III. Công cụ thực hiện
2. Mã hóa dữ liệu
2.1. Khái niệm mã hóa
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán. Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hóa dữ liệu.
Trong quá trình hoạt động của KBNN, có rất nhiều quan hệ phát sinh và nhu cầu trao đổi thông tin với các khách hàng, các cơ quan Thuế, Tài chính các cấp cũng như nội bộ ngành cũng tăng lên. Vấn đề là cần thực hiện việc mã hóa các thông tin sao cho có thể nhận diện một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn một đối tượng trong một tập hợp các đối tượng cùng loại, tiết kiệm bộ nhớ và thời gian xử lý..
2.2 Lợi ích của mã hóa dữ liệu
Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích sau:
Thứ nhất, nhận diện không nhầm lẫn là nhu cầu rất cần thiết cho quá trình xử lý các phát sinh kinh tế, nhất là trong các hệ thống xử lý thông tin tự động.
Chẳng hạn trong hệ thống các tài khoản kế toán, mỗi tài khoản cần được gán một mã (số hiệu) duy nhất và mã này được sử dụng một cách thống nhất trong tất cả các chứng từ nghiệp vụ của KBNN.
Thứ hai, sử dụng mã sẽ cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn hơn để mô tả thông tin, làm tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu, thời gian xử lý và tiết kiệm bộ nhớ.
Thứ ba, mã hóa cho phép nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang một số thuộc tính chung
2.3 Các phương pháp mã hóa
Một hệ thống mã gồm một tập hợp các ký tự, một bộ các ký hiệu hợp lệ, được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện các đối tượng cần quan tâm.
Trong thực tế ta thường dùng một số phương pháp mã hóa sau:
a. Mã kiểu số
Mã kiểu số là mã chỉ chứa các chữ số 0, 1,…9. Kiểu mã này được sử dụng rộng rãi trong quá trình xử lý tự động.
b. Mã kiểu ký tự
Là mã sử dụng các chữ số, chữ cái và các ký tự khác như *, ( và +.
c. Mã kiểu thứ tự
Là dùng số liên tiếp theo trình tự tăng hoặc giảm dần, thường là tăng dần. Đây là hình thức dễ sử dụng và nó tổ chức dữ liệu trên cơ sở vị trí của chúng. Tuy nhiên nó có hạn chế là không cho ta một thông tin nào về đối tượng cần
nhận diện, ngoài vị trí của nó trong một danh mục và cũng không cho phép chèn thêm một mã mới vào giữa hai mã cũ.
d. Mã kiểu khối
Là loại mã được sử dụng để xếp các đối tượng vào các nhóm, và trong mỗi nhóm các ký tự được sử dụng theo trình tự liên tiếp. Trong mã kiểu khối, vị trí của một ký tự hay một nhóm các ký tự có một ý nghĩa riêng biệt.
e. Mã phân cấp
Mã phân cấp cho phép phân loại tiếp nối trong mỗi khối dữ liệu chính, theo đó giá trị và vị trí của mỗi một ký tự đều mang một ý nghĩa và một số ký tự nhất định được kế thừa cho mỗi một cấp tiếp theo. Những mã như vậy thường gồm nhiều khối, gọi là trường. Thông thường, trường tận cùng bên trái mang đặc điểm chủ yếu nhất.
Ưu điểm của kiểu mã phân cấp là khả năng tổng hợp cũng như phân tích thông tin kế toán rất lớn.
f. Mã gợi nhớ
Mã kiểu này sử dụng một bộ các ký tự gồm các chữ cái và chữ số, theo đó các chữ cái được kết hợp với nhau để tạo mã tắt, ngắn ngọn căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng.
2.4 Cách thức tiến hành mã hóa
1) Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa. 2) Xác định các xử lý cần thực hiện.
3) Lựa chọn giải pháp mã hóa
+ Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn. + Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành.
+ Tham khảo ý kiến của người sử dụng. + Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính. + Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng.
4) Triển khai mã hóa
Triển khai mã hóa bao gồm các công việc như: lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời.