Chi phí bán hàng phát sinh tại Công ty Thông tin di động bao gồm:
- Chi phí nhân công
- Chi phí vật liệu bao bì
- Chi phí dụng cụ đồ dùng
- Chi phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí bảo hành
- Chi phí dịch vụ thuê ngoài (chi phí sửa chữa TSCĐ, chi phí điện, nước, FAX, chi phí thuê cửa hàng, chi phí cải tạo cửa hàng,… )
- Chi phí bằng tiền khác (chi phí bảo hộ lao động, chi phí tuyên truyền quảng cáo, chi phí bổ túc đào tạo và nghiên cứu, công tác phí,…).
Chứng từ sử dụng
- Báo cáo bán hàng của các đại lý.
- Biên bản xác nhận hoa hồng đại lý.
- Bảng tính và phân bổ tiền lương của nhân viên bán hàng.
- Hoá đơn, hợp đồng thuê mặt bằng giới thiệu và bán sản phẩm.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (của bộ phận bán hàng).
- Báo cáo chi phí bán hàng của các Trung tâm.
- Các chứng từ thanh toán của các bộ phận bán hàng bao gồm: giấy đi đường, giấy đề nghị thanh toán, các hoá đơn (thuê phòng nghỉ, mua văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh …), vé xe (vé tàu) kèm theo trong quá trình đi công tác.
Quy trình hạch toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng của Công ty Thông tin di động chỉ phát sinh tại Trung tâm. Cuối tháng, các đại lý gửi các báo cáo bán hàng trong tháng tới Trung tâm và kế toán tại Trung tâm tiến hành lập các biên bản đối soát doanh thu và biên bản xác nhận hoa hồng đại lý có sự xác nhận của hai bên. Kế toán căn cứ vào các chứng từ này và các chứng từ nêu trên thực hiện hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng tại Trung tâm. Trình tự hạch toán chi phí bán hàng tại Trung tâm được thực hiện theo sơ đồ sau:
TK 334, 338 TK 641 TK 33611
K/c chi phí bán hàng thanh toán
với Công ty Tiền lương và các khoản phụ cấp,
trích các khoản trích theo lương TK 152, 153, 156 Xuất vật tư, CCDC phục vụ bán hàng dịch vụ thông tin di động TK 111, 112, 141, 331 TK 1388
Chi phí điện, nước, fax, Internet, điện thoại (phần được công ty thanh toán), thuê cửa hàng, chi phí hoa hồng đại lý
Chi phí điện thoại (phần không được công ty thanh toán)
TK 133
Thuế GTGT TK 152, 156, 334,
111, 112
Chi phí khuyến mại TK 335
Trích trước chi phí thuê cửa hàng
Sơ đồ 2.3: Trình tự hạch toán chi phí bán hàng tại Trung tâm
Vào cuối kỳ kế toán, kế toán tại trung tâm tập hợp chi phí bán hàng để lập báo cáo chi phí bán hàng ( theo mẫu phụ lục 2.1).
Báo cáo này sẽ được chuyển về Công ty để thực hiện tổng hợp chi phí. Kế toán tại Công ty căn cứ vào các báo cáo này cùng để nhập số liệu vào các chứng từ ghi sổ. Kế toán tại Công ty hạch toán:
Nợ TK 641 Chi phí bán hàng
Có TK 13611 Phải thu về SXKD
Số liệu từ chứng từ ghi sổ sẽ được chuyển đến số chi tiết của các TK sau :
- Sổ chi tiết TK 64111 (chi phí tiền lương) (theo mẫu biểu số 2.7) - Sổ chi tiết TK 64112 (chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ).
- Sổ chi tiết TK 6412 (chi phí vật liệu bao bì). - Sổ chi tiết TK 6413 (chi phí dụng cụ, đồ dùng ). - Sổ chi tiết TK 6414 (chi phí khấu hao TSCĐ).
- Sổ chi tiết TK 64171 (chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài). - Sổ chi tiết TK 64172 (chi phí điện nước, điện thoại, fax). - Sổ chi tiết TK 64174 (chi phí hoa hồng, đại lý).
