Petrolimex
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị
- Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, trải rộng khắp cả nứơc với các Công ty thành viên mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính khác nhau nên Công ty đã lựa chọn tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung - vừa phân tán để vừa đảm bảo việc quản lý của công ty mẹ, vừa tạo ra được tính chủ động cho các công ty thành viên.
Các công việc kế toán như phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán… được thực hiện tại phòng Kế toán tài chính của Công ty cổ phần Gas Petrolimex và tại phòng Kế toán tài chính các Công ty thành viên. Cuối năm tài chính báo cáo quyết toán toàn công ty sẽ là báo cáo hợp nhất được lập trên cơ sở tổng hợp báo cáo quyết toán của Công ty cổ phần Gas Petrolimex với báo cáo quyết toán của các Công ty thành viên.
- Theo hình thức đó, để có thể đảm bảo tốt được chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán, mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở công ty đã được xây dựng khá hợp lý như sau :
SƠ ĐỒ SỐ 1.21 : TỔ CHỨC KẾ TOÁN
2.1.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại đơn vị
Chuẩn mực và chế độ kế toán mà công ty áp dụng đó là Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. Việc tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán ở đơn vị là áp dụng theo luật kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt nam. Theo đó Kỳ kế toán mà công ty áp dụng là năm (Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12) , Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong kế toán là VNĐ.
Phòng Kế toán tại văn phòng Công ty
Phòng Kế toán tại các Công ty thành viên
Nhân viên thống kê
Kho Đức Giang Nhân viên thống kê các cửa hàng
TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN
* Vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước: Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Việc quản lý hệ thống chứng từ của Công ty được quy định và tổ chức chặt chẽ theo đúng trình tự lập, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản chứng từ.
* Vận dụng chế độ tài khoản kế toán
Về cơ bản, công ty vận dụng hệ thống kế toán thống nhất theo chế độ kế toán hiện hành. Hầu hết các tài khoản thuộc chế độ kế toán hiện hành đều được phần mềm Acounting Solution cập nhật đầy đủ. Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức có những đặc trưng riêng nên công ty đã xây dựng riêng cho mình hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 5.
Do là một công ty thương mại và dịch vụ, ở đó diễn ra rất nhiều các hoạt động mua bán, giao dịch, khối lượng các nghiệp vụ liên quan đến các giao dịch là khổng lồ, do vậy các tài khoản chi tiết của công ty chủ yếu để chi tiết cho từng đối tượng khách hàng lớn, các mặt hàng kinh doanh của công ty, các ngân hàng mà công ty thường xuyên phải giao dịch, …
* Vận dụng chế độ sổ sách kế toán.
Hình thức sổ kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký - Chứng từ. Ngoài các Nhật ký chứng từ, các bảng kê, Công ty còn sử dụng một hệ thống các sổ kế toán chi tiết để theo dõi sát sao tình hình hoạt động của Công ty. Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Gas Accounting Solution sổ sách kế toán của công ty được lưu trữ ở hai dạng:
-Lưu trữ trên phần mềm máy tính -In và đóng thành các tập sổ kế toán
Phần mềm kế toán giúp người kế toán giảm được một số công việc ghi chép thủ công, vì chỉ cần nhập dữ liệu 1 lần vào máy tính thì nó sẽ tự nhập sang các sổ kế toán liên quan. Nhờ đó, làm tăng hiệu quả công việc, cung cấp cho nhà quản lý nhiều thông tin quản trị hữu ích và người kế toán hay nhà quản lý có thể kiểm tra thông tin, số liệu bất kỳ lúc nào một cách nhanh chóng. Thể hiện qua sơ đồ :
SƠ ĐỒ SỐ 1.22 : KẾ TOÁN MÁY
*Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Doanh nghiệp sử dụng các loại báo cáo sau :
- 4 biểu mẫu báo cáo thực hiện theo chế độ hiện hành để cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ và dự đoán trong tương lai bao gồm : 1- Bảng cân đối kế toán, 2- Báo cáo kết quả kinh doanh, 3- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, 4- Thuyểt minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này sẽ được lập đêu đặn theo quý và được công bố rộng rãi.
- Ngoài ra công ty còn sử dụng các báo cáo khác để cung cấp thêm các thông tin cần thiết và các căn cứ để Ban lãnh đạo đề ra các quyết định quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh như : Báo cáo quản trị, Báo cáo kiểm kê, Báo cáo nhanh…
Bảng tổng hợp chi tiết
Nhật kí - Chứng từ
Máy tính
Bảng kê chứng từ Sổ chi tiết các TK
Sổ cái các TK
Các báo cáo kế toán
Các chứng từ gốc
Bảng kê
Ghi trong kỳ Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