Trước khi thực hiện cơ chế “một cửa” tức từ năm 2003 trở về trước, các loại TTHC tại Sở TNMT&NĐ được nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, sau đó lãnh đạo Sở tùy theo các lĩnh vực phân về các phòng chức năng giải quyết. Khi công dân đến họ sẽ được biết hồ sơ của mình do phòng ban nào phụ trách và đến trực tiếp phòng ban đó để liên hệ giải quyết.
Ví dụ: Hồ sơ đăng ký và cấp phép hoạt động đo đạc & bản đồ do phòng Đăng ký thống kê và đo đạc bản đồ phụ trách, các thủ tục thuộc lĩnh vực Môi trường do phòng Quản lý Môi trường khí tượng và thủy văn phụ trách, các khiếu nại, tố cáo, tranh chấp về tài nguyên, môi trường và nhà đất do phòng Thanh tra phụ trách…
Khi đến làm việc với các phòng chức năng công dân mới được biết để được giải quyết thì hồ sơ của họ cần có các loại giấy tờ gì, cần bổ sung ra sao. Hồ sơ đã đầy đủ họ mới được hẹn ngày trả hồ sơ. Đến hạn nhận kết quả nhưng vẫn chưa chắc đã có kết quả vì không có quy định rõ ràng về thời gian giải quyết cho từng loại thủ tục cụ thể, việc đúng hạn hay không còn phụ thuộc vào thái độ làm việc tích cực của các cán
bộ từng phòng ban.
Sở có tất cả 63 loại TTHC thuộc các lĩnh vực khác nhau (sau khi thực hiện Một cửa, loại bỏ chỉ còn 30 thủ tục). Nội dung, quy trình, thời gian giải quyết không được công khai.
Việc làm này đã dẫn đến một số bất cập: * Đối với công dân và các tổ chức:
- Công dân từ đầu khi nộp hồ sơ không được biết từng loại thủ tục gồm những giấy tờ gì, nội dung ra sao, do phòng chức năng nào đảm nhận và thời gian giải quyết là bao lâu nên hồ sơ thường không đầy đủ, người dân không rõ nên tới đâu? gặp ai? mất bao nhiêu thời gian dẫn đến việc người dân phải đi lại nhiều lần, đến nhiều phòng ban, mất thời gian và công sức.
- Tổ chức, công dân ít khi biết chính xác theo quy định của nhà nước họ sẽ phải chi trả, đóng góp cho ngân sách những khoản phí, lệ phí gì khi làm thủ tục hành chính đó. Điều này cũng tạo điều kiện cho một số bộ phận cán bộ, công chức hạch sách, nhũng nhiễu dân để có thêm một số khoản ngoài quy định.
- Khoảng thời gian từ lúc nộp hồ sơ cho đến khi nhận kết quả không xác định được, nó dài ngắn phụ thuộc vào ý thứctuân thủ kỷ luật của cán bộ, công chức.
* Đối với Sở TNMT&NĐ
- Cán bộ các phòng ban vừa phải tiếp nhận hồ sơ vừa giải quyết, lại vừa phải trả lời các thắc mắc của người dân, trong khi số lượng hồ sơ cần giải quyết ngày càng nhiều tạo áp lực công việc ngày càng lớn do đó thái độ tiếp đón dân không được tốt. Nhiều hồ sơ không được giải quyết đúng hạn.
- Tình trạng công dân chạy ngược, chạy xuôi giữa các phong ban trong Sở lo giấy tờ, thủ tục rất gây mất trật tự và mỹ quan nơi công sở.
- Do có sự tiếp xúc trực tiếp giữa các tổ chức, công dân với cán bộ thụ lý hồ sơ nên dễ nảy sinh tiêu cực.
- Việc kiểm tra, kiểm soát của lãnh đạo Sở cũng gặp khó khăn vì không có sự tập trung, thống nhất tại một đầu mối → khó đôn đốc, nhắc nhở kịp thời.
Do đặc thù của ngành Địa chính – Nhà đất cả nước nói chung và của Hà Nội nói riêng công tác quản lý đất – nhà ngày càng trở nên phức tạp với khối lượng thông
công việc ngày càng lớn đòi hỏi phương thức làm việc trên cần phải thay đổi. Thêm vào đó ngày 04/9/2003 Chính phủ ban hành Quyết định 181/QĐ-TTg về việc thực hiện cơ chế “Một cửa” trong các cơ quan hành chính Nhà nước là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến việc triển khai việc thực hiện cơ chế “một cửa” tại Sở TNMT&NĐ.
2.2 Đánh giá thực trạng cải cách TTHC theo cơ chế “một cửa” ở Sở TNMT & NĐ Hà nội
2.2.1 Khái quát chung về cải cách TTHC theo cơ chế một cửa của Sở TNMT & NĐ HN
a. Tổng quát chung về việc thực hiện cơ chế “Một cửa” tại Sở TNMT&NĐ Cải cách hành chính là một trong những chương trình lớn của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, các cấp, các ngành. Dưới sự chỉ đạo của Thành uỷ, UBND Thành phố Hà Nội, Sở TNMT&NĐ trong các năm qua đã từng bước đạt được những mục tiêu cơ bản của công cuộc CCHC đặc biệt là công tác cải cách TTHC.
Thực hiện Quyết định 181/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “Một cửa” tại các cơ quan HCNN ở địa phương và Quyết định số 156//QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội (ngày 11/11/2003) kể từ ngày 1/1/2004 Sở TNMT&NĐ đã thực hiện công khai các TTHC và thực hiện việc nhận hồ sơ và trả kết quả thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ “Một cửa” cho tất cả các TTHC thuộc các lĩnh vực quản lý của Sở đó là: quản lý tài nguyên đất, quản lý Nhà nước về môi trường, quản lý đo đạc bản đồ và quản lý nhà ở công sở.
Thay cho việc phải đến trực tiếp từng phòng ban để chờ được giải quyết thì giờ đây từ việc nộp hồ sơ cho đến khi nhận kết quả, người dân chỉ phải đến một nơi duy nhất đó là phòng tiếp nhận hồ sơ hành chính (HSHC) - gọi tắt là bộ phận một cửa.
* Phòng tiếp nhận HSHC trực thuộc phòng hành chính – tổ chức được đặt ngay tại tầng 1, thuận tiện cho các tổ chức và công dân đến liên hệ.
Phòng được trang bị cơ sở vật chất và các trang thiết bị đúng theo quy định: - Phòng có diện tích rộng 70m2
thiết để phục vụ tốt công tác.
- Cán bộ: có 07 cán bộ chuyên trách, không có cán bộ bán chuyên trách. Cán bộ, công chức được phân công làm việc tại Bộ phận một cửa đều có trình độ chuyên môn và những yêu cầu về đạo đức công vụ nhất định để giao tiếp và giải quyết công việc đối với tổ chức và công dân, hằng năm được cử đi bồi dưỡng về nghiệp vụ chuyên môn cũng như về CCHC do Thành phố tổ chức.
* Việc niêm yết công khai:
Tại Bộ phận một cửa, các thủ tục hành chính, quy trình giải quyết, thời gian giải quyết, phí và lệ phí đều được công khai hoá và đặt nơi dễ nhìn, tạo điều kiện thuân lợi cho tổ chức và công dân đến giao dịch, đồng thời đăng tải lên Cổng giao tiếp điện tử của Thành phố. Qua đó giúp người dân biết để thực hiện và giám sát việc làm, trách nhiệm của công chức Nhà nước.
* Sở đã triển khai phần mềm quản lý hồ sơ một cửa và quản lý văn bản có các chức năng:
- Quản lý qui trình giải quyết thủ tục hành chính: Nội dung của qui trình, thời hạn giải quyết, phí/ lệ phí mà khách hàng phải trả, các văn bản, qui định có liên quan.
- Quản lý các thuộc tính của hồ sơ hành chính của khách hàng: Mã số hồ sơ, phân loại khách hàng (tổ chức hay cá nhân), loại hồ sơ, qui trình giải quyết thủ tục hành chính có liên quan, thông tin liên lạc của khách hàng,....
- Quản lý quá trình luân chuyển của hồ sơ: Từ Bộ phận một cửa đến các phòng/ ban chức năng, từ các phòng/ ban chức năng đến các chuyên viên thụ lý, ý kiến của các chuyên viên trong quá trình giải quyết, quản lý thời hạn giải quyết hồ sơ của từng chuyên viên thụ lý,...
