Căn cứ vào sự phân cấp quản lý đáp ứng yêu cầu thống nhất và tổng hợp tình hình kết quả kinh doanh của Công ty, hệ thống báo cáo tài chính của Công ty gồm: Các báo cáo theo quy định của Bộ Tài chính:
- Báo cáo kết quả kinh doanh - Mẫu số B02 - DN
- Bảng cân đối kế toán - Mẫu số B01 - DN
- Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09 - DN
PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI
SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI 13 2.1. Đặc điểm tài sản cố định và việc quản lý sử dụng tài sản cố định tại
Công ty cổ phần Licogi 13
2.1.1. Đặc điểm tài sản cố định của Công ty
TSCĐ trong các doanh nghiệp là những tài sản có giá trị lớn đem lại lợi ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp.
Theo chế độ tài chính hiện hành ( Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC), TSCĐ phải có đủ bốn tiêu chuẩn đó là: chắc chắn đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó, giá trị ban đầu của TSCĐ được xác định một cách đáng tin cậy, có thời gian sử dụng từ một năm trở lên và có giá trị từ 10.000.000( mười triệu đồng) trở lên.
Đối với Công ty Cổ phần Licogi 13 với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh là thi công các công trình xây dựng thì TSCĐ là một trong những yếu tố quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn trong tổng tài sản của Công ty. TSCĐ chủ yếu tại Công ty là các thiết bị, xe máy phục vụ thi công. Trong những năm gần đây cùng với tiến bộ của khoa học kỹ thuật nói chung và trong ngành xây dựng nói riêng. Công ty Cổ phần Licogi 13 đã và đang trang bị hơn về thiết bị, xe máy hiện đại để đáp ứng xây dựng những công trình lớn
BẢNG 03: DANH MỤC THIẾT BỊ, XE MÁY THI CÔNG
TT LOẠI XE MÁY, THIẾT BỊ SỐ LƯỢNG
1 Máy đóng cọc bê tông cốt thép 13
2 Máy đóng cọc bản nhựa 2
3 Máy đóng cọc cát, cọc Lassen 4
4 Máy đóng cọc xi măng đất 7
5 Máy khoan cọc nhồi 10
6 Cần trục bánh lốp 16
7 Cần trục bánh xích 16
8 Cần trục tháp 1
9 Các thiết bị thí nghiệm cọc 3
10 Máy trộn bê tông 6
11 Trạm trộn bê tông 2
12 Đầu kéo KAMAZ, KRAZ 4
13 Ô tô tự đổ KAMAZ 10 14 Ô tô tự đổ HUYNDAI 20 15 Máy ủi 11 16 Máy xúc 8 17 Máy đầm các loại 9 18 Máy san 4 19 Lu lốp 2 20 Cạp lốp 4
21 Máy rải bê tông 2
22 Trạm trộn bê tông Asphalt 1
23 Dây chuyền sản xuất gạch Block 3
24 Dây chuyền sản xuất ống cống bê tông cốt thép 1 25 Một số thiết bị phục vụ đổ bê tông, gia cố nền móng xây
dựng công trình khác
2.1.2. Công tác phân loại và quản lý TSCĐ tại Công ty Cổ phần LICOGI 13
Để thuận tiện cho công tác hạch toán và công tác quản lý TSCĐ, Công ty cổ phần Licogi 13 thực hiện phân loại TSCĐ theo tiêu thức đặc trưng kỹ thuật.
BẢNG 04: PHÂN LOẠI TSCĐ THEO ĐẶC TRƯNG KỸ THUẬT CỦA TÀI SẢN
Thiết bị dụng cụ quản lý 2.010.190.889 2,009 1.328.587.405 3,126 681.603.484 1,184 TSCĐ hữu hình khác 3.421.726.900 3,422 2.121.659.733 4.992 1.300.067.167 2,2259 Tổng cộng 100.044.124.256 100 42.501.196.587 100 57.542.927.669 100
Trong lĩnh vực quản lý TSCĐ Công ty có những quy định sau:
Mỗi TSCĐ đều được lập một bộ hồ sơ gốc bao gồm hồ sơ kỹ thuật do phòng kỹ thuật quản lý và hồ sơ kế toán do phòng kế toán quản lý. Hồ sơ kế toán của TSCĐ bao gồm tất cả các chứng từ liên quan đến TSCĐ và các chứng từ này là căn cứ để ghi sổ TSCĐ
Việc kiểm kê TSCĐ được tiến hành định kỳ, đối với những loại TSCĐ khác nhau thì kỳ kiểm kê cũng khác nhau. TSCĐ được dùng ở khối văn phòng thì được kiểm kê mỗi năm một lần và thời gian kiểm kê là cuối năm. TSCĐ khác như thiết bị, xe máy thi công, máy móc thiết bị phục vụ sản xuất…thì được kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần. Việc kiểm kê nhất thiết phải có đại diện phòng kỹ thuật, bộ phận sử dụng TSCĐ và đối chiếu với sổ sách để phát hiện ra TSCĐ thừa hoặc thiếu, đánh giá chất lượng TSCĐ.
