Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty sản xuất kinh doanh đầu t và dịch vụ Việt Hà 2.1.4.3. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại DN Kế toán trưởng Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ Kế toán vật tư và TSCĐ vật tư Thủ quỹ Kế toán Ngân hàng Kế toán Thanh toán
Tại Công ty bia Việt Hà hình thức kế toán đợc áp dụng là hình thức Nhật ký- chứng từ. Trình tự hạch toán theo hình thức này và các loại sổ sách sử dụng đợc phản ánh qua sơ đồ sau:
Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty sản xuất kinh doanh đầu t và dịch vụ Việt Hà
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu Ghi cuối quý
2.2.Thực trạng kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty SXKD đầu t và dịch vụViệt Hà
2.2.1. Lao động và khái niệm chung
Lao động là một bộ phận quan trọng của Công ty vì vậy phải bố trí phù hợp năng lực sản xuất và trình độ tay nghề. Bên cạnh đó phải dựa vào kết quả tiêu thụ thành phẩm mà bố trí lực lợng sản xuất cho phù hợp với nhu cầu thị trờng tiêu thụ. Hiện nay số công nhân viên của Công ty là 245 ngời
Chứng từ gốc và bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Trong đó:
- Cán bộ CNV gián tiếp 38 ngời - CNV trực tiếp sản xuất 207 ngời
2.2.1.1 Hạch toán quản lý lao động
Bộ phận lao động quản lý sản xuất tại các phân xởng của Công ty, bộ phận này quản lý trực tiếp nhân công tại phân xởng, đối với tổ trởng tổ sản xuất thì ngoài nhiệm vụ sản xuất ra thì họ còn kiêm thêm trách nhiệm đối với công việc của phân xởng đang sản xuất.
Bộ phận lao động trực tiếp: đây là số công nhân trực tiếp sản xuất ra sản phẩm. Số công nhân này đợc chia thành nhiều phân xởng. Mỗi phân xởng chịu trách nhiệm một khâu của sản phẩm hoàn thành và chịu hoàn toàn số lợng cũng nh chất lợng của sản phẩm hoàn thành.
Trong quản lý và sử dụng lao động ở Công ty sản xuất kinh doanh đầu t và dịch vụ Việt Hà,phòng Tổ chức lao động chịu trách nhiệm hạch toán lao động trên 3 phơng diện nh: hạch toán về số lợng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động.
Hạch toán về số lợng lao động: Ngời quản lý lao động hạch toán về số lợng từng loại lao động theo công việc, khâu sản xuất, tổ sản xuất.
Hạch toán về thời gian lao động: Ngời quản lý lao động hạch toán về thời gian lao động căn cứ vào ngày làm việc để chấm công hay chấm điểm cho từng công nhân theo mẫu sổ đã có sẵn.
Hạch toán về kết quả lao động: Là mục đích đánh giá mức năng suất lao động của từng tổ, từng phân xởng thậm chí cho từng công nhân để đa ra quyết định khen thởng hay kỷ luật. Nếu sản phẩm sai hỏng quá nhiều hay quá lãng phí thì có thể trừ vào lơng bằng trị giá số lơng sản phẩm sai hỏng. Nếu ở thời điểm trả lơng theo sản phẩm thì phơng tiện này là mấu chốt của việc trả lơng cho ngời lao động.
2.2.1.2. Các hình thức trả lơng và phạm vi áp dụng
Công ty sản xuất kinh doanh đầu t và dịch vụ Việt Hà là một doanh nghiệp Nhà nớc nhng lại tự chủ về tài chính. Các mặt hàng của Công ty chủ yếu là bia tơi và nớc khoáng tinh khiết.
Thực tế trong các doanh nghiệp quốc doanh từ khi chuyển đổi từ hạch toán bao cấp sang cơ chế thị trờng thì nguồn vốn cố định và nguồn vốn lu động của một số công ty quá nhỏ. Để có đợc nguồn vốn lu động và vốn cố định lớn thì Công ty sản xuất kinh doanh đầu t và dịch vụ Việt Hà đã áp dụng các hình thức trả lơng theo thời gian và trả lơng theo sản phẩm. Công ty đã chủ động mua bán theo quy mô lớn và quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty một cách chặt chẽ. Điều đó đã thúc đẩy cán bộ công nhân viên tích cực hơn trong quá trình làm việc sản xuất của mình. Để trả thù lao cho ngời lao động Công ty đã áp dụng hai hình thức trả lơng theo thời gian và trả lơng theo sản phẩm hoàn thành đúng và đủ quy cách.
