Theo dõi các nghiệp vụ phát sinh từ 01/01/năm báo cáo đến 31/12/ năm báo cáo, cuối năm mới xác định số d.
Theo dõi chi tiết từng khách hàng, hạch toán theo quy trình sau:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ Đối chiếu Chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ cái Bảng CĐSPS CT- GS
Báo cáo chi tiết
Do đơn vị sử dụng kế toán máy nên theo quy trình này việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng nh sau: Từ chứng từ gốc liên quan đến khách hàng, kế toán phần hành nhập luôn vào máy đối với phiếu thu , phiếu chi, ngân hàng và vào CTGS sau đó mới vào máy đối với các chứng từ khác. Việc nhập số liệu vào máy đợc thực hiện trên kế toán chi tiết ở khoản mục khách hàng thuộc phần hành kế toán khác, việc hạch toán này đợc thực hiện chi tiết cho từng khách hàng theo loại khách hàng, mã khách hàng đã quy định . Kế
Chứng từ gốc liên quan đến khách hàng
Chứng từ ghi sổ
Sổ cáI tàI khoản 131
Bnảg cân đối số phát sinh
toán viên chỉ cần nhập số liệu vào máy mọi thao tác chuyến sổ (lên sổ cái , sổ cân đối số phát sinh), lên báo cáo tài chính máy tự động thực hiện. Khi muốn xem báo cáo chi tiết tình hình thanh toán với khách hàng ta vào sổ chi tiết TK131, ta có thể xem toàn bộ tài khoản hoặc chi tiết tài khoản ( từng khách hàng). Khi muốn xem sổ cái TK131 ta vào sổ tổng hợp cụ thể là sổ cái TK131.
Sau đây là ví dụ minh hoạ việc hạch toán một số nghiệp vụ thanh toán với khách hàng trong tháng 2 năm 2001 tại tổng công ty Cà phê Việt nam:
Từ các chứng từ gốc kế toán viên vào CTGS ( thực hiện bằng thủ công) từ đó vào sổ chi tiết TK131
Ngày 28/02/01 Họ và tên: công ty cung ứng Số chứng từ: CTGS-27/KTK Đơn vị:
Quyển số: vụ việc: Tài khoản nợ: 131 Tên TK nợ Tiền nợ : 1024344000 Tên TK có Tài khoản có: 1368 VAT Tiền có: 1024344000 Tiền VAT Chú ý: các CTGS khác đợc thực hiện tơng tự.
Khi số liệu đợc nhập vào máy , maý sễ tự động thực hiện các thao tác còn lại của chu trình. Ta có thể xem báo cáo chi tiết toàn bộ TK 131 nh sau:
Báo cáo chi tiết số phát sinh tàI khoản 131 Từ ngày 01/02/2001 đến ngày 28/02/2000 D đầu tháng x Đv: 1000 đ Ngày tháng Chứng từ Nội dung TKĐ Ư Phát sinh nợ Phát sinh có 28/02/01 CTGS-27 /KTK Số phảI trả cty cung ứng 1368 1024344 28/02/01 CTGS-27 /KTK K/C chênh lệch hàng bán 5111 51616,944 0 28/02/01 CTGS-27 /KTK K/C chênh lệch hàng bán 5111 25808,472 0 . … …. … Tổng số: xxx xx SDCT: xx
Sau khi vào sổ chi tiết máy trình tự lên sổ cáI TK131 nh sau:
TK131
Từ 01/02/01 đến 28/02/01 Đvị 1000đ
D đkỳ: 8735606 0
TK đ/ PS nợ trong kỳ PS có trong kỳ Luỹ kế ps nợ Từ đầu năm Luỹ kế PS có từ đầu năm 1368 26820360 0 26820360 0 5111 1971389,5 0 1971389,5 0 … … … … … Cộng xxx xx xxx xx D ckỳ: xxx 0
Từ sổ caí máy tự động lên các sổ còn lại theo nh quy trình trên tuỳ theo yêu cầu quản lý.
2- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán: TK331
Việc hạch toán thanh toán với ngời bán cũng đợc thực hiện tơng tự TK131, có nghĩa là quy trình ghi sổ và các thao tác thực hiện tơng tự TK131, chi tiết cho từng loại nhà cung cấp theo quy định, cũng theo dõi từ 01/01/năm báo cáo đến 31/12/năm báo cáo, tuy nhiên khi cần thiết vẫn có thể xem đợc số liệu của từng tháng. Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng hoá vật t đều qua TK 331( trừ mua hàng hoá nội bộ), do đó từ chứng từ gốc kế toán thực hiện lên chứng từ ghi sổ. Sau đó nhập vào máy khoản mục kế toán chi tiết nhà cung cấp thuộc phần hành kế toán khác. Khi nghiệp vụ thanh toán phát sinh(tức là nợ TK331tơng ứng với nó là các chứng từ gốc nh phiếu chi, ngân hàng kế toán sẽ theo dõi chi tiết trên kế toán chi tiết tiền vốn, và từ sổ chi tiết này máy sẽ thực hiện lên các sổ chi tiết liên quan cũng nh các sổ tổng hợp và các báo cáo tài chính.
Ví dụ: từ HĐBH số21 kế toán ghi sổ vào CTGS –37 và sau đó vào sổ chi tiết TK331ở phần hành kế toán khác. Từ chứng từ gốc 101/NH kế toán vào thẳng luôn sổ chi tiết TGNH. Việc này đợc thực hiện chi tiết cho các ngân hàng mà doanh nghiệp có quan hệ và chi tiết loại tiền(VND, USD); từ sổ chi tiết này
máy tự động lên sổ chi tiết các tài khoản có liên quan (ví dụ TK331),và các sổ tổng hợp,...Khi muốn xem sổ chi tiết TK331 ta có thể xem toàn bộ tài khoản nh sau:
Báo cáo chi tiết phát sinh TK331
Từ 01/11/2000 đến 30/11/2000 đvị 1000đ D đkỳ 0 116692,8 Ngày tháng Chứng từ Nội dung T/K ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh có 15/11/00 4101/N H Trả tiền HĐ 02-2000 FTL 1121 37081,4 0 30/11/00 CTGS-3 7/KTK Gía vốn hàng bán của cty Tân lân
632 0 724000
… … … …
Cộng *** ****
D ckỳ: **
Sổ cái TK331 đợc lên tơng tự TK131.
3-Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nội bộ:
Taị TCT cà phê Việt nam ,các nghiệp vụ thanh toán nội bộ đợc hạch toán trên tk136 hoặc 336 (kể cả phải thu và phải trả ) có nghĩa là nó chỉ đợc theo dõi trên 1 trong 2 tài khoản trên (trừ cấp phát vốn-TK1361) ; TK136,336 ở đây đợc coi nh tài khoản công nợ, không quy định phải d nợ hoặc d có, việc lựa chọn tài khoản để hạch toán lúc đầu căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh đầu tiên, sau đó trở thành quy định bắt buộc.Quy trình hạch toán thanh toán nội bộ
Cũng giống nh các TK131,331và cũng chi tiết cho từng đối tợng. Tuy nhiên do không phân biệt phải thu hay phải trả rõ ràng nên cuối kỳ phải căn cứ vào số d của tài khoản đó để thực hiện những bút toán kết chuyển nếu cần thiết.
Ví dụ: Khi hạch toán lãi vay phải thu của cty Tân Phát kế toán viên , từ chứng từ gốc kế toán vào CTGS sau đó vào khoản mục thanh toán toán nội bộ thuộc phần hành kế toán khác , việc vào số liệu đợc yhực hiện chi tiết cho từng
đơn vị phù hợp với tài khoản đã khai báo, cụ thể ở đây là TK336 mã 002-Cty Tân Phát.Sau đâylà báo cáo chi tiết TK336 mã số 002 :
Đơn vị: 1000đ Sđkỳ: 7675245 0 Ngày
tháng
Chứng từ Nội dung TKĐƯ FS Nợ FS Có
11/06/00 98-NH Công ty Tân Phát trả tiền 1121 0 2000000 … … … … 30/06/00 CTGS-43 /KTK
Lãi vay phải thu của ct Tân Phát
711 417155 0
… … … …
Tổng số xxx xx
D Ckỳ xx
Sổ cái TK336 cũng đực lên tơng tự các TK trên.
4-Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng :
các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng cũng đựoc hạch toán chi tiết theo từng bộ phận và từng cá nhân . Quy trình hạch toán, cũng nh các thao tác thực hiện các nghiệp vụ này cũng giống nh các TK131,331,136,336 chí khác ở đây là sổ chi
tiết tài khoản tạm ứng. Sau đây là ví dụ về báo cáo chi tiết TK141 năm 2000 mã số 001-văn phong,001-Lê Thanh Phong:
từ ngày 01/01/2000 đến 31/12/2000 D đkỳ: 3000000 0 Ngày tháng Chứng từ Nội dung TK đ PS nợ PS có
04/05/00 160-PC Phong ứng tiền mua q- ơng xe ô tô
1111 1350000 0
… … … …
12/06/00 43/PT Phong –thu hoàn ứng 1111 0 2.000.000
… … … …
Tổng số: *** **
D ckỳ: **
Cũng từ sổ chi tiết TK141, máy sẽ tự động lên các sổ còn lại, ta có thể xêm tất cả tuỳ theo yêu cầu công việc.
5- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với công nhân viên:
Số lợng các nghiệp vụ thanh toán vơi CNV ít , việc hạch toán các nghiệp vụ này đợc thực hiện ở phần hành kế tóan tổng hợp
6- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngân sách: 7- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán khác
Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhầm nâng cao hiệu quả hạch toán các nghiệp vụ thanh toán.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam em thấy cơ cáu tổ chức bộ máy kế toán ở Văn phòng Tổng công ty Cà phê Việt Nam gọn nhẹ, đội ngũ nhân viên có trình độ cao, có tinh thần trách nhiệm trong công việc, cùng với những thuận lợi đó là việc áp dụng kế toán máy và lựa chọn hình thức CTGS để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - điều này phù hợp vớib điều kiện của đơn vị và nó đã giảm bớt khối lơng công việc cũng nh đảm bảo cung cấp thông tin kịp thới chính xác cho những ngời sử dụng. Tuy nhiên, theo nh trình tự hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh doanh nghiệp không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ – sổ phản ánh các nghiệp vụ theo thời gian ghi sổ trên sổ đăng ký CTGS kết hợp với ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chính vì vậy, việc không sử dụng sổ đăng ký CTGS là không phù hợp với yêu cầu quản lý cũng nh chế độ tài chính của Nhà nứơc. Việc hạch toán thanh toán nội bộ không đúng theo tính chất phải thu (TK136) hay phải trả
(TK336) , điều này có thể dẫn tới nhầm lẫn trong việc tính số d cũng nh kết chuyển số d của các TK đó. Vì vậy theo em để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính nói chung và hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nopí riêng, doanh nghiệp nên có sổ đăng ký CTGS và cũng nên phân tách rõ ràng đâu là phải thu, phải trả đối với các khoản thanh toán nội bộ có nghĩa là doanh nghiệp nên sử dụng cả 2 tài khoản 136,336 đối với một đối tợng; cuối kỳ căn cứ vào số d của 2 tài khoản đó để thực hiện kết chuyển.
Kết luận:
Sau một thời gian nghiên cứu lý luậnvà đợc học hỏi thực tế kế toán thanh toán các nghiệp vụ thanh toán tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam . Đựoc sự chỉ bảo tận tìnhcủa thầy giáo Phạm Đức Cờng và sự giúp đỡ mọi mặt của cán bộ
công nhân viên trong Tổng công ty mà đặc biệt là Phòng Tài chính kế toán , em đã hoàn thành báo cáo thực tập.
Quá trình thực tập tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam do điều kiện thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết hạn chế, báo cáo thực tập mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu của công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán
tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam. Em rts mong đợc sự quan tâm giúp đỡ của giáo viên hớng dẫn và cán bộ Phòng Tài chính kế toán của Tổng công ty để đề tài đợc hoàn thiện hơn nữa, góp phần vàoviệc đem lại hiệu quả cho công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng và công tác kế toán nói chung ở Tổng công ty .
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phạm Đức Cờng, cảm ơn sự giúp đỡ của các cán bộ kế toán tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam đã tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo thực tập này