II. Nhận xét, đánh giá mặt tồn tại và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí
2. Trong công tác kế toán
* Về hệ thống tài khoản áp dụng
Hiện tại, Công ty vẫn đang áp dụng chế độ kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 16/12/1998 là quá cũ, vì vậy, theo em Công ty nên áp dụng quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/3/2006 để thống nhất các tài khoản sử dung trong các doanh nghiệp tạo điều kiên cho việc kiểm tra đối soát. Mặt khác, hầu hết các tài khoản công ty sử dụng đều ở dạng tài khoản
được chi tiết theo yêu cầu quản lý của công ty chứ chưa có tài khoản được mở theo quy định của bộ Tài chính đối với ngành xây lắp. Khi hạch toán các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến nội bộ giữa xí nghiệp và Công ty, kế toán sử dụng TK 136 và TK 336 chưa thực sự hợp lý. Do các xí nghiệp không mang tư cách pháp nhân và có con dấu riêng nên khi hạch toán tạm ứng nội bộ Công ty nên sử dụng TK 141 thì chính xác hơn. Đặc biệt chi phí sử dụng máy thi công là khoản mục chi phí riêng có của ngành và được hạch toán trên tài khoản 623, song công ty lại sử dụng TK 627 để hạch toán, do đó Công ty cần có sự điều chỉnh sử dụng tài khoản hợp lý với chế độ kế toán quy định.
* Về hệ thống chứng từ, sổ kế toán
Hiện tại hệ thống chứng từ, sổ kế toán tại Công ty sử dụng chưa nhất quán theo chế độ kế toán mới theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC, mà sử dụng theo chế độ kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo Quyết định số 1864 / 1998/QĐ – BTC hoặc 1 số mẫu chứng từ của Công ty lại theo Quyết định số 1141/1995/QĐ-BTC ngày 1/1/1995 như Thẻ kho, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho... Theo em Công ty nên sử dụng nhất quán mẫu biểu chứng từ và sổ sách kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/3/2006.
Bên cạnh đó, trên thực tế khi ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh Công ty không lưu chứng từ đầy đủ chứng minh cho nghiệp vụ phát sinh. Điều này sai với quy định về ghi sổ kế toán và Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm với sự sai sót này. Do đó, theo em Công ty nên có quy định chặt chẽ hơn nữa việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh tránh được rủi ro xảy ra và làm cho tình hình tài chính được thêm minh bạch.
ghi sổ, song lại không có Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, thay vào đó Công ty sử dụng Bảng kê phát sinh bên có TK để tổng hợp số liệu trước khi chuyển sang sổ cái. Như vậy, sẽ không theo dõi được chứng từ ghi sổ gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu và sai với quy định của chế độ. Do đó, theo em Công ty nên mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Trình tự ghi sổ : Sau khi vào chứng từ ghi sổ, kế toán căn cứ vào số tổng cộng trên chứng từ ghi sổ ghi vào cột số tiền và ghi số hiệu chứng từ ghi sổ vào cột số hiệu trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu như sau :
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
A B 1 A B 1
Cộng tháng
Cộng luỹ kế từ đầu quý
Cộng tháng
Cộng luỹ kế từ đầu quý
* Về quá trình luân chuyển chứng từ
Hiện tại Công ty áp dụng phương thức khoán gọn trong thi công, theo đó các xí nghịêp chủ động trong việc cung ứng các yếu tố phục vụ cho thi công, do đó, các chứng từ chi phí đều do kế toán xí nghiệp lập và ghi chép. Sự yếu kém của kế toán tại các xí nghiệp và đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh xây lắp đã làm trở ngại cho quá trình luân chuyển chứng từ. Ngoài ra, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, tức là Công ty phải tiến hành cập nhật chứng từ vào
xuất tồn. Tuy nhiên, công tác này ở Công ty lại được cập nhật vào cuối tháng sẽ làm chậm công tác tính giá thành và lên sổ sách.
