Hệ thông sổ kế toán công ty sử dụng phục vụ cho công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa bao gồm hai loại:
- Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết
Bên cạnh những sổ mở theo mẫu quy định chung của Bộ tài chính, cán bộ phòng kế toán còn tự thiết kế một sốmẫu phục vụ cho công tác hạch toán trên cơ sở thực tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đòi hỏi.
Cụ thể, để phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa, công ty đã sử dụng các sổ kết toán sau:
- Sổ theo dõi TK 511
- Sổ theo dõi hóa đơn bán hàng - Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng - Sổ chi tiết TK 1561A
- Sổ cái TK 632
- Báo cáo số d hàng hóa - Báo cáo chi phí bán hàng
- Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp * Sổ theo dõi hóa đơn bán hàng (Bảng 5)
Để theo dõi hóa đơn bán hàng của từng lần bán hàng trong từng tháng, công ty sử dụng sổ theo dõi hóa đơn bán hàng. Sổ này đợc lập chi tiết cho từng đơn hàngvà đợc lập trên cơ sở các hoá đơn GTGT. Phơng pháp lập nh sau:
- Cột hóa đơn : Ghi số hiệu, ngày tháng của các hoá đơn GTGT, đợc lập khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột tên hàng: Phản ánh tên của từng loại mặt hàng có trong hóa đơn GTGT.
- Cột thuế suất: Ghi thuế suất của từng loại mặt hàng có phản ánh trên hóa đơn GTGT.
- Cột giá bán cha có thuế: Căn cứ vào hóa đơn GTGT để kế toán ghi đơn giá xuất bán khôn bao gồm cả thuế GTGT.
- Cột thuế GTGT: Phản ánh số tiền thuế GTGT của từng mặt hàng tơng ứng với thuế suất của hàng hóa đó.
- Cột ghi chú: Ghi lại tên khách hàng đã mua hàng hóa của công ty và tình hình thanh toán của họ.
* Sổ theo dõi TK 511 (Bảng 6)
Để theo dõi doanh thu bán hàng của công ty trong tháng, kế toán dở sổ theo dõi TK 511. Doanh thu của mỗi mặt hàng sẽ đợc phản ánh một dòng trên sổ theo dõi và đợc đối chiếu trên sổ theo dõi hóa đơn bán hàng.
Phơng pháp lập:
- Cột chứng từ: Ghi số hiệu và ngày tháng của từng hóa đơn GTGT (từng lần bán hàng) đợc ghi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột diễn giải: Phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột giá mua: Phản ánh trị giá mua của toàn bộ số hàng đã bán theo từng mặt hàng đợc xác định là bán trong kỳ.
- Cộtgiá bán(cha có thuế): Ghi lại giá của hàng hóa xuất bán và đã đợc ghi trên hóa đơn GTGT, không bao gồm cả thuế GTGT.
- Cột thuế GTGT: Phản ánh số tiền thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hóa bán ra.
* Sổ chi tiết TK 1561A (Bảng 7)
Kế toán sử dụng sổ chi tiết theo dõi TK 1561A để theo dõi số hàng hóa tồn kho. Cơ sở để ghi vào sổ này là các chứng từ hóa đơn nhập - xuất và các chứng từ khác có liên quan.
Phơng pháp ghi:
- Cột số thứ tự: Ghi thứ tự các mặt hàng theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 1561A.
- Cột diễn giải: Ghi tên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột d đầu kỳ: Bên nợ của cột d đầu kỳ phản ánh trị giá hàng hóa còn lại đầu kỳ. Số liệu của cột này đợc lấy từ cột tồn cuối của sổ chi tiết tài khoản 1561A kỳ trớc.
- Cột phát sinh trong kỳ: Phản ánh trị giá hàng hóa nhập - xuất kho trong kỳ.
Cột ghi nợ: Ghi vào cột này khi có phát sinh hàng nhập kho trong kỳ. Cột ghi có: Phản ánh tổng trị giá hàng xuất kho trong kỳ.
- Cột d cuối kỳ: Phản ánh số tồn kho cuối tháng bằng số d đầu kỳ cộng số phát sinh Nợ trừ số phát sinh Có trong kỳ. * Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng (Bảng 8)
Để theo dõi hàng hóa bán giao thẳng kế toán phản ánh trên báo cáo chi tiết hàng giao thẳng .Cơ sở để lập báo cáo này là sổ chi tiết tài khoản 1561A- gt ,các hoá đơn GTGT và chứng từ khác .
Phơng pháp lập:
- Cột số thứ tự : Ghi thứ tự các mặt hàng đã nhập sau đó bán luôn tại cảng.
- Cột tên hàng : Phản ánh tên của các hàng hoá .
- Cột hóa đơn : Ghi lại số hoá đơn và ngày mà phát sinh nghiệp vụ kinh tế đó.
- Cột ghi nợ tài khoản 632 và ghi có tài khoản 1561A-gt : phản ánh bút toán kết chuyển gía vốn của hàng bán.
- Cột ghi nợ tài khoản 1561A-gt có các tài khoản 331,333 phản ánh trị giá trị giá thực tế của hàng nhập khẩu và các tài khoản đối ứng của nó.
* Sổ cái :
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán đợc qui định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp . Mỗi tài khoản đợc mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. Cuối kỳ, cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng sổ phát sinh nợ , và tổng số phát sinh có để tính ra số d của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính.
Sổ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khoá sổ và kiểm kê đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết.
Sổ cái tài khoản 632 Sổ cái tài khoản 642
* Báo cáo số d hàng hóa: (Bảng 12)
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty là công ty tính giá vốn hàng xuất bán bằng trị giá mua thựctế của hàng nhập kho cộng với chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất trong kỳ hay chính là phơng pháp tính theo đơn giá thực tế đích danh. Nên để quản lý hàng tồn kho theo từng lô hàng, kế toán phải lập báo cáo số d hàng hóa để ban lãnh đạo công ty đợc biết và để quản lý tốt hơn . Phơng pháp lập nh sau:
- Cột số thứ tự: Ghi thứ tự các mặt hàng
- Cột khối hàng: Ghi tên, lô hàng còn đầu kỳ và nhập - xuất trong kỳ - Cột xuất nhập trong kỳ: Phản ánh trị giá hàng hóa nhập xuất phát sinh trong kỳ.
- Cột số d đầu kỳ: Phản ánh khối hàng còn lại ở đầu kỳ . Số liệu ở cột này đợc lấy từ cột tồn cuối kỳ của báo cáo số d hàng hóa kỳ trớc.
- Cột tồn kho cuối kỳ: Phản ánh trị giá của hàng hóa còn lại ở cuối kỳ, giá trị này đợc tính bằng số d đầu kỳ cộng số hàng nhập trong kỳ trừ đi số hàng xuất trong kỳ.
* Báo cáo chi phí bán hàng (Bảng 13)
Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, kế toán tập hợp trên các sổ chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, trên cơ sở các sổ chi tiết chi phí, kế toán tập hợp theo bảng .
* Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp:
Hàng ngày trên cơ sở các chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh kế toán tiến hành phân loại, xử lý ghi vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Công ty không mở TK cấp 2 để phản ánh nội dung chi phí mà phản ánh trực tiếp. Kế toán tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp theo bảng 14.
Bảng 6
Sổ theo dõi tài khoản 511
Đ.vị: đồng
Chứng từ Diễn giải Giá mua Giá bán
(cha có thuế) GTGTThuế Số Ngày 012216 012218 034951 03925 035290 20/ 01/ 02 21/ 01/ 02 23/ 01/ 02 24/ 01/ 02 30/ 01/ 02
Sữa ANLENE-Thung tâm th- ơng mại Hải Dơng
M 150 ( Cty TNHH Hơng Thuỷ )
Đại lý Hoà Bình ( M150 ) Đại lý Quảng Ninh ( M150 ) Đại lý Nghệ An ( ANLENE ) 162073260 111923070 11923307 23846614 81036630 186384250 145500000 14550000 29100000 93192125 18638425 14500000 1450000 2900000 9319212
Ngời lập biểu Kế toán trởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Bảng 10
Sổ cái
Tháng 01 năm 2002
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: TK 632
Ngày
ghi sổ SốChứng từNgày Diễn giải đối ứngTK Nợ Số tiền Có
31/ 1 31/ 1 Sữa ANLENE đã bán . . . . . Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả Cộng sổ phát sinh, số d cuối kỳ 1561AL 911 162073260 162073260 162073260 162073260
Ngời ghi Kế toántrởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 12