2.2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị. Theo định nghĩa trong “Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp” (Đại học Kinh tế quốc dân) thì chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cá doanh nghiệp mà không tách riêng ra được
cho bất kỳ một hoạt động nào. Đó là các chi phí quản lý hành chính bao gồm: tiền lương và các khoản trích cho các nhà quản lý, nhân viên hành chính… kể cả nhân viên quản lý phân xưởng, khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp, chi phí điện nước và các dịch vụ mua ngoài dùng chung cho doanh nghiệp…
Tương tự như hạch toán chi phí bán hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán vào “Sổ nhật ký chung”, vào “sổ chi tiết tài khoản 642”. Cuối tháng, căn cứ vào “ Sổ nhật ký chung” lập “ Sổ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp”
Biểu 2.22: Sổ chi tiết tài khoản 642
Đơn vị: Cty TNHH TM Tân Á Châu Địa chỉ: 50 Quan Nhân – Hà Nội
Mẫu số S36 – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
Tài khoản: 642 Đơn vị: VNĐ
Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ
Ghi nợ tài khoản
SH NT Tổng tiền 6421 6423 6425 6426 6427 6428 PC392 17/11 Mua d.cụ 111 52.460.895 52460895 PC397 18/11 Trả tiền DV 111 20.700.340 20700340 PC400 23/11 Thuế, phí 111 570.000 570000 26/11 dự phòng 352 177.740.270 177740270 PC402 28/11 Chi khác 111 52.400.350 52400350 BTTTL 28/11 lương NV 334 101.000.000 101000000 Tổng 404.871.85 5 101000000 52460895 570000 177740270 20700340 52400350 Người lập biểu (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Biểu 2.23: Sổ nhật ký chung
Đơn vị: Cty TNHH TM Tân Á Châu Địa chỉ: 50 Quan Nhân – Hà Nội
Mẫu số S30a – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2009 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Diễn giải Đã ghi SC TK
ĐƯ Phát sinh trong kỳ
Số Ngày Nợ Có Số trang trước chuyển sang ………… ………… …. …. ……….. ….……. ………. PC392 17/11 Mua đồ dùng x 6423 52.460.895 x 111 52.460.895
PC397 18/11 Tiền điện, nước, dịch vụ khác x 6427 20.700.340 x 111 20.700.340 ….. ….. …….. …….. …….. 26/11 CP dự phòng x 6426 177.740.270 x 352 177.740.270 BTVP BTL 28/11 Trả lương nhân viên x 6421 101.000.000 x 334 101.000.000 ….. …. ………. ……... ………
Cộng chuyển sang trang sau …….. ……..
Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.3.3. Kế toán tổng hợp về chi phí quản lý doanh nghiệp
Đơn vị: Cty TNHH TM Tân Á Châu Địa chỉ: 50 Quan Nhân – Hà Nội
Mẫu số S30b – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642
Tháng 11 năm 2009
Đơn vị: VNĐ
Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh trong kỳ
Số Ngày Nợ Có
PC392 17/11 Mua đồ dùng 111 52.460.895
PC397 18/11 Trả tiền điện, điện
thoại và d.vụ khác 111 20.700.340
PC400 23/11 Thuế, phí, lệ phí 111 570.000
26/11 CP dự phòng 352 177.740.270
PC402 28/11 Chi bằng tiền khác 111 52.400.350
BTTTL 28/11 Trả lương nhân viên 334 101.000.000
30/11 Kc xác định KQKD 911 404.871.855 Tổng cộng 404.871.855 404.871.855 Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên)
2.2.6. Kế toán kết quả kinh doanh
Sau mỗi kỳ hạch toán, kế toán tiến hàng xác định kết quả tiêu thụ, sử dụng tài khoản 911 – “Xác định kết quả”. Cuối tháng, kế toán lập phiếu kế toán, kết chuyển doanh thu, giá vốn và chi phí tiêu thụ lên tài khoản 911, thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1
HẠCH TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ
Ta xác định kết quả tiêu thụ tháng 11 năm 2009 của công ty như sau: - Doanh thu bán hàng: 14.306.734.085
- GVHB: 12.971.867.366
- Chi phí bán hàng: 778.394.540
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: 404.871.855
TK 911 TK 632 Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển chi phí bán hàng và quản lý DN TK 641, 642 TK 142 Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển (nếu có) TK 511 Kết chuyển doanh thu Kết chuyển lỗ TK 4211 Kết chuyển lãi TK 8211 Chi phí thuế TNDN Ghi giảm thuế TNDN
Ta có các bút toán kết chuyển xác định kết quả tiêu thụ như sau:
- Căn cứ vào “Sổ tổng hợp tài khoản 511”, kết chuyển doanh thu bán hàng:
Nợ TK 511: 14.306.734.085 Có TK 911: 14.306.734.085
- Căn cứ vào “Sổ tổng hợp tài khoản 632”, kết chuyển GVHB: Nợ TK 911: 12.971.867.366
Có TK 632: 12.971.867.366
- Căn cứ vào “Sổ chi tiết các tài khoản 6411, 6413, 6414, 6415, 6417, 6418”, kết chuyển chi phí bán hàng:
Nợ TK 911: 778.394.540 Có TK 641: 778.394.540
- Tương tự, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: 404.871.855
Có TK 642: 404.871.855
Sau khi đã có số liệu kết chuyển chi phí, doanh thu, kết toán tiền hành tính lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận thuần và thuế thu nhập doanh nghiệp cho tháng 11 năm 2009:
- Lợi nhuận trước thuế = 14.306.734.085 – (12.971.867.366 + 778.394.540
+ 404.871.855) = 151.600.324 đồng
Thuế TNDN (8211) = Lợi nhuận trước thuế × Thuế suất thuế TNDN = 151.600.324× 28% = 42.448.090,72 đồng
= 151.600.324 - 42.448.090,72 = 109.152.233,28 đồng Kế toán hạch toán như sau:
- Khi tính số thuế TNDN tạm nộp cho tháng 3 năm 2008: Nợ TK 8211: 42.448.090,72
Có TK 3334 - Thuế TNDN: 42.448.090,72 - Khi tạm nộp vào Ngân sách Nhà nước:
Nợ TK 3334: 42.448.090,72 Có TK 1121: 42.448.090,72 - Kết chuyển chi phí thuế TNDN:
Nợ TK 911: 42.448.090,72 Có TK 8211: 42.448.090,72 - Kết chuyển lãi:
Nợ TK 911: 109.152.233,28
Biểu 2.25 : Tổng hợp tài khoản 911
Đơn vị: Cty TNHH TM Tân Á Châu Địa chỉ: 50 Quan Nhân – Hà Nội
Mẫu số S30b – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911
Tháng 11 năm 2009
Đơn vị: VNĐ
Diễn giải TK
ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh có
Doanh thu bán hàng & DV 511 0 14.206.734.085
Giá vốn bán hàng 632 12.971.867.366 0
Chi phí bán hàng 641 778.394.540 0
Chi phí quản lý doanh ngiệp 642 404.871.855
Thuế thu nhập doanh nghiệp 8211 42.448.090,72
Lợi nhuận đạt được 4211 109.152.233,28
Tổng cộng 14.206.734.085 14.206.734.085 Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) CHƯƠNG III
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ, KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU
3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ, KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CHI PHÍ, KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN
3.1.1 Ưu điểm
Hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu là tiêu biểu trong các doanh nghiệp cùng ngành. Quy mô của công ty rất lớn, đứng trong tốp đầu những công ty Dược phẩm của Việt Nam. Vì thế mà hoạt động của bộ máy kế toán luôn phải đảm bảo tính liên tục, hợp lý, chính xác trong việc
Công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu kinh doanh trên một thị trường rộng và là thị trường tiềm năng về lợi nhuận. Các mặt hàng đa dạng, thị trường đa dạng và cách thức tiêu thụ hàng hoá cũng vậy. Hiện công ty tiêu thụ theo cả 2 hình thức bán buôn và bán lẻ. Chủ yếu vẫn là bán buôn qua kho có tham gia thanh toán do khách hàng của công ty phần nhiều là khách hàng lớn và thường xuyên.