Tơng ứng với hai chế độ trả lơng là hai hình thức tiền lơng đợc áp dụng tại công ty: - Hình thức tiền lơng theo thời gian
- Hình thức tiền lơng khoán sản phẩm
Hình thức trả lơng theo thời gian đợc Công ty áp dụng để đảm bảo đúng chế độ của Nhà nớc mà ngời công nhân bỏ sức ra làm tại Công ty. Hình thức trả lơng khoán sản phẩm là hình thức trả lơng cho công nhân viên khi công nhân viên làm việc một cách nhiệt tình đảm bảo đúng quy cách và hoàn thành. Cả hai hình thức này công ty đều áp dụng trong một năm.
Ngoài tiền lơng lao động đợc hởng nh trên ngời lao động còn đợc hởng các chế độ phụ cấp, tiền thởng, hởng chế độ BHXH theo quy định chung trong các trờng hợp tai nạn lao động, ốm đau, thai sản....Việc tính mức trợ cấp bảo hiểm xã hội đợc thực hiện trên cơ sở chế độ về BHXH quy định.
+ Mức đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng,Công ty có trách nhiệm đóng 2%, BHYT tế trích từ quỹ lơng cấp bậc cho số lao động làm việc và ngời lao động có trách nhiệm đóng 1% tiền lơng cấp bậc của từng ngời.
+ Mức đóng kinh phí Công đoàn: Hàng tháng Công ty có trách nhiệm đóng 2% trích từ quỹ lơng cấp bậc cho số lao động làm việc .
+ Mức đóng và thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội
- Hàng tháng,Công ty đóng 15% trích từ quỹ lơng cấp bậc cho số lao động làm việc và ngời lao động có trách nhiệm đóng 5% tiền lơng cấp bậc của từng ngời. - Đối với những ngời nghỉ sản xuất, việc riêng, nghỉ chế độ về BHXH ( ốm, con ốm, thai sản, tai nạn lao động...) mà không có lơng trên bảng lơng thì không ghi thu 5% và các thời gian nghỉ trên không đợc tính thời gian công tác để hởng chế độ BHXH.
Ngời lao động nào muốn tính thời gian công tác trong thời gian nghỉ không h- ởng lơng nh trên phải làm đơn tự nguyện đóng 20% lơng cấp bậc hàng tháng. - Đối với lao động mới tuyển, chuyển công tác trong thời gian nghỉ không hởng lơng nh trên phải làm đơn tự nguyện đóng 20% lơng cấp bậc hàng tháng.
Đối với công nhân sản xuất đợc tuyển dụng mới vào làm việc tại công ty. Sau 3 tháng làm việc tại công ty mới ghi thu 5% trên bảng lơng và Công ty có trách nhiệm trích đóng 15% trích từ quỹ lơng cấp bậc cho số lao động này từ tháng thứ t trở đi.
- Đối với lao động nữ mới đợc tuyển dụng vào Công ty phải có đủ 2 năm làm việc thực tế trở lên và sinh con sau tuổi 22 mới đợc hởng chế độ BHXH về thai sản con ốm.
- Các phân xởng lập tổ theo dõi trích nộp 5% tiền lơng trích nộp theo bảng thanh toán lơng hàng tháng của đơn vị. Đồng thời vào cuối kỳ thanh toán lập phiếu báo tăng giảm mức nộp BHXH để đối chiếu với Phòng tổ chức.
- Tháng cuối mỗi quý, Phòng tổ chức tổng hợp danh sách tăng giảm mức nộp BHXH của toàn Công ty, lên bảng đối chiếu về lao động, quỹ tiền lơng tổng số
tiền BHXH phải đóng với BHXH Hà Nội và chuyển bảng đối chiếu về Phòng tài vụ.
- Phòng tài vụ có trách nhiệm đóng đủ số tiền phải nộp của Công ty với cơ quan BHXH và chuyển chứng từ về Phòng tổ chức để làm căn cứ quyết toán các chế độ BHXH đã chi (ốm, con ốm, thai sản...) và giải quyết các trờng hợp hu trí, chờ hu..
Nh vậy, Công ty có trách nhiệm đóng 19% (15% BHXH, 2% BHYT, 2% CPCĐ) trích từ quỹ lơng cấp bậc và ngời lao động có trách nhiệm đóng 6% (5% BHXH, 1% BHYT) tiền lơng cấp bậc của từng ngời để nộp cho Nhà nớc và đợc hởng các chế độ chính sách theo quy định của Nhà nớc.
Dới đây là hình thức hạch toán và sự luân chuyển chứng từ sổ sách tại Công ty sản xuất kinh doanh đầu t và dịch vụ Việt Hà.
