Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị tại công ty mẹ Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam.

CÔNG TY MẸ TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM.

3.2. Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị tại công ty mẹ Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam.

công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam.

Mặc dù công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam hiện đã là nhà cung cấp hàng đầu về sản phẩm thiết bị đo lường điện tại Việt Nam, chiếm thị phần tới 80%

trong nước, tuy nhiên, số gói thầu trượt thầu của công ty vẫn khá nhiều. Nguyên nhân chủ yếu của những lần trượt thầu này là do công ty bị đánh giá không đáp ứng được yêu cầu về năng lực nhà thầu (về công nghệ, kỹ thuật, kinh nghiệm). Ngoài ra, công ty còn chưa vươn xa được tới thị trường quốc tế. Do đó, tôi xin đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị, nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu tại công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam.

3.2.1. Giải pháp từ phía công ty. 3.2.1.1. Nâng cao tiềm lực tài chính.

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vốn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kinh doanh của công ty. Trong hoạt động đấu thầu, bên mời thầu bao giờ cũng có yêu cầu về báo cáo tài chính của các nhà thầu trong hồ sơ mời thầu. Đây là một cơ sở ban đầu quan trọng để đánh giá, so sánh các nhà thầu với nhau. Vì vậy, tiềm lực tài chính có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng cạnh tranh của công ty trong quá trình xét thầu. Với những hợp đồng không sử dụng vốn của chủ đầu tư, tiềm lực tài chính của nhà thầu là điều kiện để các nhà thầu thực hiện hợp đồng sau khi trúng thầu. Nhà thầu nào không đủ khả năng về tài chính cũng sẽ bị loại ra khỏi quá trình xét thầu. Bên cạnh đó, khi tham gia bất kỳ một gói thầu nào, thông thường nhà thầu phải nộp một khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng nên nếu công ty có tiềm lực tài chính mạnh thì mới có thể tham gia cùng lúc nhiều gói thầu. Nếu có tiềm lực tài chính mạnh, công ty có thể chủ động đưa ra những điều kiện tài chính như giá cả, thời hạn thanh toán, ưu đãi, tín dụng cho nhà đầu tư,… nhằm nâng cao vị thế cạnh tranh so với các nhà thầu khác.

Công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam là một công ty lớn, có nguồn vốn kinh doanh lớn, doanh thu hàng năm từ các hoạt động sản xuất thiết bị, kinh doanh vật tư, dịch vụ khách sạn và đầu tư tài chính lên tới hàng trăm tỷ đồng. Tuy nhiên nguồn vốn lưu động dùng cho hoạt động sản xuất không nhiều lắm. Do đó, ngoài những gói thầu sử dụng vốn của chủ đầu tư thì trong một số gói thầu cung ứng hàng hoá có giá trị lớn mà yêu cầu sử dụng vốn của nhà thầu, công ty không giành được hợp đồng. Vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với công ty là phải có các biện pháp nhằm nâng cao tiềm lực tài chính, nhất là về vốn lưu động, không ngừng thực hiện các hoạt động huy động vốn lưu động, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh, đáp ứng tốt các yêu cầu của bên mời thầu, giành được nhiều hợp đồng có giá trị lớn.

Tăng cường huy động vốn là một biện pháp quan trọng nhằm nâng cao tiềm lực tài chính cho công ty. Công ty có thể sử dụng các biện pháp như:

- Thực hiện tiết kiệm các khoản chi phí không cần thiết làm tăng giá cả, giảm khả năng cạnh tranh của công ty; tăng phần tích luỹ từ lợi nhuận hàng năm.

- Huy động nguồn vốn nhàn rỗi, tạm thời trong nội bộ công ty với lãi suất thích hợp, vừa đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh vừa khuyến khích được người cho vay. - Xây dựng và mở rộng mối quan hệ với các tổ chức tài chính tín dụng để có thể huy động tối đa nguồn vốn khi cần. Các ngân hàng có thể đứng ra bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng trong quá trình tham gia dự thầu và thực hiện hợp đồng khi trúng thầu. Các khoản vay ngắn hạn từ ngân hàng cũng là một nguồn vốn vô cùng quan trọng của công ty, bổ sung thêm vốn lưu động, giúp công ty nhanh chóng nắm bắt được cơ hội kinh doanh khi có thời cơ.

