• Thiết lập Bullets
Để đánh dấu đầu dòng một đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau đây.
Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần đánh dấu đầu dòng và kích hoạt tính năng đánh dấu đầu
dòng bằng cách mở mục chọn: Format | Bullets and Numbering.., hộp thoại sau sẽ xuất hiện.
Hình 5.19
Bước 2: Thiết lập thông tin về dấu đầu dòng ở thẻ Bulleted như sau:
– Dùng chuột nhấn lên kiểu Bullet muốn thiết lập (đoạn văn bản này đang sử dụng kiểu bullet chọn ở hình trên);
– Nhấn nút Picture.., để chọn một kiểu bullet là các hình ảnh khác, khi đó hộp thoại sau đây xuất hiện:
Chọn một loại bullet rồi nhấn OK để hoàn tất.
Có thể nhấn nút Customize.. để thực hiện một vài thao tác định dạng cần thiết cho bullet đang chọn:
Hình 5.21
– Có thể chọn lại kiểu bullet ở danh sách Bullet character;
– Nhấn nút Font.. để chọn loại phông chữ cho bullet;
– Nhấn nút Bullet.. để có thể chọn bullet là một ký tự đặc biệt (Symbol);
– Mục Bullet position để thiết lập khoảng cách dấu bullet so với mép trong lề bên trái tài liệu;
– Mục Text position để thiết lập khoảng cách từ văn bản (text) tới mép trong lề trái của tài liệu.
• Thiết lập Numbering
Để đánh số chỉ mục cho các tiêu đề tài liệu, hãy làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần đánh số chỉ mục và kích hoạt tính năng đánh số chỉ mục
Hình 5.22
Bước 2: Thiết lập thông tin về đánh số chỉ mục ở thẻ Numbered như sau:
Hãy dùng chuột nhấn lên kiểu đánh số chỉ mục muốn thiết lập;
Nút Customize..., để định dạng cho số chỉ mục này bởi hộp thoại sau:
Hình 5.23
Ý nghĩa các mục tin trên hộp thoại này như sau:
– Nút Font…, cho phép chọn kiểu phông chữ cho số chỉ mục;
– Mục Start at: để chọn chỉ mục đầu tiên cần đánh số: nếu chọn 1, sẽ thực hiện đánh chỉ mục là 1, 2,..; nhưng nếu chọn là 5 thì sẽ đánh số từ 5 trở đi là 5, 6, 7..;
– Mục Number position để thiết lập vị trí của chỉ mục trên đoạn văn bản;
Text position để thiết lập khoảng cách văn bản so với mép lề của trang tài liệu. V.4.LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH BẰNG MICROSOFT EXCEL
V.4.1 Giới thiệu
Excel là phần mềm bảng tính phục vụ công tác quản lý, lưu trữ tầm vừa và nhỏ. Excel tạo và quản lý sổ sách điện tử, có các trang là các bảng kẻ sẵn với khả năng lưu trữ và tính toán.
V.4.2 Workbook
Tài liệu của Excel là các sổ điện tử (Workbook)
Workbook Có tối đa 255 worksheets (Bảng tính)
Gồm 256 columns (cột) đánh thứ tự từ A..Z, AA..AZ, ..IV (nhấn Ctrl+mũi tên sang để đến cột cuối)
Worksheet Gồm 65536 rows (hàng) đánh số từ 1..65536) (nhấn Ctrl+¯mũi tên xuống để đến hàng cuối
Cell (Ô) Giao của hàng và cột
Mỗi ô có địa chỉ, ví dụ ô A3, C5, AZ335
Range (Vùng) Vùng các ô cạnh nhau để lưu dữ liệu có cùng tính chất Xác định bởi <Địa chỉ ô đầu>:<Địa chỉ ô cuối> Ví dụ A3:C5
V.4.3 Các thao tác căn bản
• Tạo sổ mới, lưu giữ
Khi chạy Excel mở kèm một sổ bảng tính mới có tên ngầm định là Book1.
