Xuất phỏt từ những đặc điểm của thành phẩm, Nhà mỏy Quy chế Từ Sơn đó cú những biện phỏp quản lý thành phẩm chặt chẽ, hiệu quả nhằm giảm thiểu mất mỏt, hao hụt, đồng thời nắm bắt được tỡnh hỡnh kinh doanh của từng sản phẩm. Thành phẩm được kiểm soỏt ở tất cả cỏc khõu, từ khõu nhập kho cho đến khi bàn giao cho khỏch hàng. Trước khi nhập kho, sản phẩm hoàn thành phải được xỏc nhận bởi bộ phận kiểm tra chất lượng. Sau đú, phiếu
nhập kho do cỏc phõn xưởng trực tiếp sản xuất lập thành 3 liờn (đặt giấy than viết một lần) và người lập phiếu ký (ghi rừ họ tờn). Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập sản phẩm. Thủ kho căn cứ vào số lượng trờn phiếu nhập kho, trực tiếp nhận hàng chuyển vào kho theo đỳng nơi quy định cho từng chủng loại mặt hàng. Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, thỏng, năm nhập kho và cựng với người giao hàng ký vào phiếu. Thủ kho giữ liờn 2 để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho phũng kế toỏn để ghi sổ. Liờn 1 lưu ở nơi lập phiếu. Liờn 3 người giao hàng giữ.
Phũng kế toỏn căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm để tập hợp, phõn loại sản phẩm, tớnh giỏ thành từng loại sản phẩm. Đồng thời, kế toỏn hàng tồn kho vào sổ chi tiết theo dừi thành phẩm hàng thỏng (cho từng loại mặt hàng về mặt số lượng).
Khi xuất bỏn, thủ kho lập phiếu xuất kho thành 3 liờn (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, thủ kho và kế toỏn trưởng ký rồi chuyển cho Giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rừ họ tờn) và giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất của từng loại sản phẩm, ghi ngày, thỏng, năm xuất kho và cựng người nhận hàng ký tờn vào phiếu xuất (ghi rừ họ tờn).
Liờn 1: Lưu ở bộ phận kho
Liờn 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho kế toỏn để kế toỏn ghi cột đơn giỏ, thành tiền và ghi vào sổ kế toỏn.
Hàng ngày, sau khi thủ kho xuất hàng xong, vào thẻ kho, chuyển lờn phũng kế toỏn. Kế toỏn tiờu thụ và xỏc định kết quả kiểm tra, căn cứ vào hoỏ đơn GTGT để vào sổ chi tiết xuất kho thành phẩm, vào sổ theo dừi doanh thu và sổ chi tiết khỏch hàng. Cuối thỏng, lập bỏo cỏo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Liờn 3: Người nhận sản phẩm giữ. * Quy trỡnh xuất kho thành phẩm
+ Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng + Bước 2: Lập phiếu xuất kho
Thủ kho sau khi kiểm tra tớnh hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trờn phiếu xuất kho, phải ghi rừ chớnh xỏc tờn từng loại hàng và số lượng theo yờu cầu xuất trờn lệnh giao hàng vào cột “số lượng theo yờu cầu”.
+ Bước 3: Phờ duyệt xuất kho
Phiếu xuất kho được chuyển lờn cho những người cú thẩm quyền phờ duyệt. Nếu Ban Giỏm đốc khụng phờ duyệt thỡ chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phờ duyệt, Ban Giỏm đốc kớ vào giấy xuất kho.
+ Bước 4: Thủ kho xuất hàng
Căn cứ vào phiếu xuất kho đó được phờ duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lượng vào cột “số lượng thực xuất”. Thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đỳng thụng tin thực tế với thụng tin đó được cung cấp trờn lệnh giao hàng về người nhận hàng mới được xuất hàng. Người nhận hàng cú thể là lỏi xe vận chuyển hoặc đại diện khỏch mua hàng.
+ Bước 5: Đại diện nhận hàng ký xỏc nhận đó nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.
+ Bước 6: Bảo vệ kiểm tra thành phẩm khi xe ra cổng và ký nhận vào giấy xuất kho, đồng thời phải vào sổ theo dừi thành phẩm ra vào cổng.
+ Bước 7: Chuyển chứng từ cho kế toỏn. + Bước 8: Quyết toỏn cụng việc
Kế toỏn và thủ kho thường xuyờn đối chiếu để đảm bảo thành phẩm nhập, xuất, tồn đầy đủ, chớnh xỏc. Đầu kỳ, lập và gửi bỏo cỏo lờn Ban Giỏm đốc.
Sơ đồ 2.1. Quy trỡnh xuất kho thành phẩm
Lệnh giao hàng Lập phiếu xuất kho
BGĐ phờ duyệt
Yes No
. Chuyển chứng từ cho kế toỏn Đại diện nhận hàng ký xỏc nhận Bảo vệ kiểm tra Quyết toỏn cụng việc Sổ theo dừi thành phẩm ra vào cổng No Yes
Nguồn: Nhà mỏy Quy chế Từ Sơn.
Vỡ số lượng, chủng loại sản phẩm của Nhà mỏy phong phỳ nờn cụng việc theo dừi thành phẩm là rất phức tạp. Để thuận tiện cho cụng tỏc quản lý, Nhà mỏy đó xõy dựng một hệ thống mó hoỏ hoàn chỉnh cho cỏc loại thành phẩm. Cỏc nhúm sản phẩm được phõn loại theo từng mó hàng, trong đú cú nhiều kớch thước và cấp bền khỏc nhau. Việc ứng dụng phần mềm kế toỏn đó hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý thành phẩm với cỏc mó hàng. Một số mó và mặt hàng của Nhà mỏy Quy chế Từ Sơn được nờu trong phần phụ lục 2.
Thành phẩm khụng chỉ được quản lý chặt chẽ về mặt số lượng mà cũn được kiểm soỏt chi tiết về mặt giỏ trị. Phũng kế toỏn kết hợp với cỏc phõn xưởng theo dừi, tập hợp chi phớ để tớnh ra giỏ thành phẩm nhập kho của từng loại. Thành phẩm xuất kho được tớnh theo phương phỏp giỏ bỡnh quõn cả kỳ dự trữ.
Nhà mỏy sử dụng phần mềm kế toỏn nờn phương phỏp tớnh giỏ thành phẩm xuất kho sẽ khai bỏo từ đầu. Chương trỡnh sẽ tự động tớnh đơn giỏ xuất kho của thành phẩm theo phương phỏp đó khai bỏo.