Phần 2-Thực trạng kế toán tiền lơng và các khoản trích theo ở Công ty VINAPON
2.2.4. Hạch toán chi phí nhân công tại Công ty Vinaphone.
Chi phí nhân công tại Công ty bao gồm toàn bộ các khoản thù lao (tiền lơng và các khoản khác) mà Công ty phải trả có cán bộ công nhân viên theo số thời gian lao động mà họ đóng góp. Ngoài ra đợc tính vào chi phí nhân công bao gồm các khoản trích cho quỹ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế (kinh phí công dodàn do ngời lao động đóng góp hoàn toàn) theo tỷ lệ quy định.
2.2.4.1. Chứng từ hạch toán.
Để thanh toán tiền lơng cho ngời lao động, hàng tháng kế toán lập "Bảng thanh toán tiền lơng". Trên bảng tính lơng có ghi rõ từng khoản tiền lơng, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động còn đợc lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội cũng đợc lập tơng tự. Sau khi kế toán trởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, "Bảng thanh toán lơng và Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội " (Xem phụ lục II) sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và bảo hiểm xã hội cho ngời lao động. Việc thanh toán lơng và bảo hiểm xã hội đợc trả vào ngày cuối cùng của tháng, nếu ngày cuối cùng trùng với ngày nghỉ, ngày lễ thì ngời lao động sẽ đợc thanh toán vào ngày làm việc trớc đó. Các khoản thanh toán lơng, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những ngời cha lĩnh lơng cùng với chứng từ và báo cáo thu, chi tiền mặt sẽ đợc phòng kế toán kiểm tra và ghi sổ.
2.2.4.2. Tài khoản và phơng pháp hạch toán.
Tài khoản hạch toán.
Để theo dõi tình hình thanh toán tiền lơng và các khoản khác với ngời lao động, tình hình trích lập, sử dụng quỹ bảo heỉem xã hội, quỹ bảo hiểm y tế... kế toán sử dụng các tài khoản sau:
* TK 334: Phải trả công nhân viên.
Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của Công ty về tiền lơng, bảo hiểm xã hội, tiền thởng và các khoản khác thuộc và thu nhập của họ.
Bên Nợ: Các khoản khấu trừ vài tiền lơng của công nhân, viên chức. - Tiền lơng và các khoản khác đã trả cho công nhân, viên chức. - Tiền lơng công nhân, viên chức cha lĩnh chuyển vào TK thích hợp. Bên có: Tiền lơng và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức. D nợ (nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức.
D có: Tiền lơng, và các khoản khác còn phải trả công nhân viên chức. * TK 338: Phải trả và phải nộp khác.
Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản khấu trừ vào lơng theo quyết định của toà án (tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí....) giá trị tài sản thừa chờ xử lý các khoản vay mợn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cợc ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ, doanh thu nhận trớc...
Bên nợ:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ - Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn.
- Xử lý giá trị tài sản thừa
- Thuế phải nộp tính trên doanh thu nhận trớc - Các khoản đã trả, đã nộp khác
Bên có:
- Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ. - Các trị tài sản thừa chờ xử lý
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả đợc hoàn lại. D nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vợt chi cha đợc thanh toán. D có: Số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý. TK338 chi tiết làm tiểu khoản.
- 3381: tài sản thừa chờ giải quyết. -3382: kinh phí công đoàn
- 3383: bảo hiểm xã hội -3384: bảo hiểm y tế
- 3388: phải nộp khác.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan trong quá trình hạch toán nh 111, 112, 138...
Phơng pháp hạch toán.
- Hàng tháng, tính thù lao lao động phải trả cho công nhân viên (bao gồm tiền lơng có tính chất tiền lơng và phân bổ cho các đối tợng sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK622: thù lao phải trả cho công nhận trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
Nợ TK 641 (6411): Thù lao phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm.
Nợ TK 642 (6421): Thù lao phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp.
Có TK334: Tổng số thù lao lao động phải trả - Số tiền thởng phải trả cho công nhân viên:
Nợ TK 431 (4311): Thởng thi đua từ quỹ khen thởng.
Nợ các TK 622, 6411, 6421: Thởng trong sản xuất kinh doanh (từ quỹ lơng). Có TK 334: Tổng số tiền thởng phải trả.
Trích BHXH, bảo hiểm y tế.
Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên chức (6%).
Có TK338, 3383, 3384: Tổng số bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế phải trích.
- Số bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế phải trích.
- Số bảo hiểm xã hội phải trả trực tiếp cho công nhân viên (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...).
Nợ TK 338 (3383). Có TK 334.
Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên. Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ:
Có TK 333 (3338): Thuế thu nhập phải nộp. Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lơng.
Có TK 138: Các khoản bồi thờng vật chất, thiệt hại...
- Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lơng...), bảo hiểm xã hội, tiền thởng cho công nhân viên chức.
Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán.
Có TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt.
Nợ TK 338 (3383, 3384)
Có TK liên quan 111, 112....
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng cha lĩnh. Nợ TK 334
Có TK 338 (3388).
- Trờng hợp số đã trả, đã nộp về bảo hiểm xã hội (kể cả số vợt chi) lớn hơn số phải trả, phải nộp đợc cấp bù, ghi:
Nợ TK111,112: Số tiền đợc cấp bù đã nhận. Có TK 338: Số tiền cấp bù (3383)
Phụ lục số 3: