156 632 12.000.000 Mua hàng hóa về nhập kho 331 406.944
2.2.2.1. Thủ tục, chứng từ
- Hóa đơn GTGT: được kế toán lập cùng thời điểm với phiếu xuất, đặt giấy than viết hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
Liên 1: màu tím: Lưu tại quyển Hóa đơn GTGT. Liên 2: màu đỏ: Giao cho khách hàng.
Liên 3: màu xanh: Lưu chuyển nội bộ, làm căn cứ để kế toán viên ghi sổ.
Liên 3 được giao cho nhân viên kinh doanh xuống kho nhận hàng. Khi đưa hàng về kho công ty dập nhãn mác, nhân viên kinh doanh hoàn trả liên 3 cho kế toán kho và kế toán tổng hợp để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Khi đặt yêu cầu mua hàng, đại lý thỏa thuận phương thức và thời gian thanh toán. Đại lý phải chấp nhận thanh toán thì nhân viên kinh doanh mới làm đơn yêu cầu xuất hàng. Nếu đại lý chưa có khả năng thanh toán ngay ( mua chịu ), liên 2 hóa đơn vẫn lưu tại quyển. Nếu đại lý chấp nhận thanh toán ngay thì nhân viên kế toán ghi hóa đơn sẽ xé rời liên 2 khỏi quyển, giao kèm cho nhân viên kinh doanh giao cho khách hàng. Sau khi giao hàng, hóa đơn GTGT, nhận tiền thanh toán, nhân viên kinh doanh đưa về công ty, giao tiền cho kế toán tổng hợp viết phiếu thu chuyển kế toán tổng hợp để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Sổ đại lý: theo dõi tình hình mua hàng, công nợ của từng đại lý, số tiền còn nợ, số tiền đã thanh toán của khách hàng đại lý. Mỗi khách hàng được theo dõi trên một sổ đại lý. Sổ này lập thành 2 quyển sổ:
Quyển 1: màu xanh: lưu tại phòng kế toán
Quyển 2: màu hồng: giao đại lý, khi nhân viên kinh doanh đến giao hàng, đại lý kiểm tra số lượng hàng, nhân viên căn cứ liên 3 hóa đơn ghi vào sổ đại lý số lượng hàng hóa và số tiền phải trả của đại lý, phần ký nhận tại sổ đại lý có chữ ký của cả hai bên.
- Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo Có
2.2.2.2. Kế toán chi tiết
Dựa vào hóa đơn GTGT, sổ đại lý; kế toán lập sổ chi tiết bán hàng lập hàng ngày và chi tiết cho từng loại hàng hóa. Sổ chi tiết bán hàng dùng để theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu cho từng loại hàng hóa đã bán.
Cuối tháng, cộng sổ chi tiết bán hàng ghi một dòng lên sổ tổng hợp chi tiết bán hàng.
2.2.2.3. Kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam
Dựa vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có, sổ đại lý, kế toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ; làm căn cứ lên Sổ Cái TK 111,112, 131, 511. Cuối tháng, kế toán đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết bán hàng với Sổ Cái các TK liên quan
TK sử dụng là TK 511 Sổ chi tiết bán hàng Sổ tổng hợp – chi tiết bán hàng Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 111,112, 131, 511 Hóa đơn GTGT, giấy báo Có, phiếu thu, sổ đại lý Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán ghi sổ: Nợ TK 131 – chi tiết khách hàng
Có TK 5111 Có TK 3331
Theo khoản 2 điều 8 luật thuế GTGT của Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 3, số 13/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008 thì mặt hàng phân bón, thuốc bảo vệ thực vật chịu thuế suất 5%.
Khi kế toán tổng hợp nhận được phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng; kế toán ghi sổ:
Nợ TK 131
Có TK 111,112
Cuối tháng cộng sổ chi tiết bán hàng cùng với sổ chi tiết giá vốn của từng loại hàng hóa tính ra một số chỉ tiêu doanh thu và lãi gộp.
Như VD trên:
Ngày 31/12/2009 dựa theo liên 3 hóa đơn GTGT, giá hàng bán là 18.000.000đ, thuế GTGT hàng bán là 5%, kế toán ghi:
Nợ TK 131 – Bùi Đức Từ: 18.900.000 Có TK 5111: 18.000.000
Biểu 2.18: Hóa đơn GTGT kí hiệu CS/2009B, số hiệu 0094334
HÓA ĐƠN Mẫu số 01/GTKT – 3LL