CĐT.
Ban QLDA xem xét, điều chỉnh để phù hợp tiến độ dự án và tiến độ của các nhà thầu khác có liên quan.
Sau khi hoàn chỉnh ban trình CĐT phê duyệt.
Theo dõi thực hiện
Hàng tuần nhà thầu báo cáo thực hiện hợp đồng cho cán bộ ban QLDA trong đó có so sánh với tiến độ đã duyệt.
Vì bất kỳ lý do nào đó không thực hiện đúng với tiến độ đã duyệt phải giải trình nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục. Trong trường hợp không thể đảm bảo tiến độ đã duyệt, lập lại tiến độ báo cáo ban xem xét trình CĐT xin điều chỉnh kế hoạch.
2.5. Thực trạng quản lý chi phí thực hiện dự án BĐS của Công ty CP Hà Đô
Chi phí đầu tư xây dựng công trình được biểu thị qua chỉ tiêu tổng mức đầu tư của dự án ở giai đoạn lập dự án đầu tư xây dựng công trình, dự toán xây dựng công trình ở giai đoạn thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình, giá trị thanh toán, quyêt toán vốn đầu tư khi kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng.
Như vậy thực chất của quản lý chi phí thực hiện dự án là quản lý dự toán xây dựng công trình.
Ở Công ty CP Hà Đô quy trình xác đinh tổng dự toán như sau xác định dựa vào bản vẽ hoàn công . Ở đây chủ đầu tư thuê tư vấn thiết kế xác định tổng dự toán, sau đó phòng kế hoạch – kỹ thuật thẩm tra nếu phù hợp làm tổng dự toán nếu không thì xác định lại.
Sau khi có tổng dự toán thì tiến hành đấu thầu chọn nhà thầu đủ năng lực kỹ thuật và có giá dự thầu hợp lý nhất.
Quy trình quyết toán cho nhà thầu xây lắp như sau Nghiệm thu – Thanh toán - Phiếu – trả tiền
Quá trình quản lý chi phí thực hiện dự án có khó khăn là đơn giá nhiều khi không chính xác, giá nguyên vật liệu thị trường biến động , dự án phức tạp nhiều khối lượng công việc phát sinh khó quản lý.
Bảng 2.10: Tổng hợp dự toán công trình
Stt Khoản mục chi phí Chi phí trước thuế Thuế GTGT Chi phí sau thuếHUẾ [1] [2] [3] [4] [5] 1 Chi phí xây dựng Gxd 2 Chi phí thiêt bị Gtb
3 Chi phí quản lý dự án Gqlda
4 Chi phí tư vấn đầu tư
xây dựng Gtv
5 Chi phí khác Gk
6 Chi phí dự phòng Gdp
Tổng cộng
(1+2+3+4+5+6) Gxdct
2.6. Thực trạng quản lý chất lượng thực hiện dự án BĐS của Công ty CP Hà Đô
Xã hội ngày càng phát triển do đó nhu cầu về sản phẩm BĐS ngày càng lớn. Bên cạnh đó khách hàng ngày cũng khó tính hơn họ đòi hỏi về chất lượng sản phẩm khắt khe hơn . Chất lượng sản phẩm lại càng đòi hỏi khắt khe, vì sản phẩm xây dựng thường được sử dụng trong thời gian dài và khi có sự không phù hợp về chất lượng thì rất khó sữa chữa . Từ đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như đặc trưng của sản phẩm xây dựng . Ban lãnh đạo của Công ty CP Hà Đô đã quán triệt việc tổ chức đảm bảo chất lượng ngày từ đầu. Quản lý chất lượng là tập hợp các biện pháp để làm thế nào dự án được thực hiện đúng
chất lượng theo thiết kế, để khi đưa vào khai thác sử dụng đảm bảo được độ bền, tuổi thọ, thích ứng nhu cầu người sử dụng.
Quan điểm trước đây, chủ yếu là tập trung vào việc thanh tra kiểm tra phát hiện chất lượng kém khắc phục . Ngày nay, phù hợp với xu thế hội nhập, pháp luật, vấn đề quản lý chất lượng chuyển dần sang hướng ngăn ngừa sai chứ không phải sai rồi mới sửa.
Quản lý chất lượng thực hiện dự án BĐS bắt đầu tư khâu thẩm tra thiết kế và quy hoạch rồi đến khâu kiểm tra kiểm định vật liệu bán thành phẩm tiếp theo tổ chức kiểm tra giám sát tại hiện trường trong quá trình thi công xây lắp.
