1. Các phương pháp thu thập thông tin
1.1.Phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT.
Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức; Thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức.
a. Phỏng vấn
Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau: • Chuẩn bị phỏng vấn
+ Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lượng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống ( TOP – DOWN).
+ Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn (trách nhiệm, thái độ, tuổi đời…).
+ Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn.
+ Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc).
+ Gửi trước những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ ra, lưu trữ, mẫu biểu, xử lý…).
+ Đặt lịch làm việc.
+ Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn. • Tiến hành phỏng vấn
+ Nhóm phỏng vấn gồm hai người. Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu vật mang
+ Thái độ lịch sự, đúng giờ. Tinh thần khách quan. Không được tạo ra cảm giác “thanh tra”.
+ Nhẫn nại, chăm chú nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được phép của người được phỏng vấn.
• Tổng hợp kết quả phỏng vấn
Đây là khâu rất quan trọng của phỏng vấn. Nó thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong vòng 48 giờ.
+ Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: số hiệu tài liệu, mô tả về tài liệu và các nhiệm vụ xử lý sử dụng tài liệu đó.
+ Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện xử lý, tấn xuất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý.
+ Tổng hợp các thông tin thu được. Kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý, cần làm rõ…
b. Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nôi dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:
+ Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác.
+ Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức.
1.2. Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điếu tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp.
Có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản sau: + Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời.
+ Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách. + Chọn mẫu có mục đích
+ Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người sử dụng, phục vụ…) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó.
1.3. Quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai,có sắp xếp hoặc không sắp xếp…
Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người quan sát không thực hiện giống như ngày thường.
2. Mã hóa dữ liệu
2.1. Khái niệm mã hóa
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán. Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hóa dữ liệu.
Trong quá trình hoạt động của KBNN, có rất nhiều quan hệ phát sinh và nhu cầu trao đổi thông tin với các khách hàng, các cơ quan Thuế, Tài chính các cấp cũng như nội bộ ngành cũng tăng lên. Vấn đề là cần thực hiện việc mã hóa các thông tin sao cho có thể nhận diện một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn một đối tượng trong một tập hợp các đối tượng cùng loại, tiết kiệm
2.2 Lợi ích của mã hóa dữ liệu
Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích sau:
Thứ nhất, nhận diện không nhầm lẫn là nhu cầu rất cần thiết cho quá trình xử lý các phát sinh kinh tế, nhất là trong các hệ thống xử lý thông tin tự động.
Chẳng hạn trong hệ thống các tài khoản kế toán, mỗi tài khoản cần được gán một mã (số hiệu) duy nhất và mã này được sử dụng một cách thống nhất trong tất cả các chứng từ nghiệp vụ của KBNN.
Thứ hai, sử dụng mã sẽ cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn hơn để mô tả thông tin, làm tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu, thời gian xử lý và tiết kiệm bộ nhớ.
Thứ ba, mã hóa cho phép nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang một số thuộc tính chung
2.3 Các phương pháp mã hóa
Một hệ thống mã gồm một tập hợp các ký tự, một bộ các ký hiệu hợp lệ, được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện các đối tượng cần quan tâm.
Trong thực tế ta thường dùng một số phương pháp mã hóa sau:
a. Mã kiểu số
Mã kiểu số là mã chỉ chứa các chữ số 0, 1,…9. Kiểu mã này được sử dụng rộng rãi trong quá trình xử lý tự động.
b. Mã kiểu ký tự
Là mã sử dụng các chữ số, chữ cái và các ký tự khác như *, ( và +.
c. Mã kiểu thứ tự
Là dùng số liên tiếp theo trình tự tăng hoặc giảm dần, thường là tăng dần. Đây là hình thức dễ sử dụng và nó tổ chức dữ liệu trên cơ sở vị trí của chúng. Tuy nhiên nó có hạn chế là không cho ta một thông tin nào về đối tượng cần
nhận diện, ngoài vị trí của nó trong một danh mục và cũng không cho phép chèn thêm một mã mới vào giữa hai mã cũ.
d. Mã kiểu khối
Là loại mã được sử dụng để xếp các đối tượng vào các nhóm, và trong mỗi nhóm các ký tự được sử dụng theo trình tự liên tiếp. Trong mã kiểu khối, vị trí của một ký tự hay một nhóm các ký tự có một ý nghĩa riêng biệt.
e. Mã phân cấp
Mã phân cấp cho phép phân loại tiếp nối trong mỗi khối dữ liệu chính, theo đó giá trị và vị trí của mỗi một ký tự đều mang một ý nghĩa và một số ký tự nhất định được kế thừa cho mỗi một cấp tiếp theo. Những mã như vậy thường gồm nhiều khối, gọi là trường. Thông thường, trường tận cùng bên trái mang đặc điểm chủ yếu nhất.
