CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH ( Kinh tế ) PHÓ CHỦ TỊCH ( Văn xã )
Ban Thanh Phòng Phòng QLDA tra Tư pháp NVLĐ CTXD TB&XH
Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng UBDS Văn TT Kinh Hạ tầng TN & T.chính VHTT Giáo Y Gia đình Phòng VHTT tế Kinh tế MT K.hoạch TT dục tế Trẻ em
2.2 Phối hợp thực hiện chế độ thông tin, báo cáo phục vụ hoạt động của UBND huyện. UBND huyện.
Thông tin rất cần thiết cho mọi lĩnh vực, mọi hoạt động trong cuộc sống. Quá trình quản lý là quá trình chuyển hóa những thông tin đầu vào thành thông tin đầu ra phục vụ cho mục đích quản lý.
Lênin đã nói “ không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất kỳ lĩnh vực nào của sản xuất vật chất và khoa học kỹ thật”.
Thông tin được biểu hiện dưới hai dạng: thông tin vật thể và thông tin phi vật thể. Trong các cơ quan nhà nước, thông tin thường là những báo cáo, bản tin, thông báo của cấp dưới gửi cho cấp trên, cấp trên chuyển cho cấp dưới, hoặc các cơ quan ngang cấp gửi cho nhau. Đặc điểm của các loại thông tin này là có sự quy định trước về yêu cầu, hình thức, nội dung, trình tự và có biểu mẩu thống nhất. Các thông tin của cấp dưới gửi cho cấp trên hoặc các cơ quan ngang cấp gửi cho nhau thường tuân theo các quy chế bắt buộc. Ngoài ra còn có thông tin xuất hiện một cách ngẫu nhiên do tính chất của công việc đột xuất, bất ngời như: báo cáo đột xuất, các thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Nhận biết được tầm quan trọng của thông tin, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ thông tin báo cáo phù hợp với từng thời kỳ khác nhau của nền kinh tế, xã hội. Trên cơ sở Hiến pháp, Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Quyết định số 01/2007/QĐ-UBND ngày 19/01/2007, Uỷ ban nhân dân huyện Vạn Ninh ban hành Quyết định số 44/QĐ-UBND ngày 25/01/2007 của Ủy ban nhân dân huyện Vạn Ninh Quy chế làm việc của UBND, tại điều 7 và điều 8 của Quy chế này đã quy định rõ trách nhiệm thông tin báo cáo của Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện, trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân huyện như sau:
Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện:
1.Trình Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện và các báo cáo khác theo sự phân công của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện;
2. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, UBND xã, thị trấn và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã duyệt;
3. Xây dựng, trình Uỷ ban nhân dân huyện thông qua Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện và giúp Chủ tịch kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện. Giúp Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện Quy chế phối hợp công tác giữa Thường trực Huyện uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân, Toà án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể nhân dân cùng cấp.
4. Giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch nắm tình hình hoạt động chung của Uỷ ban nhân dân huyện; tham mưu trình Uỷ ban nhân dân huyện những vấn đề về chủ trương, chính sách, pháp luật và cơ chế quản lý;
5. Tiếp nhận, kiểm tra về trình tự thủ tục, thẩm quyền, thể thức văn bản, hồ sơ, đề án do các cơ quan đơn vị, Uỷ ban nhân dân xã, trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện;
6. Đảm bảo các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch và các Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện;
7. Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện ban hành. Theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện các văn bản do Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện ban hành;
8. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ của Uỷ ban nhân dân huyện và hướng dẫn Văn phòng Uỷ ban nhân dân các xã về nghiệp vụ văn phòng;
9. Giải quyết một số việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện giao.
Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân huyện:
1. Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, Uỷ ban nhân dân huyện và trước Pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quản lý nhà nước được giao trên địa bàn huyện và chịu sự kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo về công tác chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh ( Sau đây gọi tắt là cơ quan chuyên môn cấp tỉnh ).
2. Chịu trách nhiệm chấp hành các quyết định, chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện; trường hợp thực hiện chậm hoặc chưa thực hiện được phải kịp thời báo cáo và nêu rõ lý do.
3. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân huyện giải quyết các công việc sau:
a) Giải quyết những kiến nghị của tổ chức, cá nhân có liên quan đến chức năng, thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình; trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện những việc vượt thẩm quyền hoặc những việc đã phối hợp giải quyết nhưng chưa có ý kiến thống nhất;
nhân dân huyện và thực hiện các nhiẹm vụ công tác theo phân công của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện và sự phân cấp của thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh;
c) Tham gia ý kiến với cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản, đề án khi có những vấn đề liên quan đến chức năng, thẩm quyền, lĩnh vực quản lý của cơ quan, đơn vị mình.
