Đợc ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế theo sổ cái .
Các sổ kế toán áp dụng: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái TK152,151, (611) , sổ chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn.
Ưu điểm: Khá đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán.
Nhợc điểm:Ghi chép trùng lắp.
Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, có nhu cầu phân công lao động kế toán.
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng
từ gốc
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Nhật ký – sổ cái hợp chi tiếtBảng tổng
Sơ đồ 1.11
Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ
I.5.4. Hình thức nhật kí chứng từ.
Tiến hành ghi chép, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản, kết hợp với phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Các nghiệp vụ đợc ghi chép theo trình tự thời gian. Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Bảng cân đối số phát sinh
Các loại sổ sử dụng trong hạch toán vật liệu: Nhật ký chứng từ số 1, 2 ,5, 7, 10,...; Bảng kê số 4, 5, 6; sổ cái TK151, 152, 611.
Ưu điểm: Giảm khối lợng ghi sổ, chuyên môn lao động kế toán cao, tính đối chiếu kiểm tra cao do kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ.
Nhợc điểm: Kết cấu phức tạp số lợng nhiều, đòi hỏi trình độ kế toán cao, khó vận dụng máy vi tính vào cồng tác kế toán.
Sơ đồ 1.12
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Thích hợp với những doanh nghiệp lớn, loại hình kinh doanh phức tạp , thực tế kế toán chủ yếu lao động thủ công.
Chứng từ gốc
Bảng kê số 3, 4, 5, 6
Nhật kí chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái TK152,151(611)
Bảng tổng hợp chi tiết vật
liệu
I.6- hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Trong 5 năm qua Nhà nớc đã sửa đổi và ban hành nhiều cơ chế chính sách mới về chuẩn mực kế toán Việt Nam, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT, về đất đai và Luật doanh nghiệp, cũng nh chính sách khuyến khích doanh nghiệp vừa và nhỏ nâng cao quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, mở rộng liên doanh, liên kết, huy động vốn qua mua bán cổ phần. Doanh nghiệp vừa và nhỏ trong khu vực t nhân đã chiếm vị trí quan trọng và ngày càng quan trọng hơn trong nền kinh tế đất nớc. Từ hơn 3 vạn doanh nghiệp t nhân trong năm 1996 đến năm 2001 đã có 63 vạn 700 doanh nghiệp. Doanh nghiệp vừa và nhỏ từ chỗ chỉ có trên một tỷ đồng vốn nay đã tăng lên trên 10 tỷ đồng; lao động từ 100 ngời lên 300 ngời bình quân.
Tất cả những đổi mới trên đòi hỏi phải sửa đổi và hoàn thiện hơn cơ chế quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong đó có chế độ kế toán.
Nhằm đáp ứng những yêu cầu đó ngày 23/12/1996, Bộ tài chính đã ký Quyết định số 1177TC/QĐ/CĐKT ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa
và nhỏ áp dụng thống nhất trong cả nớc từ ngày 01/01/1997 cho tất cả các
doanh nghiệp vừa và nhỏ,. Nh vậy, ở nớc ta hiện nay có hai Quyết định về chế độ kế toán cho các doanh nghiệp: QĐ 1141TC/QĐ- CĐKT áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn và QĐ 1177TC/QĐ-CĐKT áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.Do đặc điểm của mô hình các doanh nghiệp vừa và nhỏ có những nét khác so với các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp Nhà nớc vì vậy chế độ kế toán cũng có những nét khác nhau đó là:
Hệ thống tài khoản khác nhau.Số tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ ít hơn.Hiện nay số tài khoản sử đụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ có 52 tài khoản cấp 3 và 40 tài khoản cấp 4 trong khi theo QĐ 1141 thì số tài khoản các doanh nghiệp có quyền sử dụng là 82 tài khoản cấp 3 và 107 tài khoản cấp 4, một số tài khoản trùng tên nhng phơng pháp hạch toán khác nhau.
Số tài khoản nhiều hay ít không nói lên là doanh nghiệp đó có kế toán hoàn thiện hơn hay không mà chỉ phản ánh quy mô hoạt động của doanh nghiệp.Cùng với đó hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống chứng từ cũng khác về cách lập, số lợng. Nếu nh các DNNN có thể áp dụng một trong 4 hình thức ghi sổ thì các DN vừa và nhỏ không sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ, bởi hình thức sổ này phức tạp và không cần thiết...
Từ những khác nhau trong quy định của chế độ đã dẫn đến trong quá trình hạch toán cũng có sự khác nhau.Trong bài viết này em xin trình bày những điểm khác biệt trong quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu, điểm khác biệt này chủ yếu là do sự khác nhau về hệ thống tài khoản.
+ Các doanh nghiệp vừa và nhỏ không sử dụng TK 151 để theo dõi hàng mua đi đờng, nên trong trờng hợp mua vật liệu hoá đơn về nhng hàng cha về thì kế toán khi đó lu hoá đơn vào một tập hồ sơ riêng “ Hàng mua đang đi trên đ- ờng” chờ đến khi hàng về nhập kho sẽ ghi sổ bình thờng.
+ Số chiết khấu thanh toán đợc hởng không theo dõi trên TK515 mà theo dõi trực tiếp trên TK511 theo bút toán:
Nợ TK 111, 112 : Số tiền đợc ngời bán trả lại. Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả.
Nợ TK 1388 : Số tiền khách hàng Có TK 511 : Số chiết khấu đợc hởng.
Việc tham gia hoạt động đầu t tài chính ngắn hay dài hạn đợc phản ánh trên TK121, TK 221, nên khi xuất vật liệu tham gia liên doanh kê toán ghi:
Nợ TK 121,221 : đầu t tài chính ngắn hạn, dài hạn Có TK 152 : Giá trị vật liệu ghi sổ(KKTX) Có TK611 : Giá trị vật liệu ghi sổ(KKĐK)
Nợ ( có)TK4112 :số chênh lệch giá trị ghi sổ với gía chấp nhận Khi nhận lai vốn góp liên doanh bằng vật liệu kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Giá trị thực tế vật liệu nhập kho(KKTX) Nợ TK 611 : Giá trị thực tế vật liệu nhập kho(KKĐK)
Có TK 221,121 :Đầu t tài chính dài hạn, ngắn hạn.
+ Chi phí sản xuất ở các DN lớn đợc theo dõi chi tiết trên các TK 621,627,641,642 nhng ở DN vừa và nhỏ thì mọi chi phí sản xuất đều đợc tập hợp trên TK 154, chi phí bán hàng , chi phí quản lý DN hạch toán trên TK642. Do đó khi xuất vật liệu cho sản xuất sản phẩm kế toán ghi:
Nợ TK 154 : chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. Nợ TK 642 : chi phí quản lý kinh doanh
Nợ TK 241 : chi phí XDCB
Có TK152 : nguyên liêu, vật liệu (KKTX) Có TK 611 :mua hàng (KKĐK)
+ Khi đánh giá lại giá trị tài sản cố định hay hàng tồn kho thì chênh lệch đ- ợc phản ánh vào TK4112 chứ không phản ánh vào TK412 nh trong QĐ1141.
+ Trích lập dự phòng hàng tồn kho đợc theo dõi qua TK1593 theo bút toán: Nợ TK 632 : Gía vốn hàng bán
Chơng II
Thực trạng công tác tổ chức hạch toán nguyên, vật liệu tại công ty Cơ nhiệt và điện lạnh Bách kho
Hà Nội (POLYCO).
II.1- đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động của công ty polyco.
II.1.1- Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội (polytechnical, mechanical, thermal, electrical and refrigeration engineering co.,ltd) là một công ty TNHH thành lập năm 1995 theo giấy phép thành lập số 1823/GPUP do UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 5/5/ 1995.Công ty hoạt động theo giấy đăng ký kinh doanh số 054705 do Uỷ ban kế hoạch Thành phố cấp ngày 14/5/1998.
- Tên gọi chính thức: Công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội. - Tên giao dịch: POLYCO.
- Giám đốc: TS. Đinh Văn Thuận.
