giấy, in bao bì và dịch vụ thơng mại vì vậy quy mô và cơ cấu tổ chức sản xuất đợc phân cấp từ trên xuống dới dựa trên cơ sở:
+Đảm bảo tính chuyên môn hoá đến mức cao nhất có thể
+Đảm bảo tiêu chuẩn hoá, xác định rõ nhiệm vụ của từng bộ phận, từng cá nhân cũng nh quy định các nguyên tắc, quy trình thực hiện, tiêu chuẩn chất lợng với từng nhiệm vụ.
+ Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phòng ban, cá nhân.
+ Đảm bảo tính thống nhất quyền lực trong hoạt động quản trị về điều hành.
Vì vậy cần phải lựa chọn cơ cấu tổ chức hợp lý, xác định tính thống nhất quyền lực trong toàn bộ hệ thống thể hiện cụ thể quy chế hoạt động nhất là trong giai đoạn hiện nay ngời tổ chức phải tìm kiếm kiểu cơ cấu tổ chức thích ứng với sự thay đổi thờng xuyên của môi trờng, đồng thời cũng phải thờng xuyên nghiên cứu và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
II. Một số đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của công ty TNHH Hoàng Hiệp: TNHH Hoàng Hiệp:
1.Đặc điểm về sản phẩm
Là một công ty sản xuất các sản phẩm nhãn mác bao bì và kinh doanh th- ơng mại nên trớc hết sản phẩm của công ty mang đặc điểm của các sản phẩm có sử dụng nhãn mác bao bì, cung cấp cho các loại hàng hoá dịch vụ có sử dụng sản phẩm mà công ty sản xuất ra. Tuỳ theo tính chất và đặc điểm của
từng loại sản phẩm mà khách hàng yêu cầu công ty sẽ có những kế hoạch phân công tới từng bộ phận thực hiện.
Để thực hiện hoàn chỉnh một loại sản phẩm nói chung cần một quy trình công nghệ nh sau:
Các khâu liên quan và máy móc sử dụng
Sản phẩm A
1. Thiết kế, chế bản. 2. Xuất fiml
3. Bình chụp bản
4. Công đoạn in Offset hoặc Letterpress 5. Công đoạn Cán mảng(nếu có)
6. Công đoạn Bế dập tạo khuôn.
7. KCS(kiểm tra loại bỏ sản phẩm h hỏng) 8. Nhập kho thành phẩm.
Tuy nhiên, các loại sản phẩm đó đợc phân chia theo từng cấp tuỳ theo yêu cầu của khách hàng (sản phẩm chất lợng cao hay thấp).
Trong nền kinh tế ngày nay, do sự tác động của nền kinh tế thị trờng cùng với sự hội nhập kinh tế đang diễn ra từng ngày, các loại sản phẩm nhập ngoại đều có sử dụng những loại nhãn mác, bao bì có chất lợng cao, mẫu mã đẹp đi đôi với chất lợng của sản phẩm cạnh tranh rất mạnh với các lại sản phẩm trong nớc, làm cho nhu càu về hình thức mẫu mã sản phẩm, chất lợng của nhãn mác cũng đợc đẩy lên rất cao, đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất nhãn mác thờng xuyên phải tiếp cận những công nghệ in mới cũng nh thiết kế những kiểu dáng mẫu mã của các loại nhãn mác đi đôi với chất lợng của nhãn mác để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Việc doanh thu của loại hình sản xuất này mang lại lợi nhuận rất cao nên nó ảnh hởng tích cực đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
-Ngoài ra khi sản xuất loại sản phẩm này đều không gây mất nhiều chi phí bảo quản dẫn đến giảm chi phí sản xuất kinh doanh và tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
-Một đặc điểm nữa về sản phẩm là đợc sản xuất theo nhu cầu thị trờng, đặc điểm này có thuận lợi là không có nhiều hàng tồn kho ứ đọng hay thất thoát
vốn, nhng cũng chính đặc điểm này làm cho doanh nghiệp không chủ động đợc nhiều trong việc sản xuất kinh doanh để nâng cao hiệu quả cũng nh tiết kiệm đợc nguyên vật liệu.
2.Đặc điểm về cơ sở vật chất kỹ thuật
Để phục vụ tốt hơn trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, mỗi công ty, doanh nghiệp phải có những bớc đi đúng đắn trong quá trình đầu t máy móc thiết bị để đảm bảo cho sự hoạt động liên tục của dây chuyền sản xuất cũng nh tiếp cận với những công nghệ mới để nâng cao chất lợng, hiệu quả cho sản phẩm của mình. Đó là yếu tố mang tính tất yếu cho sự sống còn của mỗi doanh nghiệp sản xuất. Hiện nay, công ty TNHH Hoàng Hiệp có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật nh sau:
Bảng A: Thống kê hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty.
Đơn vị: 1000đ
Các chỉ tiêu Nguyên giá Giá trị còn lại
Hệ thống văn phòng làm việc 350.000 250.000 Hệ thống xởng tạo khuôn bế dập Hệ thống xởng bình chụp bản Hệ thống xởng in Offset Hệ thống xởng in Letterpress Hệ thống kho tàng 800.000 450.000
Phơng tiện vận tảI 150.000 100.000
Trong đó hệ thống máy móc thiết bị của công ty nh sau:
Các loại máy móc thiết bị Số lợng Công suất (kw/h)
Năm sử
dụng Quốc gia
cung cấp
Máy chế bản(máy vi tính) 10 2 1998 Sigapore
Máy in film 1 3 1998 Nhật
Máy in Offset 2 màu 3 30 1986 Nhật
Máy in Letterpress 3 màu 3 20 1986 Nhật
Máy in Offset 1 màu 3 15 1970 Nhật
Máy bế dập 4 10 1995 Việt Nam
Máy bế tự động 2 15 1990 Nhật
Máy cắt 3 10 1990 Nhật
Máy khoan 3 10 1995 Đài Loan
Máy dán hộp tự động 2 10 1990 Nhật
Máy ép thuỷ lực 2 10 1985 Đài Loan
Máy dập ghim 2 5 1990 Trung Quốc
Máy cán màng 3 15 1995 Việt Nam
(Theo nguồn: Phòng kỹ thuật tháng 7/2002) *ảnh hởng của cơ sở vật chất kỹ thuật đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Nh trên đã trình bày ta thấy rằng giá trị còn lại của hệ thống cơ sở vật chất của công ty là rất thấp so với nguyên giá ban đầu, do nhiều hệ thống đã khấu hao và các hệ thống đầu t mới cha có nhiều. Điều này đã gây nhiều bất lợi cho công ty trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Cơ sở hạ tầng vật chất kỹ thuật thấp kém, thứ nhất ảnh hởng đến việc phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh. Hệ thống văn phòng làm việc xuống cấp, không đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho hoạt động quản lý của công ty. Sự sắp xếp giữa các phòng ban cha tạo nên điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và thành một tổng thể thống nhất nên không tạo ra đợc một bầu không khí, một môi trờng làm việc thoải mái khuyến khích ngời lao động làm việc hăng say hơn. Hệ thống kho tàng các phân xởng đã xuống cấp rất nhiều, thậm chí những nơi không còn đủ điều kiện đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh. Sự xuống cấp này đã ảnh hởng trực tiếp đến năng suất lao động và an toàn lao động, ngời lao động cha yên tâm thoải mái làm việc và không đảm bảo cho
bảo quản nguyên vật liệu, sản phẩm và hàng hoá. Mặc dù công ty đã có nhiều biện pháp để khắc phục giảm bớt những khó khăn về cơ sở hạ tầng nhng vẫn cha đáp ứng đợc nhu cầu của sản xuất kinh doanh. Phơng tiện vận tải dùng để vận chuyển hàng hoá có số lợng hạn chế đôi khi cha đáp ứng đủ nhu cầu vận chuyển hàng hoá của doanh nghiệp. Nó gây ảnh hởng trì trệ, không kịp thời và ảnh hởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.
ảnh hởng thứ hai của cơ sở vật chất hạ tầng nh hiện nay của công ty là đã tạo ra đợc một môi trờng không mỹ quan, không có sức hấp dấn với đối tác, đặc biệt là với ngân hàng cho vay. Chính điều đó làm ảnh hởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh ở công ty.
Đối với hệ thống máy móc thiết bị của công ty ngoài những máy móc mới đầu t gần đây còn đại đa số máy móc đã quá cũ cộng với sự phát triển một cách nhanh chóng của công nghệ in ấn, đã làm cho hiệu quả trong quá trình sản xuất cha đạt hiệu quả cao, dẫn đến hiệu qủa làm ra sản phẩm kém chất lợng, năng suất lao động thấp, tiêu hao nhiều nguyên vật liệu, làm chi phí sản xuất kinh doanh cao gây giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh.