Việc phê chuẩn các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ được quy định như sau: Tổng giám đốc Công ty được phép duyệt mua các TSCĐ có giá trị từ 50 triệu đồng trở xuống. Phó tổng giám đốc có quyền quyết định duyệt đầu tư các TSCĐ có giá trị từ 25 triệu đồng trở xuống.
Tổng giám đốc Công ty có quyền nhượng bán, cho thuê, cầm cố, thế chấp TSCĐ có giá trị từ 50 triệu đồng trở xuống nhưng phải phù hợp quy định nhà nước.
Mỗi TSCĐ có giá trị lớn hơn 50 triệu đồng khi mua sắm, nhượng bán, thanh lý nhất thiết phải có sự đồng ý của Hội đồng quản trị.
2.2. Hạch toán tình hình biến động TSCĐ tại Công ty cổ phần LICOGI 13
Bài viết sử dụng số liệu quý III và quý IV năm 2007.
2.2.1. Hạch toán chi tiết.
2.2.1.1.Nghiệp vụ biến động tăng TSCĐ.
Là một đơn vị xây dựng, thường xuyên phải đổi mới trang bị máy móc kỹ thuật nên TSCĐ Công ty thường xuyên mua sắm với giá trị lớn. Các bộ phận có nhu cầu sử dụng sẽ phải viết “Đơn đề nghị” lên ban giám đốc ký duyệt. Việc ký duyệt sẽ được thực hiện bởi người có thẩm quyền theo đúng quy định Công ty. Trên cơ sở nhu cầu về TSCĐ, Công ty sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Với những tài sản có giá trị trên 50 triệu đồng, Tổng giám đốc Công ty gửi đơn đề nghị lên Hội Đồng Quản Trị Công ty. Sau khi được Hội Đồng Quản Trị phê duyệt, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc phụ trách cơ giới vật tư sẽ chỉ đạo triển khai, đàm phán, thương thảo hợp đồng, đảm bảo điều kiện pháp lý và lợi ích của Công ty với nhà cung cấp. Khi tiến hành mua sắm TSCĐ, Công ty sẽ tiến hành ký kết “Hợp đồng kinh tế” với bên bán. Khi có TSCĐ mới đưa vào sử dụng, Công ty sẽ lập hội đồng giao nhận TSCĐ gồm có đại diện Công ty và đại diện của bên giao hàng để lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”. Đối với những TSCĐ cùng loại giao nhận chung cùng một lúc và do cùng một đơn vị chuyển giao thì Công ty sẽ lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán sẽ tiến hành sao lại cho mỗi đối tượng ghi TSCĐ một bản để ghi vào hồ sơ riêng cho từng TSCĐ. Mỗi bộ hồ sơ TSCĐ gồm: “ Biên bản giao nhận TSCĐ”, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và một số bản sao tài liệu kỹ thuật có liên quan. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán TSCĐ sẽ tiến hành mở thẻ TSCĐ, khi lập xong thẻ TSCĐ được dùng ghi vào sổ TSCĐ.
Ví dụ: Trong quý IV năm 2007, Công ty cổ phần Licogi 13 tiến hành mua một máy xúc lật đã qua sử dụng. Sau khi xem xét đơn xin phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp, hội đồng quản trị Công ty phê duyệt việc lựa chọn nhà cung cấp là Công ty TNHH Thương Mại Mạnh Phát, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế . Khi tiến hành bàn giao Công ty sẽ lập biên bản bàn giao máy xúc lật, hóa đơn giá trị gia tăng. Các giấy tờ kèm theo bao gồm tờ khai hàng hóa nhập khẩu, biên bản kiểm tra tình trạng thiết bị đã qua sử dụng, biên bản giao nhận hồ sơ tài khoản đảm bảo( xem phần
BIỂU 01: THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số 415
Ngày 15 tháng 11 năm 2007 lập thẻ Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ ngày 8 tháng 11 năm 2007
Tên, ký mã hiệu, quy cách ( cấp hạng) TSCĐ: Máy xúc lật Hala FR 220. Nước sản xuất: Hàn Quốc.