Mở sổ mới: Trên thanh công cụ nhấn nút New, hay trên menu File, chọn New
Lưu trữ: Lên mục File, chọn Save hoặc Save as hay nhấn lên nút Save trên thanh công
cụ
• Nhập liệu vào bảng tính
Dữ liệu trong một ô có thể và văn bản hay số
(Text) đa 255 ký tự. Ô chứa văn bản tự động căn sang bên trái. Đôi khi bạn cần nhập số dưới dạng văn bản – ví dụ ($000) – trước hết bạn nhập dấu nháy đơn (') theo sau là số – ví dụ '39,800. Để nới rộng cột chứa hết văn bản, kéo trên tiêu đề cột.
Số (Number) Một ô có kiểu số nếu bạn nhập vào một số. Ví dụ 973, 908.37, 0.72, 3 1/4, 5.87137E+3.
Nếu ô không đủ rộng để chứa hết số, nó sẽ xuất hiện toàn dấu thăn (#######) Có thể nhập phân số: 3 1/4 hay 0 1/2
Ngày tháng Nhập ngày theo dạng sau: 11/6/97, 6–Nov–97, 6–Nov, Nov–97 Ngày là số tính từ 1/1/1900 đến ngày bạn nhập.
Nhấn Ctrl+; (chấm phảy) để nhập ngày hôm nay
Trật tự ngày/tháng/năm do Windows quy định (Settings>Control Panel>Regional Settings)
Giờ Nhập theo đinh dạng: 21:41, 21:41:35, 9:41 PM, 9:41:35 PM Ctrl+: (hai chấm) để nhập giờ hiện hành
• Nhập trên một vùng
Để tăng tốc độ nhập liệu bạn có thể chọn trước vùng nhập liệu. Excel tự chuyển sang ô kế tiếp khi kết thúc nhập một ô.
– Chọn vùng nhập liệu. Ô hiện hành có nền trắng.
– Nhập dữ liệu vào ô hiện hành.
– Nhấn Enter Æ xuống, Shift+Enter Æ lên, Tab Æ sang phải, Shift+Tab Æ sang trái một ô.
• Nhập chuỗi dữ liệu
Excel có đặc tính tự điền AutoFill, cho phép tự động nhập chuỗi giá trị liên tiếp. Chỉ cần nhập giá trị đầu tiên, AutoFill phân tích và điền các giá trị khác của chuỗi. Có thể dùng AutoFill cho ngày, tháng, năm, chuỗi số…
– Để điền một chuỗi số, nhập hai số đầu cạnh nhau theo hàng hay cột.
– Chọn hai ô, đưa con trỏ chuột lại thẻ điền tại góc dưới bên phải của vùng chọn, con trỏ chuột trở thành hình chữ thập.
– Kéo trên thẻ điền cho đến khi kết thúc vùng điền.
Lưu ý: Nếu muốn điền ngày thì nhập ngày thay vì số. Excel cũng nhận biết chuỗi văn bản dạng Qtr 1, Qtr 2... Bạn cũng có thể điền chuỗi tự tạo tuỳ ý.
Để nhập chuỗi số tăng có bước là 1, nhập số đầu, nhấn giữ Ctrl trong khi kéo trên thẻ điền.
• Nhập công thức
Công thức bắt đầu bằng dấu bằng "=", sau đó là biểu thức tính toán. Trong biểu thức có các toán tử và các toán hạng.
– Toán tử là các phép toán số học như cộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa...
– Trật tự ưu tiên của các toán tử cũng giống như một biểu thức toán học thông thường.
– Để ưu tiên một phép toán yếu hơn trước một phép toán có độ ưu tiên cao hơn ta dùng cặp ngoặc tròn ().
– Toán hạng có thể là hằng xâu, số hay địa chỉ các ô chứa các giá trị đó.
– Ví dụ của công thức như: =A5*B5, =30000+B5.
