3. 2: Một số giải pháp nhằmd hoàn thiện kế toán nguyênvật liệu tại Công ty cổ
3.2.1 Hoàn thiện chứng từ kế toán nguyênvật liệu
Kế toán nguyên vật liệu phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc lập chứng từ , phải có chứng từ gốc mới được vào sổ kế toán.
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Hiện nay thủ tục nhập và xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty còn chứa nhiều bất hợp lý, cần hoàn thiện theo hướng sau:
Khi có nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, bộ phận sản xuất xin ý kiến Tổng Giám đốc và Kế toán viết Phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất. Trước đây Công ty không xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu do nguyên vật liệu của Công ty phụ thuộc vào mùa vụ, do vậy tình hình sản xuất do vậy cũng bị chi phối và không đều. Hiện nay, ngoài mặt hàng chủ lực là cà phê nhân Công ty còn sản xuất thêm một số mặt hàng cà phê tiêu dùng ngay như cà phê tan sữa, cà phê tan đường, cà phê phin… Như vậy, việc lập kế hoạch sản xuất là cần phải có để đưa tình hình sản xuất vào ổn định. Đi kèm với việc lập kế hoạch sản xuất thì Công ty nên xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu để giảm bớt lượng nguyên vật liệu hao phí do sử dụng không hết, do hư hỏng vì không bảo quản được. Ngoài ra, tránh gây thủ tục rườm rà trong việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, Công ty nên xây dựng và sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”, xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu. Từng bộ phận sản xuất căn cứ theo hạn mức mà sử dụng nguyên vật liệu.
Số lượng thực xuất trong tháng do Thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức sử dụng được duyệt theo yêu cầu sử dụng và số lượng thực xuất từng lần. Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm để xác định hạn mức được duyệt trong tháng cho từng bộ phận sử dụng: Hạn mức được duyệt trong tháng = Số lượng SP sản xuất theo kế hoạch * Định mức sử dụng vật liệu cho một đơn vị SP Phiếu được lập làm 2 liên và giao cả 2 liên cho bộ phận sản xuất. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang 2 liên đến kho, người nhận nguyên vật liệu ký nhận vào 2 liên ( dòng cuối cùng và ngày lĩnh tương ứng). Lần lĩnh tiếp theo
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
người nhận mang phiếu đến kho nhận không cần ký nhận. Cuối tháng, dù hạn mức còn hay hết, Thủ kho thu cả 2 phiếu và cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho, thủ kho nộp lại 1 liên cho kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức sử dụng nguyên vật liệu…), bộ phận sản xuất muốn xin thêm phải xin được cấp “Phiếu xuất kho” hoặc “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” mới có xác nhận của Tổng Giám đốc hoặc Trưởng phòng vật tư. Mẫu “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” như sau:
Biểu số 17:
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Ngày… tháng…năm2008
Lý do xuất: Xuất tại kho:
Tên, nhãn hiệu, quy Mã số ĐV tính Hạn mức Số lượng Ngày … Cộng Cộng Ngày…tháng….năm2008 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phòng vật tư (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
3.2.2 Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản nguyên vật liệu
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Công ty đang tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong quá trình hạch toán tổng hợp Công ty đã sử dụng tài khoản 152, chi tiết theo từng nhóm nguyên vật liệu. Tuy nhiên, trên TK 152.2 “Nguyên vật liệu phụ” của Công ty có quá nhiều chủng loại vật liệu có vai trò, công dụng khác nhau. Vì vậy, để tiện cho công tác quản lý nguyên vật liệu Công ty nên mở thêm tiểu khoản 152.4 “Phụ tùng thay thế” và tiểu khoản 152.8 “Vật liệu khác”. Như vậy, tài khoản 152 tại Công ty sẽ được chi tiết thành các tiểu khoản như sau:
- TK 152.1 Nguyên vật liệu chính - TK 152.3 Nhiên liệu
- TK 152.4 Phụ tùng thay thế (vòng bi, sàng lọc, dây điện…) - TK 152.8 Vật liệu khác
Bên cạnh đó, Công ty nên lập sổ danh điểm nguyên vật liệu cho từng kho theo từng loại kích thước, công dụng, tính chất để tiện thống nhất giữa các xưởng và việc lập bảng kê, báo cáo nhập - xuất - tồn kho. Bộ phận quản lý nguyên vật liệu có thể dùng số tự nhiên để quy ước dần theo từng chủng loại nguyên vật liệu. Thực hiện được điều này sẽ giúp cho kiế toán giảm nhẹ công việc ghi sổ và thuận tiện trong việc cập nhật số liệu vào máy tính nhanh chóng. Việc quy ước như sau:
- Ba số tự nhiên đầu tiên: biểu thị loại tài sản của Công ty
- Số thứ tự thứ tư: biểu thị vai trò nguyên vật liệu, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất (chính, phụ)
- Số thứ tự thứ năm: biểu thị tính chất, chức năng của nguyên vật liệu.
Biểu số 18:
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU STT Danh điểm Tên nguyên vật
liệu
ĐVT Đơn giá Ghi chú
01 152.1 152.1.1 152.1.2 ……… Nguyên vật liệu chính Cà phê quả Cà phê thóc khô ……… 02 152.2 152.2.1 ………… Nguyên vật liệu phụ Hộp đựng cà phê ……… 03 152.3 152.3.1 152.3.2 ……… Nhiên liệu Xăng Dầu …………. 04 152.4 152.4.1 152.4.2 ………… Phụ tùng thay thế Vòng bi Sàng ……. 05 152.8 152.8.1 ………… …. Vật liệu khác Chổi quét ……….
