2.3.3.2.1Chứng từ sử dụng
Mục đớch nhằm theo dừi tỡnh hỡnh nhập,xuất,tồn kho vật tư,cụng cụ,dụng cụ,sản phẩm làm căn cứ kiểm tra tỡnh hỡnh sử dụng,dự trữ cụng cụ,dụng cụ sản phẩm và cung cấp thụng tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho.
Cỏc chứng từ:
Nhật kớ chung
Sổ chi tiết TSCĐ&cỏc sổ chi tiết liờn quan
Sổ cỏi TK 211,213,214,642 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ theo dừi TSCĐ,thẻ TSCĐ Chứng từ kế toỏn
+phiếu nhập kho +phiếu xuất kho
+biờn bản kiểm nghiệm
+biờn bản kiểm kờ cụng cụ dụng cụ cuối kỡ +bảng kờ mua hàng
+bảng phõn bổ cụng cụ dụng cụ
*Phiếu nhập kho:nhằm xỏc định số lượng cụng cụ,dụng cụ,hàng húa nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho,thanh toỏn tiền hàng,xỏc định trỏch nhiệm với người cú liờn quan và ghi sổ kế toỏn.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng(trong cụng ty TNHH Quảng cỏo và Truyền thụng Nguyễn việc mua hàng do phũng kinh doanh đảm nhận).Phiếu được lập thành 2liờn với hàng mua ngoài.Người lập phiếu kớ ghi rừ họ tờn,người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập dụng cụ,sản phẩm.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày,thỏng,năm nhập và cựng người giao hàng kớ vào phiếu.Thủ kho giữ liờn 2 để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho phũng kế toỏn để ghi sổ và liờn 1 lưu ở nơi lập phiếu.
*Phiếu xuất kho:nhằm theo dừi chặt chẽ số lượng cụng cụ,dụng cụ,sản phẩm để xuất kho cho cỏc bộ phận sử dụng.Làm căn cứ để hạch toỏn chi phớ tớnh giỏ thành sản phẩm,dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng,thực hiện định mức tiờu hao.
Phiếu xuất kho do cỏc bộ phận xin lĩnh hay bộ phận quản lý,bộ phận kho lập thành 3liờn.Sau khi lập phiếu xong người lập phiếu và kế toỏn trưởng kớ xong chuyển cho giỏm đốc hoặc người ủy quyền duyệt(ghi rừ họ tờn) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng.Sau khi xuất kho,thủ kho ghi số lượng xuất theo ngày thỏng và cựng người nhận hàng kớ tờn vào phiếu xuất
Liờn1:lưu ở bộ phận lập phiếu
Liờn2:thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho kế toỏn vào sổ kế toỏn
Liờn 3:người nhận cụng cụ,dụng cụ,sản phẩm giữ để theo dừi ở bộ phận sử dụng
*Biờn bản kiểm nghiệm:xỏc định số lượng,quy cỏch cụng cụ,dụng cụ,sản phẩm trước khi nhập kho,làm căn cứ để quy trỏch nhiệm trong thanh toỏn và bảo quản.
*Biờn bản kiểm kờ cụng cụ,dụng cụ,sản phẩm,hàng húa:nhằm xỏc định số lượng chất lượng và giỏ trị của cụng cụ,dụng cụ,sản phẩm ở kho tại thời điểm kiểm kờ làm căn cứ xỏc định trỏch nhiệm trong việc bảo quản và phản ỏnh kịp thời lờn sổ kế toỏn.
*Bảng kờ mua hàng:là chứng từ kờ khai mua CCDC,hàng húa,dịch vụ lặt vặt trờn thị trường tự do trong trường hợp người bỏn khụng thuộc diện khụng phải lập húa đơn là căncứ phiếu nhập kho,thanh toỏn và hạch toỏn.những phần trong bảng này khụng được khấu trừ thuế GTGT
Bảng kờ mua hàng do người mua lập 2liờn -liờn 1 để lưu
-liờn 2 chuyển cho kế toỏn làm thủ tục thanh toỏn và ghi sổ
*Bảng phõn bổ CCDC:dựng để phản ỏnh tổng giỏ trị CCDC trong thỏng theo giỏ thực tế và giỏ hạch toỏn và phõn bổ cho cỏc đối tượng sử dụng.Bảng này cũn dựng để phõn bổ giỏ trị CCDC xuất dựng cú giỏ trị lớn,thời gian sử dụng dưới một năm hoặc trờn 1 năm đang đựơc phản ỏnh trờn TK 142 hoặc 242
2.3.3.2.2 Quy trỡnh luõn chuyển phiếu nhập,xuất kho
Sơ đồ 10a:quy trỡnh lập và luõn chuyển phiếu nhập kho Bộ phận mua
hàng
Người giao hàng
chuyển liờn2 tới kho&kớ nhận
Thủ kho Kế toỏn phụ trỏch
kho
Sơ đồ 10b Quy trỡnh lập và luõn chuyển phiếu xuất kho
Người yờu cầu Kế toỏn Kế toỏn trưởng Giỏm đốc Thủ kho
Phiếu nhập kho (2liờn) Nhập kho&kớ phiếu Thẻ kho Lư u liờ n1 Ghi sổ kế toỏn Lưu liờn 2 Xuất kho, kớ phiếu Lập phiếu xuất kho Yờu cầu xuất kho Ký phiếu nhậnhàng Ghi sổ kế toỏn Nhận phiếu Ghi thẻ kho Xem, kớ duyệt Kớ duyệt