Dới đây là bảng chấm công của phòng Kinh Doanh:
Các ký hiệu của bảng chấm công: 1. Lơng sản phẩm K
2. Lơng thời gian 8
Phòng kế hoạch Các phòng, phân xưởng Phòng tổ chức Phòng Tài chính - kế toán Giám đốc Ngân hàng Báo cáo thực hiện
kế hoạch
Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành
Bảng chấm công
Thanh toán lương Duyệt
3. Lơng nghỉ phép F
4. Lơng học – Họp H
5. Lơng tự vệ TV
6. Mất điện nớc E
7. Thiếu nguyên vật liệu C
8. Máy móc hỏng M 9. Ngng sản xuất NS 10. Bản thân ốm Ô 11. Con ốm CO 12. Đẻ, sảy thai TS 13. Việc riêng R 14. Nghỉ không lý do O
22 ngày
Căn cứ vào kết quả lao động đã tổng hợp trên bảng chấm công do ngời tổ trởng hoặc phụ trách bảng chấm công, số công làm việc, số công hởng lơng chế độ của từng nhân viên do tổ trởng hoặc ngời phụ trách nộp lên Phòng kế toán dựa vào bảng chấm công tính lơng cho từng nhân viên
Để tính lơng tháng 02 năm 2008 cho từng nhân viên của Công ty,kế toán thực hiện nh sau:
Lơng cấp bậc = Hệ số mức lơng x Mức lơng tối thiểu Lơng tháng = Lơng cấp bậc x Phụ cấp lơng
Lơng ngày =
Khi lĩnh đợc lơng các nhân viên phải trích 6% trích trên lơng cấp bậc trong đó 5% BHXH, 1% BHYT.
Sau đó khi tính lơng thực tế phải trả cho từng nhân viên kế toán lập bảng thanh toán lơng cho cả Công ty
* Cụ thể tính lơng cho ông Bùi Ngọc Cẩn nh sau: - Mức lơng tối thiểu 540.000 đ
- Hệ số lơng 3,72
- Phụ cấp chức vụ = (Hệ số phụ cấp x Mức lơng tối thiểu) - Hệ số phụ cấp 0,2 ⇒ Phụ cấp chức vụ = 0,2 x 540.000 = 108.000 đ Lơng cấp bậc = 3,72 x 540.000 = 2.008.800 đ Lơng tháng = 2.008.800 + 108.000 = 2.116.800 đ Lơng ngày = 2.116.800 = 96.218 đ 22
Sau khi lĩnh lơng ông Bùi Ngọc Cẩn phải trích nộp 6%. Trích trên lơng trong đó 5% BHXH, 1% BHYT
Cụ thể: 5% BHXH = 5% x 2.116.800 = 105.840 đ
1% BHYT = 1% x 2.116.800 = 21.168 đ
L
Tổng cộng 127.008 đ Vậy số tiền thực lĩnh của ông Bùi Ngọc Cẩn: 2.116.800 – 127.008 = 1.989.792 đ.
Bằng cách tính nh vậy ta lần lợt tính lơng cho từng nhân viên sau khi tính xong kế toán tiến hành lập bảng thanh toán lơng cho Công ty nh sau:
Căn cứ theo Bảng chia lơng, cuối tháng tổ trởng căn cứ vào bảng chấm công của tổ tiến hành chia lơng.
2.2.1.3. Đối với chế độ trích thởng
Để động viên kịp thời cán bộ CNV thực hiện tốt kế hoạch nâng cao doanh số lãi gộp bán hàng, Công ty đã áp dụng chế độ tiền thởng cho các cá nhân trên cơ sở bình bầu trong Hội nghị công nhân viên theo 3 mức:
Loại A: 150.000 đ Loại B: 100.000 đ Loại C: 50.000 đ
Căn cứ để xếp loại thởng cho từng cá nhân trong Công ty: + Loại A:
- Căn cứ vào ngày công làm đủ trong tháng. - Hoàn thành khối lợng công việc đợc giao. - Chấp hành tốt quy chế của đơn vị.
+ Loại B:
- Căn cứ vào ngày công đi làm thực tế có số ngày nghỉ 5 ngày có lý do. - Hoàn thành khối lợng công việc đợc giao.
- Chấp hành tốt quy chế của đơn vị. + Loại C:
- Căn cứ vào ngày công đi làm thực tế có số ngày nghỉ 10 ngày có lý do. - Hoàn thành khối lợng công việc đợc giao.
- Chấp hành tốt quy chế của đơn vị.