Kết quả đạt được:
Trong thời gian vừa qua, Văn phòng HĐND & UBND huyện đã có nhiều văn bản hướng dẫn,định hướng việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo. Hàng tháng, các báo cáo của phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện được chuyển đến bộ phận tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND & UBND huyện , trình cho lãnh đạo Văn Phòng và lãnh đạo Ủy Ban. Đồng thời, Văn phòng HĐND & UBND huyện gửi các báo cáo hàng tháng về sự chỉ đâọ điều hành của Chủ tịch, phó chủ tịch UBND cho các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện biết tình hình xử lí
các vấn đề do phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trình Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND huyện giải quyết.
Hàng ngày, hàng tuần, sau các cuộc họp UBND huyện, ngoại trừ các thông tin phạm vi thông tin mật, Văn phòng tiến hành cung cấp các thông tin cho các cơ quan chuyên môn nhằm bảo đảm các thông tin được cung cấp kịp thời xử lí kịp thời những vướng mắc xảy ra.
Trong các nguồn thông tin, thông tin về các công tác giải quyết về công tác khiếu nại, tố cáo được Văn phòng UBND huyện quan tâm vì nó liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân. Sau khi nhận được đơn khiếu nại, tố cáo, nếu trong phạm vi giải quyết của UBND huyện, Văn phòng tham mưu, đề xuất ý kiến xỉ lí cho Chủ tịch Phó chủ tịch Ủy ban ; trường hợp những khiếu nại, tố cáo cần sự xác minh của phòng ban chuyên môn thuộc UBND
huyện thì Văn phòng chuyển hoặc hường dẫn người dân nộp đơn khiếu nại, tố cao cho cơ quan này.
Nhằm tăng cường hơn nữa chế độ thông tin báo cáo, trong thời gian qua, huyện Vạn Ninh đã tiến hành xây dựng mạng nội bộ trong từng cơ quan và hệ thồng mạng diện rộng trên phạn vi toàn huyện. Việc sử dụng mạng tin học để khai thác và truyền nhận thông tin giữa các cơ quan đã có những kết quả rõ rệt. Công tác thông tin đa chiều từng bước được bảo đảm.
Văn phòng HĐND & UBND huyện còn thường xuyên tổ chức các cuộc họp báo cung cấp và trao đổi thông tin với các báo đài trong tỉnh. Bên cạnh đó, việc xây dựng trang thông tin điện tử của tỉnh đẫ giúp cho các cơ quan thuận lợi hơn trong việc cập nhật những văn bản mới nhất của chính phủ, của Ủy ban nhân dân tỉnh, phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Phó chủ tịch UBND huyện cũng như việc giải quyết công việc của Văn phòng,phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện.
Tồn tại:
Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong thời gian qua đã thực hiện khá đầy đủ những qui định về chế độ thông tin báo cáo. Tuy nhiên một số Phòng ban còn chưa chấp hành tốt qui định, thường gởi báo cáo chậm hơn so với qui định (báo cáo tháng qui định là ngày 18 nhưng thường là ngày 22 mới nhận được). Nhiều báo cáo nhiều thông tin quá nghèo nàn hoặc chưa được xử lí gây khó khăn cho lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc.
Bên cạnh đó, báo cáo về kết quả quá trình triển khai công việc còn rất hạn chế, chậm trễ, có những Phòng ban phải được nhắc nhở mới nộp báo cáo.
Thông tin, số kiệu giữa các báo cáo tháng, 6 tháng, năm của một số Phòng ban còn chưa thống nhất.
Việc áp dụng mạng tin học diện rộng đã được triển khai theo quyết định số 50/2005/QĐ-UBND ngày 10/03/2005 của UBND huyện Vạn Ninh. Tuy nhiên, việc sử dụng mạng tin học trong công tác thông tin báo cáo còn nhiêu hạn chế, việc khai thác thông tin mạng phục cho hoạt động quản lí còn chưa mang lại hiệu quả cao.
2.3 Phối hợp trong việc xây dựng và thực hiện trương trình công tác của
UBND tỉnh.
Chương trình là các công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định, liên kết nhau chặt chẽ, kết quả của công việc trước là tiền đề của công việc sau.
Chương trình công tác là sự định hình công việc của cơ quan, là định hướng,
mục tiêu đặt ra cho cơ quan trong mọi thời gian nhất định. Chương trình công tác là công cụ giúp cho nhà nước quản lí có thể điều hành công việc một cách bao quát, toàn diện, mang lại cho hoạt động quản lí.
