựng mô hình ABC phù hợp cần phải xây dựng phần mềm ứng dụng ABC. Do mô hình ABC không những cung cấp các thông tin tài chính mà còn có thông tin phi tài chính như chất lượng sản phẩm, hiệu quả hoạt động ….Mô hình ABC đòi hỏi một lượng thông tin khổng lồ, có như vậy mới thực hiện phương pháp ABC một cách có hiệu quả và hợp lý.Yêu cầu đối với phần mềm này là phải có khả năng phân tích sâu không chỉ dừng lại ở việc phân bổ chi phí nhiều chiều mà còn phải có hệ thống báo cáo đầu ra bao quát các thông tin cơ sở cùng các kết quả về đối tượng chi phí và các hoạt động.
Qua các vấn đề đã phân tích ở trên ta thấy ABC với những ưu điểm của nó đã khẳng định việc áp dụng vào doanh nghiệp là việc cần thiết. Cho dù hoạt động trong lĩnh vực nào thì kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo phương pháp truyền thống cũng gây ra khó khăn trong việc phân bổ các chi phí gián tiếp cũng như việc phục vụ cho công tác quản lý. Với việc sử dụng phương pháp ABC các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định chính xác hơn, hợp lý hơn. Tuy nhiên phương pháp này khá tốn kém trong việc thu thập thông tin cũng như xử lý thông tin do đó không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể áp dụng phương pháp này. Tuỳ theo hoàn cảnh công ty cần phải nhận thức rõ lợi ích nhận đựơc và chi phí phải bỏ ra.
KẾT LUẬN
Trong xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế với sự phát triển mạnh mẽ của các công ty đa quốc gia, các tổ chức kinh tế thế giới và khu vực, đặc biệt là sự lớn mạnh của các doanh nghiệp trong nước đã tạo cho nền kinh tế Việt Nam những cơ hội lớn để hội nhập và phát triền kinh tế. Do đó mục tiêu của các doanh nghiệp trong nước nói chung và Công ty Cổ phần May 10 nói riêng là tăng sức cạnh tranh với các sản phẩm ngoại nhập, mở rộng thị trường tiêu thụ. Để đạt được mục tiêu này thì quản lý chi phí đóng vai trò thực sự quan trọng trong thời điểm hiện nay khi nền kinh tế đang rơi vào tình trạng khủng hoảng trầm trọng. Do đó các nhà quản trị đã tìm mọi biện pháp nhằm giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm.
Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần May 10 em đã phần nào có được kiến thức thực tế về chuyên ngành kế toán- tài chính, có được cái nhìn kết hợp giữa lý luận với thực tế. Đồng thời, qua quá trình tìm hiểu về công tác kế toán của Công ty, em nhận thấy việc tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng về cơ bản đã đáp ứng yêu cầu đặt ra của chế độ quản lý mới, phù hợp với điều kiện của công ty. Và đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, góp phần ổn định hoạt động cho công ty trong giai đoạn khó khăn hiện nay. Tuy nhiên, ở một số khâu, một số phần việc còn có những tồn tại nhất định. Với những tồn tại này, nếu công ty sớm có những biện pháp hoàn thiện thì chắc chắn công tác kế toán còn phát huy tác dụng hơn nữa đối với sự phát triển của công ty.
Vì thời gian thực tập còn ít và chưa có kinh nghiệm thực tế nhiều nên chuyên đề của em còn nhiều sai sót cần hoàn thiện thêm. Em cũng xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Văn Công cùng toàn thể anh chị trong phòng kế toán Công ty Cổ phần May 10 đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này.