3. Đặc điểm lao động:
Nhân tố con ngời là yếu tố quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh do đó công ty đã xác định: lao động là yếu tố hàng đầu của quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu nh đảm bảo đợc số lợng, chất lợng lao động sẽ mang lại hiệu quả cao vì yếu tố này ảnh hởng trực tiếp đến năng suất lao động, hệ số sử dụng lao động, nhng do tính chất công việccủa công ty là ít ổn định, có thời gian khối lợng công việc nhiều và ngợc lại nên trong mấy năm qua công ty không chú trọng phát triển số lợng lao động mà chỉ quan tâm đến việc nâng cao chất lợng lao động mà thôi và giải quyết tình trạng thiếu lao động bằng việc thuê ngoài lao động để hoàn thành nhiệm vu sản xuất kinh doanh.
Đặc điểm vè lao động sản xuất của công ty là lao động kỹ thuật đợc đào tạo cơ bản từ các trờng của ngành in, tuỳ theo từng bộ phận trong phân xởng sản xuất công ty sẽ bố trí thích hợp cho từng vị trí đảm bảo sự thông suốt
trong quá trình sản xuất cũng nh phù hợp với trình độ chuyên môn của từng ngời.
Việc sắp xếp bố trí nhân sự trong công ty nh sau: cơ cấu lao động theo chức năng:
bảng 4: Cơ cấu lao động theo chức năng
Chỉ tiêu Số lợng Tỉ trọng
1.Lao động gián tiếp: 15 30%
-Quản lý 5 10% -Ký thuật 10 20% 2.Lao động trực tiếp: 35 70% -Phân xởng bình chụp bản, in 15 30% -Phân xởng bế cán 10 20% -Phân xởng KCS 10 20% Tổng 50 ngời 100%
(Theo nguồn: Phòng tổ chức lao động tiền lơng tháng 2/2002)
Nhìn vào bảng trên ta thấy với 50 cán bộ công nhân viên của công ty, lao động gián tiếp chiếm tỷ trọng nhỏ(30%) trong đó có 10% là lao động quản lý, đây là một bộ máy quản lý đã đợc tinh giảm, gọn nhẹ, chứng tỏ ban giám đốc chú trọng đến chất lợng lao động hơn là số lợng lao động. Công ty cũng là doanh nghiệp làm việc theo chế độ một thủ trởng, sự chồng chéo trong quản lý đợc hạn chế tối đa.
Cơ cấu trong lao động các phân xởng cũng đợc sắp xếp một cách hợp lý, đối với các phân xởng từ thiết kế chế bản đến phòng bình chụp bản, in ấn đến khâu cuối cùng là KCS, đảm bảo một cách tối đa công suât, năng lực của từng bộ phận. Với cơ cấu nhân sự nh vậy công ty đã phần nào đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
-Cơ cấu lao động theo trình độ:
Bảng 5: Cơ cấu lao động theo trình độ
Chỉ tiêu lao động Đại và sau
đại học Cao đẳng Trung cấp
Công nhân kỹ thuật Cán bộ quản lý 5 2 0 Cán bộ kỹ thuật 5 5 0 Công nhân bậc 6-7 5 Công nhân bậc 4-5 15
Công nhân bậc 2-3 13
Tổng số 10 7 0 33
Tỉ trọng 20% 14% 0 66%
(Theo nguồn: Phòng tổ chức lao động tiền lơng tháng 02/2002)
Số lợng lao động quản lý là 5 ngời, trong đó có 5 ngời có trình độ đại học và trên đại học, còn lại là cán bộ kỹ thuật t ngời, cao đẳng_trung cấp chiếm tỉ lệ không nhỏ. Nh vậy với bộ máy quản lý nhỏ gọn nhng lại có tỷ trọng cán bộ có trình độ cao chiếm phần lớn nên công việc quản lý của công ty vẫn đợc tổ chức một cách khoa học và hiệu quả.
Trong số cán bộ kỹ thuật có trình độ đại học và trên đại học chiếm tỷ trọng cao, nhng đó cha phải là số lợng cán bộ đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất của công ty. Công ty cần chú trọng tuyển thêm cán bộ kỹ thuật về các phân xởng phụ trách trực tiếp quá trình sản xuất nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh của công ty.
Công ty có số lợng công nhân kỹ thuật bậc cao tơng đối lớn, đó là những công nhân đã có nhiều năm kinh nghiệm làm việc, là những công nhân bậc thầy cho các lớp công nhân trẻ mới vào làm, tạo điều kiện thuận lợi cho công ty nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Nhng mặt khác số công nhân bậc cao này cũng gây ra những bất ổn cho công ty trong quá trình sản xuất, tuy là những công nhân lành nghề đã quen với nếp sống kỷ luật của công ty nhng nó đồng nghĩa với tuổi tác của công nhân này đã cao, sắp hết tuổi lao động. Nhiều ngời trong số họ sức khỏe đã giảm đi nhiề ảnh hởng trực tiếp đến năng suất lao động. Vì vậy công ty cần phải chuẩn bị tuyển ngời và đào tạo nâng cao tay nghề của các lớp công nhân trẻ, kịp thời thay thế cho các lớp thế hệ trớc.
Cũng qua bảng trên ta thấy số công nhân bậc 2-3 của công ty chiếm một tỷ trọng khá lớn trong bảng, tổng số công nhân kỹ thuật, chủ yếu các công nhân này ở phân xởng in Offset và Letterpress, một phân xởng đang đợc công ty chú trọng và cần phải đẩy mạnh năng suất lao động, chất lợng sản phẩm. Chính vì vậy công ty cần chú trọng đào tạo, nâng bậc cho công nhân nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
4. Đặc điểm về nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố của quá trình sản xuất trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành đợc. Vởy nguyên vật liệu có ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đến hiệu quả của việc sử dụng vốn, hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm là nguyên vật liệu của ngành in ấn và sản xuất bao bì, bao gồm: giấy, mực, bản kẽm, xăng dầu... và các nhiên liệu này là nếu không đợc bảo quản tốt sẽ nhanh bị thái hoá dẫn đến chất lợng nguyên vật liệu không tốt làm chất lợng sản phẩm cũng giảm theo, ảnh hởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong cơ chế thị trờng ngày nay việc xuất hiện nhiều những công ty sản xuất in ấn nhãn mác phục vụ nhu cầu các doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm có sử dụng bao bì, chính vì vậy cũng xuất hiện rất nhiều các nhà cung cấp cac nguyên vật liệu phục vụ cho ngành in ấn. Do vậy việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào của công ty gặp rất nhiều thuận lợi mặc dù còn nhiều loại nguyên vật liệu đặc chủng sử dụng trong lĩnh vực in Letterpress còn khan hiếm trên thị trờng miền bác, nên công ty không phải mất nhiều chi phí dự trữ nguyên vật liệu trong kho, mà công ty có điều kiện trực tiếp mua trên thị trờng cho sản xuất sản phẩm theo từng đợt hàng.
5.Đặc điểm về thị trờng .
*Về thị trờng cung ứng nguyên vật liệu và hàng hoá kinh doanh.
Đối với thị trờng cung ứng nguyên vật liệu cho công ty nh giấy Bãi Bằng, công ty giấy Tân Mai và một số công ty t nhân... đều là những thị tr- ờng đầu vào trong nớc. Đặc điểm này có ảnh hởng tích cực và tiêu cực đến hiệu quả sản xuất kinh doanh nh sau:
-ảnh hởng tích cực: công ty không phải chịu chi phí nhập ngoại, chi phí cho việc nghiên cứu thị trờng đầu vào của mình và do có nhiều nhà cung cấp cạnh tranh với nhau nên giá thành có thể đợc giảm.
-ảnh hởng tiêu cực: chủng loại, chất lợng sản phẩm hạn chế.
Đối với thị trờng cung ứng hàng hoá: công ty chủ yếu chủ động đến với các công ty sản xuất các sản phẩm có sử dụng nhãn mác, bao bì nh công ty Trung Thành, công ty Lever Haso, các công ty nh công ty giầy, công ty may mặc... Tuy nhiên, việc các công ty này có bán đợc sản phẩm của mình trên thị trờng hay không phụ thuộc rất nhiều những yếu tố nh giá nguyên vật liệu, việc nhập ngoại các sản phẩm của khác... đã gây nhiều khó khăn cho việc sản xuất kinh doanh của công ty làm ảnh hởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.