Năm sản xuất: 2004
Bộ phận quản lý sử dụng: Đội thi công số 1 Năm đưa vào sử dụng: 15/11/2008
Công suất( diện tích) thiết kế:
Đình chỉ sử dụng tài sản ngày ….tháng…..năm…. Lý do đình chỉ
Số hiệu
Nguyên giá Giá trị hao mòn TSCĐ
Ngày tháng
năm Diễn giải Nguyên giá Năm
Giá trị hao mòn Cộng dồn 15/11/2007 Mua máy xúc lật đã qua sử dụng 523.809.524
Ghi giảm chứng từ số …ngày …tháng…năm… Lý do giảm….
BIỂU 02:
SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Loại tài sản: Máy móc thiết bị
STT Chứng từ Tên đặc Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ
điểm ký Nước sản Năm đưa Số
hiệu Nguyên giá
Khấu hao Chứng từ SH Ngày tháng Tỷ lệ % khấu hao Mức khấu hao năm Khấu hao tính đến khi ghi giảm TSCĐ Số hiệu Ngày tháng năm Lý do giảm TSCĐ 415 15/11 Máy xúc lật Hala FR 220 Hàn Quốc 2007 523.809.524 12.5 99 31/12 Máy khoan Tamrock Nhật Bản 2008 971.933.990 10
Tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành:
Công ty cổ phần Licogi 13 đang trong quá trình phát triển xây dựng cơ sở vật chất hạ tầng nên TSCĐ tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành chiếm một giá trị lớn trong tổng TSCĐ Công ty. TSCĐ tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành có thể do Công ty tự xây dựng lấy hoặc thuê ngoài. Khi công trình được hoàn thành, Công ty sẽ tiến hành lập “Biên bản nghiệm thu TSCĐ”, “ Biên bản bàn giao TSCĐ”. Kế toán TSCĐ căn cứ vào những chứng từ đó để ghi vào thẻ TSCĐ và phản ánh vào sổ TSCĐ.
Tăng TSCĐ do điều chuyển:
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng và khả năng hiện có của Công ty cũng như các Công ty thành viên, Tổng giám đốc Công ty sẽ ra quyết định điều chuyển TSCĐ giữa các Công ty thành viên. Khi tiến hành bàn giao TSCĐ được điều chuyển, hội đồng bàn giao bao gồm đại diện của bên nhận bàn giao, bên điều chuyển, đại diện của Hội Đồng Quản Trị sẽ phải lập Biên bản giao nhận TSCĐ. Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán TSCĐ sẽ tiến hành ghi vào thẻ TSCĐ và phản ánh vào sổ TSCĐ.
2.2.1.2. Nghiệp vụ biến động giảm TSCĐ:
TSCĐ của Công ty có thể giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau như: giảm do thanh lý nhượng bán, giảm do điều chuyển cho đơn vị khác.
Giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán:
Hàng năm khi tiến hành kiểm kê TSCĐ, căn cứ vào biên bản kiểm kê và hiện trạng của TSCĐ Công ty lên kế hoạch về thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Những TSCĐ được thanh lý, nhượng bán thường là những TSCĐ đã khấu hao hết, những TSCĐ hỏng hóc không sửa chữa được hoặc đã lỗi thời không phù hợp với nhu cầu doanh Công ty. Việc thanh lý, nhượng bán do nhân viên phòng Kinh tế kỹ thuật đề xuất và do Hội đồng thanh lý nhượng bán TSCĐ đảm nhiệm. Hội đồng thanh lý nhượng bán được thành lập phải có sự phê duyệt của Hội đồng quản trị Công ty. Hội đồng thanh lý nhượng bán sẽ lập kế hoạch thanh lý, hình thức thanh lý, lên phương án giá bán phù hợp để thanh lý các loại thiết bị vật tư sau đó trình lên HĐQT Công ty phê duyệt. Hội đồng thanh lý tổ chức thực hiện thanh lý TSCĐ và lập “ Biên bản thanh lý,
nhượng bán TSCĐ” , Căn cứ vào chứng từ trên kế toán TSCĐ ghi vào sổ tổng hợp TSCĐ.
TSCĐ giảm do điều chuyển: trình tự tương tự như nhận điều chuyển.
2.2.2. Hạch toán tổng hợp TSCĐ:
2.2.2.1. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ. Công ty sử dụng các tài khoản
TK 211: TSCĐ hữu hình. TK này được chi tiết thành năm tài khoản cấp hai bao gồm: 2111: Nhà cửa vật kiến trúc
2112: Máy móc thiết bị.
2113: Phương tiện vận tải truyền dẫn 2114: Thiết bị dụng cụ quản lý 2118: TSCĐ khác.
TK 212: TSCĐ thuê tài chính TK 213: TSCĐ vô hình.
TK 214: Hao mòn TSCĐ. TK này mở chi tiết thành ba TK: 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình
2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. 2143: Hao mòn TSCĐ vô hình
2.2.2.2. Hạch toán các nghiệp vụ tăng TSCĐ
Nhu cầu sử dụng TSCĐ tại Công ty hết sức đa dạng nhất là nhu cầu máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình. Do đó, nghiệp vụ tăng TSCĐ của Công ty thường diễn ra khá thường xuyên và có quy mô lớn. Trong năm 2007, TSCĐ của công ty tăng là 21.481.199.692. VNĐ tương ứng tăng 59,56%
TSCĐ của Công ty có thể tăng do các nguyên nhân sau đây: + TSCĐ tăng do Công ty tự mua sắm, trang bị.
Ví dụ: Trong quý IV năm 2007, Công ty cổ phần Licogi13 tiến hành mua một máy xúc lật đã qua sử dụng.
Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi sổ như sau:
Bút toán 1: Phản ánh giá mua và các chi phí phát sinh trước khi đưa máy vào sử dụng:
Nợ TK 2112 : 523.809.524 Nợ TK 133 : 26.190.476
Có TK 1121 : 550.000.000.
Bút toán 2: Phản ánh bút toán kết chuyển nguồn Nợ TK 414 : 523.809.524
Có TK 411 : 523.809.524
Tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành
Đầu năm 2007, Tổng giám đốc Công ty, quyết định giao nhiệm vụ thi công số 1059/CT1-KTKT cho đội thi công để thi công nhà kho tại Khuất Duy Tiến. Hàng ngày chi phí phát sinh được kế toán tập hợp. Đến tháng 11 năm 2007 công trình hoàn thành, căn cứ vào biên bản bàn giao TSCĐ xây dựng cơ bản hoàn thành và các chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi sổ
Nợ TK 2111 : 1.404.333.572 Có TK 2412 : 1.404.333.572
TSCĐ được đầu tư bằng nguồn vốn kinh doanh nên không có bút toán kết chuyển nguồn
Tăng TSCĐ do điều chuyển:
Ngày 31/12/2007 Chi nhánh Cơ Giới Hạ Tầng Licogi 13 chuyển cho Công ty cổ phần Licogi13 một máy khoan TAMROCK mới 100% trị giá 971.933.990 đồng. Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán ghi sổ
Nợ TK 2112 : 971.933.990. Có TK 411 : 971.933.990.
2.2.2.3. Hạch toán các nghiệp vụ giảm TSCĐ:
TSCĐ giảm do các nguyên nhân sau đây: + TSCĐ giảm do thanh lý nhượng bán + Giảm do điều chuyển
TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán
TSCĐ giảm do thanh lý nhượng bán được diễn ra trong doanh nghiệp với mục đích thay thế TSCĐ cũ lỗi thời bằng những tài sản mới phục vụ nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Ví dụ minh họa: Ngày 15/11/2007 Công ty có thanh lý một xe Mazda(29L9578). Căn cứ vào Biên bản thanh lý TSCĐ và các chứng từ liên quan đến nhượng bán TSCĐ, kế toán ghi sổ như sau.
Bút toán 1: Phản ánh số thu thanh lý TSCĐ Nợ TK 1111 : 62.700.000.
Có TK 711 : 57.000.000 Có TK 3333 : 5.700.000.
Bút toán 2: Căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ kế toán ghi giảm TSCĐ đã nhượng bán
Nợ TK 2141 : 387.382.500. Nợ TK 811 : 43.042.500. Có TK 2113 : 430.425.000.
Giảm do điều chuyển
Ví dụ: Ngày 1/10/2007 Công ty có điều chuyển một xe Misubishi( 29Z 7280) mới 100% từ văn phòng Công ty cho Chi nhánh xây dựng. Căn cứ vào Biên bản bàn giao TSCĐ, kế toán ghi sổ như sau:
Nợ TK 1361 : 710.529.764 Có TK 2113 : 710.529.764.
Kế toán tài sản cố định phản ánh vào nhật ký chung các nghiệp vụ như sau: BIỂU 03:
Tổng công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng Văn phòng công ty Licogi 13
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
( Trích sổ nhật ký chung) Qúy IV năm 2007 Ngày ghi sổ Số
hiệu
Diễn giải Mã tài khoản Số phát sinh
Nợ Có Nợ Có
……….. 1/10/2007 99
Điều chuyển xe Misubishi cho CN xây dựng 1361 2113 710.529.764 15/11/2007 415 Mua máy xúc lật