I/ Nhận xét chung về công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết
I.1 Nhữn gu điểm
* Về công tác quản lý
Trong cơ chế thị trờng, hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp luôn đứng trớc những cạnh tranh gay gắt chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế, xu hớng hội nhập và quốc tế hoá là thách thức lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp trong đó có Công ty Nông Thổ Sản I. Công ty phải chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, phải đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi. Do vậy, tiêu thụ hàng hoá luôn đợc Ban lãnh đạo Công ty quan tâm và tìm mọi biện pháp để đẩy mạnh.
Sau thời gian xây dựng và hoạt động, mặc dù đã gặp không ít những thử thách, khó khăn song bằng sự nỗ lực phấn đấu không mệt mỏi. Công ty đã không ngừng phát triển, khẳng định vị thế của mình trên thị trờng trong nớc cũng nh một số nớc trên thế giới. Hệ thống quản lý nói chung, bộ phận kế toán nói riêng trong đó đặc biệt là bộ phận kế toán tiêu thụ hàng hoá không ngừng đợc hoàn thiện để phục vụ tốt hơn cho sản xuất kinh doanh. Bộ máy công ty đợc tổ chức gọn nhẹ, hợp lý thực hiện chuyên môn hoá và không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, đội ngũ công nhân viên giàu nghị lực, trách nhiệm hứa hẹn một sự phát triển cao hơn nữa trong tơng lai.
Là một đơn vị có quy mô lớn, tổ chức hoạt động tập trung trên điạ bàn, đồng thời có một số bộ phận phụ thuộc của đơn vị hoạt động phân tán trên một số địa bàn
khác, có sự phân cấp, quản lý tơng đối toàn diện cho các đơn vị phụ thuộc nên hình thức tổ chức công tác quản lý nói chung và công tác kế toán của công ty nói riêng vừa tập trung vừa phân tán là hợp lý. Bộ máy tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm, các phòng kế toán của các bộ phận đợc hoạt động phân tán tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó phục vụ quản lý có hiệu quả cho các đơn vị, giúp Giám đốc nắm đợc các thông tin kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời để từ đó đa ra các quyết định đúng đắn.
Bên cạnh đó bộ máy kế toán của công ty gồm những cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên sâu cùng với sự phân công công việc hợp lý là một trong những nhân tố giúp cho việc xử lý thông tin kế toán đợc thông suốt, kịp thời, nhanh chóng phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế hiện nay. Các phòng ban luôn có mối quan hệ chặt chẽ với phòng tài chính kế toán tạo điều kiện cho công việc đợc nhịp nhàng, ăn khớp.
* Về công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả.
Công tác hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ đã đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan cũng nh đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý rõ ràng và dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã cố gắng hạn chế việc ghi chép trùng lặp tăng khả năng đối chiếu nên đã đảm bảo đợc tính thống nhất của các số liệu kế toán.
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự luân chuyển chứng từ tại công ty bảo đảm cho chứng từ lập ra có cơ sở thực tế, cơ sở pháp lý tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán của Công ty, đặc biệt là cung cấp thông tin cần thiết cho bộ phận bán hàng.
- Về hệ thống tài khoản sử dụng.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do Nhà nớc ban hành, căn cứ vào quy mô và đặc điểm kinh doanh cụ thể của mình công ty Nông Thổ Sản I đã lựa chọn những tài khoản thích hợp và chi tiết thêm một số tài khoản để vận dụng vào công tác hạch toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán nhằm cung cấp và phản ánh thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện cho Ban Giám đốc về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình lãi lỗ của doanh nghiệp.
- Hệ thống sổ kế toán:
Các sổ kế toán dùng để hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là rõ ràng, phản ánh đợc các số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp. Công ty có sự chỉ đạo thống nhất từ phòng kế toán đến các đơn vị cơ sở trực thuộc theo đó thì các chi nhánh và văn phòng công ty có trách nhiệm lập quyết toán hàng tháng và gửi cho phòng kế toán tổng hợp số liệu vào sổ cái để lên báo cáo kết quả kinh doanh hàng quý. Vì vậy, việc hạch toán kế toán và lập báo cáo đợc thực hiện có nề nếp, quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và kết quả tại các đơn vị cơ sở.
Phần hạch toán chi tiết hàng hoá, Công ty sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song là hợp lý. Bởi vì hình thức này đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, cung cấp thông tin thờng xuyên, kịp thời, đặc biệt dễ dàng vận dụng máy tính vào việc hạch hạch toán chi tiết. Tuy vậy, với số lợng mặt hàng kinh doanh đa dạng nh hiện nay việc lập các sổ chi tiết cho từng loại hàng hoá là rất vất vả cho kế toán hàng tồn kho.
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên trong hạch lu chuyển hàng hoá. Phơng pháp này tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thờng
xuyên sự biến động của hàng hoá bên cạnh đó việc hạch toán và tổ chức sổ chi tiết theo từng tài khoản cụ thể nh sổ cho TK511 bao gồm sổ TK 5111, 5112, 5113, sổ cho TK 512 bao gồm TK 5121, 5122, 5123, sổ cho TK 156 gồm 1561, 1562 đã phản ánh rất rõ ràng chi phí, kết quả hoạt động của từng lĩnh vực và thể hiện trình độ cao của nhân viên kế toán đồng thời thuận tiện cho theo dõi và quản lý.
Phần kế toán tổng hợp công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ với kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu kiểm tra cao, đảm bảo tính chuyên môn hoá và phân công chuyên môn hoá lao động.
- Phơng thức thanh toán
Công ty áp dụng phơng thức bán hàng rất linh hoạt với nhiều hình thức thanh toán đợc chấp nhận nên đã tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hoá, thu hút đợc một lợng lớn khách hàng đến với công ty.
- Tổ chức tiêu thụ hàng hoá.
Với phơng thức tiêu thụ hàng hoá qua kho, chuyển thẳng, giao đại lý, bán tại quầy với thủ tục đơn giản, nhanh chóng đáp ứng tốt nhu cầu chuyển hàng cùng với đội ngũ nhân viên năng động sáng tạo, có kinh nghiệm trong lĩnh vực thơng mại và Marketing nên quá trình tiêu thụ luôn diễn ra một cách thuận tiện.
Nhìn chung công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của công ty đã cung cấp đợc những thông tin cần thiết phục vụ cho Ban Giám Đốc, đảm bảo thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc đúng quy định. Thờng xuyên có sự đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tiêu thụ và kế toán các phần hành khác đảm bảo cho việc hạch toán đợc tiến hành chính xác, thuận tiện.
I.2. Những tồn tại cần khắc phục
* Về quy trình luân chuyển chứng từ
Chứng từ ban đầu là hoá đơn GTGT, từ khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá đến khi quay về phòng kế toán còn chậm, làm cho kế toán không phản ánh đợc kịp thời tình hình tiêu thụ hàng hoá của Công ty.
Cụ thể nh việc lập hoá đơn GTGT cho hàng bán tại quầy cho thấy nghiệp vụ kinh tế cha đợc phản ánh cập nhật vì hàng hoá tiêu thụ xong rồi đợc nhân viên bán hàng lập bảng kê, sau đó gửi lên phòng kế toán cho kế toán bán hàng và lúc này kế toán bán hàng mới căn cứ vào bảng kê để lập hoá đơn GTGT trong khi đó việc gửi bảng kê của nhân viên bán hàng chỉ đợc thực hiện vào cuối tháng từ đó ảnh hởng đến việc kê khai thuế GTGT.
* Về vận dụng chứng từ.
Tại công ty khi xuất hàng giao cho các đơn vị đại lý thì hoá đơn đợc sử dụng là “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” kèm theo lệnh điều động nội bộ. Điều này chứng tỏ mặc nhiên chúng ta đã coi các đơn vị đại lý nh đơn vị thuộc công ty mình nhng trên thực tế đó chỉ là những đơn vị trung gian bán để đợc hởng hoa hồng. Vì vậy để việc vận dụng chứng từ một cách chính xác Công ty nên sử dụng “phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý” kèm theo lệnh điều động nội bộ. Phiếu này đã đợc ban hành và công ty có thể đến mua tại các cơ quan thuế. Bên cạnh đó việc văn phòng công ty lấy luôn mã số thuế của công ty làm mã số đại diên cho công việc kinh doanh của văn phòng là cha phù hợp do đó văn phòng nên đăng ký riêng cho mình một mã để tiện lợi hơn.
* Phơng pháp tính giá hàng xuất kho.
Công ty áp dụng phơng pháp tính giá bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ) do vậy đến cuối kỳ, sau khi tính đợc giá thực tế bình quân và căn cứ vào số lợng hàng xuất trong kỳ, kế toán mới tính đợc giá trị hàng xuất bán trong kỳ. Điều này có nghĩa là công tác kế toán cuối tháng rất nhiều nên một phần làm cho thời gian lập báo cáo chậm lại, mặt khác sẽ ảnh hởng đến chất lợng của báo cáo (tính cập nhật ) bên cạnh đó nếu doanh nghiệp muốn có thông tin về giá vốn ở trong kỳ… để phân tích và ra quyết định là không thể thực hiện đợc.
* Hình thức sổ kế toán
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ. Hình thức này đã phát huy đợc trong những năm qua khi Công ty áp dụng kế toán thủ công, nâng cao năng suất, đảm bảo đối chiếu chặt chẽ, đồng thời cán bộ kế toán có điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ. Tuy nhiên, hình thức này có hạn chế rất lớn là phức tạp về kết cấu, quy mô sổ lớn về lợng và loại, đa dạng kết cấu giữa các đối tợng trên loại sổ nhật ký chính và phụ (bảng kê, bảng phân bổ ) nên tỏ ra không phù hợp khi… công ty đa máy tính vào nhằm giảm bớt công việc cho kế toán.
* Phơng thức thanh toán
Việc khách hàng lựa chọn phơng thức thanh toán có ảnh hởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp do có liên quan đến tiền mặt tại quỹ để đầu t, lãi suất ngân hàng qua theo dõi tình hình tại công ty em nhân thấy ph… ơng thức thanh toán chủ yếu là trả chậm (khách hàng chiếm dụng vốn) trong khi đó lại cha có quy định rõ về thời hạn, cũng nh những bảo đảm cần thiết để chứng minh khách hàng sẽ thanh toán. Điều này sẽ mang lại rất nhiều rủi ro cho công ty.
* Kết cấu và tổ chức sổ.
Để khối lợng công việc đợc giảm thiểu tối đa mà vẫn bảo đảm tính hiệu quả thông tin kế toán thì việc thiết kế kết cấu sổ và lựa chọn loại sổ cho hợp lý là rất cần thiết. Qua thời gian thực tập tại công ty em nhận thấy
- Việc tách chi phí mua hàng để cuối tháng phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ là hết sức hợp lý tuy nhiên việc theo dõi chi phí này là còn cha đợc chú trọng cụ thể là: Kế toán hàng tồn kho chỉ lập duy nhất bảng kê số 8- TK 1562 vào cuối kỳ với một dòng phản ánh chi phí thu mua đợc phân bổ trong kỳ cho tất cả các loại hàng hoá mà không phản ánh rõ ràng từng mặt hàng đợc phân bổ nh thế nào.
- Kết cấu của bảng cân đối hàng hoá đợc lập vào cuối kỳ vẫn cha thực sự hợp lý và quá rờm rà làm tăng sự phức tạp không cần thiết cho kế toán viên bởi vì:
• Trị giá hàng xuất bán mới chỉ có giá mua mà cha bao gồm chi phí thu mua nên đó cha phải là giá vốn hàng bán.
• Doanh số bán ra là lấy từ các bảng kê bán hàng nên cha trừ đi các khoản giảm trừ.
Từ hai điều này chúng ta không thể xác định đợc lãi gộp của từng mặt hàng nh trên bảng cân đối hàng hoá.
- Tại các chi nhánh và văn phòng công ty vào cuối mỗi tháng đều thực hiện việc lên các nhật ký chứng từ trong đó NK-CT số 8- TK 632, NK-CT số 8- TK 5111, 5121, 5113 NK-CT số 8- TK 641, 642 là những nhật ký làm căn cứ lên sổ cái để lên báo cáo kết quả kinh doanh nhng vấn đề đặt ra là: Việc kết chuyển sang TK 911 từ những TK trên chỉ đợc thực hiện vào tháng cuối cùng của quý còn những tháng trong quý các TK này sẽ tồn tại số d. Điều này đã không phản ánh đúng kết cấu của các TK.
• Ghi nợ những TK này ghi có các TK khác.
• Ghi có những TK này ghi nợ các TK khác.
Nên vào tháng cuối cùng của quý bên nợ là số phát sinh của tháng đó nhng bên có (bên kết chuyển) là số phát sinh của cả 3 tháng cụ thể:
NK-CT số 8 các TK 632,641,642 bên nợ là số phát sinh của tháng đó nhng bên có (bên kết chuyển) là số phát sinh của cả 3 tháng
NK-CT số 8 các TK 5111, 5121, 5113 bên có là số phát sinh của tháng đó nhng bện nợ (bên kết chuyển) là số phát sinh của cả ba tháng do đó sẽ dẫn đến tình trạng là muốn kiểm tra tính chính xác của số liệu kết chuyển thì phải quay trở lại xem xét cả phát sinh nợ của TK 632 những tháng trong kỳ, và ngời đọc khó hiểu. Điều này là rất không tiện dụng.
* Về công tác hạch toán
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán đều phản ánh kịp thời và chính xác. Tuy nhiên với trờng hợp khách hàng thanh toán ngay thì kế toán vẫn phản ánh qua tài khoản trung gian 131 là không cần thiết và không đúng bản chất của nghiệp vụ mặc dù định khoản đó vẫn không làm ảnh hởng đến kết quả kinh doanh.
* Hạch toán xác định kết quả kinh doanh.
Nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh cha chi tiết cho từng nhóm mặt hàng kinh doanh do kế toán công ty chỉ thực hiện việc xác định kết quả cho tất cả các loại hàng hoá. Nh vậy, Ban lãnh đạo công ty khó có thể đa ra đợc quyết định phát triển mở rộng kinh doanh những mặt hàng kinh doanh thu đợc nhiều lợi nhuận và xây dựng đợc chiến lợc kinh doanh hợp lý.
II. Một vài đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ
II.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại các doanh nghiệp thơng mại
Với chức năng là mua và bán thì trong doanh nghiệp thơng mại, nghiệp vụ tiêu thụ là diễn ra thờng xuyên. Vậy để các nhà quản lý định ra các kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện cũng nh đa ra các quyết định nên tiếp tục hay ngừng kinh doanh mặt hàng và để các đối tợng quan tâm nắm bắt đợc thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì các thông tin kế toán cần phải đợc cung cấp kịp thời, chính xác, toàn diện và khách quan.
Nh vậy, hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của hệ thống kế toán nói chung, kế toán tiêu thụ