- Trụ sở chính: 767- đờng Giải Phóng, quận Hai Bà Trng, TP Hà Nội. - Mã số thuế: 0100520122-1
- Tài khoản: 431101000218- sở giao dịch I- Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn.
- Điện thoại: (04).8641540 - Fax: (04).8643779.
Ban đầu thành lập vốn điều lệ của công ty là 550 triệu, sau một năm hoạt động số vốn đó đã là 1 tỷ đồng và 6 tháng sau là 3 tỷ, cho tới hiên nay thì số vốn điều lệ đã lên tới 15 tỷ đồng. Qua hơn 7 năm hoạt động công ty càng ngày càng lớn mạnh trong lĩnh vực cơ khí. Từ chỗ công ty chi có vài chục công nhân đến nay số lao động đã là 300 tới 400 công nhân tuỳ từng thời kỳ. Năm 2000 công ty đạt giải nhất giải thởng “ Sáng tạo khoa học công nghệ Việt Nam”
( VIFOTECH 2000) và đợc đánh giá là công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực thiết kế, chế tạo, lắp đặt các thiết bị nhiệt lạnh, và các thiết bị thực phẩm trong các nhà máy bia, nhà máy sữa...
♦ Các lĩnh vực hoạt động của công ty.
Công ty cơ nhiệt và điện lạnh Bách khoa Hà Nội ( Polyco) là công ty chuyên thiết kế, chế tạo, cung cấp, lắp đặt, t vấn kỹ thuật và chuyển giao công nghệ thuộc các lĩnh vực chuyên ngành sau:
- Thiết bị áp lực: thiết kế, chế tạo và lắp đặt các thiết bị áp lực, các bình tách dầu, tách lỏng, bình chứa ga, bình chứa khí nén, các tank lên men bia, bồn chứa, các thiết bị trao đổi nhiệt...
- Lò hơi: Thiết kế, chế tạo và lắp đặt các lò hơi đốt dầu tự động, lò hơi đốt than có công xuất nhỏ vừa và lớn.
- Điện lạnh: Thiết kế, chế tạo và cung cấp, lắp đặt các hệ thống lạnh có công suất đến hàng triệu Kcal/ h cho các nhà máy bia, nhà máy sữa, hệ thống cấp đông nhanh và các nhà máy sản xuất nớc đá.
- Thiết bị chế biến thực phẩm: Thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt toàn bộ và dây chuyển giao công nghệ ( theo phơng thức chìa khoá trao tay) cho các nhà máy bia, cồn, rợu, sữa, hoa quả, chế biến thực phẩm.
- Điều hoà không khí: Thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt các hệ thống điều hoà không khí và thông gió cho các nhà hàng, khách sạn, nhà cao tầng hiện đại, hội trờng và các nhà máy xí nghiệp.
- Điện, đo lờng và tự động hoá: Thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt các hệ thống điện, đo lờng và tự động hoá (thông qua máy tính hệ PLC) cho các hệ thống lò hơi, máy lạnh, điều hoà không khí cho các nhà máy bia, rợu, hoa quả, chế biến thực phẩm.
- Các lĩnh vực khác: Thiết kế và lắp đặt các hệ thống xử lý nớc, xử lý nớc thải, hệ thống khí nén, hệ thống thu hồi CO2 và hệ thống chiết chai.
♦ Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
Từ các lĩnh vực hoạt động trên ta cũng có thể nhận thấy đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Polyco. Sản phẩm chủ yếu của công ty là các tank lên men , tank chứa và xử lý nớc...Một mặt, công ty cung cấp các sản phẩm này trên thị trờng, mặt khác trực tiếp lắp đặt cho khách hàng và mục tiêu chính của công ty là lắp đặt cho khách hàng. Việc lắp đặt cho khách hàng thông qua hợp đồng giữa khách hàng và công ty. Đối với những hợp đồng nhỏ thì công ty có thể đạt đợc thông qua thoả thuận, đơn đặt hàng. Nhng đối với những công trình lớn thì công ty phải tham gia các cuộc đấu thầu.Trong 3 năm trở lại đây trung bình mỗi năm công ty ký đợc trên 60 hợp đồng, hợp đồng thấp nhất là 10 triệu và cao nhất hiện nay là 1.5 tỷ đồng, thời gian hoàn thành một công trình là từ 2 tháng tới 16 tháng.
