SV: Cao Hồng Phợng Kiểm toán 41
2.3.4Chứng từ sản xuất và quá trình luân chuyển chứng từ
2.3.4.1 Hạch toán nghiệp vụ nhập kho
Trong nghiệp vụ nhập kho vật t, công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng các chứng từ.
Hoá đơn bán hàng (do nhà cung cấp chuyển đến )
Phiếu nhập kho (do cán bộ phòng vật t lập theo mẫu 01 -VT của Bộ tài chính )
Lệnh nhập vật t
Cán bộ phòng Giámđốc Ngời giao Bản kiểm kế hoạch vật t hàng nhận
Nghiệp vụ (1) (2) (3) (4)
nhập vật t
Lệnh nhập vật t Duyệt Hoá đơn Biên bản
Lệnh sản xuất bán hàng kiểm nhận
Cán bộ phòng Thủ kho Kế toán
Kế hoạch vật t vật t
(5) (6) (7) Lu
Phiếu nhập kho Nhập kho Ghi sổ
Ví dụ: Theo yêu cầu sản xuất, cán bộ phòng kế hoạch vật t lập lễnh số 13/26 - TL đồng thời lập lệnh nhập vật t phục vụ cho lệnh sản xuất này.
Công ty Giầy Thăng Long
Đơn hàng FT
STT Mẫu
Loạivải Trắng (m) Khaki (m) Blue (m) Mavy (m) Jean (m)
1 Bạt 3 200 200 200
2 Vải bò 400
3 Bạt 3419 200 200 200 200
Hà Nội, ngày 5/3/2002
Giám đốc duyệt Trởng phòng kế hoạch vật t
Lệnh nhập vật t sau khi đợc trởng phòng kế hoạch vật t, giám đốc ký duyệt đợc đa cho ngời đi mua hàng và có thể là căn cứ để đặt hàng.
Khi hàng về ngời giao hàng trình hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp liên 2 và đề nghị cho nhập hàng.
Trớc khi nhập hàng Công ty cử ra một Ban kiểm nghiệm nhằm kiểm tra hàng trớc khi nhập kho. Ban kiểm nghiệm gồm 1 cán bộ phòng kỹ thuật, một cán bộ phòng kế hoạch vật vật, đại diện khác. Ban kiểm nghiệm kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm theo mẫu 05 - VT trong đó ghi rõ họ tên, nhãn hiệu, quy cách vật t, phơng thức kiểm nghiệm, đơn vị tính, số lợng theo hoá đơn, số lợng đúng qui cách và số lợng không đúng qui cách. Biên bản này phải có chữ ký của Trởng ban kiểm nghiệm, đại diện kỹ thuật, thủ kho.
Căn cứ hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm, cán bộ phòng kế hoạch vật t viết phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho Ngày 7 tháng 3 năm 2002 Số 416 Mẫu số 01 - VT Nợ: Có: Họ tên ngời giao hàng: Vũ Minh Dũng
Theo hoá đơn số 033138 ngày 2/3/2002 của Đại lý vải bò Hnoisimex Nhập tại kho Công ty
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ Thực nhập
1 Vải bò Mét 390 390 25.500 9.945.000
Cộng tiền hàng: 9.945.000
Thuế suất GTGT: 0% Tiền thuế: 0
Tổng cộng thanh toán: 9.945.000 Số tiền bằng chữ:
Ngày nhập 7 tháng 3 năm 2002
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng
Phiếu này lập thành 2 liên, 1 liên chuyển tới thủ kho, 1 liên lu tại quyển. Thủ kho cho nhập hàng, ghi số thực nhập lên phiếu nhập kho, cùng với ngời giao hàng ký phiếu nhập kho. Căn cứ vào đó, thủ kho ghi thẻ kho và định kỳ chuyển cho kế toán vật t để ghi sổ.
2.3.4.2 Hạch toán nghiệp vụ xuất kho
Để hạch toán nghiệp vụ xuất kho, các chứng từ sử dụng gồm: Lệnh sản xuất
Lệnh cấp phát vật t Phiếu xuất kho
Qui trình luân chuyển chứng từ
Cán bộ phòng Giám đốc Cán bộ phòng Kế hoạch vật t kế hoạch vật t Nghiệp vụ
xuất kho
Lệnh sản xuất Duyệt Phiếu xuất kho Lệnh cấp phát vật t
Thủ kho Kế toán vật t
Lu
Xuất kho Ghi sổ
Ví dụ: Khi nhận đợc đơn đặt hàng FT, Giám đốc sẽ xem xét và quyết định chấp nhận thực hiện đơn đặt hàng trên. Căn cứ vào đơn hàng này, sau khi tính toán và xác định định mức vật t cho từng loại giầy phòng kế hoạch sẽ lập các lệnh sản xuất và lệnh cấp phát vật t.
Lệnh sản xuất
Số 1/14 TL Đơn vị nhận lệnh: Xí nghiệp may Kiểu giầy: 203436
Đơn hàng: FT Số lợng: 3.000 đôi
Ngày giao lệnh: 5/3/3003 Ngày hoàn thành:l 20/3/2002 Ni cỡ Màu .... 36 37 39 39 40 41 Tổng White 70 140 210 210 140 70 840 Khate 60 120 180 180 120 60 720 Jean 65 130 195 195 130 65 780 Blue 55 110 165 165 110 55 660
Lệnh cấp phát vật t ST T Tên vật t Đơnvị tính Định mức cấp phát Tổng Chênh lệch `Ghi chú Chuẩn bị sản xuất Phân xởng may Phân xơng giầy T3 T4 1 Bạt 3 trắng M 101 107,3 2 Khaki " 87 3 Blue " 80 108 4 Vải bò Jeans " 94 5 Vài bò mành " 392 406,8 6 Bạt 34/9 trắng " 193 200 7 Khaki " 166 256,5 8 Blue " 146 157,5 9 Navy " 172 10 Xốp ba li Tấm 87 90 11 Bìa p2 Tấm 87 12 Phin trắng M 590 13 Khaki " 590 14 Navy " 500 15 Blue " 480 16 Tem may cổ Chiếc 6000 17 Ôde nhôm Bộ 48000
18 Dây giầy Đôi 3000 105019 Đế giữa FE16 Đôi 3000