Trớc khi tiến tới ký kết hợp đồng mua bán với nhau. Ngời xuất khẩu và ngời nhập khẩu thờng phải trải qua một quá trình giao dịch, thơng lợng với các điều kiện giao dịch . trong giao dịch xuất khẩu cĩ những bớc sau:
4.1 Chào hàng :(offer) là việc ngời xuất khẩu thể hiện rõ ý chí của mình, là lời đề nghị ký kết hợp đồng. Trong chào hàng ngời ta nêu rõ : tên hàng, qui cách lời đề nghị ký kết hợp đồng. Trong chào hàng ngời ta nêu rõ : tên hàng, qui cách phẩm chất , số lợng, giá cả, điều kiện giao hàng, thời hạn thanh tốn bao bì kí mã hiệu.
Chào hàng cĩ hai loại
+Chào hàng ổn định : là việc chào bán một lơ hàng cho một ngời mua nào đĩ nêu rõ thời gian mà ngời chào hàng chịu trách nhiệm vào lời đề nghị của mình.
+Chào hàng tự do : là loại chào hàng khơng chịu ràng buộc trách nhiệm . Việc chào hàng tự do cần phải làm rõ khi chào hàng , thờng ghi bằng cách chào hàng cam kết .
4.2 Hồn giá : (counter - offer ) khi ngời nhận đợc chào hàng khơng chấp nhận hồn tồn chào hàng đĩ mà đa ra đề nghị mới thì lời đề nghị mới này gọi là nhận hồn tồn chào hàng đĩ mà đa ra đề nghị mới thì lời đề nghị mới này gọi là hồn giá. Mỗi lần giao dịch thơng qua nhiều lần hồn giá.
4.3. Chấp nhận (cceptance) là sự đồng ý hồn tồn tất cả mọi điều kiện chào hàng (hoặc đặt hàng) mà phía bên kia đa ra khi đĩ hợp đồng đợc thành lập. chào hàng (hoặc đặt hàng) mà phía bên kia đa ra khi đĩ hợp đồng đợc thành lập. Một chấp thuận muốn cĩ hiệu lực về mặt pháp luật cần đảm bảo các điều kiện sau :
- Phải đồng ý hồn tồn về điều kiện mọi nội dung của chào hàng (đặt hàng).
- Phải chấp nhận trong thời hạn hiệu lực của chào hàng. - Chấp nhận phải đợc truyền đạt đến ngời phát ra đề nghị.
4.4. Xác nhận (confimation).
Hai bên mua và bán đã thống nhất thoả thuận với nhau về điều kiện giao dịch cĩ khi cẩn thận ghi lại mọi điều kiện đã thoả thuận giữ cho đối phơng. Đĩ là văn kiện xác nhận, thờng đợc lập thành 02 bản.
4.5. Ký kết hợp đồng xuất khẩu :
Việc giao dịch đàm phán cĩ kết quả sẽ dẫn đến việc ký kết hợp đồng xuất khẩu. ở Việt nam hợp đồng phải đợc ký kết dới hình thức văn bản, cĩ thể đợc thành lập bằng nhiều cách :
• Hợp đồng gồm 1 văn bản trong đĩ ghi rõ nội dung mua bán, mọi điều kiện giao dịch đã thoả thuận và cĩ chữ ký của 2 bên.
• Hợp đồng gồm nhiều văn bản, nh điện báo, th từ giao dịch. Chẳng hạn hợp đồng 2 văn bản nh : Đơn chào hàng cố định của ngời bán và chấp nhận của ngời mua hoặc đơn đặt hàng của ngời mua và chấp nhận của ngời bán.
Một hợp đồng cần phải cĩ đầy đủ các điều kiện để tránh sự tranh chấp giữa hai bên. Khi ký kết cần lu ý các điểm sau :
- Cơ sự thoả thuận thống nhất các điều khoản cần thiết trớc khi ký kết. - Trớc khi ký kết phải xem lại thật kỹ các điều khoản.
- Cần trình bày sáng sủa, tránh tình trạng cĩ thể suy luận nhiều cách. - Các điều khoản của hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm hàng hố. - Ngời đứng ký hợp đồng phải cĩ thẩm quyền.
- Ngơn ngữ xây dựng hợp đồng phải là thứ ngơn ngữ cả hai bên cùng thơng thạo.