1. Noơi dung vieơc laơp hoă sơ hieơn hành và yeđu caău đôi với hoă sơ được laơp
2. Giao noơp tài lieơu vào lưu trữ hieơn hành cụa cơ quan, toơ chức
3.Trách nhieơm đôi với cođng tác laơp hoă sơ và giao noơp tài lieơu vào lưu trữ hieơn hành
1. Noơi dung vieơc laơp hoă sơ hieơn hành và yeđu caău đôi với hoă sơ được laơp
với hoă sơ được laơp
* Noơi dung vieơc laơp hoă sơ hieơn hành:
Mở hoă sơ;
Thu thaơp, caơp nhaơt vaín bạn tài lieơu hình thành trong quá trình theo dõi, giại quyêt cođng vieơc vào hoă sơ;
Kêt thúc, bieđn múc hoă sơ.
* Yeđu caău đôi với hoă sơ được laơp:
Hoă sơ được laơp phại phạn ánh đúng trình tư,ï dieên biên cụa sự vieơc hay trình tự giại quyêt cođng vieơc; phạn ánh đúng chức naíng, nhieơm vú cụa đơn vị.
2. Giao noơp tài lieơu vào lưu trữ hieơn hành cụa cơ quan, toơ chức
cơ quan, toơ chức
* Trách nhieơm cụa đơn vị và cá nhađn trong cơ quan, toơ chức:
Đơn vị và cá nhađn trong cơ quan, toơ chức phại giao noơp những hoă sơ, tài lieơu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hieơn hành cụa cơ quan, toơ chức theo thời gian quy định.
Trường hợp đơn vị hoaịc cá nhađn caăn giữ lái những hoă sơ, tài lieơu đã đên hán noơp lưu thì phại laơp danh múc gửi cho lưu trữ hieơn hành cụa cơ quan, nhưng thời hán giữ lái khođng được quá hai naím.
* Thụ túc giao noơp:
Khi giao noơp tai lieơu phại laơp hai bạn “Múc lúc hoă sơ, tài lieơu noơp lưu” và hai bạn “Bieđn bạn giao nhaơn tài lieơu”. Đơn vị
hoaịc cá nhađn giao noơp tài lieơu vào lưu trữ hieơn hành cụa cơ quan, toơ chức giữ moêi lối moơt bạn.
3.Trách nhieơm đôi với cođng tác laơp hoă sơ và giao noơp tài lieơu vào lưu trữ hieơn hành
tài lieơu vào lưu trữ hieơn hành
Người đứng đaău cơ quan, toơ chức có trách nhieơm chư đáo cođng tác laơp hoă sơ và giao noơp hoă sơ vàolưu trữ hieơn hành đôi với cơ quan, toơ chức thuoơc phám vi quạn lý cụa mình.
Chánh vaín phòng hoaịc trưởng phòng hành chính có trách nhieơm:
- Toơ chức thực hieơn vieơc laơp hoă sơ và giao noơp hoă sơ vào lưu trữ hieơn hành cụa cơ quan,toơ chức.
* Thụ trưởng các đơn vị trong cơ quan, toơ chức chịu trách nhieơm trước người đứng đaău cơ quan, toơ chức veă vieơc laơp hoă sơ, bạo quạn và giao noơp tài lieơu vào lưu trữ hieơn hành.
* Trong quá trình theo dõi, giại quyêt cođng vieơc, moêi cá nhađn phại laơp hoă sơ veă cođng vieơc đó.
4.Toơ chức nhieơm vú cụa vaín thư cơ quan, toơ chức
Caín cứ khôi lượng các cođng vieơc, các cơ quan, toơ chức phại laơp phòng vaín thư hoaịc bô trí người làm vaín thư.
* Vaín thư có nhieơm vú:
+ Tiêp nhaơn, đaíng ký vaín bạn đên;
+ Trình, chuyeơn giao vaín bạn đên cho đơn vị và cá nhađn;
+ Kieơm tra theơ thức, hình thức, kỹ thuaơt trình bày; ghi sô, ngày tháng; và đóng dâu vaín bạn;
+ Đaíng ký, làm thụ túc phát hành, chuyeơn phát và theo dõi vieơc chuyeên phát vaín bạn đi;
+ Saĩp xêp, bạo quạn và phúc vú vieơc tra cứu, sử dúng bạn
lưu;
+ Quạn lý soơ sách và cơ sở dữ lieơu đaíng ký, quạn lý vaín bạn; làm thụ túc câp giây giới thieơu, giây đi đường cho cán boơ cođng chức vieđn chức;
+ Bạo quạn, sử dúng con dâu cụa cơ quan, toơ chức và cáclối con dâu khác.