VD: Cụ thể em xét mức lơng cho Bùi Ngọc Cẩn:
Trong tháng đủ số ngày công, hoàn thành khối lợng công việc đợc giao và chấp hành tốt quy chế, nội qui của Công ty do vậy ông Cẩn đợc hởng mức lơng (tiền thởng) loại A: 150.000 đ.
Bằng cách xét tiền thởng nh vậy ta có thể tính tiền thởng cho những ngời hoàn thành tốt công việc đợc giao. Trong tháng 2 năm 2008 toàn Công ty có 24 ngời đợc thởng, trong đó:
Loại A: có 20 ngời Loại B: có 3 ngời Loại C: có 1 ngời
Bảng thanh toán tiền thởng
Tháng 02 năm 2008 TT Họ và tên Mức thởng Ghi chú Xếp loại thởng Số tiền Ký nhận 1 Bùi Ngọc Cẩn A 150.000 2 Phùng Bích Ngọc A 150.000 …. ….. …... ….. 6 Vũ Đức Quang B 100.000 7 Mai Tú Anh C 50.000 … …. ….. ….. Cộng 3.350.000
- Căn cứ vào bảng thanh toán tiền thởng kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 431: 3.350.000
- Khi thanh toán tiền thởng cho các cán bộ công nhân viên căn cứ vào phiếu chi số 140 ngày 20/ 02/ 2008. Bút toán này đợc phản ánh ở sổ Nhật ký chứng từ số 1:
Nợ TK 334: 3.350.000 Có TK 111: 3.350.000
2.2.1.4. Chế độ thanh toán BHXH cho CNV
Theo Chế độ qui định về BHXH, quỹ BHXH dùng để chi trả cho CNV trong các trờng hợp tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động nh ốm đau, tai nạn lao động, mất sức về nghỉ hu. Trong quá trình làm việc tại đơn vị ngời lao động có thể phải nghỉ việc trong các trờng hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Ngời lao động đợc hởng trợ cấp chế độ BHXH do quỹ BHXH thanh toán theo Chế độ hiện hành. Căn cứ để tính toán và thanh toán BHXH là các phiếu nghỉ hởng BHXH của các cơ quan y tế xác nhận cho ngời LĐ.
Theo Chế độ hiện hành khi thanh toán trợ cấp BHXH đối với ngời lao động bị đau ốm, con ốm..đợc hởng 75% lơng. Còn đối với ngời lao động nghỉ việc trong trờng hợp thai sản, tai nạn lao động thì đợc hởng 100% lơng.
VD: Khi tính trợ cấp BHXH cho một số công nhân trong tháng 02/2008 của Công ty SXKD đầu t và dịch vụ Việt Hà:
Chị Nguyễn Hồng Nhung phòng TC - LĐ
Trong đó: - Tiền lơng cơ bản là: 540.000 x 1,82 = 982.800 đ/ tháng Mức trợ cấp nghỉ
việc trong trường hợp thai sản hay
tai nạn lao động
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ
22 ngày x 100% x Số ngày nghỉ thực tế Mức trợ cấp nghỉ việc để chăm sóc con ốm hoặc người
lao động ốm
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ
22 ngày x 100% x Số ngày nghỉ thực tế = =
- Tiền phụ cấp ăn tra: 7.000 x 22 = 154.000 đ/ tháng Tổng lĩnh trong tháng: = 982.800 + 154.000= 1.136.800 đ/ tháng
Căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội kế toán Công ty ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 622: 64.081.752 Nợ TK 627: 26.936.660 Nợ TK 642: 19327.352 Nợ TK 641: 26.740.100
Phần trích BHXH, BHYT, KPCĐ phân bổ vào chi phí kinh doanh nh sau: BHXH trích 15% = 137.085.864 x 15% = 20.562.879
BHYT trích 2% = 137.085.864 x 2% = 2.741.717 KPCĐ trích 2% = 137.085.864 x 2% = 2.741.717 Cộng = 26.046.313
Thu 5% BHXH, 1% BHYT của tháng 02 căn cứ vào phiếu thu 120 BHXH 5% = 137.085.864 x 5% = 6.854.293
BHYT 1% = 137.085.864 x 1% = 1.370.858 Cộng = 8.225.151 Thanh toán BHXH tháng 02 của Công ty.
Căn cứ vào phiếu chi số 265 ngày 07/02/2008 kế toán ghi : Nợ TK 338 : 8.225.151
Có TK 111 : 8.225.151
Sau khi vào Bảng kê xong cuối tháng đợc chuyển vào “Nhật ký chứng từ số 7”