- Sổ chi tiết TK 64175 (chi phí thuê cửa hàng). - Sổ chi tiết TK 64176 (chi phí cải tạo cửa hàng).
- Sổ chi tiết TK 64178 (chi phí dịch vụ mua ngoài khác). - Sổ chi tiết TK 64181 (chi phí bảo hộ lao động).
- Sổ chi tiết TK 64184 (chi phí bổ túc, đào tạo và nghiên cứu). - Sổ chi tiết TK 64188 (chi phí chi bằng tiền khác).
CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG
VP CÔNG TY
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ kỳ : Đến kỳ:
10/2008
12/2008 Tài khoản: 64111 LUONG
Số CT Ngày CT Nội dung Tk đối ứng Nợ Có
Dư đầu kỳ - TH003 31/10/2008 KC CF BH VMS TT2 13611 1,949,761,549 - TH007 31/10/2008 KC CF BH VMS TT1 13611 177,585,298 - TH011 31/10/2008 KC CF BH VMS TT3 13611 944,973,903 - TH015 31/10/2008 KC CF BH VMS TT4 13611 583,383,882 - TH027 31/12/2008 KC CF BH VMS TT5 13611 1,918,749,197 - TH032 31/12/2008 KC CF BH VMS TT1 13611 302,542,687 - TH038 31/12/2008 KC CF BH VMS TT2 13611 16,674,720,012 - TH044 31/12/2008 KC CF BH VMS TT3 13611 9,663,161,946 - TH050 31/12/2008 KC CF BH VMS TT4 13611 8,078,507,654 -
Cộng PHAI THU VE SXKD CHINH 13611 40,293,386,128
TH075 31/12/2008 KC CP BH XD KQKD 9111 - 40,293,386,128
Cộng XAC DINH KET QUA SXKD 9111 40,293,386,128
Cộng trong kỳ 40,293,386,128 40,293,386,128
Luỹ kế từ đầu năm 72,926,122,427 72,926,122,427 Dư cuối
kỳ - -
Người lập sổ Kế toán trưởng
Biểu số 2.7: Mẫu sổ chi tiết theo tài khoản đối ứng của TK 64111 tại Công ty Thông tin di động
Số liệu từ sổ chi tiết sẽ tự động cập nhật vào sổ cái của các TK 64111, TK 64112, TK 6412, TK 6413, TK 6414, TK 64171, TK 64172, TK 64174, TK 64175, TK 64176, TK 64178, TK 64181, TK 64184, TK 64188 (theo mẫu biểu số 2.8 sau):
CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG VP CÔNG TY SỔ CÁI Từ kỳ : Đến kỳ: 10/2008
12/2008 Tài khoản: 64111 LƯƠNG
Số CT Ngày CT Nội dung Tk đối ứng Nợ Có
Dư đầu kỳ - TH003 31/10/2008 KC CF BH VMS TT2 13611 1,949,761,549 - TH007 31/10/2008 KC CF BH VMS TT1 13611 177,585,298 - TH011 31/10/2008 KC CF BH VMS TT3 13611 944,973,903 - TH015 31/10/2008 KC CF BH VMS TT4 13611 583,383,882 - TH027 30/12/2008 KC CF BH VMS TT5 13611 1,918,749,197 - TH032 30/12/2008 KC CF BH VMS TT1 13611 302,542,687 - TH038 31/12/2008 KC CF BH VMS TT2 13611 16,674,720,012 - TH044 31/12/2008 KC CF BH VMS TT3 13611 9,663,161,946 - TH050 31/12/2008 KC CF BH VMS TT4 13611 8,078,507,654 - TH075 31/12/2008 KC CF BH XD KQKD 9111 - 40,293,386,128 Cộng trong kỳ 40,293,386,128 40,293,386,128
Luỹ kế từ đầu năm 72,926,122,427 72,926,122,427
Dư cuối kỳ - -
Người lập sổ Kế toán trưởng
Biểu số 2.8: Mẫu sổ cái TK 64111 tại Công ty Thông tin di động
Từ số liệu trên các sổ cái của các TK trên, phần mềm máy tính sẽ chiết xuất thành thành báo cáo chi phí bán hàng chung cho toàn Công ty.