Trong các cơ quan hành chính nhà nước, việc lập chương trình công tac là một vấn đề không thể thiếu. Ngay trong Quy chế làm việc của UBND huyện Vạn Ninh, sự phối hợp giữa các cơ quan thuộc UBND huyện trong việc xây dựng và thực hiện chương trình công tác được quy định rõ.
Triển khai việc thức hiện quy chế làm việc, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện tiến hành xây dựng chương trình , kế hoạch hoạt động cho cơ quan mình. Bên cạnh đó, các cơ quan còn tiến hành xây dựng công tác tuần, công tác tháng, công tác quí, công tác nhằm gửi cho UBND huyện thông qua Văn phòng HĐND & UBND huyện, cụ thể như sau:
Chậm nhất vào ngày 15 tháng 11 hàng năm, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn gửi Văn phòng HĐND & UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện trong năm tới. Danh mục cần phải thể hiện rõ tên đề án, văn bản dự thảo cơ quan chủ trì soạn thảo, quyết định, cơ quan phối hợp soạn thảo, thời hạn trình. Trên cơ sở đó, Văn phòng HĐND & UBND huyện tổng hợp xây dựng dự thảo. Chương trình công tác năm của UBND huyện chậm nhất vào ngày 25 thang 11 gửi lại cho các cơ quan liên quan để tham gia ý kiến.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chương trình công tác của UBND huyện, các cơ quan phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi cho Văn phòng HĐND & UBND huyện để hoàn chỉnh, trình Chủ tịch UBND huyện xem xét.
Trong thời gian không qúa 10 ngày làm việc, kể từ ngày UBND huyện thông qua chương trình công tác năm, Văn phòng HĐND & UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện quyết định việc ban hành và gửi các thành viên UBND huyện , thủ trưởng các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND xã, thị trấn, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức liên quan biết thực hiện.
Chương trình công tác quý:
Trong tháng cuối của mỗi quý, các cơ quan phải đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác của quý đó, rà soát lại các cấn đề cần trình UBND Chủ tịch UBND huyện vào quý tiếp theo đã ghi trong chương trình năm và bổ sung các vấn đề phát sinh để xây dựng chương trình cho công tác sau. Chậm nhất là ngày 20 của tháng cuối quý, các cơ quan gửi dự kiến chương trình công tác quý sau cho Văn phòng HĐND & UBND huyện. Trên cơ sở đó, Văn phòng HĐND & UBND huyện tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác quý của
UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện quyết định. Chậm nhất vào ngày 25 của tháng cuối quý phải gửi chương trình công tác quý sau cho các cơ quan liên quan biết, thực hiện.
Chương trình công tác tháng:
Hàng tháng, các cơ quan căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án. Văn bản dự thảo đã ghi trong chương trình quý, những vấn đề tồn đọng, vấn đề phát sinh mới để xây dựng chương trình tháng sau. Văn bản đề nghị phải gửi Văn phòng HĐND & UBND huyện vào ngày 20 tháng trước.
Văn phòng HĐND & UBND huyện tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác tháng của UBND huyện có phân theo lĩnh vực Chủ tịch và từng Phó Chủ tịch xử lý, trình Chủ tịch UBND huyện quyết định. Chậm nhất là ngày 25 hàng tháng, Văn phòng HĐND & UBND huyện phải gửi chương trình công tác tháng sau cho các cơ quan biết thực hiện.
Chương trình công tác tuần:
Căn cứ chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng HĐND & UBND huyện dự thảo chương trình công tác tuần của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện quyết định và thông báo cho các cơ quan biết chậm nhất vào chiều thứ sáu tuần trước. Các cơ quan, đơn vị khi có yêu cầu làm việc với Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện để giải quyết công việc phải có văn bản đăng ký với Văn phòng HĐND & UBND huyện chậm nhất vào thứ tư tuần trước.
Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan quản lý chương trình công tác của UBND huyện, có trách nhiệm tham mưu UBND huyện trong việc xây dựng điều chỉnh và đôn đốc thực hiện chương trình công tác của UBND huyện. Khi có sự điều chỉnh chương trình công tác, Văn phòng HĐND & UBND huyện phải thông báo kịp thời cho thành viên UBND huyện và Thủ trưởng các cơ quan liên quan biết.
Bên cạnh việc phối hợp xây dựng chương trình công tác, Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện còn có sự phối hợp trong việc theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện chương trình đó.
Hàng thàng, quý, sáu tháng và năm, các cơ quan chuyên môn rà soát, kiểm điểm việc thực hiện các đề án đã ghi trong chương trình công tác, thông báo với Chủ tịch UBND huyện tiến độ, kết quả xử lí các đề án, công việc do cơ quan mình chủ trì, các đề án, công việc còn tồn đọng, hướng xử lí tiếp theo, đồng thời