III. Thực trạng cụng tỏc quản lý đầu tư của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lạng Sơn
5. Cụng tỏc quản lý hoạt động đấu thầu
Căn cứ vào: Luật đấu thầu; Luật Xõy dựng; Nghị định số 58/2008/NĐ-CP của Chớnh phủ hướng dẫn thi hành luật đấu thầu lựa chọn nhà thầu xõy dựng theo luật xõy dựng. Sở Kế hoạch và Đầu tư cú nhiệm vụ :
- Thẩm định và chịu trỏch nhiệm về nội dung cỏc văn bản trỡnh Chủ tịch Uỷ ban nhõn dõn tỉnh về hồ sơ đấu thầu, hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu cỏc dự ỏn hoặc gúi thầu thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Uỷ ban nhõn dõn tỉnh; thẩm định và phờ duyệt kế hoạch đấu thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu cỏc dự ỏn hoặc gúi thầu được Chủ tịch Uỷ ban nhõn dõn tỉnh uỷ quyền;
- Hướng dẫn theo dừi, giỏm sỏt, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện quy định của phỏp luật về đấu thầu và tổng hợp bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện cỏc dự ỏn đấu thầu đó được phờ duyệt và tỡnh hỡnh thực hiện cụng tỏc đấu thầu theo quy định.
Cụng tỏc quản lý hoạt động đấu thầu của Sở Kế hoạch và Đầu tư được thực hiện bởi cỏc phũng chuyờn mụn. Cụ thể như:
- Phũng Cụng thương sẽ tiến hành thẩm định KHĐT/HSMT/KQĐT và tổng hợp bỏo cỏo hoạt động đầu thầu của cỏc dự ỏn đầu tư thuộc lĩnh vực Cụng nghiệp- Thương mại- Dịch vụ.
- Phũng Lao động – Văn xó sẽ tiến hành thẩm định KHĐT/HSMT/KQĐT và tổng hợp bỏo cỏo hoạt động đầu thầu của cỏc dự ỏn đầu tư thuộc lĩnh vực Y tế- Văn húa- Giỏo dục.
- Phũng Nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn tiến hành thẩm định KHĐT/HSMT/KQĐT và tổng hợp bỏo cỏo hoạt động đầu thầu của cỏc dự ỏn đầu tư thuộc lĩnh vực Nụng- Lõm Nghiệp.
5.1.Quy trỡnh quản lý hoạt động đấu thầu được tiến hành như sau: 5.1.1 Quy trỡnh thẩm định, trỡnh duyệt KHĐT, HSMT, KQĐT:
5.1.1.1 Sơ đồ 8: Quy trỡnh thẩm định, trỡnh duyệt KHĐT, HSMT, KQĐT
Bước Trỏch nhiệm Cụng việc 1 Bộ phận văn thư 2 Lónh đạo Sở 3 Phũng thẩm định 4 Phũng thẩm định 5 Phũng thẩm định 6 Lónh đạo Sở 7 Bộ phận văn thư
Nguồn : Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN 9001:2000
SV: Nguyễn Thỳy Ngọc Lớp Kinh tế Đầu tư B
Tiếp nhận hồ sơ trỡnh duyệt
Thẩm định hồ sơ Lónh đạo sở xột duyệt Phũng thẩm định tiếp nhận hồ sơ Lón h đạo Sở Lónh đạo Sở chỉ đạo phũng thẩm định
Bỏo cỏo lónh đạo Sở
Soan thảo cụng văn bỏo cỏo UBND tỉnh
5.1.1.2. Diễn giải
- Bước 1: Chủ đầu tư gửi tờ trỡnh xin phờ duyệt KHĐT/ HSMT/ KQĐT cựng cỏc hồ sơ cú liờn quan theo quy định của phỏp luật tới Sở Kế hoạch và Đầu tư thụng qua bộ phận văn thư
- Bước 2: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận văn thư bỏo cỏo Lónh đạo Sở xem xột, giao nhiệm vụ cho phũng thẩm định giải quyết.
- Bước 3: Phũng thẩm định tiếp nhận hồ sơ, sau khi nhận được hồ sơ lónh đạo phụ trỏch phũng thẩm định giao việc giải quyết hồ sơ cho một chuyờn viờn thực hiện.
- Bước 4: Chuyờn viờn thụ lý hồ sơ của phũng thẩm định cú trỏch nhiệm kiểm tra tớnh hợp lệ của hồ sơ nhận được. Trong trường hợp hồ sơ khụng hợp lệ, cần sửa đổi bổ sung, tựy từng trường hợp cụ thể chuyờn viờn thụ lý hồ sơ bỏo cỏo lónh đạo phũng cho ý kiến chỉ đạo liờn lạc trực tiếp với chủ đầu tư hoặc trỡnh lónh đạo sở ký văn bản yờu cầu sửa đổi bổ sung theo mẫu, chuyển tiếp bộ phận văn thư để gửi cho chủ đầu tư. Sau khi hồ sơ đó đầy đủ phũng thẩm định tiếp nhận lại hồ sơ và tiếp tục thẩm định lại nội dung của hồ sơ.
- Bước 5: Sau khi thẩm định chuyờn viờn thụ lý hồ sơ soạn thảo văn bản bỏo cỏo lónh đạo Sở, đồng thời dự thảo cụng văn trỡnh UBND tỉnh phờ duyệt KHĐT/ HSMT/ KQĐT
- Bước 6; Lónh đạo Sở xem xột, ký văn bản trỡnh UBND tỉnh phờ duyệt.Trong trường hợp lónh đạo Sở chưa đồng ý ký duyệt ghi yờu cầu nội dung cần làm rừ chuyển cho phũng thẩm định thực hiện.
- Bước 7: Sau khi lónh đạo Sở ký văn bản trỡnh UBND tỉnh, thời gian thẩm định KHĐT/ KQĐT tối đa là 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định
Quy trỡnh trỡnh trờn được thực hiện dựa trờn nghị định 58/2008/NĐ- CP, tuy nhiờn từ khi Chớnh phủ ban hành nghị định số 85/2009/ NĐ- CP ngày 15/10/2009 về hướng dẫn thi hành Luõt đấu thầu xõy dựng theo Luật xõy dựng thỡ thời gian thực hiện quy trỡnh trờn cú sự thay đổi. Điều 59 Nghị định 85/2009/NĐ-CP cú thay đổi phõn cấp cho chủ đầu tư thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yờu cầu và kết quả lựa chọn nhà thầu. Sở Kế hoạch và Đầu tư chỉ thực hiện thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yờu cầu nếu cú yờu cầu và kết quả lựa chọn nhà thầu đối với cỏc dự ỏn do Chủ tịch
UBND tỉnh là chủ đầu tư. Vỡ vậy đối với hồ sơ mời thầu, hồ sơ yờu cầu khi cú yờu cầu Sở sẽ tiến hành thẩm định và quy trỡnh thẩm định tại Sở Kế hoạch và Đầu tư vẫn được thực hiện theo quy trỡnh trờn tuy nhiờn thời gian thẩm định rỳt ngắn lại trong vũng 10 ngày.
5.1.2 Quy trỡnh giải quyết kiến nghị về đấu thầu
5.1.2.1 Sơ đồ 9: Quy trỡnh giải quyết kiến nghị về đấu thầu
Bước Trỏch nhiệm Cụng việc 1 Bộ phận văn thư 2 Lónh đạo Sở 3 Phũng thẩm định/ hội đồng tư vấn 4 Lónh đạo Sở/ chủ tịch hội đồng tư vấn 5
Nguồn : Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN 9001:2000 5.1.2.2 Diễn giải
- Bước 1: Bộ phận văn thư tiếp nhận văn bản kiến nghị về đấu thầu .
- Bước 2: Bộ phận văn thư trỡnh lónh đạo Sở xem xột, giao nhiệm vụ cho phũng thẩm định( đối với cỏc kiến nghị về cỏc vấn đề liờn quan trong quỏ trỡnh đấu thầu trừ (KQLCNT) hoặc hội đồng tư vấn ( đối với kiến nghị về KQLCNT) giải quyết.
SV: Nguyễn Thỳy Ngọc Lớp Kinh tế Đầu tư B
Lónh đạo Sở chỉ đạo phũng thẩm định/ hội đồng tư vấn
Phũng thẩm định/ hội đồng tư vấn tiếp nhận văn bản kiến nghị xem xột và đố xuất phương ỏn giả quyết.
Lónh đạo Sở/ chủ tịch hội đồng tư vấn xột Tiếp nhận văn bản kiến nghị về đấu thầu
- Hội đồng tư vấn được thành lập và hoạt động theo quy định tại khoản 2 Điều 73 của Luật Đấu thầu và Điều 62 của Nghị định 58/2008/CP-NĐ .
- Bước 3: Phũng thẩm định / hội đồng tư vấn tiếp nhận văn bản kiến nghị , kiểm tra xem xột tớnh phỏp lý của văn bản nhận được và đề xuất phương ỏn giải quyết bỏo cỏo Lónh đạo Sở.
- Bước 4: Lónh đạo Sở/ Chủ tịch hội đồng tư vấn xem xột, ký duyệt văn bản bỏo cỏo UBND tỉnh, trả lời kiến nghị của nhà thầu. Trong trường hợp Lónh đạo Sở/ chủ tịch hội đồng tư vấn chưa đồng ý ký duyệt, ghi yờu cầu nội dung cần làm rừ chuyển cho phũng thẩm định/ hội đồng tư vấn thực hiện bước 3.
- Bước 5: Sau khi Lónh đạo Sở/ chủ tịch hội đồng tư vấn trỡnh UBND tỉnh, bộ phận văn thư tiếp nhận văn bản, đúng dấu sao lưu và gửi đi.
- Thời gian để Sở Kế hoạch và Đầu tư hoàn thành bỏo kết quả giải quyờt kiến nghị về cỏc vấn đề liờn quan trong quỏ trỡnh đấu thầu( trừ KQLCNT) là 07 ngày kể từ ngày nhận được đơn của nhà thầu.
- Thời gian để hội đồng tư vấn hoàn thành bỏo cỏo kết quả giải quyết kiến nghị về KQLCNT tối đa là 20 ngày kể từ khi nhận được đơn của nhà thầu.
5.1.3 Quy trỡnh xử lý tỡnh huống trong đấu thầu
5.1.3.1. Sơ đồ 10: Quy trỡnh xử lý tỡnh huống trong đấu thầu Bước Trỏch nhiệm Cụng việc
1 Phũng thẩm định
2 Phũng thẩm định
3 Lónh đạo Sở
4 Bộ phận văn thư
5.1.3.2 Diễn giải
Phỏt hiện tỡnh huống cần xử lý trong quỏ trỡnh theo dừi giỏm sỏt
Bỏo cỏo Lónh đạo sở đề xuất phương ỏn giải quyết
Lónh đạo Sở ký duyệt
Sau khi KHĐT, HSMT được phờ duyệt, CĐT/ bờn mời thầu tổ chức đấu thầu, phỏt hành hồ sơ mời thầu, đỏnh giỏ cỏc HSDT, đề nghị phờ duyệt KQĐT, và ký hợp đồng với nhà thầu (nếu cú). Cỏc phũng thẩm định của Sở cú trỏch nhiệm theo dừi hướng dẫn và giỏm sỏt hoạt động đấu thầu thuộc cỏc dự ỏn do phũng phụ trỏch. Trong quỏ trỡnh theo dừi hướng dẫn, kiểm tra, giỏm sỏt, nếu xảy ra tỡnh huống cần xử lý được quy định tại khoản 2, điều 70 của Luật Đấu thầu và Điều 70 Của Nghị định 58/2008/NĐ- CP ( trừ việc điều chỉnh KHĐT/ HSMT) được thực hiện theo quy trỡnh sau:
- Bước 1: Trong quỏ trỡnh thực hiện nhiệm vụ, cỏc phũng thẩm định phỏt hiện cỏc tỡnh huống cần xử lý theo quy định hiện hành.
- Bươc 2: Tựy từng tỡnh huống cụ thể chuyờn viờn theo dừi dự ỏn/ gúi thầu bỏo cỏo Lónh đạo phũng, đồng thời soan thảo văn bản bỏo cỏo Lónh đạo Sở và dự thảo cụng văn trỡnh UBND tỉnh trong đú cú đề xuất phương ỏn giải quyết cụ thể.
- Bước 3: Lónh đạo Sở xem xột, ký duyệt văn bản bỏo cỏo UBND tỉnh, trong trường hợp Lónh đạo Sở chưa đồng ý ký duyệt, ghi yờu cầu nội dung cần làm rừ chuyển cho phũng thẩm định thực hiờn cụng việc của bước 2.
- Bước 4: sau khi Lónh đạo Sở ký văn bản trỡnh UBND tỉnh, bộ phận văn thư tiếp nhận văn bản, đúng dấu sao lưu và gửi đi.
5.1.4 Quy trỡnh tổng hợp bỏo cỏo cụng tỏc quản lý hoạt động đầu thầu.
Sở Kế hoạch và Đầu tư cỏc nhiệm vụ tổng kết , đỏnh giỏ bỏo cỏo về tỡnh hỡnh thực hiện hoạt động đấu thầu theo quy định của chớnh phủ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư dưới sự chỉ đạo của UBND tỉnh kỳ 6 thỏng, 01 năm theo quy trỡnh cụ thể sau:
5.1.4.1 Sơ đồ11: quy trỡnh tổng hợp bỏo cỏo cụng tỏc quản lý hoạt động đấu thầu
Bước Trỏch nhiệm Cụng việc 1 Bộ phận văn thư 2 Lónh đạo Sở 3 Phũng thẩm định 4 Phũng XDCB 5 Lónh đạo Sở 6 Bộ phận văn thư
Nguồn : Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN 9001:2000 5.1.4.2. Diễn giải
- Bước 1: Sở Kế hoạch và Đầu tư nhận sự chỉ đạo của UBND tỉnh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc tổng hợp bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện cụng tỏc đấu thầu thụng qua bộ phận văn thư.
Lónh đạo Sở chỉ đạo cho cỏc phũng thẩm định theo chức năng nhiệm vụ của mỡnh tập hợp số liệu bỏo cỏo.
- Bước 2: Trờn cơ sở quỏ trỡnh theo dừi đấu thầu cỏc dự ỏn/ gúi thầu được phõn cụng lónh đạo cỏc phũng giao việc cụ thể cho cỏc chuyờn viờn của phũng mỡnh thực hiện, chủ động làm việc với chủ đầu tư hoặc ban quản lý của cỏc dự ỏn, tập hợp
Nhận chỉ thị, cụng văn của UBND tỉnh/ Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Lónh đạo Sở chỉ đạo
Phũng thẩm định tổng hợp bỏo cỏo
Chủ đầu tư và cỏc ban quản lý cú liờn quan Phũng XDCB tổng hợp bỏo cỏo
Lónh đạo Sở ký duyệt
Bỏo cỏo UBND tỉnh/ Bộ Kế hoạch và Đầu tư
bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện cụng tỏc đấu thầu của cỏc dự ỏn. Sau đú bỏo cỏo tổng hợp của chuyờn viờn được chuyển lónh đạo phũng xem xột ký duyệt.
- Bước 3: Bỏo cỏo của cỏc phũng thẩm định gửi về phũng xõy dựng cơ bản để thẩm định, phũng xõy dựng cơ bản cú thể trao đổi lại với cỏc phũng thẩm định về cỏc nội dung trong bỏo cỏo.
- Bước 4: Lónh đạo Sở ký duyệt bỏo cỏo trỡnh UBND tỉnh trong trường hợp lónh đạo Sở yờu cầu bổ sung, sửa đổi bỏo cỏo phũng xõy dựng cơ bản làm việc với phũng thẩm định để thống nhất bổ sung hoàn chỉnh.
- Bước 5: Sau khi lónh đạo Sở ký duyệt gửi bỏo cỏo cho UBND tỉnh/ Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
5.2 Tỡnh hỡnh thực hiện cụng tỏc quản lý đấu thầu
Được thực hiện nghiờm tỳc theo Luật Đấu thầu; cụng văn số 229/TTg-KTN, ngày 16/02/2009 của Thủ tướng Chớnh phủ; Luật sửa đổi bổ sung một số điều liờn quan tới đầu tư XDCB; Nghị định số 85/2009/NĐ-CP, ngày 15/10/2009 của Chớnh phủ về hướng dẫn thi hành luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu theo luật xõy dựng; cỏc thụng tư hướng dẫn thực hiện cụng tỏc đấu thầu của bộ trưởng Bộ kế hoạch và Đầu tư, cỏc quyết định về việc quy định cỏc loại mẫu trong thực hiện cụng tỏc đấu thầu, như mẫu HSMT, HSYC, bỏo cỏo đỏnh giỏ HSDT, bỏo cỏo thẩm định quyết định đấu thầu…
5.2.1 Tỡnh hỡnh hoạt động đấu thầu trờn địa bàn tỉnh
Cụng tỏc đấu thầu thực hiện tư vấn, mua sắm hàng húa , xõy lắp cỏc dự ỏn liờn doanh, hợp đồng hợp tỏc kinh doanh, cổ phần: trờn địa bàn phỏt sinh ớt, hầu hết cỏc chủ đầu tư tự thực hiện, khụng thụng qua đấu thầu, thiếu thụng tin bỏo cỏo đến cơ quan quản lý và tổng hợp bỏo cỏo đấu thầu.
Cụng tỏc mua sắm tài sản sử dụng vốn nhà nước thực hiện trờn địa bàn nhỏ lẻ, rải rỏc ở cỏc cơ quan nhà nước , tổ chức chớnh trị xó hội - nghề nghiệp, tổ chức xó hội , tổ chức xó hội- nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhõn dõn…nhằm duy trỡ hoạt dộng thường xuyờn thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Đấu thầu (Điều 1 khoản 2); cỏc Chủ đầu tư đó cú bỏo cỏo nhưng số lượng bỏo cỏo và thụng tin thiếu chớnh xỏc.
Cụng tỏc đấu thầu lựa chọn nhà thầu thực hiện dự ỏn sử dụng vốn ngõn sỏch Nhà nước cho mục tiờu đầu tư phỏt triển thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Đầu tư (Điều 1 khoản 1), vốn do tỉnh quản lý từ năm 2007-2009 như sau:
Bảng 10: Quy mụ,lĩnh vực đấu thầu, hỡnh thức lựa chọn nhà thầu
(Đơn vị: gúi thầu)
STT Phõn loại Năm
2007 2008 2009
1. Theo lĩnh vực đấu thầu.
- Tư vấn 23 195 101
- Thầu mua sắm hàng húa 12 18 59
- Xõy lắp 98 183 231 Tổng số 133 396 391 2 Phõn loại theo dự ỏn - Dự ỏn nhúm A 0 0 0 - Dự ỏn nhúm B 16 13 - Dự ỏn nhúm C 380 378 Tổng số 133 396 391
3 Phõn loại theo hỡnh thức lựa chọn nhà thầu
- Đấu thầu rộng rói 96 117
- Đấu thầu hạn chế 2 5
- Chỉ định thầu 285 247
- Tự thực hiện 0 1
- Chào hàng cạnh tranh 11 19
Tổng số 133 396 391
Giỏ gúi thầu:
+ Tổng giỏ gúi thầu: Năm 2008:403.347 triệu đồng Năm 2009: 779.603 triệu đồng + Tổng giỏ trỳng thầu: Năm 2008: 391.597 triệu đồng
+ Chờnh lệch giữa tổng giỏ trỳng thầu so với tổng giỏ gúi thầu: Năm 2007 tỷ lệ chờnh lệch là 2.95%
Năm 2008 chờnh lệch 12.750 triệu đồng, tỷ lệ chờnh lệch 3,16 %. Năm 2009 chờnh lờch 14.296 triệu đồng, tỷ lệ chờnh lệch 1.91%
Qua số liệu trờn cho thấy cỏc gúi thầu thực hiện đấu thầu cú giỏ tri nhỏ, phần lớn là chỉ định thầu và khụng cú gúi thầu nào thuộc dự ỏn nhúm A và đấu thầu quốc tế. Tống số cỏc gúi thầu thay đổi theo từng năm số lượng gúi thầu trong năm 2007 nhỏ hơn rất nhiều so với năm 2008 và năm 2009, số lượng gúi thầu năm 2008 tăng lờn so với năm 2007 và sang đến năm 2009 số lượng gúi thầu lại giảm với tỷ lệ rất ớt. Đối với chờnh lệch giữa giỏ trỳng thầu so với giỏ được duyệt, tỷ lệ này chiếm tỷ lệ thấp, năm 2008 tỷ lệ này cao hơn năm 2007 và giảm vào năm 2009.
5.2.2 Tỡnh hỡnh phổ biến quỏn triệt thực hiện luật đấu thầu