1.Tập hợp nhu cầu sử dụng thuốc, hoá chất, vật tư tiêu hao của các phòng ban trong toàn bệnh viện trong vòng 6
tháng
2. Lập dự trù trình lên HĐT&ĐT phê duyệt
3. Lập kế hoạch và hồ sơ mời thầu trình Bộ Y tế và vụ kế hoạch tài chính
phê duyệt
4. Đăng thông báo mời thầu
5. Phát hành hồ sơ mời thầu
6. Đóng thầu – 7. Mở thầu
8. xét thầu
9. Trình kết quả thầu lên bộ y tế
10. Ký hợp đồng
12. Thanh toán, giám sát, điều chỉnh 11. Nhập hàng, kiểm tra chất lượng
Hình 3.7: Quy trình đấu thầu thuốc tại bệnh viện Thanh Nhàn
3.2.3.1. Chuẩn bị đấu thầu:
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thuốc của bệnh viện 6 tháng trớc từ báo cáo của các khoa phòng, đồng thời dự đoán những thay đổi nhu cầu sử dụng thuốc của các khoa trong 6 tháng tiếp theo bệnh viện lập dự trù số lợng thuốc mời thầu, lợng thuốc còn tồn kho đóng vai trò cơ số dự trữ.
Để có thể tính toán chính xác nhu cầu thuốc khoa Dợc cần nắm rõ lợng thuốc sử dụng tại các khoa, tức là phải có một cơ chế cấp phát thuốc khá chặt chẽ và khoa học. Ngoài ra để dự trù thuốc hợp lý bệnh viện cần tính đến các yếu tố mô hình bệnh tật trong thời gian sắp tới, sự xuất hiện của các bệnh theo mùa và cũng căn cứ vào nguồn kinh phí mua thuốc của bệnh viện. Dự đoán nhu cầu thuốc là công việc rất khó khăn và phức tạp, đòi hỏi ngời làm dự trù phải có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Bệnh viện lập ra tổ chuyên gia lập dự trù đấu thầu thuốc, tổ chuyên gia gồm: Phó giám đốc phụ trách tiểu ban, trởng khoa Dợc, kế toán Dợc, phó phòng TCKT, phó phòng KHTH, trởng ban thanh tra nhân dân
Tổ chuyên gia phải lập kế hoạch thuốc, hoá chất, vật t y tế tiêu hao hàng năm theo đúng thời gian quy định, khi nhu cầu thuốc tăng đột xuất phải làm dự trù bổ sung. Tên thuốc dự trù phải ghi theo tên gốc rõ ràng và đầy đủ đơn vị, nồng độ, hàm lợng, số lợng. Danh mục thuốc dự trù đợc đa lên tiểu ban thẩm định, sau đó trình giám đốc phê duyệt.
3.2.3.2. Xét thầu
Xét thầu là công việc nhằm lựa chọn những thuốc có chất lợng tốt, giá cả hợp lý cho nhu cầu sử dụng thuốc của bệnh viện. Việc xét thầu tại dựa trên một số tiêu chuẩn:
Tiêu chuẩn đánh giá về kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu, tiến độ giao hàng
Bảng 3.11: Tiêu chuẩn đánh giá về kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu, tiến độ giao hàng
TT Nội dung Đạt Không đạt
1 Kinh nghiệm:
- Số năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh thuốc tính đến ngày dự thầu.
- Số lợng các hợp đồng thuốc có giá trị tơng tự nh giá dự thầu gói thầu này đã và đang thực hiện trong thời gian 3 năm gần đây.
≥ 5 Năm
≥ 3 hợp đồng
< 5 năm
< 3 hợp đồng
2 Năng lực tài chính trong thời gian 2004, 2005, 2006
- Tổng tài sản
- Tổng nợ phải trả - Vốn lu động - Doanh thu
- Lợi nhuận trớc thuế - Lợi nhuận sau thuế - Cam kết tín dụng ≥giá dự thầu < giá dự thầu > 50% giá dự thầu > giá dự thầu >0 >0 > 50% giá dự thầu < giá dự thầu ≥ giá dự thầu ≤ 50% giá dự thầu ≤ 0 ≤ 0 ≥ 50% giá dự thầu 3 Tiến độ giao hàng ≤ 180 ngày ≥ 180 ngày
Nhà thầu phải đạt 3 tiêu chuẩn tổng quát 1, 2, 3 mới đợc xem là đủ kinh nghiệm và năng lực tham gia dự thầu. Các tiêu chuẩn chi tiết phải coi là đạt thì tiêu chuẩn tổng quát mới đợc coi là đạt.
Chỉ những mặt hàng nào đủ điều kiện
- Có phiếu kiểm nghiệm theo từng lô thuốc
- Có giấy chứng nhận GMP của nhà máy sản xuất thuốc còn hiệu lực do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Giấy phép lu hành sản phẩm tại Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Hạn sử dụng : tối thiểu còn 12 tháng ( tính từ thời điểm giao hàng ) - Nhãn thuốc: theo đúng quy chế nhãn, có tờ hớng dẫn sử dụng thuốc
bằng tiếng Việt.
Các thuốc đạt tiêu chuẩn đánh giá mới đợc xếp vào bảng so sánh giá. 1. Tiêu chuẩn Dợc điển:
- Anh, Pháp, Mỹ, Nhật, Thuỵ Sỹ, Hà Lan, áo, Đức 40 điểm - Các nớc châu Âu khác và Astraulia 35 điểm - Các nớc khác 30 điểm 2. Nớc sản xuất
- Anh, Pháp, Mỹ, Nhật, Thuỵ Sỹ, Hà Lan, áo, Đức 40 điểm - Các nớc châu Âu khác và Astraulia 35 điểm - Các nớc khác 25 điểm
3. Sản phẩm có chứng chỉ, phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất 10 điểm 4. Sản phẩm có chứng chỉ, phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất 10 điểm
- Các mặt hàng có số điểm từ 90 - 100 điểm K=1 - Các mặt hàng có số điểm từ 80 – 89 điểm K=1,3 - Các mặt hàng có số điểm từ 70 – 79 điểm K=1,5 - Các mặt hàng sản xuất tại Việt Nam K= K- 0,05 Giá đánh giá = Giá dự thầu x K
Những công ty nào có đơn giá đánh giá mặt hàng thấp nhất, đơn giá dự thầu không cao hơn đơn giá kế hoạch sẽ đợc xét chọn.
- Viên tác dụng kéo dài : 100 điểm K’=1 - Viên nang, viên bao phim 90 điểm K’=1,3 - Viên nén 80 điểm K’=1,5
- Mặt hàng sản xuất tại Việt nam K’= K’ – 0,05 Giá đánh giá thuốc viên = Giá dự thầu xKxK’
- Quy trình xét thầu của bệnh viện khá rõ ràng và khoa học, giúp lựa chọn đợc những mặt hàng thuốc đảm bảo chất lợng với giá cả hợp lý nhất.
- Hội đồng chấm thầu gồm : Ban Giám đốc, trởng khoa Dợc, trởng phòng kế hoạch tổng hợp, trởng ban thanh tran nhân dân, chấm thầu trong thời gian từ 2 đến 3 tháng.
3.2.3.3. Phơng thức giao nhận:
Việc giao thuốc đợc thực hiện tại kho Dợc bệnh viện Thanh Nhàn, sau khi bên trúng thầu nhận bản dự trù từ 3 đến 5 ngày. Tất cả các thuốc nhập vào bệnh viện đều phải kiểm nhập, kiểm tra chất lợng. Bệnh viện thành lập hội đồng kiểm nhập gồm : Giám đốc bệnh viện, trởng khoa Dợc, trởng phòng TCKT, kế toán dợc, ngời đi mua thuốc và thủ kho. Hội đồng kiểm nhập sẽ tiến hành đối chiếu hoá đơn, phiếu báo với số lợng thực tế về hãng sản xuất, quy cách đóng gói, hàm lợng, số lợng, nơi sản xuất, số đăng ký, số kiểm soát, hạn dùng và nguyên nhân h hao, thừa thiếu. Thuốc độc bảng A-B, thuốc gây nghiện phải làm biên bản kiểm nhập riêng theo quy chế thuốc độc. Nhờ quy trình kiểm nhập chặt chẽ nh vậy, tất cả các thuốc nhập vào kho Dợc đều đợc đảm bảo về chất l- ợng cũng nh số lợng, tránh xảy ra nhầm lẫn.
3.1.3.4. Thủ tục thanh toán
Sau khi kiểm nhập, phòng tài chính kế toán chuyển tiền thanh toán cho công ty dợc bằng séc chuyển khoản, thời hạn từ 60 đến 90 ngày sau khi nhập kho. Nhìn chung bệnh viện luôn thanh toán đúng hạn trên không để nợ tiền thuốc. Nguồn kinh phí dành cho mua thuốc của bệnh viện khá lớn nên đảm bảo cho đủ nhu cầu thuốc của bệnh viện.