Ưu điểm của kiểu mã phân cấp là khả năng tổng hợp cũng như phân tích thông tin kế toán rất lớn.
f. Mã gợi nhớ
Mã kiểu này sử dụng một bộ các ký tự gồm các chữ cái và chữ số, theo đó các chữ cái được kết hợp với nhau để tạo mã tắt, ngắn ngọn căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng.
2.4 Cách thức tiến hành mã hóa
1) Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa. 2) Xác định các xử lý cần thực hiện.
3) Lựa chọn giải pháp mã hóa
+ Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn. + Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành.
+ Tham khảo ý kiến của người sử dụng. + Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính.
4) Triển khai mã hóa
Triển khai mã hóa bao gồm các công việc như: lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời.
3. Công cụ mô hình hóa
3.1 Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức tự động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
* Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: - Xử lý
- Kho lưu trữ dữ liệu
- Dòng thông tin
Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa hoàn toàn
Thủ công Tin học hóa
- Điều khiển
Lưu ý:
+ Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng.
+ Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ.
* Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng của các thông tin vào/ ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý…sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có ba loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý.
Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu
Tên tài liệu: Mô tả:
Tên IFD có liên quan: Vật mang:
Hình dạng: Nguồn: Đích:
Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu
Loại thứ ba: Phích xử lý Tên kho dữ liệu: Mô tả:
Tên IFD có liên quan: Vật mang:
Chương trình hoặc người truy nhập:
Phích kho chứa dữ liệu
Tên xử lý: Mô tả:
Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ:
Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý:
Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống:
3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
a. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Sơ đồ luồng thông tin IFD Luồng Phích Phích Kho dữ liệu Phích Xử lý IFD Phích Điều khiển
b. Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.
Để mổ tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau là mức 1…
c. Các phích lô gic
Phích lô gic được sử dụng nhằm mục đích hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích loogic. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin
Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu
Tên xử lý: Mô tả:
Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra:
Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả logic của xử lý
Phích xử lý logic
Tên luồng: Mô tả:
Tên DFD liên quan: Nguồn:
Đích:
Các phần tử thông tin:
Phích luồng dữ liệu
Tên phần tử thông tin: Loại:
Độ dài:
Tên DFD có liên quan: Các giá trị cho phép
d. Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD
1) Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. 2) Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luồng duy nhất.
3) Xử lý luôn phải được đánh mã số.
4) Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. 5) Tên cho xử lý phải là một động từ.
6) Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý.
7) Thông thường một xử lý mà lôgic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.
Tên kho: Mô tả:
Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan:
Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan:
Phích kho dữ liệu
Tên tệp: Mô tả:
Tên DFD có liên quan: Các phần tử thông tin:
Khối lượng (Bản ghi, ký tự):
8) Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
9) Tất cả các xử lý trên một DFD phải cùng một mức phân rã.
10) Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó.
11) Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý lô gic trong từ điển hệ thống.
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống.
CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT KẾ TOÁN THU – CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC BẰNG TIỀN MẶT I. Khảo sát thực tế
1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán NSNN là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy KBNN Na Hang, được tổ chức theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự chỉ đạo của giám đốc KBNN Na Hang.
2.Những quy định chung về tập trung, quản lý các khoản thu NSNN qua KBNN và chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN
2.1 Quy định về tập trung, quản lý thu NSNN bằng tiền mặt qua KBNN
2.1.1 Tại cơ quan thu
a. Lập dự toán thu NSNN quý và kế hoạch thu tháng
- Căn cứ nhiệm vụ thu cả năm do cơ quan cấp trên được giao, số đăng ký thuế và dự kiến các khoản phải nộp ngân sách nhà nước của các đối tượng trên địa bàn thu NSNN phát sinh trong quý, cơ quan thu lập dự toán thu
Kế toán trưởng Kế toán thu NSNN Kế toán chi NSTW, NS xã Kế toán chi NS huyện
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại KBNN Na Hang Giám đốc
NSNN quý thuộc phạm vi quản lý, chi tiết theo từng loại thu, phân loại nội dung theo đối tượng nộp thu.
- Dự toán thu NSNN lập theo năm và từng quý gửi Ủy ban nhân dân, cho cơ quan tài chính cùng cấp làm căn cứ điều hành ngân sách, đồng gửi và Kho bạc Nhà nước đồng cấp để làm căn cứ điều hành và tổ chức công tác thu NSNN của các quý sau trong năm gửi trước ngày 20 của tháng cuối quý