♦ Thị trờng của công ty.
Tính đến nay thị trờng của công ty Polyco đã mở rộng ra khắp cả nớc từ Hà Nội tới TP. Hồ Chí Minh. Ngoài phân xởng sản xuất chính tại Hà Nội – Polyco còn có 6 chi nhánh và đại diện ở một số tỉnh dọc theo chiều dài của đất nớc để tiện cho việc phục vụ khách hàng, mỗi chi nhánh này đều có giám đốc riêng và hạch toán một cách độc lập. Tại Hà Nội xởng sản xuất đặt tại khu công nghiệp Vĩnh Tuy – quận Hai Bà Trng, trụ sở giao dịch: 767 đờng Giải Phóng- quận Hai Bà Trng-TP Hà Nội.
Sau đây là một số công ty đã đang là khách hàng của Polyco. - Công ty bia Quy Nhơn.
- Công ty đờng Quảng Ngãi.
- Công ty bia và nớc giải khát Quảng Ninh. - Công ty bia ong Thái Bình .
- Công ty sữa Việt Nam (VINAMILK)
- Công ty rợu bia Việt Trì - (Bia VIGER) - Công ty bia Đông Hà - Quảng Trị. - Công ty bia Hải Phòng.
- Công ty thực phẩm công nghiệp Hà Đông. - Công ty cổ phần bia Nghệ An.
- Công ty bia Hoà Bình - Nhà máy rợu Sake Huế.
- Nhà máy bia Hà Thành – Công ty POLYCO
- ...
Tình hình hoạt động của công ty POLYCO đợc thể hiện qua một số chỉ tiêu sau: ( Trích tài liệu Báo cáo KQHĐKD năm 2002 của công ty POLYCO)
Đơn vị: đồng
Chỉ tiêu Số tiền
Tổng doanh thu 1. Doanh thu thuần 2. Giá vốn hàng bán 3. Lợi nhuận gộp
4. Chi phí quản lý doanh nghiệp
5. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 6. Thu nhập từ hoạt động tài chính
7. Tổng lợi nhuận trớc thuế 8. Thuế thu nhập doanh nghiệp 9. Lợi nhuận sau thuế
45.875.594.723 45.875.594.723 45.435.424.109 440.170.614 21.892.000 418.278.644 31.176.380 449.454.994 112.363.749 337.091.245
II.1.2- Cơ cấu tổ chức của công ty POLYCO.
Công ty cơ nhiệt và Điện lạnh Bách Khoa Hà Nội là công ty TNHH, bộ máy của công ty đợc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Nhiệm vụ quản
lý đợc chia theo các đơn vị riêng biệt, cho phép một chức năng tận dụng đợc nhiều tài năng quản lý của mỗi đơn vị, giảm bớt công việc cho lãnh đạo công ty.
Cơ cấu tổ chức của công ty với quyền cao nhất là Giám đốc TS. Đinh Văn Thuận. Tiếp dới là 6 phòng ban chức năng, mỗi phòng ban đảm nhiệm một chức năng riêng. Các phòng ban chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kinh tế kĩ thuật và lao động đợc xác định trong kế hoạch sản xuất, thực hiện nghiêm túc chỉ thị mệnh lệnh của ban giám đốc và có những chủ trơng, biện pháp để tháo gỡ khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh cho công ty.
Sơ đồ2.1
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà nội (POLYCO)
*Chức năng của các phòng ban:
- Chức năng của giám đốc : Giám đốc là ngời điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng chế độ, chính sách pháp luật của Nhà nớc và đảm bảo mục đích của công ty.
- Chức năng của phòng kế toán: Giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện công tác kế toán thống kê, kiểm tra kiểm soát công tác tài chính của công ty, có trách
Giám đốc POLYCO Phòng kế toán Phòng X - N khâu Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch vật tư Xưởng sản xuất
nhiệm quản lý tài sản vốn, quỹ, bảo quản và sử dụng vốn có hiệu quả, thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng