III/ Kinh doanh hàng hoá
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty:
* Ban giám đốc: * Các phòng ban: - Phòng kinh doanh - Phòng tổ chức + hành chính - Phòng kế toán tài vụ * Các đơn vị trực thuộc: 1. Nhà hàng ăn uống Ngọc Thạch 2. Nhà hàng ăn uống Thủy Sơn
Mặt hàng kinh doanh: sản xuất, kinh doanh hàng ăn uống dịch vụ karaoke. 3. Nhà hàng Nhật Hồng
Mặt hàng kinh doanh: sản xuất kinh doanh hàng ăn uống 4. Nhà hàng Tây Sơn:
Mặt hàng kinh doanh: sản xuất, kinh doanh hàng ăn uống, dịch vụ karaoke. 5. Khách sạn Thanh Long:
Mặt hàng kinh doanh: kinh doanh nhà trọ, hàng ăn uống, dịch vụ karaoke. 6. Nhà hàng Nguyễn Trãi:
Mặt hàng kinh doanh: hàng ăn uống, bán lẻ vải, vải sợi, may mặc 7. Nhà hàng Thanh Xuân
Mặt hàng kinh tế: kinh doanh nhà trọ, dịch vụ du lịch, hàng ăn uống. 9. Cửa hàng công nghệ phẩm (trung tâm dịch vụ Ngã T Sở)
Mặt hàng kinh tế: hàng công nghệ phẩm 10. Cửa hàng 254 Hàng Bột:
Mặt hàng kinh doanh: điện máy, đồ gỗ 11. Văn phòng công ty:
Mặt hàng kinh tế: đại lý, bán buôn, bán lẻ thuốc lá.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
Nhà hàng Ngọc Thạch Nhà hàng Thủy Sơn Nhà hàng Nhật Hồng Nhà hàng Thanh Long Khách sạn Hơng Sen Nhà hàng Thanh Xuân Nhà hàng Nguyễn Trãi Cửa hàng Ngã T Sở công nghệ phẩm Cửa hàng 254 Điện máy - Đồ gỗ Nhà hàng Tây Sơn Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức và hành chính Phòng Kế toán - tài vụ Ban giám đốc
Tổng số lao động của công ty: 210 ngời Trong đó:
+ Đại học: 22 ngời
+ Trung cấp + Thợ bậc cao: 55 ngời + Nhân viên và kỹ thuật khác: 133 ngời
a) Các phòng chức năng:
* Phòng kinh doanh:
Nhiệm vụ của phòng làm tham mu cho ban giám đốc công ty trong công tác tuyên truyền quảng cáo trên các tạp chí lớn, làm các ấn phẩm. Tham gia xây dựng chính sách giá, chính sách khuyến mại đối với khách hàng. Trực tiếp ký kết và đặt quan hệ với các hãng lữ hành trong và ngoài nớc. Thực hiện công tác tiếp thị, kế hoạch, đầu t, lễ tân thanh toán, bán hàng.
Hoạt động của các tổ lễ tân, thanh toán, bán hàng, đều nằm dới sự giám sát của phòng thị trờng.
* Phòng Tài chính - kế toán: Phòng có nhiệm vụ triển khai kế hoạch, hạch toán kinh doanh, bảo đảm tài chính, tài sản và chế độ kế toán Nhà nớc. Thực hiện công tác thống kê, thu chi tiền, đáp ứng mọi yêu cầu hoạt động của công ty và khách sạn.
* Phòng Hành chính - tổ chức: Phòng thực hiện chức năng hành chính tổ chức và lao động trong toàn công ty. Tham mu cho ban giám đốc trong việc xây dựng điều lệ, ban hành các quy chế trong tạm thời về quản lý, phân phối thu nhập, kỷ luật lao động, xây dựng kế hoạch bồi dỡng trình độ chuyên môn và nâng bậc cho cán bộ công nhân viên, giải quyết chế độ, chính sách cho ngời lao động, bảo vệ an ninh trật tự cho toàn công ty và khách sạn.
b) Các khối trực tiếp kinh doanh:
* Khối dịch vụ phòng ở:
Nhiệm vụ của khối là bảo quản, giữ gìn vệ sinh và các trang thiết bị trong phòng. Thực hiện đúng quy trình nội quy đón tiễn khách.
* Khối dịch vụ ăn uống: Hoạt động ở 3 bộ phận Bàn - Bar - Bếp. Nhiệm vụ của khối là thực hiện các hoạt động kinh doanh ăn uống, bán hàng, xây dựng các thực đơn. Ngoài ra khối còn nhận đặt tiệc cới, tiệc hội nghị..
* Khối dịch vụ bổ xung: Hoạt động trên các lĩnh vực vui chơi, giải trí, nhà hàng, vờn hoa cây cảnh, giặt là. Nhiệm vụ của khối là chủ động khai thác các nguồn hàng, khách hàng ở lĩnh vực vui chơi giải trí nh: Kinh doanh phòng Karaoke, bể bơi, sân tennit, trung tâm giải trí nh biển v.v.. Ngoài ra công tác của tổ vờn hoa cây cảnh phải đảm bảo duy trì và tồn tại sân vờn, cây cảnh, tạo dựng một môi trờng sinh thái, cảnh quan cho khách sạn, tăng thêm khả năng thu hút khách.
* Khối dịch vụ bảo d ỡng sửa chữa : Khối có trách nhiệm bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho các hoạt động của khách sạn. Thực hiện chế độ định kỳ, duy trì bảo dỡng và vận hành máy móc thiết bị, bảo đảm sự an toàn tuyệt đối cho khách lu trú tại khách sạn. Ngoài ra khối còn tham mu cho ban giám đốc trong việc đề ra các quy chế, giám sát việc tiết kiệm chi phí điện - nớc.