Quản lý chất lượng thực hiện dự án BĐS của Công ty CP Hà Đô được phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận của Công ty nó được cụ thể qua quy trình quản lý chất lượng thực hiện dự án BĐS của Công ty sau đây:
Chu kỳ của thực hiện dự án đầu tư xây dựng:
Một dự án ĐTXD kể từ lúc triển khai thiết kế kỹ thuật cho đến khi kết thúc xây dựng, đưa vào khai thác, kinh doanh:
Trách nhiệm CB theo dõi T.P KH-KT P.KH-KT CB theo dõi T.P KH-KT TGĐ P.KH-KT BQLDA, P.KH-KT T.P KH-KT CB theo dõi Phân công cán bộ giám sát
Lập kế hoạch giám sát
Duyệt
Thông báo cho BQLDA
Giám sát theo KH đã phê duyệt
Tổng hợp số liệu báo cáo
Thông báo, chỉ đạo BQLDA thực hiện, đồng thời tiếp tục theo dõi quá trình thực hiện
Tổng hợp hồ sơ, lưu trữ Xử lý Dự án đầu tư 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Mô tả sơ đồ phân công thực hiện.
BM…..
Ghi chú:
Công việc thực hiện đạt yêu cầu Công việc cần điều chỉnh
1. Căn cứ vào các dự án thực hiện, Trưởng Phòng KHKT sẽ phân công nhiệm vụ cho chuyên viên trong phòng trực tiếp theo dõi từng dự án cụ thể.
2. Căn cứ vào đặc thù dự án, cán được phân công theo dõi: Lập kế hoạch giám sát dự án, trong kế hoạch này phải thể hiện chi tiết giám sát cái gì và giám sát như thế nao?
3. Kế hoạch giám sát này phải được cán bộ phụ trách và trưởng phòng duyệt.
4. Sau khi kế hoạch giám sát đã được duyệt, P.KHKT thông báo cho BQLDA để biết chương trình giám sát và phối hợp thực hiện.
5. Cán bộ được phân công theo dõi giám sát theo kế hoạch đã được phê duyệt.
6. Cán bộ theo dõi tổng hợp số liệu báo cáo từ BQLDA và các thông tin cập nhật từ nhiều nguồn thông tin khác như: Tư vấn giám sát, đơn vị thi công, kiểm tra hiện trường..vv, đồng thời đề xuất và kiến nghị các giải pháp cần thiết.
7. Báo cáo này được cán bộ theo dõi tổng hợp gửi Trưởng phòng, ban lãnh đạo công ty, và từ nhưng căn cứ đó giúp Ban lãnh đạo công ty có những chỉ đạo kíp thời, chính xác.
8. Căn cứ vào ý kiến của Ban lãnh đạo công ty, Phòng KH-KT thông báo cho BQLDA và tiếp tục theo dõi các thông tin để kịp thời xử lý.
9. Cán bộ theo dõi Phòng KHKT và BQLDA có trách nhiệm theo dõi và lưu trữ hồ sơ.
2.7. Đánh giá chung về năng lực quản lý thực hiện dự án đầu tư kinh doanh BĐS của Công ty CP Hà Đô
2.7.1. Những thành tựu đạt được trong quá trình quản lý thực hiện dự án kinh doanh BĐS của Công ty CP Hà Đô và những nguyên nhân của thành tựu đạt được
Mặc dù đầu tư dự án kinh doanh BĐS là lĩnh vực khá mới đối với Công ty CP Hà Đô nhưng nó luôn cho thấy đó là bước đi đúng đắn đối với Công ty. Từ khi thâm nhập vào lĩnh vực này, tỉ lệ doanh thu của các dự án BĐS chiếm phần lớn tỉ trọng doanh thu của Công ty, tốc độ tăng trưởng của Công ty tăng khá nhanh ngoài ra hàng năm đóng góp vào ngân sách Nhà nước khá lớn, góp phần xây dựng cơ sở hạ tầng theo hướng công nghiệp hóa hiện đại hóa của đất nước. Sở dĩ đạt được những thành quả như vậy phần nào thể hiện sự lãnh đạo sáng suốt nhạy bén của ban quản trị Công ty, sự phối hợp nhịp nhàng của bộ máy quản lý Công ty . Ngoài ra nó còn thể hiện việc áp dụng hình thức quản lý thực hiện dự án của Công ty phù hợp nó vừa tiết kiệm chi phí vừa mang lại hiệu quả cao. Hầu hết các dự án đầu tư BĐS đều mang lại hiệu qủa cao thể hiện năng lực quản lý thực hiện dự án của Công ty tốt.
Công ty CP Hà Đô là Công ty hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực thi công xây lắp nên khi bước vào đầu tư dự án kinh doanh BĐS tận dụng được thế mạnh của mình. Khi là chủ đầu tư xây dựng thì vấn đề quản lý thi công cũng có kinh nghiệm và hiệu quả hơn vì mình từng là nhà thầu thi công nên hiểu được các nghiệp vụ cần thiết quá trình thi công quản lý sẽ sát với tình hình thực tế hơn. Nhìn chung các dự án đầu tư kinh doanh BĐS của công ty Hà Đô đều đem lại hiệu quả cao chất lượng công trình đảm bảo thỏa mãn yêu cầu của người sử dụng . Quản lý thực hiện dự án của công ty Hà Đô đạt được mục tiêu về tiến độ, chi phí, chất lượng, an toàn . Từ những kết quả đã đạt được qua mấy năm trở lại đây của các dự án BĐS cho thấy năng lực quản lý thực hiện dự án kinh doanh BĐS của Công ty CP Hà Đô đã đáp ứng được những đòi hỏi công việc cũng như xu thế của thời đại . Cùng với sự phát triển
về nhiệm vụ, công việc, đội ngũ CBCNV của Công ty không chỉ lớn mạnh về số lượng mà đặc biệt về kiến thức chuyên môn, năng lực quản lý điều hành dự án ngày càng chuyên nghiệp Nhờ đó Công ty ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường BĐS. Nó được thể hiện qua một số dự án đầu tư kinh doanh BĐS tiêu biểu của Công ty qua phụ lục 3.
Nguyên nhân đạt được những thành tựu trên :
Thứ nhất, Công ty CP Hà Đô là Công ty thuộc Bộ Quốc Phòng nên Công ty luôn thể hiện vai trò là người lính tiên phong của mình trong công cuộc xây dựng đất nước theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Đội ngũ các công ty và đơn vị thành viên hùng mạnh và trang thiết bị máy móc hiện đại đáp ứng được các dự án công trình lớn đòi hỏi cao về mặt kỹ thuật cũng như sự chuyên nghiệp trong công tác thi công trong nước và quốc tế. Với lợi thế là đơn vị có truyền thống chuyên nghiên cứu khoa học Quốc phòng, đội ngũ cán bộ của công ty đã được rèn luyện và thử thách trong những năm tháng chiến tranh gian khổ. Đến nay, lực lượng cán bộ công nhân viên của công ty đã không ngừng lớn mạnh, phát triển cả chất và lượng nhiều cán bộ bằng cấp cao.
Thứ hai, Công ty CP Hà Đô rất có thế mạnh trong việc triển khai xây dựng các công trình dân dụng với ưu thế về tiềm lực và kinh nghiệm Công ty là chủ đầu tư các dự án kinh doanh BĐS Công ty áp dụng hình thức tự quản lý thực hiện quản lý đã tận dụng được thế mạnh của mình mang lại hiệu quả cao dự án.
Thứ ba, là Công ty tổ chức hoạt động theo mô hình tập đoàn công ty mẹ - công ty con đây là cách thức quản lý tiến tiến trên thế giới đem lại nhiều hiệu quả cao trong quản lý. Bộ máy của Công ty được tổ chức theo hướng gọn nhẹ, chặt chẽ, năng động, hình thành từng giai đoạn, nhằm đáp ứng yêu cầu sản
xuất kinh doanh. Trong đầu tư các dự án kinh doanh BĐS thì công ty mẹ là chủ đầu tư còn các công ty con là những nhà thầu thi công .
Thứ tư, Công ty CP Hà Đô là Công ty Nhà nước được cổ phần sớm (năm 2004) tạo ra rất nhiều bước đột phá trong công ty, công ty chủ động hơn trong huy động và sử dụng vốn . Bộ máy quản lý của công ty hoạt động có hiệu quả hơn .
2.7.2. Những hạn chế và nguyên nhân hạn chế
Ngoài những thành tựu đã đạt được, quản lý quá trình thực hiện dự án vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục. Các dự án đầu tư BĐS diễn ra trong thời gian dài chịu sự ảnh hưởng của nhiều nhân tố khách quan và chủ quan nên công tác quản lý thực hiện dự án đầu tư BĐS có rất nhiều khó khăn hạn chế. Ngoài ra do đầu tư vào dự án BĐS là lĩnh vực khá mới đối với Công ty. Vì vậy, hầu hết các dự án đều chậm tiến độ, chi phí thực hiện dự án lớn hơn mức dự toán công trình, quá trình thực hiện dự án có một số thay dổi thực hiện thi công nên chất lượng của các dự án không hẳn tất cả đều đảm bảo đề ra.
Nguyên nhân
Công tác quản lý thực hiện dự án không đạt được mục tiêu đề ra có rất nhiều nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động tới nó:
Nguyên nhân chủ quan :
+ Về nhân lực : Đầu tư vào dự án kinh doanh BĐS là lĩnh vực khá mới đối với Công ty. Mặc dù nỗ lực phát triển mô hình quản lý tiên tiến hiện đại và chú tâm vào đào tạo nhân lực nhưng do nguồn cung nhân lực chất lượng cao nước ta còn khan hiếm; các Ban quản lý dự án làm kiêm nhiệm, thiếu kinh nghiệm quản lý đầu tư và xây dựng cơ bản, năng lực chuyên môn yếu; một số dự án đấu thầu chưa theo đúng quy định của Nhà nước; quá trình quản lý từ khâu lập dự án đầu tư xây dựng, lập thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán đến thẩm định chưa thật nghiêm túc, còn thiếu cơ sở khoa học; năng lực tư vấn thiết kế,
tư vấn giám sát, nhà thầu thi công yếu nên nhiều dự án, công trình phải điều chỉnh, bổ sung khối lượng, phải khắc phục các lỗi trong thi công do chất lượng công trình không đảm bảo; công tác báo cáo định kỳ chưa tuân thủ theo quy định; việc lập hồ sơ quyết toán công trình hoàn thành còn chậm; thủ tục bàn giao, quản lý sử dụng, vận hành khai thác công trình sau đầu tư xây dựng còn lúng túng, một số công trình chưa phát huy hiệu quả.
+ Cách tổ chức quản lý của công ty tự quản lý thực hiện dự án nhiều khi không phát huy hiệu quả. Một Ban QLDA cùng một lúc quản lý nhiều dự án gây ra tình trạng quá tải ảnh hưởng đến chất lượng quản lý. Ngoài ra công ty hoạt động theo công ty mẹ là chủ đầu tư, công ty con là nhà thầu thi công cũng còn nhiều bất cập. Các thỏa thuận, các hợp đồng nhiều khi không thực hiện một cách nghiêm ngặt mà còn sự cả nể do cùng một tập đoàn, nhiều sự vi phạm không thực hiện theo hợp đồng.
+ Khó khăn từ thực hiện các nghiệp vụ : Nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực kinh doanh khan hiếm, thiếu thốn. Các bước lập chiến lược định hướng kinh doanh, lập dự án, tính toán hạch toán dự án, quản lý vận hành, marketing, chăm sóc khách hàng đều chưa tốt, chưa có chiều sâu, bài bản . Trong quá trình phối hợp, phân công giữa các bộ phận phòng ban còn chồng chéo, nhiều khi trùng lặp.
+Do có một số vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án nếu : Đánh giá thấp tính phức tạp của việc điều phối các nguồn lực và các bộ phận chuyên môn khác nhau; Thay đổi so với kế hoạch hoặc các thông số kỹ thuật không kiểm soát được; Công việc không được hoàn thành và không được kiểm chứng bằng các tài liệu trước khi giao cho người khác bắt đầu công việc tiếp theo; Mục tiêu về chi phí, thời gian, và đảm bảo chất lượng không được cân đối đúng mức nhiều khi còn mâu thuẫn; Khi các nguồn lực và
chuyên môn khác nhau có liên quan trong một dự án thì những vấn đề khó khăn có thể nảy sinh, đó là việc đánh giá những người làm việc khác nhau theo những quy tắc, quy trình tiêu chuẩn khác nhau.
+ Một dự án BĐS thường có quy mô lớn đòi hỏi vốn lớn, nên Công ty CP Hà Đô hợp tác với một số Công ty khác liên doanh tuy có một số thuận lợi nhưng trong quản lý gặp nhiều khó khăn đây cũng là một nguyên nhân làm chậm tiến độ của dự án.
Nguyên nhân khách quan:
Một là, Do một dự án đầu tư bât động sản thường kéo dài trong thời gian, chịu nhiều tác động của các tác nhân bên ngoài như điều kiện tự nhiên( thiên tai, hạn hán…), điều kiện kinh tế( lạm phát, tốc độ phát triển của