Trong hạch toán tiêu thụ hàng hoá, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để theo dõi. Như vậy thuận tiện cho việc đối chiếu giữa sổ kế toán với kho, phát hiện ra chênh lệch và tìm nguyên nhân, đưa ra biện pháp hợp lý.
Về tính giá hàng xuất kho thực tế, công ty áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền. Giá xuất được tính vào cuối tháng, giảm được một khối lượng lớn công việc, tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Tài khoản doanh thu 511 được chi tiết theo khách hàng, như vậy kế toán sẽ nắm được doanh số mà từng đối tượng khách hàng mang lại cho công ty.
Thuận tiện hơn trong việc áp dụng các mức chiết khấu bán hàng để thúc đẩy tiêu thụ.
Hệ thống chứng từ của công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán, công tác lưu và bảo quản chứng từ tốt do vậy công việc hạch toán chi tiết không gặp vướng mắc. Các nghiệp vụ luôn đầy đủ chứng từ, các bút toán kết chuyển được lập đầy đủ phiếu kế toán…
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả, còn những tồn tại như sau:
Về chứng từ tiêu thụ: Công ty sử dụng Hoá đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho khi hàng được xuất bán cho khách. Như vậy chưa đồng bộ trong việc quản lý kho vì lý do khi hàng nhập về, Phiếu nhập kho vẫn được lập theo quy định.
Tài khoản doanh thu 511 chi tiết theo từng đối tượng khách hàng có những ưu điểm riêng, xong như vậy sẽ không theo dõi được chủng loại hàng hoá nào đem lại nhiều doanh thu nhất cho doanh nghiệp.
Hiện nay, doanh nghiệp có 3 loại chi phí: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí thu mua hàng hoá. Nhưng loại chi phí thứ ba này lại không có tài khoản theo dõi riêng mà được hạch toán chung vào chi phí bán hàng, chi tiết cho tiểu khoản 6417, 6418. Chi phí mua hàng là chi phí để hàng được tới kho của doanh nghiệp, như vậy bản chất của nó không phải là khoản chi phí cho tiêu thụ mà đúng hơn là nó làm tăng giá trị cho hàng hoá của doanh nghiệp.
Mặc dù doanh nghiệp ít áp dụng phương pháp bán buôn không qua kho, nhưng khi vận chuyển hàng trực tiếp không qua kho, kế toán vẫn ghi bút toán nhập kho, phiếu nhập kho vẫn được lập. Như vậy, trên “Bảng tổng hợp Nhập -
Xuất - Tồn” và “Thẻ kho” sẽ không phản ánh đúng thực trạng luân chuyển hàng hoá.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Trong thời kỳ phát triển kinh tế như hiện nay, kế toán không chỉ là ghi chép lại những hoạt động kinh tế, tài chính diễn ra trong đơn vị, để phản ánh những biến động của tài sản, nguồn vốn, mà còn có vai trò như một hệ thống thông tin hỗ trợ đắc lực cho những nhà quản trị doanh nghiệp, quản trị tài chính. Đối với họ, để ra được một quyết định, một hướng đi hay hành động tiếp theo thì không thể thiếu được thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán.
Đối với doanh nghiệp thương mại, lại là doanh nghiệp lớn của Nhà nước thì ngoài việc thực hiện nhiệm vụ công ích, hạch toán trung thực, hợp lý còn có nhiệm vụ phát triển vốn của Nhà nước giao, tối đa hoá lợi nhuận, thúc đẩy tiêu thụ. Tuy nhiên, những yếu tố về chế độ, thị trường… cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tổ chức công tác kế toán tiêu thụ.
Để phục vụ cho mục đích kế toán quản trị, công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu cần có 1 đội ngũ nhân viên hiểu biết về quản trị kế toán và đội ngũ phân tích các thông tin kế toán. Qua đó, thường xuyên nắm vững tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, biết được nguồn đem lại lợi nhuận cao, thị trường cần khai thác…
Hệ thống kế toán nói chung và kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh nói riêng luôn phải tuân thủ chế độ, quy định kế toán, phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Dù hoàn thiện hay phát triển đến đâu cũng phải đảm bảo nguyên tắc tuân thủ, phù hợp…hơn nữa phải tiết kiệm, hiệu quả.
Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của công ty Dược phẩm Trung ương I với những tồn tại như đã nêu ở trên, có thể xem xét và hoàn thiện về các mặt như sau:
Về việc sử dụng chứng từ hạch toán hàng tiêu thụ, không nên gộp “Phiếu xuất kho” với “Hoá đơn GTGT”. Việc tách biệt giúp cho công tác quản lý hàng tồn kho hiệu quả, thống nhất hơn về cả mặt giá trị và số lượng.
Ngoài các biện pháp hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả, công ty nên đa dạng hoá các phương thức bán hàng. Chú trọng vào thị trường bán buôn, đặc biệt là hình thức bán buôn vận chuyển thẳng. Hình thức này tiết kiệm được chi phí lưu kho, chi phí bảo quản hàng tồn kho… nhưng đòi hỏi sự tính toán hợp lý trong việc lên kế hoạch giao hàng cũng như khai thác khách hàng tiềm năng.
Với kinh nghiệm và khả năng của công ty, công ty có thể phát huy hình thức bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán (môi giới). Như vậy, vừa tăng được lợi nhuận, vừa giảm nhẹ được công tác xử lý và quản lý công nợ.
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ, KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU
3.2.1. Về công tác quản lý doanh thu, chi phí
Công tác quản lý doanh thu, chi phí đã tổ chức được kế toán chi tiết doanh thu cho từng loại mặt hàng, từng loại dịch vụ, giúp nhà quản trị có thể nắm bắt kịp thời các thông tin về tình hình tiêu thụ của từng loại hàng hoá, trong khoảng thời gian bất kỳ, hàng hoá nào có lợi nhuận đơn vị cao nhất để đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời và phù hợp. Tuy nhiên việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng bán ra chưa được thực hiện.
Doanh nghiệp có thể tiến hành phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hóa đã bán theo tiêu chuẩn trị giá vốn hàng xuất kho bán như sau:
Sau khi phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng hoá bán trong kỳ, kế toán tiếp tục phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại hàng hoá theo công thức:
Từ đây ta có thể tính được lợi nhuận đơn vị của từng loại hàng hoá đã xuất bán theo công thức: Trị giá vốn hàng tồn đầu kỳ CPBH (CPQLDN) phân bổ cho hàng đã bán Trị giá vốn hàng nhập trong kỳ CPBH (CPQLDN) phát sinh trong kỳ CPBH (CPQLDN) của hàng tồn đầu kỳ Trị giá vốn hàng đã bán trong kỳ = x + + Tổng doanh thu bán hàng hoá CPBH (CPQLDN) phân bổ cho từng loại hàng đã bán CPBH (CPQLDN) phân bổ cho
hàng đã bán từng hàng hoá Doanh thu cần phân bổ
Với việc tổ chức kế toán chi tiết doanh thu và kết quả kinh doanh từng mặt hàng, các nhà quản trị có thể thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu và kế hoạch lợi nhuận cũng như việc xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố như khối lượng sản phẩm tiêu thụ, kết cấu mặt hàng… đến lợi nhuận của doanh nghiệp, từ đó có thể đưa ra các quyết định phù hợp với sự thay đổi của thị trường và sự phát triển của Công ty
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
Tài khoản 511 nên chi tiết cho loại hàng hoá, hoặc nhóm hàng. Vì mục đích mà công ty hướng tới là lợi nhuận, tiêu thụ càng mạnh càng tốt. Chi tiết tài khoản như vậy sẽ nắm bắt được sức tiêu thụ của từng nhóm hàng, khả năng đem lại doanh thu cho doanh nghiệp của từng nhóm hàng.
Hiện nay, công ty đang hạch toán chi phí thu mua vào tài khoản 641 – “Chi phí bán hàng”, tuy xét về tổng lợi nhuận không làm chênh lệch, nhưng về