Do đó, theo em Công ty nên rút ngắn thời gian cập nhật chứng từ khi có nghiệp vụ phát sinh có thể là định kỳ một tuần khi kế toán nhận được các chứng từ gốc, làm giảm khối lượng công việc của kế toán vào cuối tháng. Ngoài ra, Công ty nên có những khoá tập huấn ngắn hạn cho đội ngũ kế toán xí nghiệp giúp nâng cao năng lực chuyên môn và tăng sự phối kết hợp giữa kế toán Công ty và kế toán tại xí nghiệp.
* Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Hiện tại có những chi phí không thuộc khoản mục chi phí này nhưng vẫn được hạch toán vào chi phí phát sinh trong kỳ, ví dụ như các loại công cụ dụng cụ như giàn giáo,cốp pha, ván…Vì những công cụ dụng cụ này được sử dụng cho nhiều kỳ hoạt động, luân chuyển cho nhiều công trình sử dụng. Việc hạch toán nhầm vào khoản mục chi phí NVLTT những chi phí công cụ dụng cụ này sẽ phản ánh không chính xác tổng chi phí khi so sánh với dự toán chi phí của khoản mục chi phí NVLTT.
Ngoài ra, để tiết kiệm được chi phí NVLTT hạ thấp giá thành sản phẩm xây lắp, Công ty phải có biện pháp bảo quản tốt nguyên vật liệu tập kết ở các công trình thi công như có lán trại đủ tốt để tránh thời tiết mưa nắng cũng như mất mát. Các xí nghiệp khi mua NVL sử dụng cho thi công công trình cần lưu ý lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng NVL và giá thành hợp lý. Đối với những công trình hoặc phần công việc phá đi làm lại, Công ty nên tận dụng phế liệu thu hồi và làm thủ tục nhập lại đưa vào sử dụng cho các công trình khác.
trích theo lương của lao động trực tiếp có trong danh sách của công ty ( trong hợp đồng giao khoán, đơn giá khoán tiền lương của công nhân đã bao gồm cả khoản trích theo lương ). Do đó trong chi phí nhân công trực tiếp sẽ bao gồm cả khoản trích theo lương, mà theo cách phân loại chi phí trong doanh nghiệp xây lắp thì khoản trích này được hạch toán vào chi phí sản xuất chung. Việc làm như vậy đã làm tăng một phần chi phí nhân công trực tiếp so với dự toán và tạo ra sai số trong phân tích khoản mục chi phí này cũng như đánh giá hiệu quả sử dụng lao động.
Để khoản mục chi phí nhân công trực tiếp được chính xác hơn, Công ty nên tách riêng các khoản trích theo lương ra khỏi khoản mục này. Bằng cách căn cứ vào bảng thanh toán BHXH Công ty báo xuống, kế toán lấy tổng số tiền lương phải trả trừ đi tổng số BHXH phải nộp của công nhân trực tiếp để tính chi phí nhân công trực tiếp.
* Về hạch toán chi phí sử dụng máy thi công
Thứ nhất: Công ty sử dụng TK 627 để hạch toán toàn bộ chi phí máy thi công thuê ngoài và trong công ty, chi phí nhiên liệu sử dụng để chạy máy. Như vậy, khoản mục chi phí máy thi công không được tách biệt với khoản mục chi phí sản xuất chung, không thực hiện đúng theo quy định của chế độ kế toán trong doanh nghiệp xây lắp.
Thứ hai: Ở các xí nghiệp có những máy thi công có giá trị nhỏ không được xem là TSCĐ mà được phân loại là công cụ dụng cụ để phân bổ dần vào chi phí phát sinh trong kỳ. Tuy nhiên hiện tại, Công ty sử dụng tiêu thức phân bổ không chính xác và phụ thuộc nhiều hơn vào chủ quan của người làm kế toán. Trên thực tế có rất nhiều máy thi công đã phân bổ hết giá trị nhưng đến kỳ sau vẫn đang sử dụng được. Mặt khác, khi hạch toán số chi
Cách thức hạch toán như vậy là chưa đúng với chế độ và đã phản ánh không chính xác chi phí sử dụng máy thi công và giá thành công trình.
Thứ ba : Các khoản trích theo lương của công nhân điều khiển máy thi công, hiện tại công ty không hạch toán vào khoản mục chi phí sản xuất chung trong kỳ. Như vậy không đúng với quy định của chế độ và không thuận tiện trong việc phân tích tài chính.
Do đó, theo em cùng với việc đưa tài khoản 623 vào sử dụng Công ty cũng nên thay đổi lại cách thức hạch toán khoản mục chi phí này như sau:
+ Đối với máy máy thi công của Công ty: Hiện tại, Công ty áp dụng hình thức cho các xí nghiệp thuê máy thi công thuộc quyền sở hữu Công ty với giá cao hơn mức khấu hao của tài sản. Mặt khác, hầu hết máy thi công của Công ty hiện tại ở tình trạng cũ, lạc hậu, vì vậy, không thu hút được các xí nghiệp thuê sử dụng và có thể làm tăng chi phí sản xuất. Do đó, theo em thay vì hình thức cho thuê như hiện nay, Công ty nên để cho các xí nghiệp tự hạch toán chi phí phí máy thi công bao gồm các khoản mục: Chi phí khấu hao máy, chi phí nhân công điều khiển máy và chi phí nhiên liệu chạy máy, chi phí dich vụ mua ngoài khác. Trong đó: Chi phí khấu hao, Công ty căn cứ vào tình hình sử dụng hàng tháng sẽ báo nợ xuống cho các xí nghiệp. Tại kế toán xí nghiệp nên sử dụng hệ thống tài khoản được quy định mới nhất trong quyết định 15/2006/QĐ – BTC như sau :
- TK 6231: Chi phí nhân công.
- TK 6232: Chi phí nhiên liệu chạy máy. - TK 6233 : Chi phí dụng cụ sản xuất. -TK 6234: Chi phí khấu hao máy.
- TK 6238: Chi phí bằng tiền khác.
Đồng thời kế toán nên mở sổ chi tiết TK 623 cho tất cả các công trình và theo kỳ hạch toán. Sổ chi tiết có mẫu như sau :
SỔ CHI TIẾT TK 623 Quý ... Chứng từ Công trình Diễn giải TK ĐƯ Tổng số Khoản mục chi phí SH NT 6231- nhân công 6232- vật liệu 6233 công cụ ... .
Cuối quý, tổng hợp số liệu tính tổng chi phí phát sinh và là căn cứ để lập bảng tính giá thành công trình. Việc này có thể được thực hiện dễ dàng với sự trợ giúp của máy tính và như thế khối lượng công việc tăng nhưng không làm gia tăng áp lực lên kế toán chi phí và giá thành. Nhờ đó, việc ghi chép, đối chiếu sổ trở nên đơn giản và chính xác hơn.
+ Đối với máy thi công thuê ngoài : Kế toán tại xí nghiệp sẽ sử dụng tài khoản chi tiết cấp 3 : TK 6237 để theo dõi tình hình thuê máy thi công bên ngoài. Việc làm như vậy tạo điều kiện đối chiếu kiểm tra chi phí máy thi công phát sinh trong kỳ tính giá thành.
+ Đối với chi phí nhân công điều khiển máy thi công : để thuận tiện cho việc theo dõi và phân tích tài chính, Công ty nên phản ánh các khoản trich theo lương của nhân công MTC vào tài khoản 62371, theo bút toán :
+ Đối với máy thi công có giá trị nhỏ: Đối với tài sản có giá trị dưới 10 triệu đồng như máy đầm, máy tời … được xem là công cụ, Công ty nên tiến hành phân bổ vào chi phí sản xuất trong kỳ. Để theo dõi tình hình sử dụng máy thi công có giá trị nhỏ kế toán Công ty nên sử dụng tài khoản 142 “ Chi phí trả trước ngắn hạn” và tài khoản 242 “chi phí trả trước dài hạn “vào hạch toán. Cách thức hạch toán nên theo quy định hiện hành, như sau: Khi đưa máy mới vào sử dụng, căn cứ vào thời gian sử dụng là ngắn ( dưới 1 năm tài chính ) hay là dài ( trên 1 năm tài chính ), kế toán định khoản:
Nợ TK 142, 242 : giá trị máy xuất dùng Có TK 153
Hàng quý, kế toán phân bổ vào chi phí sử dụng máy thi công cho các từng công trình sử dụng theo tiêu thức hợp lý, có thể là giá thành công trình, hạng mục công trình :
Nợ TK 623 (3) : giá trị phân bổ Có TK 142,242
Đến kỳ báo hỏng, báo mất, hết hạn sử dụng... sau khi trừ số thu hồi, bồi thường.. giá trị còn lại được phân bổ vào chi phí như bút toán trên.