Tóm lại:
Hoạt động mua thuốc tại bệnh viện nhìn chung đã đảm bảo cung ứng thuốc đầy đủ, kịp thời, thuốc có chất lợng và giá cả hợp lý cho bệnh nhân.
Bàn luận chung:
Về hoạt động lựa chọn thuốc để cung ứng trong bệnh viện:
- Hoạt động lựa chọn thuốc nhìn chung đã căn cứ vào mô hình bệnh tật và nguồn kinh phí bệnh viện, tuy nhiên cách tính toán nhu cầu thuốc còn đơn giản, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, cha có cách chấm điểm rõ ràng. Bệnh viện cần lập ra một phơng pháp xác định nhu cầu thuốc khoa học và cụ thể, giúp dự đoán chính xác nhu cầu thực tế, đảm bảo cung cấp thờng xuyên và đủ thuốc cho bệnh nhân.
- Mô hình bệnh tật của bệnh viện còn cha đợc thống kê đầy đủ, bệnh viện không phân loại bệnh tật theo phân loại bệnh tật Quốc tế ICD 10, gây khó khăn cho việc xác định nhu cầu thuốc.
- Danh mục thuốc bệnh viện cần đợc bổ sung sửa đổi thờng xuyên cho phù hợp với mô hình bệnh tật. Tỷ lệ thuốc nội trong danh mục thuốc bệnh viện còn thấp, chủ yếu tập trung ở các nhón thuốc đông y, kháng sinh thông thờng và thuốc giảm đau hạ sốt chống viêm. Bệnh viện cần chú ý tìm hiểu thông tin về các thuốc nội chuyên khoa sâu có chất lợng tốt, hạn chế sử dụng thuốc ngoại để tiết kiệm chi phí cho bệnh nhân. Tỷ lệ thuốc mang tên gốc trong DMTBV còn thấp, một số nhóm thuốc còn sử dụng rất nhiều biệt dợc gây lãng phí tiền mua thuốc.
Về hoạt động mua sắm thuốc trong bệnh viện:
- Hoạt động mua sắm thuốc trong bệnh viện nhìn chung đã đáp ứng đủ nhu cầu thuốc trong bệnh viện. Thuốc đợc mua chủ yếu từ các doanh nghiệp nhà n- ớc có uy tín do đó chất lợng thuốc luôn đợc đảm bảo.
- Nguồn kinh phí mua thuốc không ngừng tăng trong những năm gần đây. Bệnh viện cũng ngày càng tiến tới việc chủ động về nguồn kinh phí, tỷ lệ kinh
phí từ BHYT và nguồn thu khác có tỷ lệ cao hơn nguồn ngân sách nhà nớc. Với nguồn kinh phí đảm bảo, bệnh viện luôn đạt mục tiêu cung cấp kịp thời, đủ thuốc cho ngời bệnh, không để xảy ra tình trạng thiếu thuốc.
- Từ năm 2005, theo quy định của Bộ Y tế, bệnh viện đã tổ chức mua thuốc theo hình thức đấu thầu rộng rãi. Hình thức mua này giúp tiết kiệm chi phí mua thuốc cho bệnh nhân, giữ ổn định đợc giá thuốc trong thời gian dài. Quy trình đấu thầu của bệnh viện đợc thực hiện theo đúng quy định về đấu thầu của Bộ Y tế, thủ tục thanh toán đợc thực hiện nhanh chóng, đúng thời hạn quy định.
- Bệnh viện đã xây dựng một quy trình chấm thầu chi tiết và khoa học, giúp lựa chọn đợc thuốc có chất lợng tốt và giá cả hợp lý. Tuy nhiên việc chấm thầu rấp phức tạp và mất thời gian. Bệnh viện hiện nay cha có phần mềm chấm thầu trên máy do đó rất vất vả cho ngời chấm. Bệnh viện thờng tổ chức chấm thầu trong khoảng 2 đến 3 tháng trong khi quy định của Bộ Y tế là trong vòng 45 ngày kể từ ngày mở thầu. Vì vậy, khoa Dợc cần xây dựng phần mềm chấm thầu cụ thể, giúp rút ngắn thời gian chấm thầu, tạo điều kiện cho việc mua thuốc nhanh chóng, thuận tiện hơn.
Phần 4: kết luận và đề xuất 4.1.Kết luận
Sau khi khảo sát hoạt động cung ứng thuốc tại bệnh viện Thanh Nhàn – Hà Nội giai đoạn 2004- 2007 đề tài đa ra những kết luận sau: