2.3.2.1. Hạch toán số lợng lao động
Tại công ty Máy tính truyền thông CMC, số lợng lao động tăng giảm theo từng năm. Vì vậy để theo dõi số lao động của Công ty mình và để cung cấp thông
tin cho quản lý, mọi thay đổi về lao động ở Công ty đều đợc phản ánh trên sổ “Nhật ký lao động”. Sổ này đợc mở để theo dõi số lợng lao động của cả công ty và do phòng tổ chức nhân sự quản lý.
Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác nghỉ hu, hết hạn hợp đồng Các chứng từ này do phòng tổ chức hành… chính lập mỗi khi có các quyết định tơng ứng đợc ghi chép kịp thời vào sổ “Nhật ký lao động”. Trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lơng và các khoản phải trả khác cho ngời lao động một cách chính xác kịp thời
2.3.2.2. Hạch toán thời gian lao động
Công ty áp dụng chế độ ngày làm việc 8 giờ và tuần làm việc 6 ngày (tuần làm việc 48 giờ). Để hạch toán thời gian lao động, công ty sử dụng “Bảng chấm công”. Bảng chấm công này dùng để theo dõi thời gian làm việc của từng ngời lao động trong tháng do từng phòng, ban phân xởng ghi hàng ngày. Cuối tháng, căn cứ vào số thời gian lao động thực tế, thời gian nghỉ theo chế độ, kế toán phụ trách lao động tiền lơng sẽ tính ra số lơng phải trả cho từng ngời lao động. Công ty tổ chức hạch toán tiền lơng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ số 2.3: Quy trình tính và hạch toán tiền lơng tại Công ty CMC
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đơn vị: Công ty máy tính truyền thông CMC Bộ phận: CSI
Thanh toán thu
nhập báo công Thống kê các phân xưởng lao độngTổ chức
Sổ tổng hợp lư
ơng Bảng thanh toán lương Phòng kế toán
Bảng phân bổ
Bảng số 2.1: Bảng chấm công
Tháng 1 năm 2004
Họ tên Ngày trong tháng Bậc Tổng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Ng.Đức Biêu + + 0 + 0 + + + * * * * + + 0 + + * * * * + + + + + + + + * 0 IV 22.5 Ng.Bá Bằng 0 * * + + + + + + + 0 0 + + + * * + + + + + * * + + + + + + 0 IV 24 Ng. Đức Dơng + * * * + + * + + + 0 0 0 + + + + 0 0 0 + + + + + + + + + + + IV 23.5 Ng. Bá Đàm + + + + + 0 + 0 + * * + * + * 0 0 + + + * * * + + + + * 0 * + V 22 Ng. Khắc Hoa 0 0 * * * * + + + 0 0 + + 0 0 0 + + * * * * + + * * + * * + + VI 19 ……. .. .. … .. … … … … … … ... … … … … … … … … ... … … … … … … … … … …. …. Đinh Đức Mạnh + * * + + * + + + + 0 0 * * + + + + * * + + * * + + + + + + + VI 23.5 Cộng
Ngời duyệt Phụ trách bộ phận Ngời chấm công
(Ký, họ tên) Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ký hiệu: + : Một công
* : Nửa công 0 : Nghỉ
Ngoài những ngày làm công chính ở Công ty, nhân viên có thể làm thêm một số buổi, do vậy Công ty sẽ chấm công cho những bộ phận làm thêm này theo một bảng chấm công riêng.
Căn cứ vào bảng thống kê ngày công ta lập bảng nghiệm thu, lập bảng tính l- ơng và lập bảng thanh toán lơng, bảng tổng hợp lơng toàn công ty
Bảng số 2.2: Bảng nghiệm thu
TT Họ tên BT Loại Số ngày công Công làm
thêm Ký nhận 1 Ng. Đức Biêu VI C 22.5 9 2 Ng. Bá Băng IV B 24 9 3 Ng. Đức Dơng VI C 23.5 8 4 Ng. Bá Đàm V C 22 6 5 Ng. Khắc Hoa VI C 19 5 ……….. … … …. ….. Đinh Đức Mạnh VI C 23.5 7 Tổng
Quản lý phân xởng Tổ trởng Thống kê
(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)
Bảng nghiệm thu có kết cấu sau: Cột 1: Ghi số thứ tự
Cột 2: Ghi họ tên Cột 3: Ghi bậc thợ Cột 4: Ghi loại lao động Cột 5: Ghi số ngày công chính Cột 6: Ghi số ngày công phụ Cột 7: Ký nhận
L u ý :
Loại lao động ở đây căn cứ vào số ngày làm công chính thức, không liên quan đến số công làm thêm. Căn cứ bảng chấm công ta thấy:
Số ngày công chính >=24 ngày thì có công loại B Số ngày công chính<24 ngày thì có công loại C Nếu làm đủ 26 ngày công/tháng thì đợc loại A.
Bảng số 2.3: Bảng tính lơng công nhân viên
TT Họ tên BT HSL NC LT Loại Lơng
ngày
Lơng
LT Thởng BHXH PCĐH PC máy Tiền ăn Tổng cộng
1 Ng. Đức Biêu VI 2.84 22.5 9 C 712.731 285.092 199.565 135.419 70.000 170.000 157.500 1.730.507 2 Ng. Bá Băng IV 1.92 24 9 B 513.969 192.738 141.342 97.654 100.000 120.000 165.000 1.330.705 3 Ng. Đức Dơng VI 2.84 23.5 8 C 744.408 253.415 199.565 141.437 70.000 170.000 157.500 1.736.325 4 Ng. Bá Đàm V 2.33 22 6 C 571.746 155.931 145.535 108.632 70.000 140.000 140.000 1.331.844 5 Ng. Khắc Hoa VI 2.84 19 5 C 601.860 158.385 152.049 114.345 70.000 170.000 120.000 1.386.649 …….. ….. …. … … …… …… …… ……. …… …… …… …… …… Đinh Đức Mạnh VI 2.84 24 6 B 460.431 115.108 115.108 87.482 100.000 80.000 150.000 1.188.128 Tổng
Kết cấu bảng tính l ơng công nhân viên :
Cột 1: số thứ tự Cột 10: Thởng
Cột 2: Họ tên Cột 11: BHXH
Cột 3: Bậc thợ Cột 12: Phụ cấp độc hại
Cột 4: Hệ số lơng Cột 13: Phụ cấp máy
Cột 5: Ngày công Cột 14: Tiền ăn
Cột 6: Làm thêm Cột 15: Tổng cộng
Cột 7: Loại Cột 8: Lơng ngày Cột 9: Lơng làm thêm
Căn cứ vào bảng tính lơng ta tính đợc tiền lơng cá nhân nh sau: Tiền lơng cá nhân = Hệ số lơng *290.000 *NC + Thởng + Phụ cấp + Tiền ăn 26 ngày
Ví dụ với nhân viên Nguyễn Đức Biêu:
Tiền lơng chính = (2,84 x 290 000 x 22,5) : 26 = 712 731 (Trong ngày)
Tiền lơng làm thêm = (2,84 x 290 000 x 9) : 26 = 285 092 Tiền thởng = (lơng chính + lơng phụ) x 20%
= (712 731 + 285 092) x 20% = 199565 = Lơng chính x 19%
= 712 731 x 19% = 135 419
Loại C đợc trợ cấp độc hại là 70.000đ (do làm < 24 ngày công). Bậc IV đợc phụ cấp máy là 170.000đ
Tổng cộng = Tiền lơng + tiền thởng
+ BHXH + PCĐH + PC máy + tiền ăn = 1.730.307đ
Từ bảng kê chi tiết tiền lơng, thanh toán lơng cho từng nhân viên. Bảng thanh toán lơng có kết cấu:
Ví dụ trờng hợp của nhân viên Nguyễn Bá Bằng: Số thứ tự : 1 (ghi vào cột 1).
Họ tên : Nguyễn Bá Bằng ghi vào cột 2. Tiền lơng : 1.730.307 ghi vào cột 3
Tạm ứng : 800 000 ghi vào cột 4 Công tác phí : 100.000đ ghi vào cột 5 BHXH : 135419 ghi vào cột 6 BHYT : 3.609 ghi vào cột 7 Còn lĩnh : 901.731 ghi vào cột 8 Ký nhận : Cột 9
– BHXH – BHYT (nếu có)
Đối với các nhân viên khác ta cũng tính lơng tơng tự nh trên. Nh vậy ta sẽ có bảng thanh toán lơng cho công nhân viên nh sau:
Bảng số 2.4: bảng thanh toán lơng
Họ tên Tiền lơng Tạm ứng
Công
tác phí BHXH BHYT Còn lĩnh Ký Nguyễn Đức Biêu 1.730.307 800.000 10.000 15.480 3.096 901.731
Nguyễn Duy Bảy 1.485.622 800.000 10.000 15.480 3.096 657.046
Nguyễn Bá Băng 1.330.703 800.000 10.000 X X 520.703
Nguyễn Đức Dơng 1.736.325 800.000 10.000 X X 926.325
Nguyễn Bá Đàm 1.331.844 800.000 10.000 X X 521.844
Nguyễn Khắc Hoa 1.388.649 800.000 10.000 X X 576.649
Nguyễn Thanh Hà 1.030.702 800.000 10.000 X X 220.702
Đinh Văn Khoái 1.239.721 800.000 10.000 X X 429.721
Ngời lập Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Khi đã thanh toán xong cho các bộ phận, kế toán lập bảng tổng hợp lơng toàn Công ty. Kết cấu của bảng tổng hợp lơng toàn Công ty nh sau:
Bảng số 2.5: bảng tổng hợp lơng toàn công ty
Tên bộ phận Tiền lơng
thực tế Tạm ứng Khấu trừ 6% Kỳ 2 đợc lĩnh Bộ phận QLVP 8.593.000 6.250.000 515.580 1.827.420 Bộ phận QLPX 4.560.000 3.500.000 273.600 786.400 Bộ phận trực tiếp SX 10.327.598 6.000.000 619.655.88 370.794.12 Bộ phận BH 3.342.700 1.000.000 200.562 2.142.138 Tổng 26.823.298 16.750.000 1.609.397 8.463.901