Đồng thời khi xuất nhiên liệu cho hoạt động máy, kế toán hạch toán vào chi phí máy thi công chi tiết TK 623 (2)- chi phí vật liệu và định khoản
Nợ TK 623 (2) : Giá trị nhiện liệu dùng chạy máy Có TK 152,111
Thứ nhất : Do các xí nghiệp không được mua TSCĐ mà khi có nhu cầu sử dụng phải thuê tại Công ty, vì vậy, trong khoản mục chi phí này Công ty không hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định. Trên thực tế chi phí thuê TSCĐ tại Công ty luôn lớn hơn chi phí khấu hao, vì vậy sẽ làm tăng chi phí sản xuất tại các xí nghiệp. Ngoài ra cách hạch toán như vậy không đúng với quy định của chế độ hiện hành.
Thứ hai Theo quy định của Công ty, khi xí nghiệp vay vốn của Công ty, xí nghiệp phải chịu một khoản chi phí lãi vay trả cho Công ty với lãi suất thường cao hơn lãi suất của Ngân hàng cùng thời điểm, làm cho chi phí sản xuất chung tăng lên.
Với thực trang đó, theo em Công ty nên thay đổi một số điểm sau khi hạch toán chi phí sản xuất chung:
Thứ nhất Để việc hạch toán được chính xác và dễ dàng hơn trong phân tích, đối chiếu, Công ty nên chi tiết TK 627 đồng thời với việc mở lại sổ chi tiết theo từng yếu tố chi phí.
SỔ CHI TIẾT TK 627
Thứ hai Nếu các xí nghiệp có sử dụng các TSCĐ của công ty ngoài máy thi công, Công ty chỉ nên báo nợ khấu hao thay vì cho thuê như hiện nay. Làm như vậy sẽ giảm được một phần chi phí sản xuất chung
Stt Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Tổng số Chia ra SH NT 6271- nhân viên 6272- vật liệu 6273- công cụ ... 1 2
nên thực hiện tính lãi vay vào cuối tháng theo ngân hàng.
Thứ tư: Do chi phí sản xuất chung phát sinh nhiều và lẻ tẻ trong kỳ dễ dẫn đến tình trạng mất chứng từ, nhầm lẫn vì vậy cần chú trọng đến công tác quản lý CPSXC.
* Trong công tác tính giá thành toàn bộ : Hiện tại Công ty thực hiện phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho các công trình với giá trị bằng 5% trên doanh thu. Cách thức phân bổ này không đúng với quy định của chế độ,mặt khác làm sai giá trị toàn bộ của sản phẩm xây lắp. Vì vậy theo em Công ty nên phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo tổng giá trị sản lượng công trình thực hiện trong kỳ, theo công thức sau :
Ngoài ra, Công ty không lập thẻ tính giá thành cho từng công trình. Các chi phí sản xuất phát sinh cũng như giá trị dở dang đầu kỳ, cuối kỳ và giá thành của các công trình được tập hợp và phản ánh trên bảng tính giá thành (mỗi công trình ghi một dòng). Xét về mục đích phản ánh tổng hợp thông tin, bảng này có tính năng như thẻ tính giá thành, hơn nữa cho kế toán thấy được tình hình thực hiện chi phí, giá thành của tất cả các công trình trong kỳ. Tuy nhiên, bảng tính giá thành không thể thay thế cho thẻ tính giá thành vì thông tin trong bảng không thể hiện rõ sự tham gia của các khoản mục chi phí vào giá thành công trình, do đó không đáp ứng được yêu cầu
Chi phí quản lý DN phân bổ cho
công trình =
Tổng chi phí quản lý DN cần phân bổ
x
Giá trị sản lượng thực hiện của công