- Quản lý các yêu cầu bổ sung hồ sơ
- Công tác thống kê báo cáo: Báo cáo số lượng hồ sơ do Bộ phận một cửa tiếp nhận của khách hàng; số lượng hồ sơ do từng phòng/ ban được phân công giải quyết; số lượng hồ sơ từng chuyên viên được phân công giải quyết; tiến độ giải quyết; tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn, quá hạn; các số liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; các số liệu phục vụ công tác thi đua, khen thưởng; ...
người sử dụng, ghi nhật ký sử dụng, sao lưu khôi phục dữ liệu....
Hình 2.2: Sơ đồ mô hình hoạt động của phần mềm một cửa
Công dân Chuyển xử lý hồ sơ Nhận kết quả Lãnh đạo Nộp hồ sơ Trình phê duyệt Chuyển xử lý hồ sơ Chuyển xử lý hồ sơ Trình phê duyệt Trình phê duyệt Phòng ban Phòng ban Phòng ban Báo cáo BPTN&TKQ
“Nguồn: Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất” * Cơ chế kiểm tra, giám sát nội bộ đơn vị về tiếp nhận, giải quyết TTHC:
Việc tiếp nhận, giải quyết TTHC, phối hợp giải quyết được giám sát, kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo các phòng, ban và của lãnh đạo Sở.
- Sở còn có đường dây nóng để tiếp nhận, xử lý các vướng mắc, kiến nghị của dân về TTHC. Có sổ ý kiến khách hàng được đặt nơi phòng chờ của dân. Những ý kiến thắc mắc đều được cán bộ thanh tra kiểm tra lại và giải đáp kịp thời.
- Việc giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa tại Sở TNMT&NĐ được thực hiện theo quy trình của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001- 2000, hồ sơ của các tổ chức và công dân được giải quyết theo trình tự sau:
Bộ phận một cửa:
- Kiểm tra hồ sơ, thực chất là truy vấn đến phần danh mục hồ sơ để kiểm tra xem hồ sơ do người dân, tổ chức nộp có đầy đủ giấy tờ theo thủ tục hành chính hay không
- Nếu hồ sơ đã đầy đủ, thực hiện nhập thông tin cho hồ sơ. o Hồ sơ mới:
Nhập mã hồ sơ
Nhập các thông tin chung về hồ sơ
Chọn thủ tục hành chính có liên quan
Xác định thời hạn trả kết quả theo qui định trong qui trình
In phiếu hẹn
Trình lãnh đạo xem xét và phân công xử lý o Hồ sơ bổ sung
Chọn mã hồ sơ đã có
Cập nhật các thông tin bổ sung cho hồ sơ
Chọn thủ tục hành chính (nếu cần)
Xác định thời hạn trả kết quả theo qui định trong qui trình
In phiếu hẹn (nếu cần)
Trình lãnh đạo xem xét và phân công xử lý - Trình cơ quan cấp trên
- Tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết từ các phòng/ ban nghiệp vụ, thông báo và trả kết quả cho khách hàng
Hình 2.3: Cập nhật hồ sơ
Bắt đầu
Kiểm tra hồ sơ
Hồ sơ đúng qui định Kết thúc Cán bộ Bộ phận một cửa Lưu Database
Người chịu trách nhiệm
Cập nhật hồ sơ Đúng Cán bộ Bộ phận một cửa Sai In phiếu tiếp nhận Cán bộ Bộ phận một cửa Các phòng/ ban nghiệp vụ:
- Nhận hồ sơ giao việc từ bộ phận một cửa
- Lãnh đạo phòng ban phân công thụ lý cho các chuyên viên
- Chuyên viên thụ lý hồ sơ
Hình 2.4: Cập nhật tình trạng hồ sơ
Bắt đầu
Cập nhật tình trạng hồ sơ
Kết thúc
Chuyên viên thụ lý hồ sơ
Lưu
Database
Hình 2.5: Cập nhật bổ sung hồ sơ
Bắt đầu
Kiểm tra nội dung hồ sơ
Có yêu cầu bổ sung
Chuyên viên thụ lý hồ sơ
Database
Người chịu trách nhiệm
Gửi yêu cầu bổ sung tới chủ hồ sơ
Đúng
Lưu
Chuyên viên thụ lý hồ sơ
Kiểm tra hồ sơ bổ sung
Đúng qui định
Chuyên viên thụ lý hồ sơ
Kết thúc Nhập thông tin bổ sung
Database Đúng Lưu Sai Chuyên viên thụ lý hồ sơ
“Nguồn: Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất 2007”
Lãnh đạo Sở:
- Giao nhiệm vụ thụ lý hồ sơ cho các phòng/ban.
- Phê duyệt kết quả thụ lý hồ sơ.
Hình 2.6: Phân công phòng/ban thụ lý hồ sơ
Bắt đầu
Kiểm tra hồ sơ do Bộ phận một cửa cập nhật
Hồ sơ đúng qui định
Kết thúc
Lãnh đạo Sở hoặc người được ủy quyền
Lưu
Database
Người chịu trách nhiệm
Phân công phòng/ban thụ lý Đúng
Sai
Lãnh đạo Sở hoặc
Hình 2.7: Phân công chuyên viên thụ lý hồ sơ
Bắt đầu
Kiểm tra hồ sơ đã được phân công thụ lý
Đồng ý thụ lý
Kết thúc
Lãnh đạo phòng/ban hoặc người được ủy quyền
Lưu
Database
Người chịu trách nhiệm
Phân công chuyên viên thụ lý Đúng
Sai
Có ý kiến phản hồi tới người phân công
Lưu
Lãnh đạo phòng/ban hoặc người được ủy quyền
Hình 2.8: Sơ đồ tổng thể quy trình giải quyết hồ sơ luân chuyển giữa các phòng theo mô hình 1 cửa của Sở TNMTNĐ
Nguồn: “Sở Tài nguyên Môi trường Nhà đất Hà Nội”
Lãnh đạo Sở
(giao việc và phê duyệt) Các yêu cầu của cá nhân, tổ chức (khách hàng) Chuyên viên thụ lý Lãnh đạo phòng Giao nhiệm vụ cho chuyên viên thụ lý xét duyệt kết quả Yêu cầu bổ sung hồ sơ xin ý kiến gửi thông báo Kiểm tra hồ sơ, thực địa, hướng dẫn khách hàng hoặc dự thảo văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ Trình lãnh đạo Sở duyệt kết quả giải quyết xong hồ sơ chuyển 1 cửa trả kết quả
chuyển hồ sơ cho phòng nghiệp vụ thụ lý giai đọan 2,3,...theo yêu cầu của khách hàng Trình lãnh đạo xử lý Phòng Nghiệp Vụ chuyển phòng nghiệp vụ thụ lý hồ sơ giải quyết xong chuyển kho lưu trữ Trả kết quả
Đường giao nhiệm vụ thụ lý hồ sơ Đường trả kết quả
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ đủ điều kiện theo quy định - Trình lãnh đạo Sở - Chuyển hồ sơ cho các phòng thụ lý. - Trình UBND TP - Trả kết quả cho khách hàng. BỘ PHẬN 1 CỬA Hồ sơ giai đoạn 1 Hồ sơ giai đoạn 2 Hồ sơ giai
đoạn .... Thông báo kết quả cho phòng nghiệp vụ
Kho lưu trữ
2
Ví dụ trình tự giải quyết hồ sơ giao và cho thuê đất như sau:
Hình 2.9: Quy trình chi tiết luân chuyển hồ sơ đối với dạng giao đất, thuê đất mới
Hồ sơ giao, thuê đất
Các điều kiện về môi trường, Tài nguyên
nước BỘ PHẬN 1 CỬA B B B B B Phòng kế hoạch tổng hợp - Thụ lý giao, thuê đất Phòng Quản lý địa chính - Thực hiện ký hợp đồng thuê đất Phòng Đăng ký thống kê đo đạc bản đồ - Bàn giao mốc giới, cấp trích lục bản đồ.. -Cấp giấy chứng nhận Trả kết quả Trả kết quả Trả kết quả cuối cùng lưu trữ
Xin giao, thuê đất
ký hợp đồng thuê đất Trả kết quả bàn giao mốc, cấp trích lục, cấp GCN Trả kết quả Phòng Quản lý Môi trường Phòng Tài nguyên Đầu Tư