Kế toán quá trình bán hàng

1. Tìm hiểu chung về công tác kế toán tại đơn vị

2.2.2 Kế toán quá trình bán hàng

* Phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ:

Là một đơn vị kinh doanh đơn thuần, công ty TNHH phát triển công nghệ và thương mại Gia Long chủ yếu bán hàng theo phương thức bán lẻ là chính.

Khi bán hàng trực tiếp cho khách, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp tư nhân thì việc đầu tiên mà bộ phận bán hàng phải làm là: làm báo giá cho bên mua. Khi được bên mua xác định là lấy hàng thì công ty thảo hợp đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế này phải có đủ chữ ký, chức danh của 2 bên mua và bán. Khi đã ký xong hợp đồng kinh tế, kế toán kho sẽ làm phiếu xuất hàng đúng theo hợp đồng và nhân viên phòng kỹ thuật sẽ mang thiết bị đến tại cơ quan mua để lắp đặt và làm biên b ản bàn giao và nghiệm thu kỹ thuật. Khi đã bàn giao xong phòng kế toán công ty sẽ xuất hóa đơn tài chính đúng bằng giá trị của hợp đồng và đợi bên mua thanh toán. Khi bên mua thanh toán cho công ty, thì công ty sẽ làm bản thanh lý hợp đồng kinh tế đó.

Giá xuất kho khi bán hàng tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ

Như ở ví dụ 2

Khi nhận được thông tin khách hàng cần mua hàng thì phòng kinh doanh sẽ làm báo giá như sau:

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

Công ty TNHH phát triển công nghệ và thương mại Gia long 14- Thái Hà- Đống Đa – Hà Nội

ĐT:045376974

BÁO GIÁ MÁY IN

Kính gửi: Ông Trần Quang Minh

Địa chỉ: 45- Tạ Quang Bửu- Hai Bà Trưng- Hà Nội Điện thoại:….

Công ty Gia Long xin trân trọng gửi tới quý khách báo giá vật tư máy in như sau:

Giá trên chưa có tiền cước vận chuyển

- Máy in laser 2900 cung cấp đảm bảo mới 100%

- Máy in laser 2900 được bảo hành 12 tháng. Công ty không bảo hành khi thiết bị sước, nổ, vỡ, thiên tai…do chủ quan gây ra

Kính mong sự quan tâm của quý khách

Công ty TNHH PT CN & TM Gia Long Người báo giá

Sau khi gửi báo giá như trên. Ông Nguyễn Tuấn Anh đồng ý mua máy in laser 2900 với giá đúng như trên báo giá thì công ty TNHH PH CN & TM Gia Long sẽ làm hợp đồng kinh tế.

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC

HỢP ĐỒNG KINH TẾ

Số :02/HH- PH CN& TM GL

-Căn cứ vào Luật Thương mại số 36/ 2005/QH11 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 27/06/2005, có hiệu lực ngày 01/01/2006.

- Căn cứ Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 14/06/2005, có hiệu lực ngày 01/01/2006 và Nghị quyết 45/2005/ QH11 ngày 14/06/2005 về việc thi hành Bộ luật Dân sự.

- Căn cứ yêu cầu của khách hàng và khẳ năng cung cấp dịch vụ thiết bị của công ty TNHH phát triển công nghệ và thương mại Gia Long.

Hôm nay ngày 04 tháng 10 năm 2007 tại công ty TNHH PT CN& TM Gia Long chúng tôi gồm:

Bên A: Ông Trần Quang Minh

Địa chỉ 45- Tạ Quang Bửu- Hai Bà Trưng – Hà Nội Chức vụ:

Điện thoại:…

Mã số thuế:…. Số tài khoản:…… Tại:………..

Bên B: Công ty TNHH Phát triển công nghệ và thương mại Gia Long Địa chỉ: 14- Thái hà- Đống Đa- Hà Nội

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

Điện thoại: 045376974 Fax:045376975 Mã số thuế:0101273973

Số tài khoản:………….. Tại :……….

