Để chủ động trong việc quản lý, sử dụng vốn lu động, trớc mỗi năm kế hoạch các doanh nghiệp đều phải đa ra đợc nhu cầu vốn lu động, cũng nh kế hoạch quản lý và sử dụng vốn lu động dựa trên những căn cứ có tính khoa học nh: kế hoạch sản xuất - kinh doanh, các định mức hao phí vật t, nguyên vật liệu, trình độ năng lực quản lý ... Vì nếu lợng vốn dự tính thấp hơn so với nhu cầu thực sự thì sẽ gây khó khăn cho quá trình luân chuyển vốn trong kinh doanh, thiếu vốn sẽ gây ra nhiều tổn thất nh việc kinh doanh chậm trễ, không đáp ứng đợc nhu cầu thị trờng, mất uy tín đối với nhà cung cấp. Ngợc lại, nếu nhu cầu vốn lu động xác định quá cao thì sẽ gây ra tác hại cho bản thân Công ty, gây nên tình trạng ứ đọng vật t, hàng hoá, lãng phí vốn, luân chuyển vốn chậm phát sinh nhiều chi phí không hợp lý làm tăng tổng chi phí ảnh hởng đến lợi nhuận của Công ty. Thực tế là trong 2 năm 2001 và 2002 ở Công ty đã xảy ra tình trạng lãng phí vốn lu động và dẫn tới hiệu quả sử dụng vốn lu động không cao.
Vậy cần phải làm nh thế nào để xác định đợc một cách chính xác, phù hợp nhu cầu vốn lu động cần dùng trong năm. Nh đã phân tích ở chơng 2 việc xác định vốn lu động ở Công ty vẫn còn một số bất cập, do đó trong những năm tới đây Công ty có thể áp dụng một trong hai phơng pháp xác định nhu cầu vốn lu động đợc trình bày dới đây:
Phơng pháp 1: Tỷ lệ % trên doanh thu
Phơng pháp này dựa trên quy luật của mối quan hệ giữa doanh thu tiêu thụ sản phẩm với tài sản, tiền vốn và đợc tiến hành nh sau:
- Tính số d các khoản trên bảng tổng kết tài sản của doanh nghiệp trong năm
- Chọn những khoản chịu sự biến động trực tiếp và có quan hệ chặt chẽ với doanh thu trong năm và tính tỷ lệ % trên doanh thu trong năm.
- Dùng % đó để ớc tính nhu cầu vốn lu động của năm sau theo dự tính thay đổi của doanh thu.
Nhận xét: đây là phơng pháp thống kê kinh nghiệm cho nên các con số đa vào phân tích phải thật chính xác, đòi hỏi phải nâng cao chất lợng kế toán, kế toán ghi chép những số liệu tài chính phải đầy đủ, chính xác và trung thực. Có nh vậy việc xác định nhu cầu vốn lu động mới đợc chính xác, hiệu quả sử dụng vốn lu động mới đợc nâng cao.
Ví dụ: trong năm 2003 doanh thu thuần dự kiến của Công ty là 160 tỷ đồng, Công ty xác định nhu cầu vốn lu động thông qua phơng pháp đã trình bày ở trên:
Bảng 31: Tỷ lệ % giữa các khoản mục có quan hệ trực tiếp với doanh thu
Tài sản Nguồn vốn
1. Tiền 0,5% 1. Phải trả ngời bán 5,53%
2. Các khoản phải thu 9,8% 2. Ngời mua trả trớc 1,69%
3. Hàng tồn kho 1,83% 3. Thuế phải nộp 0,41%
4. Tài sản lu động khác 2,38% 4. Phải trả CNV 0,11%
Tổng 14,51% Tổng 7,74%
Theo bảng trên thì cứ doanh thu thuần tăng lên 1 đồng cần phải tăng vốn lu động lên 0,1451 đồng.
Cứ 1 đồng doanh thu thuần tăng lên thì Công ty chiếm dụng đơng nhiên (nguồn phát sinh tự động) là 0,0774 đồng.
0,1451- 0.0774 = 0,0677 đồng vốn lu động Nhu cầu vốn lu động cần bổ sung thêm cho năm 2003 là:
(160.000- 141.236) x 0.0677 = 1.270,32 triệu đồng (Trong đó 141.236 triệu đồng là doanh thu thực tế của năm 2002)
Công ty có thể dựa vào tỷ trọng định mức mà phân bổ vào từng khoản mục của vốn lu động.
Phơng pháp 2: thông qua các chỉ tiêu tài chính đặc trng
Ngời ta xây dựng một hệ thống các chỉ tiêu tài chính đợc coi là chuẩn và dùng nó để ớc lợng nhu cầu vốn nói chung và vốn lu động nói riêng cần phải có tơng ứng với doanh thu nhất định.
Các chỉ tiêu tài chính đợc áp dụng có thể là số trung bình ngành hoặc của doanh nghiệp cùng loại (doanh nghiệp cùng tuổi, cùng quy mô, trong cùng một vùng địa lý, thị trờng có thể so sánh đợc) hoặc là tự xây dựng.
Điều kiện để áp dụng phơng pháp này là ngời lập kế hoạch phải biết rõ ngành nghề hoạt động, quy mô kinh doanh (đợc đo lờng bằng mức doanh thu dự kiến hàng năm). áp dụng:
Bảng 32: Dự kiến các chỉ tiêu tài chính năm 2003 của Công ty
Chỉ tiêu Tỷ lệ
1. Hiệu suất sử dụng tổng tài sản 5,4 vòng/ năm
2. Hệ số nợ 0,67
3. Tỷ trọng nợ ngắn hạn 0,94
4. Hệ số thanh toán hiện hành 1,18
5. Hệ số thanh toán nhanh 0,8
Doanh thu thuần dự kiến năm 2002 là 160 tỷ đồng, dựa vào các chỉ tiêu trên ta tính toán nh sau:
Tổng tài sản bình quân = 160.000/5,4 = 29.630 triệu đồng Nợ phải trả bình quân = 29.630 x 0,67 = 19.852 triệu đồng Nợ ngắn hạn = 19.852 x 0,94 = 18.661 triệu đồng
Tài sản lu động bình quân = 18.661 x 1,18 = 22.019,98 triệu đồng Các khoản phải thu = 160.000 x 32/360 = 14.222 triệu đồng Tiền + phải thu bình quân = 18.661 x 0,8 = 14.928,8 triệu đồng
Hàng tồn kho bq và TSLĐ khác = 22.019,98 - 14.928,8 = 7.091,18 tr.đ Phơng pháp trớc đây: doanh thu thuần là 160 tỷ đồng, hệ số luân chuyển vốn lu động dự tính là 7 thì:
VLĐ định mức = 160.000/7 = 22.857 triệu đồng
Nhận xét: phơng pháp 1 và phơng pháp 2 cho kết quả gần bằng nhau, theo phơng pháp 1 vốn lu động cần huy động thêm là 1.270,32 triệu đồng. Phơng pháp 2 thì lợng vốn lu động bình quân cần thiết là 22.019 triệu đồng trong khi vốn lu động bình quân năm 2002 cần thêm 20.471 triệu đồng, vậy cần huy động thêm 22.019,98 - 20.471= 1.548,98 triệu đồng. Còn theo phơng pháp trớc đây sẽ phải huy động thêm 22.857 - 20.471= 2.386 triệu đồng , với mức xác định nhu cầu vốn lu động bổ sung cao nh vậy thì sẽ lại dẫn tới tình trạng sử dụng vốn lu động không cao, lãng phí vốn lu động.