a) Xác định nhu cầu mua hàng:
2.3.1.4 Đối với công tác theo dõi và kiểm tra kết quả giao nhận hàng
Đây là công tác đợc công ty tơng đối chú trọng và làm khá tốt. Công ty thờng xuyên theo dõi, giám sát và kiểm tra quá trình giao nhận hàng hóa vế số lợng, chất lợng, chủng loại, thời gian giao hàng và các điều khoản ghi trong hợp đồng.
Đối với mỗi mặt hàng khi có nhu cầu mua công ty thờng đặt hàng và theo dõi, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá. Nếu gần đến ngày giao hàng mà không thấy công ty sẽ thúc giục các nhà cung cấp. Ví dụ đối với mặt hàng bánh kẹo Kinh Đô cuối tháng 9 năm trớc công ty đặt hàng cho tháng 10 nhng đến ngày 3 tháng 10 vẫn cha thấy nhà cung cấp thông báo sẽ mang hàng đến nhân viên mua hàng đã tìm đến nhà cung cấp thì phát hiện ra đơn đặt hàng mà công ty gửi qua fax nhà cung cấp đã không nhận đợc. Nhờ quá trình kiểm tra, theo dõi tốt mà công ty luôn đảm bảo có hàng để bán, và khắc phục đợc những sai sót trong khâu mua hàng.
Khi nhận hàng công ty bao giờ cũng có nhân viên mua hàng đứng theo dõi kiểm tra việc giao nhận hàng hoá để đảm bảo đủ về số lợng, đúng về chất l- ợng, mẫu mã, quy định…
Do làm tốt khâu này nên công ty đã góp phần làm cho hàng hoá đúng theo yêu cầu ghi trong hợp đồng, góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh của công ty. Công ty cần tiếp tục hơn nữa không ngừng nâng cao chất lợng công tác này vì đây là một trong quá trình của công tác quản trị mua hàng.
2.3.1.5.Đối với công tác đánh giá kết quả thực
Công tác kiểm tra, kiểm soát đợc diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng. Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất lợng thì hàng hóa sẽ không đợc nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ không đợc phép thanh toán mặt hàng đó. Những ngời có trách nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng.
Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm công ty đều có các cuộc họp để đánh giá kết quả mua hàng. Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc việc mua hàng của công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lợng cao và chi phí thấp nhất không...
Sau mỗi lần mua hàng công ty thờng đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra nh về số lợng chất lợng, mẫu mã, chủng loại... tức là nhà cung cấp đã đáp ứng đầy đủ
nhu cầu về mục tiêu mà công ty đề ra thì công ty vẫn tiếp tục đặt hàng của nhà cung cấp đó.
Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu nh là khách quan thì công ty sẽ cùng với nhà cung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhng nếu nh đó là lỗi của nhà cung cấp thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác.
Trên thực tế công tác mua hàng đợc thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán. Chi phí mua hàng đối với những hàng hóa trong nớc đã phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhng những hàng hóa nhập công ty vẫn phải mua với giá cao. Trong năm qua công ty đã thực hiện mua hàng nội địa nhiều.
2.3.2.Đánh giá công tác tổ chức và quản trị nhân sự trong khâu mua hàng.
Đối với công tác tổ chức mua hàng:
Bộ phận mua hàng thuộc phòng quản lý kinh doanh. Gồm trởng phòng kinh doanh và sáu nhân viên mua hàng.
Trởng phòng là ngời có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế ( đối với những mặt hàng có giá trị lớn ), báo cáo giám đốc quá trình thực hiện mua hàng, đồng thời chịu trách nhiệm trớc giám đốc về quá trình thực hiện hợp đồng. Trởng phòng kinh doanh luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng và dự trữ hàng hoá.
Những nhân viên mua hàng đợc giao nhiệm vụ ký kết hợp đồng, giao dịch với những nhà cung cấp của một hoặc một số mặt hàng hoá nhất định và quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc đảm bảo cung ứng hàng hoá cho bán hàng, thực hiện hợp đồng đã ký kết. Nếu do chủ quan thiếu trách nhiệm gây thiệt hại về kinh tế cho công ty thì những nhân viên này sẽ phải bồi thờng thiệt hại tuỳ theo mức độ do công ty quy định.
Mặt khác những nhân viên nay cũng đợc hởng “ tháng lơng thứ mời ba” nếu trong năm nhân viên hoàn thành đúng thời hạn, mua đợc hàng theo đúng tiêu chuẩn, chi phí mua hàng nhỏ nhất, trực tiếp mang lại lợi ích kinh tế cho công ty. Mỗi nhân viên thờng xuyên kiểm tra hàng hoá tồn kho để nắm rõ tình
hình, nhu cầu cần mua loại hàng hoá mà mình đảm nhiệm. Với chế độ thởng phạt vật chất, nhân viên mua hàng, công ty đã khuyến khích đợc nhân viên mua hàng hoàn thành tốt đợc nhiệm vụ đợc giao, kết quả đợc giao. Kết quả là trong những năm vừa qua là công ty luôn có những hàng để bán.
Tuy nhiên đây là kinh doanh kiểu siêu thị nên đối với mặt hàng có giá trị nhỏ thì việc đặt hàng do chính nhân viên đứng làm đảm nhiệm, mà nhân viên bán hàng thì hởng lơng và chế độ u đãi của nhân viên bán hàng không liên quan đến phòng kinh doanh nên họ chỉ làm đúng phận sự của mình. Hàng hết thỉ họ chủ động gọi đặt mà không hề nghiên cứu nhu cầu thị trờng, nghiên cứu mặt hàng, nghiên cứu sự thay đổi nhu cầu thị trờng, thay đổi về giá cả, lựa chọn nhà cung cấp mới nên nhiều khi công ty vẫn phải mua hàng gía đắt hơn so với giá hàng cũ, hàng sác định lỗi mốt. Đây là vấn đề phòng kinh doanh nên quan tâm.
Về nhân sự:
Với số lợng lao động khá lớn từ thời bao cấp để lại, trình độ của nhân viên còn hạn chế chỉ yếu chỉ tốt nghiệp phổ thông. Trong bộ phận mua hàng mặc dù lợng nhân viên chiếm ít hơn so với các bộ phận khác nhng trình độ của nhân viên còn nhiều hạn chế. Có nhân viên đã tốt nghiệp đại học nhng cũng có một số nhân viên mới chỉ tốt nghiệp phổ thông. Đây là một hạn chế trong công tác mua hàng vì thành công trong mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên mua hang. Với một nhân viên mua hàng có trình độ cao thì khả năng thành công là lớn. Công ty cần tổ chức đào tạo và đạo tạo lại, tuyển dụng thêm nhân viên mới có khả năng mua hàng thật sự trong mua hàng.
2.3.3.Nhận xét chung đối với công tác quản trị mua hàng tại công ty.
Trong quá trình mua hàng công ty đã xác định đợc mục tiêu của công tác quản trị mua hàng là mục tiêu an toàn, mục tiêu chất lợng và mục tiêu chi phí. Công tác quản trị mua hàng của công ty trong thời gian qua có u điểm sau:
- Ngày càng có nhiều đối tác muốn có quan hệ làm ăn với công ty, cung cấp hàng hoá cho công ty thể hiện trong thời gian qua có rất nhiều các nhà cung cấp tự tìm đến thơng lợng và đặt hàng với công ty. Vì thế công ty ngày càng có nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung cấp tối u.
- Chiến lợc nội địa hoá đầu vào, công ty đã tìm kiếm nhà cung cấp trong nớc có thể cung cấp các mặt hàng mà công ty có nhu cầu với chất lợng đảm bảo, giá cả hợp lí, giúp cho công ty có khả năng cạnh tranh với các mặt hàng ngoại và giúp cho công ty có thể giảm đợc chi phí mua hàng, vận chuyển và bảo quản trị hàng hoá.