Bên cạnh đó, công ty còn cần có các biện pháp tăng cường thu hồi vốn, giảm thiểu ứ đọng, tăng nhanh vòng quay của vốn, giảm bớt thời gian chết của vốn. Công ty phải thường xuyên hạch toán các khoản nợ của khách hàng, tìm cách thu hồi nhanh, thực hiện tốt công tác sổ sách kế toán tài chính, kiểm tra báo cáo tài chính hàng tháng nhằm kiểm soát được các khoản thu chi, tránh thất thoát vốn và có các biện pháp kịp thời thu hồi vốn còn tồn đọng.

Nguồn vốn của công ty cần phải được quản lý, sử dụng hiệu quả. Trước khi tham gia dự thầu bất cứ một gói thầu nào, công ty cũng cần phải đánh giá, xem xét đến khả năng dự thầu, các điều kiện về tài chính, kỹ thuật của mình, tính toán khả năng thắng thầu để đưa ra quyết định chính xác có nên tham gia hay không, tránh tốn kém tiền của một cách lãng phí. Trước khi ký hợp đồng cần nghiên cứu kỹ khách hàng nhằm giảm tối đa việc bị khách hàng chiếm dụng vốn.

3.2.1.2. Hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu và nâng cao chất lượng của Hồ sơ dự thầu.

Công tác lập Hồ sơ dự thầu là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình tham gia dự thầu của công ty. Nó ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh cũng như khả năng trúng thầu của công ty.

Hồ sơ dự thầu là căn cứ quan trọng nhất giúp cho bên mời thầu và chủ đầu tư đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng thiết bị tốt nhất cho mình. Việc đánh giá khách quan

Hồ sơ dự thầu của các nhà thầu là một nguyên tắc cơ bản trong hoạt động đấu thầu nói chung và đấu thầu thiết bị nói riêng. Thông qua Hồ sơ dự thầu, mỗi nhà thầu tự thể hiện một cách rõ ràng nhất, nêu bật những ưu điểm, khả năng của mình để tạo dựng niềm tin, chứng tỏ năng lực với bên mời thầu để có thể được chọn ký kết hợp đồng. Tuy công ty đã tham gia vào hoạt động đấu thầu được 12 năm, nhưng công tác lập Hồ sơ dự thầu vẫn cần liên tục được hoàn thiện để không ngừng nâng cao chất lượng.

Việc lập Hồ sơ dự thầu phải được thực hiện tốt ngay từ khâu chuẩn bị.

- Trước hết, công ty cần đẩy mạnh hơn nữa công tác nghiên cứu thị trường và thu thập thông tin, dữ liệu phục vụ cho công tác lập Hồ sơ dự thầu. Công ty có thể lập nên một bộ phận chuyên trách có trình độ chuyên môn, được đào tạo bài bản để thực hiện công việc này và phối hợp với các phòng ban khác như phòng Kế toán-Tài chính, Phòng Kiểm tra chất lượng, Phòng Nghiên cứu phát triển,… để lập Hồ sơ dự thầu một cách đầy đủ và chính xác nhất. Các cán bộ sẽ thu thập thông tin về các dự án, các gói thầu dựa trên các thông tin quảng cáo trên các phương tiện truyền thông hoặc từ các nguồn khác, tìm hiểu thông tin về đối thủ cạnh tranh, về bên mời thầu cùng các quy định cụ thể khác có liên quan,… Các phòng ban cần phải có sự liên kết chặt chẽ, tạo thành một êkíp trong quá trình lập Hồ sơ dự thầu. Sự thống nhất, phối hợp ăn ý giữa các thành viên trong êkíp sẽ góp phần nâng cao chất lượng Hồ sơ dự thầu. Phải phân công công việc một cách rõ ràng, cụ thể giữa các thành viên và họ phải tự chịu trách nhiệm về phần công việc của mình. Trong êkíp đó, công ty có thể cử một cán bộ có năng lực điều phối, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tiến độ hoàn thành và chất lượng của Hồ sơ dự thầu.

- Ngoài ra, công ty còn cần xây dựng chiến lược cạnh tranh trong dự thầu, điều này giúp công ty tập trung được nguồn lực một cách có hiệu quả vào các mục tiêu đã đề ra. Trước khi tiến hành lập Hồ sơ dự thầu, công ty cần có sự thống nhất về mục tiêu và chiến lược phải phù hợp với tất cả các bên tham gia trong qúa trình dự thầu. Tuy nhiên, dù đưa ra chiến lược nào thì công ty cũng cần phải tính toán, so sánh giữa lợi ích đem lại với những chi phí đã bỏ ra. Chiến lược nào có hiệu quả nhất, đem lại lợi ích lớn nhất, phù hợp nhất với tình hình của công ty thì sẽ được lựa chọn.

- Việc xác định giá bỏ thầu hợp lý là công việc vô cùng quan trọng trong công tác lập Hồ sơ dự thầu. Công ty cần xem xét, tính toán kỹ, phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban để có thể xác định chính xác được chi phí phải bỏ ra và dự đoán các chi phí

có thể phát sinh, từ đó đưa ra giá bỏ thầu hợp lý, có khả năng cạnh tranh với các nhà thầu khác. Giá dự thầu cần phải được xác định một cách linh hoạt và có tính đến sự biến động thất thường của thị trường, không thể đưa ra một mức giá quá cao so với mức giá của chủ đầu tư và đối thủ cạnh tranh, cũng như không thể đưa ra mức giá quá thấp vì sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của công ty.

Hồ sơ dự thầu còn cần phải thể hiện rõ năng lực của nhà thầu, nêu bật lên những ưu điểm của công ty so với các nhà thầu khác. Năng lực của nhà thầu thể hiện thông qua khả năng về tài chính, kỹ thuật, công nghệ và kinh nghiệm. Để nâng cao năng lực nhà thầu cần phải phối hợp với các biện pháp được đề xuất trong phần tiếp theo.

Tóm lại, việc có các biện pháp để hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu và nâng cao chất lượng Hồ sơ dự thầu sẽ là một trong các giải pháp làm tăng tính cạnh tranh, nâng cao khả năng trúng thầu của công ty. Từ đó công ty sẽ tạo được niềm tin, chố đứng vững chắc trên thị trường, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết được các hợp đồng lần sau. Lập Hồ sơ dự thầu tốt sẽ là yếu tố đảm bảo cho sự thành công và phát triển của công ty, nó là cơ sở để tạo ra việc làm cho người lao động và đem lại lợi nhuận, nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Để thực hiện tốt các biện pháp này cần phải có một khoảng thời gian tương đối dài và cần có sự nỗ lực của mọi thành viên trong công ty.

3.2.1.3. Nâng cao hiệu quả hoạt động Marketing nhằm mở rộng thị trường, tăng uy tín cho công ty.

Ngày nay marketing và xúc tiến thương mại là một công cụ hữu hiệu và hiệu quả nhất trong hoạt động quảng bá hình ảnh, làm tăng uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Thông qua hoạt động marketing, công ty không chỉ xây dựng và nâng cao uy tín của mình trên thị trường cung ứng thiết bị, tạo được lòng tin với khách hàng, mà qua đó, công ty còn nắm được những thông tin quý giá về khách hàng với các nhu cầu của họ, về thị trường, về đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi của luật pháp, giá cả,… Những thông tin này hết sức cần thiết trong quá trình công ty tham gia dự thầu, giúp công ty xây dựng được chiến lược kinh doanh đúng đắn, lựa chọn phương án kinh doanh hiệu quả, từ đó nâng cao khả năng thắng thầu của công ty.

Hiện tại công ty đã có Phòng Marketing trực thuộc Phòng Kế hoạch-Thị trường. Tuy nhiên, do số lượng nhân viên marketing còn quá ít (mới chỉ có 3 nhân viên), lại phải

kiêm nhiệm nhiều chức năng như nghiên cứu thị trường, xây dựng các chiến lược sản phẩm, giá cả, phân phối, quảng cáo, đồng thời còn tham gia vào hoạt động dự thầu nên hiệu quả công việc chưa cao. Tình hình thực tế cho thấy cần phải bổ sung thêm nhân viên cho bộ phận marketing và tiến hành phân công lại công việc cho từng người để tránh tình trạng quá tải như hiện nay.

* Hoạt động marketing trước hết cần tập trung tăng cường công tác nghiên cứu thị trường và tìm kiếm thông tin.

- Để phục vụ tốt cho công tác dự thầu, bước đầu tiên là phải nghiên cứu kĩ quy chế đấu thầu và các thông tư, nghị định, các văn bản mới, sửa đổi, bổ sung liên quan đến đấu thầu, bởi hoạt động đấu thầu đều được thực hiện theo quy chế chặt chẽ do bên mời thầu cũng như các tổ chức tài trợ vốn đưa ra, gọi là quy chế đấu thầu. Mỗi chủ đầu tư, nhà tài trợ vốn cho dự án, bên cạnh những quy định đấu thầu nói chung, thường đưa ra quy chế đấu thầu nói riêng. Ví dụ: hợp đồng cung cấp hàng hoá sử dụng vốn của Nhà nước phải tuân thủ theo quy chế đấu thầu quốc gia, còn hợp đồng cung cấp hàng hoá sử dụng vốn vay từ các tổ chức tài chính quốc tế như WB, ADB,… thì phải tuân theo quy chế đấu thầu của các tổ chức này. Do đó, công ty cần tìm hiểu kỹ về thông tin để tránh mắc phải những sai lầm đáng tiếc, ảnh hưởng đến kết quả dự thầu. Bên cạnh đó, cần quan tâm đến môi trường kinh tế vĩ mô, tìm hiểu chiến lược phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước định hướng cho sự phát triển của các ngành, các thành phần kinh tế.

- Nghiên cứu thị trường còn liên quan đến việc tìm hiểu thông tin về khách hàng, nắm bắt, thu thập thông tin từ các chủ đầu tư, các thông báo mời thầu, các dự án, gói thầu sắp tiến hành đảm bảo không bỏ lỡ bất cứ cơ hội kinh doanh nào; nghiên cứu tâm lý, sở thích, thói quen mua sắm của chủ đầu tư, các điều kiện về kỹ thuật cũng như chất lượng của các loại thiết bị mà bên mời thầu yêu cầu để có thể đưa ra các điều kiện phù hợp, đáp ứng tốt nhất yêu cầu nhằm tăng xác suất trúng thầu.

- Nghiên cứu thị trường cũng bao gồm việc nghiên cứu về các đối thủ cạnh tranh, phân tích những điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ, thu thập các thông tin về năng lực tài chính, công nghệ, kỹ thuật, giá bỏ thầu,… của đối thủ, từ đó xây dựng được chiến lược cạnh tranh hợp lý, đối phó kịp thời với mọi tình huống, góp phần nâng cao hiệu quả dự thầu.

- Ngoài ra còn phải tìm hiểu xu thế biến động giá cả của thị trường, tìm hiểu các thông tin liên quan đến ngân hàng, sự thay đổi lãi suất, các hình thức vay vốn để lựa chọn phương án vay hiệu quả với lãi suất thấp, thời gian trả nợ phù hợp với chu kỳ kinh doanh và nhu cầu về vốn của công ty.

Trên cơ sở thu thập những thông tin này, công ty có thể xây dựng và phát triển các chính sách, chiến lược tranh thầu một cách phù hợp, góp phần nâng cao hiệu quả công tác dự thầu, tăng khả năng thắng thầu khi tham gia.

* Các chính sách trong chiến lược Marketing của công ty.

- Chính sách giới thiệu, tăng cường quảng bá hình ảnh công ty: So với các doanh nghiệp kinh doanh cùng loại mặt hàng trong nước, công ty có nhiều ưu thế hơn về thị trường và khách hàng, do đó công ty chưa thật chú trọng đến các hoạt động như tiếp thị và quảng cáo. Tuy sản phẩm của công ty không phải là mặt hàng thích hợp với việc quảng cáo thường xuyên, đối tượng khách hàng chủ yếu là khách hàng công nghiệp nhưng cũng không thể xem nhẹ vai trò của quảng cáo, bởi quảng cáo là công cụ tuyên truyền hữu ích cho doanh nghiệp trên phạm vi rộng và giúp cho doanh nghiệp có nhiều cơ hội hơn trong việc tìm kiếm bạn hàng và tăng sản lượng tiêu thụ. Hiện công ty đã có