4. Benchmarking
4.6. Kế hoạch hành động
Quy trình thực hiện chung:
Phân loại bưu cục theo tiêu chí: diện tích, sản lượng
Chọn bưu cục mẫu trong từng phân lớp để Benchmarking Họp đánh giá – rút kinh nghiệm
Triển khai học hỏi – chia sẻ cho các BC còn lại trong phân lớp Giám sát, hỗ trợ các bưu cục còn lại trong phân lớp thực hiện
Benchmarking nội bộ mô hình 5S
Kiểm tra, kiểm soát và đánh giá, chấn chỉnh tình hình thực hiện
4. Benchmarking
4.6. Kế hoạch hành động
Công tác chuẩn bị:
Xây dựng danh mục các loại tài liệu, vật dụng cần có mặt tại điểm giao dịch / quầy giao dịch căn cứ theo tần suất sử dụng
Hệ thống hóa, chuẩn hóa đồng bộ tài liệu, trang thiết bị Xây dựng các tiêu chí phân loại, lưu kho, cất giữ
Xây dựng bảng tiêu chí, tiêu chuẩn đạt chất lượng
Xây dựng khẩu hiệu thực hiện 5S: “01 phút cho 5S = 01 giờ tìm kiếm”
Công việc cụ thể cần thực hiện; tần suất thực hiện, thời gian thực hiện; nhiệm vụ của từng cá nhân
4. Benchmarking
4.6. Kế hoạch hành động
Kiểm tra tình trạng sử dụng của tất cả các vật dụng / tài liệu: đang sử dụng, chưa sử dụng (dự trữ), hư hỏng, không sử dụng;
Cabin điện thoại: xác định nhu cầu thực tế để xác định số lượng phù hợp, thiết kế lại cabin theo hướng tiết kiệm diện tích
4. Benchmarking
4.6. Kế hoạch hành động
Xác định vị trí sắp xếp vật dụng / tài liệu bên ngoài quầy GD: biển hiệu, niêm yết lịch phục vụ, nơi để xe, điện thoại CC, ghisê, bảng thông báo, bút / viết / hồ dán, thùng rác, dây mạng, dây điện …
Xác định vị trí sắp xếp bên trong quầy GD:
máy tính, máy in, máy điện thoại, dây mạng, dây điện, ấn phẩm, bút, sổ, cân, máy đếm tiền, sản phẩm, bàn làm việc của trưởng bưu cục, tủ đựng ấn phẩm, tủ cất giữ vật dụng cá nhân, …
Dùng sơn vẽ vị trí sắp xếp, dùng nhãn dán để đặt tên
Trang cấp các trang thiết bị hỗ trợ cho việc
4. Benchmarking
4.6. Kế hoạch hành động
Mặt tiền: Vệ sinh sạch sẽ các vết dơ, bẩn bám, vết dán giấy trên mặt tường; logo, biển hiệu; tháo / cắt bỏ các chướng ngại vật che biển hiệu.
Chỗ để xe: không rác, vết trũng đọng nước
Nền nhà: không vết dơ, bẩn bám trên nền; sửa / vá các chỗ hư hỏng
Tường, trần: không vết dơ, bẩn bám, mạng nhện trên tường, sửa chữa các vị trí bị ố vàng, thấm nước, bong tróc sơn
Bàn ghế: vệ sinh sạch cá vết dơ, bẩn bám,
kể cả bàn / ghế dành cho KH / NV
Nhà vệ sinh: không vết dơ bẩn, mùi hôi; sửa chữa các hư hỏng quan trọng
4. Benchmarking
4.6. Kế hoạch hành động
Truyền thông các tiêu chuẩn 5S cụ thể: bảng tiêu chí, tiêu chuẩn đạt chất lượng (định lượng)
Truyền thông khẩu hiệu của tiêu chuẩn 5S: “01 phút cho 5S = 01 giờ tìm kiếm”
Bảng phân công nhiệm vụ thực hiện 5S, tần suất, thời gian thực hiện; công việc cụ thể cần thực hiện;
Truyền thông các tiêu chí phân loại, lưu kho, cất giữ vật dụng, tài liệu
Bố trí kho lưu giữ khoa học, có thứ tự và nhãn tên;
Nhân viên tuân thủ đúng quy định đồng phục: áo, bảng tên, tóc tai.
4. Benchmarking
4.6. Kế hoạch hành động
Niêm yết đầy đủ thời gian phục vụ, các dịch vụ đang cung cấp
Dán nhãn các vị trí quan trọng hướng dẫn khách hàng: thùng thư công cộng (bên trong bưu cục), bàn viết, ấn phẩm ghi mẫu, bảng thông báo, tên quầy dịch vụ,
Ấn phẩm, dụng cụ dự trữ cần thiết để phục vụ khách hàng ít nhất trong vòng 08 tiếng đồng hồ
Nhân viên tuân thủ giờ giấc làm việc: theo giờ hành chính, theo ca kíp
4. Benchmarking