Tài khoản phản ánh các khoản dự phòng phải trả là TK 352 – Dự phòng phải trả.
Chế độ kế toán quy định doanh nghiệp chỉ được ghi nhận khoản dự phòng phải trả khi có đủ các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp có nghĩa vụ nợ hiện tại (nghĩa vụ pháp lý hoặc nghĩa vụ liên đới) do kết quả từ một sự kiện đã xảy ra;
- Sự giảm sút về những lợi ích kinh tế có thể xảy ra dẫn đến việc yêu cầu phải thanh toán nghĩa vụ nợ; và
- Đưa ra được một ước tính đáng tin cậy về giá trị của nghĩa vụ nợ đó. Khoản dự phòng phải trả được lập mỗi năm một lần vào cuối niên độ kế toán. Trường hợp đơn vị có lập báo cáo tài chính giữa niên độ thì được lập dự phòng phải trả vào cuối kỳ kế toán giữa niên độ.
Với quy định trên đây, doanh nghiệp rất khó thực hiện vì thời điểm phát sinh giao dịch làm xuất hiện nghĩa vụ nợ (đủ điều kiện trích lập dự phòng) thường không phải là thời điểm cuối năm (thời điểm quy định trích lập dự phòng).
Ví dụ: Giả sử trong chính sách bán hàng của doanh nghiệp có đề cập đến nghĩa vụ bảo hành sản phẩm thì khi doanh nghiệp bán sản phẩm cho khách hàng chắc chắn xuất hiện nghĩa vụ bảo hành sản phẩm. Tuy nhiên thời điểm bán hàng không phải là thời điểm cuối năm thì doanh nghiệp chưa thể trích lập dự phòng. Điều này không hợp lý vì có thể tại thời điểm cuối năm doanh nghiệp không còn nghĩa vụ bảo hành sản phẩm (hết hạn bảo hành).
Ví dụ khác: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa cho khách hàng với giá trị hợp đồng là vài chục triệu đồng nhưng giá trị hàng hóa vận chuyển lên đến hàng tỷ đồng. Nếu có thiệt hại xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng, doanh nghiệp phải đền bù một số tiền rất lớn so với lợi ích thu được từ hợp đồng. Hợp đồng này thỏa mãn điều kiện là hợp đồng có rủi ro lớn. Tuy nhiên thời gian thực hiện hợp đồng rất ngắn và không rơi vào thời điểm cuối năm. Vậy doanh nghiệp không thể trích lập dự phòng cho hợp đồng này.
Qua các phân tích trên, ta thấy rằng nên bổ sung một số quy định để việc vận dụng các tài khoản dự phòng được thuận lợi hơn, cụ thể là:
- Cho phép hoàn nhập các khoản dự phòng tại thời điểm mà nguồn gốc phát sinh các khoản dự phòng không còn nữa.
- Cho phép trích lập các khoản dự phòng phải trả khi xét thấy đủ điều kiện trích lập dự phòng.
Như vậy, đối với các khoản dự phòng phải trả cần phải thống nhất lại các quy định trong các văn bản hiện hành. Đồng thời bổ sung một số quy định cụ thể hơn về thời điểm trích lập các khoản dự phòng phải trả và xây dựng hệ thống các khoản dự phòng này một cách phù hợp.