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
* Tiến hành phân loại chi tiết hơn nguyên vật liệu: do trong TK 152.2 - Nguyên vật liệu phụ còn chứa quá nhiều nguyên vật liệu khác nhau. Thay vì cho vào một tài khoản thì Công ty nên mở thêm TK chi tiết 152.8 “Nguyên vật liệu khác” để theo dõi và quản lý tốt hơn với các loại nguyên vật liệu này. Có thể phân loại chi tiết cho TK 152 như sau:
- 152.1 Nguyên vật liệu chính - 152.3 Nhiên liệu
- 152.4 Phụ tùng thay thế (vòng bi, sàng lọc, dây điện…) - 152.8 Vật liệu khác
3.2.3 Hoàn thiện sổ sách nguyên vật liệu:
Kế toán công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa phải ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kịp thời ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế đó xảy ra.
Công việc ghi sổ sách kế toán phải được thưch hiện hàng ngày, chính xác phải được thực hiện theo quy định.
Theo Chuẩn mực kế toán Quốc tế và Việt Nam thì để giảm bớt rủi ro một doanh nghiệp có thể lập dự phòng cho một khoản thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí chưa phát sinh vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị sổ của tài khoản để có nguồn bù đắp cho những thiệt hại có thể xảy ra trong kỳ kế toán sau.
Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà là một công ty có quy mô sản xuất lớn, chi phí nguyên vật liệu chiếm trên 80% tổng chi phí sản xuất. Vì vậy chỉ cần có một thay đổi nhỏ về giá cả của vật liệu trên thị trường cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn tới kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho sẽ góp phần bù đắp được những khoản thiệt hại có thể xảy ra khi giá vật liệu có biến động giảm. Hiện nay, Công ty đã tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Tuy nhiên quy trình lập cũng như cách thức lập
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
chưa tuân thủ nghiêm ngặt quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho”, các Thông tư hướng dẫn cũng như quy chế tài chính hiện hành (Thông tư 13 và Thông tư 89 của Bộ Tài chính). Trình tự tiến hành trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu như sau:
- Thành lập hội đồng trích lập:
Theo quy định của Thông tư số 13/2006/TT- BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006 thì thành phần hội đồng nhất thiết phải có:
+ Giám đốc công ty + Kế toán trưởng + Trưởng phòng vật tư
- Thời điểm trích lập và đối tượng trích lập
Ngày 31 tháng 12 hàng năm. Việc trích lập phải dựa vào kết quả kiểm kê thực tế cho từng loại nguyên vật liệu hiện có. Đối tượng trích lập phải thoả mãn quy định của Bộ Tài chính, đặc biệt không được tiến hành trích lập cho các loại nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của Công ty tại thời điểm tiến hành trích lập (các nguyên vật liệu nhận giữ hộ…) và các loại nguyên vật liệu mà giá bán thành phẩm được sản xuất từ nó không bị giảm giá. Đây là một điều quan trọng mà Công ty còn chưa chú trọng trong quá trình trích lập. Tổng Công ty cũng không cần thiết phải trích lập cho toàn bộ nguyên vật liệu của mình mà để đơn giản trong công tác trích lập chỉ cần tiến hành trích lập cho loại nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, điều này hoàn toàn phù hợp nguyên tắc trọng yếu của kế toán.
Tại Công ty Thái Hoà tuy đã tiến hành trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu nhưng việc trích lập không được tiến hành thường xuyên, trong khi giá cà phê luôn có sự biến động mạnh. Cụ thể là trong 2 năm 2006 và 2007 Công ty đã không tiến hành trích lập một khoản dự phòng nào cho cà phê tồn kho cuối kỳ trước khi lập Báo cáo tài chính. Vì sự ảnh hưởng của các khoản
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
dự phòng đến thông tin kinh tế của mình mà Công ty nên tiến hành trích lập dự phòng khi có đủ cơ sở cho việc trích lập. Điều này cũng sẽ giúp Công ty có được nguồn tài chính bù đắp cho các rủi ro có thể xảy ra, góp phần bảo toàn vốn kinh doanh của mình.
- Xử lý nguyên vật liệu sau khi tiến hành trích lập:
Tuy đã tiến hành trích lập nhưng không vì thế mà xem nhẹ việc quản lý đối với các loại nguyên vật liệu này, trái lại Công ty cần có những biện pháp quản lý, theo dõi cụ thể chúng. Sang niên độ kế toán tiếp theo cần xem xét sự biến động của giá cả trên thị trường, sự thay đổi phẩm cấp chất lượng của từng loại nguyên vật liệu. Khi có tổn thất thực tế cần tiến hành xử lý và xác định chính xác mức độ thiệt hại thực tế, từ đó có biện pháp xử lý cho phù hợp.
- Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” và hướng dẫn tại Thông tư số 89 thì để ghi sổ, xử lý khoản dự phòng đã được trích lập Kế toán sử dụng tài khoản 632 và tài khoản 159.
Vào năm tài chính tiếp theo, nếu số cần trích lập cho niên độ kế toán năm nay cao hơn số đã trích lập vào niên độ kế toán trước, kế toán Công ty đã hạch toán như sau:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết cho khoản dự phòng) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu khoản cần trích lập cho niên độ kế toán năm nay nhỏ hơn niên độ kế toán trước thì khoản chênh lệch đó được kế toán Công ty tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
Việc hoàn thiện kế toán trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và dự phòng giảm giá nguyên vật liệu nói riêng là một vấn đề quan trọng đối
SV: Hoàng nữ quỳnh Hoa – Lớp kế toán 1 GVHD:PGS.TS. Nguyễn Văn Công
với Công ty Thái Hoà cũng như các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường. Điều này nhằm tăng cường hiệu quả quản lý trong công tác quản lý của các doanh nghiệp.