14. Biểu số: Sổ chi tiết tài khoản ( theo quyết định 15-TC/QĐ/CĐKT của
3.1.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 1561: Hàng hoá : dùng để phản ánh sự biến động tăng, giảm và số hiện có hàng hoá theo giá thực tế.
Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau : TK 1561: Hàng hoá
TK 1562 : Hàng hoá- TKTG- chuyển kho nội bộ TK 1563 : Hàng hoá- TKTG- chênh lệch giá kho TK 1569 : Hàng hoá- TKTG- nhận hàng hoá- PO- INV
TK 1562 : phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong giai đoạn mua hàng như chi phí vận chuyển từ nơi mua đến công ty, chi phí bảo quản, hao hụt định mức khi mua, chi phí thu mua khác…..
3.1.3. Kế toán chi tiết mua hàng
Các chứng từ sử dụng trong kế toán mua hàng gồm : - Giấy đề nghị nhập mua hàng
- Hoá đơn mua hàng - Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm kê hàng hoá
Dựa trên báo cáo doanh số, tình hình kinh doanh hiện tại và xu hướng thị trường, PM lập kế hoạch mua hàng (cả đối với những hãng cũ và mới). Giám
đốc kinh doanh sẽ xem xét kế hoạch mua hàng. Sau khi được tổng giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành mua hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
Khi mua hàng kế toán nhận hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho để làm cơ sở nhập số liệu vào máy về số hàng nhập kho.
Ví dụ : Ngày 4/5/2009, công ty nhận một nghiệp vụ mua hàng. Việc nhập đơn hàng vào máy được thực hiện như sau :
Đường dẫn: Purchasing -> Purchase Orders ->Purchase Orders
Nhập thông tin chung : PO,Rev = 006659- 040509
Supplier[Select] = Công ty TNHH Phân phối FPT
Site[Select]= PT NOI BO Ship-To[Select] = FRT HN Bill-To[Select] = FRT HN Currency :VNĐ (mặc định) Nhập thông tin chi tiết Item[Select]
Type= Goods
Quantity ( số lượng )
Save
Để theo dõi hàng hoá :
Biểu số 1.8 Tập đoàn FPT Công ty TNHH Bán lẻ FPT SỔ CHI TIẾT Tài khoản : 1561 Tháng 3 n ăm 2008 Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ
giá Diễn giải
Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1.S ố dư đ ầu k ỳ 2. S ố ph át sinh 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 3/3/2008 3/3/2008 18704343 18704343 VND 1 0 0 7.241.055 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 3/3/2008 3/3/2008 18701578 18701578 VND 1 0 0 6.272.730 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18628386 18628386 VND 1
Chuyển kho 45TH >> 5 Đào Duy
Anh 0 0 0 0 …. ….. ….. 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668705 18668705 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12851 - 45TH 0 0 0 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667892 18667892 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12858 - 45TH 0 0 0 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668706 18668706 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12851 - 45TH 0 0 0 16.599.440 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667923 18667923 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12848 - 45TH 0 0 0 14.427.510 3. C ộng ph át sinh 8.411.189.990 9.044.564.768