Hai bên cùng thống nhất ký kết Hợp đồng kinh tế với những điều khoản sau:

Điều 1: Hàng hóa- Giá cả

Bên B bán cho bên A hàng hóa với giá, tính năng kỹ thuật và số lượng như sau:

TT Tên thiết bị Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

01 Máy in Laser 2900

Chiếc 10 2.500.000 25.000.000

Tổng cộng 25.000.000

Bằng chữ: Hai mươi năm triệu đồng chẵn Giá vật tư trên đã bao gồm VAT 5%

Điều 2: Chất lượng hàng hóa

Máy in Laser 2900 mới 100%. Các thiết bị trong máy hoàn toàn tương thích với nhau, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật theo đúng báo giá( có báo giá kèm theo )

Điều 3: Giao nhận hàng

- Hàng được giao nhận tại bên B, chi phí vận chuyển do bên A phải chịu

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

- Sau khi toàn bộ hàng đã được giao nhận, 2 bên sẽ ký biên bản bàn giao, nghiệm thu. Biên bản này sẽ là một cơ sở cho việc thanh toán lô hàng

Điều 4: Phương thức thanh toán

- Hình thức thanh toán : Thanh toán ngay bằng tiền mặt, SEC hoặc chuyển khoản.

- Trình tự thanh toán : bên A thanh toán cho bên B 100% giá trị hợp đồng sau khi bàn giao, nghiệm thu thiết bị và bên B cung cấp hóa đơn tài chính.

Điều 5: Bảo hành

- Máy in Laser 2900 được bảo hành 12 tháng trước khi kết thúc bảo hành.

- Các trường hợp không bảo hành: + Sử dụng sai mục đích

+ Môi trường hoạt động không phù hợp( quá nóng, ẩm, sai nguồn điện….)

+ Đỏ vỡ do người sử dụng

+ Tự ý mở máy mà không sự đồng ý của bên B + Thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự cố bất khả kháng

Điều 6: Trách nhiệm của các bên - Trách nhiệm bên A:

+ Thanh toán cho bên B theo đúng điều khoản 4 của hợp đồng này. + Cử cán bộ phối hợp với bên B trong quá trình giao nhận và hướng đẫn sử dụng

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

- Trách nhiệm bên B:

+ Bên B có trách nhiệm cung cấp thiết bị đúng chất lượng và chủng loại như điều 1 và điều 2 trong hợp đồng

+ Giao hàng đúng thời gian và địa điểm như quy định tai điều 3 + Đảm bảo đúng tiến độ giao hàng

+ Có hóa đơn bán hàng hợp lệ do Bộ Tài Chính quy định.

Điều 7: Điều khoản chung

Hai bên cam kết tôn trọng và thực hiện nghiêm túc những điều khoản đã ghi trong hợp đồng này. Mọi thay đổi trong hợp đồng phải được 2 bên thỏa thuận bằng văn bản, nếu bên nào vi phạm gây thiệt hại phải bồi thường cho bên kia . Khi phất sinh tranh chấp, các bên thương lượng giải quyết, nếu thương lượng giải không được, sự việc sẽ được đưa ra Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội xử lý theo pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Sự phán quyết của Tòa án là kết luận cuối cùng ràng buộc 2 bên thực hiện, án phí do bên thua thanh toán.

Điều 8 : Hiệu lực của hợp đồng

Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký cho đến khi bên A thanh toán xong lô hàng.

Hợp đồng này làm thành 03 bản có giá trị như nhau, bên A giữ 02 bản, bên B giữ 01 bản.

Đại diện bên A Đại diện bên B

( Đã ký tên, đóng dấu) ( Đã ký tên, đóng dấu)

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

phải đủ, phải chính xác cả về tên đơn vị, hàng hóa, phải có đủ chữ ký của những người liên quan

Biểu số 18:

Đơn vị; Cty TNHH PT&CN GL PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02 Địa chỉ: 144-Thái Hà-ĐĐ-HN Ngày 04 tháng 10 năm 2007

Nợ: 632 Số: 05/6 Có: 156(K-144-TH)

-Họ, tên người nhận hàng: Trần Quang Minh Địa chỉ:45-Tạ Q.Bửu -Lý do xuất bán: Xuất bán

-Xuất tại kho: 144-TH

Số TT

Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư( sản phẩm, hàng hóa Mã số ^ĐVT Số lượng thực tế

Đơn giá Thành tiền

A B C D 1 2 3

1 Máy in laser canon 2900

Chiếc 10 2.500.000 25.000.000

Tổng cộng 25.000.000

Cộng thành tiền ( bằng chữ): hai mươi năm triệu đồng chẵn

Xuất, ngày 04 tháng 10 năm 2007.