– Toán hạng cũng có thể là các hàm sẽ đề cập đến trong bài sau. Để nhập công thức:
– Chuyển đến ô cần nhập
– Gõ dấu bằng, sau đó bắt đầu nhập biểu thức tính toán
– Kết thúc gõ Enter hay nhấn lên nút trên thanh công thức.
• Sao chép công thức
Trong nhiều trường hợp công thức của các ô cùng cột giống nhau. Ta chỉ cần nhập công thức cho ô đầu tiên, và sao chép công thức xuống các ô còn lại. Địa chỉ của các ô tham gia vào công thức cũng tự thay đổi tương ứng (địa chỉ tương đối).
Để địa chỉ các ô tham gia vào công thức không đổi khi copy thì ta phải đánh địa chỉ tuyệt đối (sẽ trình bày ở bài sau).
– Chọn ô cần nhập công thức (ô đầu tiên của cột cần nhập công thức)
– Nhập công thức
– Để sao chép công thức dưới ta kéo trên thẻ điền
Hình 5.24
• Chọn ô, vùng
Chọn một ô nhấn chuột lên ô đó hay dùng bàn phím để duyệt đến ô cần chọn
Chọn một vùng nhấn chuột lên ô đầu tiên; sau đó nhấn giữ nút chuột trái và kéo tới góc đối xứng của vùng cần chọn. Thả phím chuột
Chọn một vùng lớn chọn ô đầu tiên. Sau đó cuộn bảng tính cho đến khi bạn nhìn thấy góc đối xứng. Nhấn giữ Shift, và nháy chuột lên góc đối xứng của vùng cần chọn. Tất cả các ô nằm giữa hai góc sẽ được chọn
Chọn các ô theo nội dung hay định dạng
Bôi đen vùng, lên Edit>Goto>Special: (comments), hằng số (constants), công thức (formulas), định dạng có điều kiện (conditional formats), hay các đối tượng như đồ thị (charts) Sau khi chọn các ô với Edit, Go To, Special, bạn có thể giữ nguyên vùng chọn và dịch chuyển qua lại giữa các ô bằng cách nhấn Tab, Shift+Tab, Enter, hay Shift+Enter
Chọn Nhiều vùng Chọn vùng đầu tiên; Nhấn giữ phím Ctrl và kéo để chọn vùng tiếp theo. Lặp lại cho các vùng khác
Chọn cột/hàng Chọn một cột/hàng nháy chuột lên tiêu đề cột Chọn nhiều cột/hàng cạnh nhau, kéo rê con trỏ chuột trên các tiêu đề cột/hàng
Chọn nhiều cột/hàng không liền nhau, nhấn phím Ctrl và nháy chuột lên mỗi tiêu đề cột/hàng
Lưu ý: Shift+space/ Ctrl+space để chọn hàng/cột hiện hành.
Chọn cả bảng tính Nhấn lên nút giao giữa tiêu đề hàng và tiêu đề cột
Chọn nhiều bảng tính
Nhấn lên các phiếu bảng tính ở đáy của sổ bảng tính
Chú ý: Nếu bạn chọn toàn bộ bảng tính thì các lệnh thực hiện sẽ tác động lên toàn bảng tính. Ví dụ nếu bạn nhấn phím Delete toàn bộ dữ liệu sẽ bị xoá.
• Chỉnh sửa dữ liệu
Để sửa nội dung một ô Chọn ô cần sửa
Nhấn phím F2 hoặc nhấn kép lên ô hay nhấn lên thanh công thức
Hiệu chỉnh dữ liệu, kết thúc nhấn Enter.
Để xoá nội dung một ô Chọn ô cần xoá Nhấn Delete
V.4.4 Công thức và hàm
Công thức để tính toán trên sổ. Sau khi nhập công thức, bạn có thể thay đổi nội dung các ô liên quan; Excel tự động tính lại và cập nhật kết quả.
Hàm là các công thức được định nghĩa sẵn phục vụ một tính toán cụ thể, như tính tổng, bình quân... Để tính toán hàm nhận thông tin gọi là các đối số, và trả lại một kết quả. Trong hầu hết các trường hợp kết quả là một giá trị số, nhưng cũng có các hàm trả lại kết quả dưới dạng văn bản, địa chỉ ô, giá trị lôgíc, mảng, hay các thông tin về bảng tính.
V.4.4.1 Dạng tổng quát của hàm
• Tên_Hàm(danh sách đối)
Tên_Hàm: Do EXCEL quy định, không phân biệt chữ hoa, chữ thường, ví dụ Sum, Average, If...
Đối của hàm: Có thể là các hằng số, địa chỉ ô, vùng, tên vùng hay hàm khác Ví dụ: SUM(C3*3,D3*2) hay IF(B2>5,SUM(C2:D2)
Chú ý: Có hàm không có đối. Ví dụ: hàm TODAY(), đối với những hàm này không được
bỏ cặp dấu ngoặc ().Các hàm có nhiều đối thì các đối cách nhau bởi dấu phân cách thường là dấu phẩy (,) trên một số máy có thể là chấm phẩy (;) phụ thuộc vào thiết lập trong
Control Panel>Regional Settings> Number> List Separator
V.4.4.2 Nhập công thức/hàm theo cách thông thường
– Đứng ở ô cần nhập công thức, nhập dấu bằng
– Nhập biểu thức tính toán gồm toán tử và toán hạng. Toán hạng gồm số, địa chỉ ô, vùng, tên hàm...
– Nhấn ENTER để kết thúc
V.4.4.3 Nhập công thức
– Đứng ở ô (vùng) cần nhập công thức. Nhập công thức bình thường, nếu trong công thức có hàm thì gọi thuật sỹ dùng hàm (Nhấn nút fx / Shift+F3/ Insert> Function)
– Chọn nhóm hàm trong phần cửa sổ bên trái, chọn tên hàm trong phần cửa sổ bên phải
– Khai báo đối của hàm: Dùng chuột chọn các vùng/Nhập trực tiếp địa chỉ ô Nếu đối của hàm lại là một hàm khác, nhấn nút hộp tên bên trái thanh công thức để
chọn hàm, sau đó lặp lại các bước 2 và 3 cho hàm lồng để kết thúc hàm lồng nháy vào tên hàm ngoài ở trên thanh công thức. Trong hộp đối, các đối in đậm là các đối bắt buộc, các đối in nhạt là các đối tuỳ chọn
– Nhấn OK hay gõ Enter để kết thúc
Chú ý: nếu là công thức mảng, sau khi kết thúc nhập nhấn F2 để quay lại chế độ Edit, sau đó kết thúc hàm bằng Ctrl+Shift+Enter
Hình 5.25
V.4.4.4 Các loại địa chỉ tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp
Nếu một ô chứa công thức tham chiếu đến các ô khác, có một số cách tham chiếu, mỗi cách mang lại một kết quả khác nhau và có thể được sử dụng khác nhau trong Excel, vì vậy hiểu được sự khác biệt này là rất quan trọng.
Thường Excel sử dụng địa chỉ tương đối, nghĩa là, địa chỉ ô trong công thức tự thay đổi phù hợp khi bạn sao chép công thức đến nơi khác.
Ví dụ: Nếu trong ô B10 chứa công thức =SUM(B3:B9), và bạn sao chép công thức từ ô B10 sang ô C10, công thức mới trong ô C10 tự động chỉnh thành =SUM(C3:C9).
Để địa chỉ ô trong một công thức không thay đổi khi bạn sao chép công thức đi nơi khác, sử dụng địa chỉ tuyệt đối.
Một địa chỉ trở thành tuyệt đối khi có thêm dấu đô la ($) đằng trước cột và hàng.
Ví dụ: Trên một cột bạn muốn nhân các giá trị với phần trăm hoa hồng lưu trong ô D7, khi đó bạn sử dụng $D$7 để tham chiếu đến phần trăm hoa hồng này trong công thức ở ô đầu tiên, sau đó sao chép công thức xuống dưới.
Nếu bạn chỉ muốn hàng hay cột cố định khi bạn sao chép công thức, sử dụng địa chỉ hỗn hợp.
Ví dụ: Địa chỉ $C3 làm cột không thay đổi khi sao chép công thức, nhưng hàng lại thay đổi. Ngược lại nếu bạn dùng C$3 thì hàng cố định, còn cột thay đổi khi sao chép.
1. Đến ô cần nhập công thức.
2. Để nhập một địa chỉ tuyệt đối hay hỗn hợp trong công thức, nhập dấu bằng (=) để bắt đầu công thức nhập hay nháy lên ô cần tham chiếu.
3. Nhấn F4 cho đến khi có được địa chỉ mong muốn, sau đó nhập các toán tử, ví dụ cộng (+).
4. Tiếp tục nhập các giá trị hay ô khác.
V.4.4.5 Sao chép
• Sao chép các ô
Trong Excel, bạn có thể sao chép nội dung của ô hay vùng trong một bảng tính, giữa các bảng tính, giữa các sổ bảng tính, hay giữa Excel và các ứng dụng khác.
Các bước thực hiện:
– Chọn ô hay vùng bạn định sao chép; sau đó nhấn nút Copy trên thanh công cụ chuẩn (hay Edit, Copy).
– Chọn ô trên cùng bên trái của vùng mà bạn muốn sao chép dữ liệu đến đó; sau đó nhấn nút Paste trên thanh công cụ chuẩn (hay chọn Edit, Paste).
Lưu ý : Để copy dữ liệu nhanh đến vùng khác trên cùng bảng tính, chọn ô hay vùng bạn
định sao chép. Nhấn và giữ phím Ctrl, và kéo trên viền của vùng đang chọn đến vị trí mong muốn. Thả phím chuột sau đó phím Ctrl.
• Sao chép dữ liệu giữa các ứng dụng
Bạn có thể sử dụng Clipboard để chia xẻ dữ liệu giữa các ứng dụng Windows. Clipboard là vùng nhớ trung gian để đặt tạm các dữ liệu sao chép. Khi bạn cắt (cut) hay sao chép (copy) văn bản hay các đối tượng trong một chương trình, Windows đặt các mục này vào Clipboard. Sau đó bạn có thể dán (paste) các mục này trên cùng bảng tính, lên bảng tính khác, hay lên một chương trình khác. Bạn có thể dãn dữ liệu đó nhiều lần, cho đến khi bạn sao chép mục dữ liệu mới vào Clipboard.
Các bước thực hiện:
– Chọn ô hay vùng bạn định sao chép; sau đó nhấn nút Copy trên thanh công cụ chuẩn (hay chọn Edit, Copy).
– Chuyển sang ứng dụng khác và đến vị trí bạn cần đưa dữ liệu ra đó. Ví dụ nếu bạn muốn sao chép đưa liệu từ Excel sang Word, chuyển sang Word và đặt con trỏ tại nơi bạn muốn dữ liệu xuất hiện.
– Nhấn nút Paste trên thanh công cụ chuẩn Standard (hay chọn Edit, Paste).
Trong một số trường hợp chúng ta cần sao chép và dán dữ liệu với các tính năng bổ sung, ví dụ chỉ sao chép công thức, chỉ sao chép trị, định dạng... hoặc sao chép và dán lên dữ liệu hiện có nhưng không dán đè mà cộng thêm, bớt đi... Trong những trường hợp như vậy ta cần đến Paste Special.
Để thực hiện trước hết cần sao chép vùng dữ liệu trên bảng tính vào Clipboard, sau đó đưa con trỏ đến vị trí mới và gọi dán đặc biệt từ Edit menu hay Shortcut menu. Gọi chức năng Paste Special, hộp hội thoại Paste Special xuất hiện, chọn các tuỳ chọn mong muốn.
Hình 5.26
Một số chức năng hay dùng với Paste Special là:
– Biến công thức thành trị
– Sao chép chỉ một phần nội dung ô, ví dụ như định dạng hay công thức, hoặc phần