Tổ chức lao động của công ty, theo hình thức Phòng - Khối - Tổ. Các khối trong khách sạn tuy mỗi bộ phận đều có nhiệm vụ riêng nhng đều có mối quan hệ khăng khít với nhau để phục vụ tốt yêu cầu của khách nh: dịch vụ ăn uống, dịch vụ lu trú và các dịch vụ khác.
Trong mô hình tổ chức quản lý trên giám đốc là ngời quản lý mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn thông qua các trởng phòng và quản đốc các khối dịch vụ, cùng với sự quản lý của giám đốc có 2 phó giám đốc trợ giúp: 1 phó giám đốc tài chính và 1 phó giám đốc nhân sự.
- Phó giám đốc tài chính là ngời phụ trách chung về vấn đề tài chính trong toàn công ty cũng nh riêng đối với khách sạn.
- Phó giám đốc nhân sự phụ trách các vấn đề về tổ chức nhân sự trong khách sạn và ở cả công ty.
Tuy nhiên việc ra quyết định cuối cùng vẫn thuộc quyền của giám đốc. Mô hình này là mô hình chung của khối văn phòng công ty là khách sạn bởi vì các phòng ban sẽ thực hiện nhiệm vụ đối với toàn công ty chứ không phải chỉ riêng đối với khách sạn. Còn 4 khối dịch vụ chỉ hoạt động riêng trong phạm vi khách
sạn. Mỗi khối dịch vụ đều có một quản đốc và một phó quản đốc chung. Quản đốc của mỗi khối có trách nhiệm quản lý lao động và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trong khối của mình. Nhìn vào mô hình, có thể thấy rõ rằng Giám đốc là ngời quản lý trực tiếp mọi hoạt động của công ty và khách sạn, do đó khối lợng công việc của giám đốc khá nặng nề, vừa phải chịu trách nhiệm trọn vẹn công ty vừa phải chịu trách nhiệm về khách sạn, song thông tin đợc đa ra nhanh chóng trực tiếp và cũng tơng đối chính xác.
Nếu nhìn khái quát mô hình chúng ta sẽ có nhận xét nh vậy, tuy nhiên nếu đi sâu vào từng bộ phận ta sẽ thấy có một số điểm cha hợp lý trong cách tổ chức lao động:
- Thứ nhất: Công tác lễ tân và thanh toán lại thuộc phòng thị trờng kế hoạch, do đó tổ lê tân và tổ thanh toán nằm dới sự quản lý của phòng này. Nh vậy phòng quá kiêm nhiệm nhiều chức năng mà đáng lẽ phải thuộc sự quản lý của một bộ phận khác mà khách sạn cha có (bộ phận đón tiếp khách sạn). Phòng chỉ nên đảm nhận riêng về công tác Marketing trong toàn khách sạn để có thể chú tâm thực hiện cho tốt nệmmm vụ mà phòng chuyên trách.
- Thứ hai: Khách hàng cha có riêng có một bộ phận đón tiếp khách sạn, mà bộ phận đón tiếp trong khách sạn lại tập hợp các nhân viên từ tổ lễ tân, tổ thanh toán thuộc phòng kế hoạch thị trờng và một số nhân viên từ tổ sảnh thuộc khối dịch vụ phòng ở. Do đó các nhân viên trong bộ phận chịu sự quản lý rời rạc từ 2 phía (khối và phòng) có chức năng hoàn toàn khác nhau. Điều này dễ gây rắc rối trong công tác quản lý và trong việc phối hợp các nhân viên từ tổ sảnh thuộc khối dịch vụ phòng ở. Do đó các nhân viên trong bộ phận chịu sự quản lý rời rạc từ 2 phía (khối và phòng) có chức năng hoàn toàn khác nhau. Điều này dễ gây rắc rối trong công tác quản lý và trong việc phối hợp các nhân viên khi thực hiện công việc. Vì vậy khách sạn nên thành lập thêm một bộ phận đón tiếp riêng để tách các tổ lễ tân, thanh toán và một số nhân viên làm chức năng đón tiếp từ tổ sảnh về một bộ phận chỉ chuyên làm chức năng đón tiếp khách sạn và cử ra một ngời phụ trách bộ phận đó.
- Thứ ba: Mô hình quản lý mang tính chất kiêm nghiệm (ban giám đốc và các phòng ban vừa phụ trách chung cho cả công ty, vừa riêng cho khách sạn) mang nhiều hạn chế làm cho trách nhiệ của cán bộ quản lý và nhân viên ở
những bộ phận này bị phân tán, cha chuyên sâu và quan tâm triệt để đến hoạt động kinh doanh khách sạn, vì thế hiệu quả kinh doanh đạt thấp. Mặt khác cũng do tính chất kiêm nghiệm trong cách quản lý đã làm cho bộ máy quản lý của khách sạn khá cồng kềnh, lao động gián tiếp ở các phòng ban chiếm khá nhiều 27,7% trong tổng số lao động (48/173). Đây cũng là một điểm cha hợp lý mà khách sạn cần phải xem xét lại.
- Thứ t: Khách sạn chịu sự quản lý của nhiều cấp nên không chủ động về mặt tài chính. Mọi quyết định phụ thuộc nhiều vào ý kiến cấp trên, khách sạn muốn đầu t nâng cấp hay có những dự án phát triển khách sạn thì phải có công văn để trình lên cấp trên xin ý kiến, nếu cấp trên đồng ý khách sạn mới đợc cấp vốn thực hiện. Mặt khác cũng do khách sạn chịu sự quản lý của nhiều cấp nên thời gian chờ phê duyệt khá lâu, do đó khách sạn dễ mất nhiều cơ hội để phát triển kinh doanh.