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho

( Ký ,Họ tên) ( Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên)

( Số liệu phòng kế toán cung cấp)

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

GIÁ TRỊ GIA TĂNG LH/2006B

Liên 2( giao khách hàng) 0080701 Ngày 04tháng 10 năm 2007

Đơn vị bán:Công ty TNHH PT CN & TM Gia Long Địa chỉ:14- Thái Hà –Đống Đa- Hà Nội

Điện thoại: 045376974 Mã số thuế: 0101273973 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Tuấn Anh

Đơn vị : ….

Địa chỉ: 45- Tạ Quang Bửu- Hà Nội Số tài khoản:….

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: …

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành

tiền

1 Máy in Laser canon 2900 Chiếc 10 2.500.000 25.000.000 Cộng tiền hàng Thuế GTGT 05% Cộng thanh toán 25.000.000 1.250.000 26.250.000 Số tiền bằng chữ: Hai mươi sáu triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN

BÀN GIAO THIẾT BỊ VÀ NGHIỆM THU KỸ THUẬT

Hôm nay, ngày 02 tháng 10 năm 2007, tại công ty TNHH phát triển công nghệ và thương mại Gia Long.

BÊN A: Ông Trần Quang Minh

Địa chỉ: 45- Tạ Quang Bửu- Hai Bà Trưng –Hà Nội.

Đại diện bởi:……….. Chức vụ:………. Điện thoại

Mã số thuế:………. Số tài khoản:……….. Tại:………

BÊN B: CÔNG TY TNHHPHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG

MẠI GIA LONG.

Địa chỉ: 14- Thái Hà- Đống Đa- Hà Nội

Đại diện bởi ông: Nguyến Hữu Long Chức vụ : Giám đốc

Điện thoại: 045376974 Fax:045376975

Mã số thuế: 0101273973

Số tài khoản:………. Tại :………

Hai bên thống nhất ký biên bản bàn giao thiết bị và nghiệm thu kỹ thuật như sau:

STT Danh mục ^{Đơn vị} _tính SL

01 Máy in laser canon 2900 Chiếc 10

Máy in laser canon 2900 được bàn giao đầy đủ theo đúng hợp đồng kinh tế số 02 ngày 04 tháng 10 năm 2007 cho bên A, mới 100% và hoạt động tốt, bảo đảm kỹ thuật.

Bên B đã hướng dẫn cách sử dụng các thiết bị cho bên A. Hai bên cùng nhất trí nghiệm thu các thiết bị trên.

Biên bản được làm thành 03 bản có gia trị như nhau, bên A giữ 02 bản và bên B giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

Theo đúng hợp đồng đã ký với đơn vị cung cấp, bên B phải hoàn tất thủ tục để thanh toán cho bên A. Sau 03 ngày để cho máy hoạt động ổn định, cũng như phải xuất trình thủ tục cho ban giám đốc ký duyệt. Ông Nguyễn Tuấn Anh, phải thanh toán tiền cho bên B ngay bằng tiền mặt.

Biểu số 20:

Cty TNHH PT CN& TM GL PHIẾU THU TIỀN Số :156 14-TH- HN Ngày 07 tháng 10 năm 2007

NỢ:111 CÓ:131 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Tuấn Anh

Địa chỉ :45- Tạ Quang Bửu- Hai Trưng –Hà Nội

Lý do thu: Trả tiền hàng theo hóa đơn số 0080701 ngày 04 tháng 10 năm 2007

Số tiền:26.250.000 bằng chữ: Hai mươi sáu triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.

Kèm theo 01 chứng từ

Ngày 07 tháng 10 năm 2007 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nộp tiền

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG

Hôm nay, ngày 02 tháng 10 năm 2007, tại công ty TNHH phát triển công nghệ và thương mại Gia Long.

BÊN A: Ông Nguyễn Tuấn Anh

Địa chỉ: 45- Tạ Quang Bửu- Hai Bà Trưng –Hà Nội.

Đại diện bởi:……….. Chức vụ:………. Điện thoại

Mã số thuế:………. Số tài khoản:……….. Tại:………

BÊN B: CÔNG TY TNHHPHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG

MẠI GIA LONG.