- Khả năng quay vòng vốn do công ty thực hiện nhu cầu và đúng thời điểm, tức là chỉ khi nào cần mới mua. Mặt khác công ty đã giảm đến mức thấp nhất chi phí bảo quản do mua nhiều hàng.
Bên cạnh những u điểm thì công tác quản trị mua hàng còn có những hạn chế sau:
- Đối với việc xác đinh nhu cầu mua hàng do hạn chế của nhân viên không xác định nhu cầu cụ thể của ngời tiêu dùng nên còn tồn tại tình trạng hàng mua không phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của ngời tiêu dùng, hàng mua lỗi mốt hay mẫu mã không phù hợp.
- Trong công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp, công ty đã lựa chọn nhà cung cấp lớn, có uy tín, có độ vững vàng về tài chính, đáp ứng đợc yêu cầu về tiêu chuẩn, kĩ thuật của hàng hoá. Nhng công ty cha thờng xuyên lựa chọn nhà cung cấp qua các cuộc triển lãm, qua hội chợ, qua các phơng tiện thông tin đại chúng. Điều này dẫn đến công ty có thể bị các nhà cung cấp ép giá khi trên thị trờng có sự biến động về giá cả hàng hoá.
- Đối với công tác thơng lợng và đặt hàng công ty cha tận dụng đợc u thế của ngời đi mua.
- Vì lập kế hoạch cung ứng của công ty nhiều khi cha chính xác, có loại thì thiếu, có loại thì thừa. Và nhiều lần công ty phải dùng vào hàng mua vào cho kì sau.
- Về vấn đề tổ chức và nhân sự: trởng phòng kinh doanh đảm nhiệm chức vụ kiểm soát mua hàng, phải quản lí toàn bộ các vấn đề liên quan đến việc xây dựng kế hoạch, tổng hợp về kinh doanh ngắn và dài hạn, lập và triển khai thực hiện kế hoạch mua hàng, tổ chức nghiệp vụ mua hàng, quản lí phơng tiện vận
tải do phải đảm trách qúa nhiều nhiệm vụ nh… vậy nên không thể theo sát sao đến từng nhân viên của phòng nói chung và nhân viên mua hàng nói riêng. - Số lợng cán bộ nghiệp vụ chủ chốt có trình độ nghiệp vụ cao còn thiếu nên cha phát huy đợc hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh tại các đơn vị này.
- Do đội ngũ cán bộ chuyên môn ít có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, khả năng phản ứng với các tình huống bất ngờ xảy ra còn kém làm cho quá trình thơng lợng và đặt hàng đạt hiệu quả không cao.
- Cơ cấu mặt hàng thay đổi chậm so với nhu cầu của thị trờng. Về chính sách mặt hàng kinh doanh còn cha đa dạng, phong phú, mặt hàng chủ lực của công ty còn cha mạnh.
- Về chính sách gía cả cũng có nhiều tiến bộ song vẫn ca có chính sách giá lâu dài và mục tiêu đã định mà chủ yếu nhằm vào giải quyết tốt việc bán ra. Vì vậy mà đôi khi còn làm giảm lợi nhuận kinh doanh của công ty.
- Việc phân tích, đánh giá các dữ liệu phục vụ cho mua hàng và hoạt động kinh doanh của công ty cha đợc chú ý sát sao, kế hoạch mua hàng đợc đa ra đôi khi không sát với thực tế.
- Thủ tục hành chính rờm rà, các quyết định đa ra cha nhanh. Khi có sự thay đổi hay thông báo của các bên bán về thay đổi đơn hàng học muốn xin ý kiến chỉ đạo phải trình đơn qua từng bậc.
- Công ty còn bị động vốn ở những mặt hàng nhập khẩu do những mặt hàng này thờng phải nhập lô lớn, trong khi đó nhu cầu sử dụng lại cha cao, lô hàng nhập lại cha cao, lô hàng nhập lại phải sử dụng trong thời gian dài.
CHƯƠNG3:
Các giải pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số
5 Nam Bộ.