Crosstab Query là một loại Query dùng để tổng hợp dữ liệu dựa trên giá trị của ít nhất là 2 field, trong đó giá trị của một Field trong Table hoặc Query nguồn được dùng làm tiêu đề dòng, giá trị của một số Field (hoặc một biểu thức) được dùng làm tiêu đề các cột và giá trị tổng hợp của một Field (hoặc một biểu thức) làm giá trị của các cột đó trong Crosstab Query.
Nhờ có Crosstab Query mà ta có thể nhìn dữ liệu dưới dạng gọn hơn so với Select Query.
Trước khi tìm hiểu cách tạo Crosstab query, chúng ta hãy tìm hiểu cấu trúc một Crosstab, được minh hoạ bởi hình sau:
Row heading
Column heading Value
- Row heading là tiêu đề các dịng, cĩ chứa các giá trị của các field nào đĩ làm tiêu chí thống kê. Mỗi Crosstab phải cĩ tối thiểu 1 field làm Row heading;
- Column heading là tiêu đề các cột, cĩ chứa các giá trị của một field nào đĩ làm tiêu chí thống kê. Mỗi Crosstab chỉ cĩ duy nhất 01 field làm Column heading;
- Value là vùng dữ liệu tổng hợp (là các con số). Chỉ cĩ duy nhất một field làm Value, tương ứng với nĩ là một phép tổng hợp hoặc: đếm, tính tổng, tính trung bình cộng, max, min,..
Ví dụ 4.6: Giả sử bạn có query TONG HOP HOA DON như sau: Ma HD, MaKH, Hoten, Ten SP, SoLuong, ThanhTien. Bạn muốn biết mỗi nhân viên bán mỗi sản phẩm được bao nhiêu tiền? Dữ liệu kết quả của query như sau:
.6.1 Tạo Crosstab Query:
Tạo một select query với đầy đủ các field cĩ liên quan đến phép tổng hợp (khơng thừa và cũng khơng thể thiếu một field nào) như sau:
Bước 1: Chọn Object là Queries rồi nhắp New, chọn Design View ' OK
Bước 2: Chọn Table hoặc Query chứa các cột cần tính trong Crosstab Query tại hộp thoại Show
Table
Bước 3: Nhắp biểu tượng Query Type trên Query Design toobar rồi chọn Crosstab Query, tại cửa
sổ Design View sẽ hiện thêm dòng Crosstab dưới dòng Total
Bước 4: Chọn các loại field sau cho crosstab:
- Một field làm chỉ tiêu phân nhóm theo dòng: chọn Row Heading tại ô Crosstab và chọn Groupby tại ô Total
- Một field làm chỉ tiêu phân nhóm theo cột: chọn Column Heading tại ô Crosstab và chọn Groupby tại ô Total
- Một field hay biểu thức chứa giá trị cần tổng hợp: tại ô Crosstab chọn Value và tại ô Total chọn kiểu tổng hợp.
Lưu ý: Các Field dùng đặt điều kiện lựa chọn mẫu tin tham gia tổng hợp: tại ô Total chọn Where,
Ví dụ: Cho biết doanh số bán hàng trong năm 1993 của mỗi nhân viên trên mỗi sản phẩm là bao nhiêu ?
Bước 5: nhắp biểu tượng ( ! ) hoặc Datasheet view trên Query Design toolbar để xem kết quả
Bước 6: Chỉ định tiêu đề cột:
Trong bảng hiện kết quả (hình trên), các giá trị trong vùng Column Heading được sắp theo thứ tự chữ cái (Bánh kem, Bánh mì, Bơ, Cá hộp, Gia vị, Nem, Rượu, Táo). Nếu muốn thay đổi thứ tự các cột, chỉ định cột nào cần hiển thị, hoặc khi dùng Crosstab Query này làm nguồn dữ liệu cho một SubForm, phải làm thêm thao tác như sau:
Chuyển query sang cửa sổ Query Design
Nhắp Mouse tại 1 ô trên cột có dòng Crosstab là Column Heading (Tên SP), nhắp biểu tượng Properties , chọn
thuộc tính Column Heading và liệt kê các giá trị xuất hiện ở vùng Column Heading theo thứ tự cần chọn.
Chú ý: Giữa các giá trị liệt kê phải cách nhau bởi dấu ;
Ví dụ: Column Heading : "Rượu"; "Nem"; "Bánh kem"; "Cá hộp"; "Bơ"; "Gia vị"; "Bánh mì"; "Táo"
.6.2 Bàitập
1. Tổng số tiền bán được của từng nhân viên trong từng qúi 2. Tổng số lượng bán được của từng sản phẩm trong từng năm.
3. Tổng số tiền mua hàng của từng khách hàng trong từng quí của năm 1992 4. Số lượng học sinh của từng lớp trong từng kết quả.
5. Số lượng học sinh của từng lớp có trong từng xếp loại
6. Cho biết mỗi khách hàng tại TP HCM đã mua mặt hàng Rượu bao nhiêu chai, tổng số tiền mà mỗi khách hàng đã chi để mua mặt hàng này là bao nhiêu, số tiền đã mua trong từng năm (1992, 1993) là bao nhiêu
7. Cho biết số học sinh từng loại trong mỗi lớp là bao nhiêu (mỗi thông tin trình bày trong một cột ).