Địa chỉ: 14- Thái Hà- Đống Đa- Hà Nội

Đại diện bởi ông: Nguyến Hữu Long Chức vụ : Giám đốc

Điện thoại: 045376974 Fax:045376975

Mã số thuế: 0101273973

Số tài khoản:………. Tại :………

Hai bên cùng thống nhất ký kết biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế số 02 ký ngày 04 tháng 10 năm 2007 với những điều khoản như sau:

Điều 1: Bên B đã bàn giao đầy đủ hàng hóa cho bên A theo đúng thỏa thuận đã ký trong hợp đồng ( Đã có biên bản bàn giao thiết bị kèm theo).

Điều 2: Khi bên A chuyển đủ số tiền là: 26.250.000 VNĐ( Hai mươi sáu triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn) Theo đúng tổng giá trị hợp đồng cho bên B thì hợp đồng kinh tế số: 02/ HH- PT CN & TM GL sẽ chấm hiệu lực.

Điều 3: Các điều khoản về bảo hành thiết bị vẫn có hiệu lực trong thời gian bảo hành.

Biên bản được làm thành 03 bản, bên A giữ 02 bản bên B giữ 01 bản. Các bản đều có giá trị pháp lý ngang nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

* Phương pháp xác định giá của hàng hóa xuất bán

Có rất nhiều phương pháp tính giá trị sản xuất kho song để thuận lợi cho công việc hạch toán của công ty. Để thuận cho việc tính giá sản phẩm bán ra công ty đã sử dụng tính giá thành sản phẩm xuất kho theo hướng giá bình quân.

Theo phương pháp giá đơn vị bình quân, giá thực tế của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho trong kỳ được xác định theo công thức:

Giá thực tế hàng xuất kho = Số lượng hàng xuất kho

x ^{Giá đơn vị} _{bình quân}

Để tính giá đơn vị bình quân ta có thể sử dụng một trong 3 hình thức sau:

+ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ:

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ được xác định khi kết thúc kỳ hạch toán trên cơ sở giá thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ( Với vật liệu, dụng cụ, sản phẩm) hay giá trị thực tế của hàng tồn kho, tồn quầy đầu kỳ và nhập kho trong kỳ. Phương pháo này tuy đơn giản, dễ làm nhưng do tiến hành vào cuối kỳ nên có thể ảnh hưởng đến công tác quyết toán. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tính theo công thức:

Giá đơn vị bình quân cả

kỳ dữ trữ ⁼ Giá thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng hàng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

Ví dụ 5:

Mặt hàng: Máy in Laser canon 1210

Tồn đầu kỳ: 01 chiếc với giá tiền bằng 2.230.000 đồng

Ngày 05/10/07 nhập 08 chiếc với giá tiền là 2.203.000 đồng / 1 chiếc Ngày 06/10/07 nhập 10 chiếc với giá là 2.230.000 đồng/ 1 chiếc Ngày 08/10/07 xuất 05 chiếc với tổng giá bằng 11.090.000 đồng Giá bán 01

chiếc máy in ⁼

2.230.000+2.203.000 x 8+ 2.230.000 x 10 1+8+ 10

*Tài khoản sử dụng để kế toán quá trình bán hàng

Để kế toán tổng hợp quá trình bán hàng đơn vị sử dụng các tài khoản sau đây:

- Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán” - Tài khoản 511 “ Doanh thu hàng bán” - Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng”

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác nhưng chủ yếu vẫn là 3 tài khoản trên

Nội dung và kết cấu các tài khoản trên.

- Tài khoản 632” Giá vốn hàng bán” : Phản ánh trị giá vốn của hàng bán trong kỳ

Bên nợ: Trị giá hàng vốn tiêu thụ trong kỳ và các khoản ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ

Báo cáo nghiệp vụ Khoa: Kinh tế

Bên có: Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ và giá vốn hàng bán bị trả lại.

Tài khoản 632” giá vốn hành bán” không có số dư cuối kỳ.

-Tài khoản 511” Doanh thu bán hàng”

Doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp lao vụ dịch vụ cho khách hàng. Cần chú ý rằng các đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, doanh thu ghi nhận ở tài khoản này là giá bán không bao gồm thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp, còn những đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng, doanh thu ghi nhận ở tài khoản này là tổng giá thanh toán.

Bên Nợ:

- Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp ( nếu có)