- Cơ sở số liệu: đặc trng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là có căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp “ chứng từ ghi sổ” việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm.
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo trình tự nội dung kinh tế trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đợc đánh số liệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm theo phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán.
- Ưu điểm: Tiến hành đơn giản dễ làm
- Nhợc điểm: Ghi chép trùng lặp tách rời việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, tách rời việc hạch toán thêo thời gian với hạch toán chi tiết theo hệ thống, công việc dồn vào cuối tháng ảnh hởng tới thời gian lập báo cáo kế toán.
- Điều kiện áp dụng: Mô hình này thờng đợc áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn có nhiều nhân viên kế toán.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
- Cuối tháng phải khoá sổ, tính số phát sinh bên nợ, bên có và số d của các TK trên sổ cái để từ đó lập bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.