Những khỏi niệm cơ bản
2.1.1. Hệ thống thụng tin
Hệ thống thụng tin là tập hợp cỏc yếu tố cú liờn quan với nhau cựng phối hợp hoạt động để thu thập, xử lý, lư trữ dữ liệu truyền đạt và phõn phỏt thụng tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phõn tớch tỡnh hỡnh, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soỏt cỏc hoạt động trong một cơ quan, tổ chức.
Cỏc hệ thống thụng tin cú thể là hoàn toàn thủ cụng hay dựa trờn mỏy tớnh. Ngoài mỏy tớnh điện tử, hệ thống thụng tin cũn cú con người, cỏc phương tiện thụng tin liờn lạc, cỏc quy tắc, thủ tục, phương phỏp và mụ hỡnh toỏn học để xử lý dữ liệu, quản lý, phõn phỏt và sử dụng thụng tin. Hầu hết cỏc hệ thống thụng tin đều được gọi là hệ thống thụng tin quản lý vỡ nú phục vụ cho cụng tỏc quản lý.
Đầu vào (Input) của hệ thống thụng tin được lấy ra từ cỏc nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nú cựng với cỏc dữ liệu đó được lưu trữ từ trước.. Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến cỏc đớch (Destination) hoặc cập nhật vào cỏc kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Xem hỡnh 2.1 Mụ hỡnh biểu diễn hệ thống thụng tin (trang sau)
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức
Hỡnh 2.1 Mụ hỡnh biểu diễn hệ thống thụng tin
(Nguồn : Giỏo trỡnh hệ thống thụng tin quản lý - Trang21. Tỏc giả : TS. Trương Văn Tỳ – TS Trần Thị Song Minh)
Như hỡnh trờn minh hoạ, mọi thống thụng tin cú bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Với một hệ thống thụng tin quản lý nhõn sự thỡ:
Nguồn của hệ thống đú là cỏc thụng tin cỏ nhõn của cỏn bộ bao gồm những thụng tin cơ bản nhất về gia đỡnh, xó hội, quỏ trỡnh cụng tỏc …
Nguồn này được thu thập thụng qua cỏc giấy tờ chứng nhận, khai bỏo của cỏn bộ, nhõn viờn và được xủ lý, lưu trữ
Quỏ trỡnh lưu trữ sẽ lưu trữ cả những dữ liệu ban đầu như hồ sơ lý lịch cỏn bộ và những thụng tin qua xử lý như cỏc bỏo cỏo thống kờ lao động.
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức
Nguồn (Source) Đớch (Destination) Thu Thập (Input) Xử Lý (Processing) Phõn Phỏt (Output) Lưu trữ (Storage)
Sau đú, thụng tin, dữ liệu sẽ được phõn phối cho người dựng với những mỳc độ chi tiết, tổng hợp khỏc nhau tuỳ thuộc vào quyền hạn vị trớ người dựng trong tổ chức.
►Phõn loại hệ thống thụng tin trong tổ chức
• Phõn loại theo mục đớch phục vụ của thụng tin đầu ra
Cỏc hệ thống thụng tin thường sử dụng cỏc cụng nghệ khỏc nhau nhưng chỳng phõn biệt nhau bởi loại hoạt động mà chỳng trợ giỳp. Cú năm loại: Hệ thống thụng tin xử lý giao dịch TPS, Hệ thống thụng tin quản lý MSI, Hệ thống trợ giỳp ra quyết định DSS, Hệ thống chuyờn gia ES và Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
*Hệ thống thụng tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)
Chớnh tờn của chỳng đó núi rừ cỏc hệ thống thụng tin xử lý giao dịch xử lý cỏc dữ liệu đến từ cỏc giao dịch mà tổ chức thực hiện với khỏch hàng, nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhõn viờn của họ. Cỏc hệ thống xử lý giao dịch cú nhiệm vụ tập hợp tất cả cỏc dữ liệu cho phộp theo dừi cỏc hoạt động của tổ chức. Chỳng trợ giỳp cỏc hoạt động ở mức tỏc nghiệp (là một hệ thống thụng tin nghiệp vụ). Cú thể kể ra cỏc hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, lập húa đơn, theo dừi khỏch hàng, theo dừi việc đăng ký mụn học của cỏc học sinh, sinh viờn, tỡnh hỡnh trả mượn sỏch và tài liệu trong một thư viện...
*Hệ thống thụng tin quản lý MIS (Management Information System)
Đú là những hệ thống trợ giỳp cỏc hoạt động quản lý của tổ chức, cỏc hoạt động này nằm ở mức tỏc nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chỳng dựa chủ yếu vào cỏc cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi cỏc hệ thống xử lý giao dịch cũng như những nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Núi chung,
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức
chỳng cung cấp cỏc thụng tin cho cỏc nhà quản lý một cỏch định kỳ hoặc theo yờu cầu để trợ giỳp cho cỏc hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp .v.v. Cỏc bỏo cỏo này túm lược tỡnh hỡnh về một mặt đặc biệt nào đú của tổ chức và thường cú tớnh so sỏnh, chỳng làm tương phản tỡnh hỡnh hiện tại với một dự bỏo, cỏc dữ liệu hiện thời của cỏc doanh nghiệp trong cựng một ngành cụng nghiệp, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử...Hệ thống phõn tớch năng lực bỏn hàng, theo dừi chi tiờu, theo dừi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhõn viờn, nghiờn cứu về thị trường ... là cỏc vớ dụ cho hệ thống thụng tin quản lý.
*Hệ thống trợ giỳp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Là những hệ thống được thiết kế với mục đớch rừ ràng là trợ giỳp cỏc hoạt động ra quyết định. Quỏ trỡnh ra quyết định thường được mụ tả như là một quy trỡnh được tạo thành từ ba giai đoạn: Xỏc định vấn đề, xõy dựng và đỏnh giỏ cỏc phương ỏn giải quyết và lựa chọn một phương ỏn. Hệ thống trợ giỳp ra quyết định phải cung cấp thụng tin cho phộp người ra quyết định xỏc định rừ tỡnh hỡnh mà một quyết định cần phải ra. Thờm vào đú nú cũn phải cú khả năng mụ hỡnh hoỏ để cú thể phõn lớp và đỏnh giỏ cỏc giải phỏp. Núi chung, đõy là một hệ thống đối thoại cú khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mụt hỡnh để biểu diễn và đỏnh giỏ tỡnh hỡnh.
*Hệ thống chuyờn gia ES (Expert System)
Là những hệ thống cơ sở trớ tuệ, cú nguồn gốc từ nghiờn cứu về trớ tuệ nhõn tạo, trong đú cú sự biểu diễn bằng cỏc cụng cụ tin học những tri thức của một chuyờn gia về một lĩnh vực nào đú. Cú thể xem lĩnh vực hệ thống chuyờn gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giỳp ra quyết định cú tớnh chuyờn gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giỳp lao động trớ
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức
tuệ. Tuy nhiờn, đặc trưng riờng của nú nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trớ tuệ nhõn tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyờn gia trong cơ sở trớ tuệ bao gồm cỏc sự kiện và cỏc quy tắc được chuyờn gia sử dụng.
*Hệ thống thụng tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System
for Competitive Advantage)
Là hệ thống thụng tin được sử dụng như một trợ giỳp chiến lược. Hệ thống thụng tin loại này được thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, cú thể là một khỏch hàng, một nhà cung cấp và cũng xú thể là một tổ chức khỏc của cựng nghành cụng nghiệp…(trong khi ở bốn loại hệ thống trờn người sử dụng chủ yếu là cỏc bộ phận trong tổ chức. Hệ thống là cụng thực hiện cỏc ý đồ chiến lược. Chỳng cho phộp tổ chức thành cụng trong việc đối đầu với cỏc lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khỏch hàng, cỏc nhà cung cấp, cỏc doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, cỏc sản phẩm thay thể và cỏc tổ chức khỏc trong cựng ngành.
• Phõn loại hệ thống thụng tin theo nghiệp vụ phục vụ trong tổ chức doanh nghiệp.
Theo cỏch phõn loại này, thụng tin trong tổ chức được phõn chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chỳng lại được chia theo nghiệp vụ mà chỳng phục vụ. Theo cỏch phõn chia này cú 3 loại hệ thống thụng tin đú là: hệ thống thụng tin chiến lược, hệ thống thụng tin chiến thuật và hệ thống thụng tin tỏc nghiệp.
Xem hỡnh 2.2 Phõn loại hệ thống thụng tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định (trang sau)
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức
Hỡnh 2.2 Phõn loại hệ thống thụng tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định
(Nguồn : Giỏo trỡnh hệ thống thụng tin quản lý - Trang27. Tỏc giả : TS. Trương Văn Tỳ – TS Trần Thị Song Minh)
►Mụ hỡnh biểu diễn hệ thống thụng tin
Với cựng một hệ thống thụng tin cú thể được mụ tả khỏc nhau tuỳ theo quan điểm của người mụ tả. Cú ba mụ hỡnh đó dược đề cập tới để mụ tả cựng một hệ thống thụng tin, đú là: mụ hỡnh logic, mụ hỡnh vật lý ngoài và mụ hỡnh vật lý trong.
Xem hỡnh 2.3 Ba mụ hỡnh của một hệ thống thụng tin(trang sau)
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức
Tài chớnh chiến lược Marketing chiến lược Nhõn lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Tài chớnh chiến thuật Marketing chiến thuật Nhõn lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chớnh tỏc nghiệp Marketing tỏc nghiệp Nhõn lực tỏc nghiệp Kinh doanh và sản xuất tỏc nghiệp Hệ thống thụng tin văn phũng
Mụ hỡnh ổn định nhất
Mụ hỡnh hay thay đổi nhất
Hỡnh 2.3 Ba mụ hỡnh của một hệ thống thụng tin
(Nguồn : Giỏo trỡnh hệ thống thụng tin quản lý - Trang27. Tỏc giả : TS. Trương Văn Tỳ – TS Trần Thị Song Minh)
Mụ hỡnh logic mụ tả hệ thống làm gỡ: Dữ liệu mà nú thu thập, xử lý mà nú phải thực hiện, cỏc kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho cỏc xử lý và thụng tin mà hệ thống sản sinh ra. Mụ hỡnh này trả lời cho cõu hỏi “Cỏi gỡ?” và “Để làm gỡ?”. Nú khụng quan tõm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý.
Mụ hỡnh vật lý ngoài chỳ ý tới những khớa cạnh nhỡn thấy được của hệ thống như là cỏc vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hỡnh thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tỏc với hệ thống, những dịch vụ, bộ
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức
Mụ hỡnh logic (Gúc nhỡn quản lý) Mụ hỡnh vật lý ngoài (Gúc nhỡn sử dụng) Mụ hỡnh vật lý trong (Gúc nhỡn kỹ thuật) Cỏi gỡ? Để làm gỡ?
Cỏi gỡ? Ở đõu? Khi nào?
phận, con người và vị trớ cụng tỏc trong hoạt động xử lý, cỏc thủ tục thủ cụng cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hỡnh hoặc bàn phớm được sử dụng. Mụ hỡnh này cũng chỳ ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà cỏc hoạt động xử lý dữ liệu khỏc nhau xảy ra. Nú trả lời cho cõu hỏi: “Cỏi gỡ?”, “Ở đõu?”, “Khi nào?”
Mụ hỡnh vật lý trong liờn quan tới những khớa cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiờn khụng phải là cỏi nhỡn của người sử dụng mà là của nhõn viờn kỹ thuật. Chẳng hạn đú là những thụng tin liờn quan tới loại trang thiết bị được sử dụng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tớnh chất vật lý của kho dữ liệu trong kho chứa, cấu trỳc của cỏc chương trỡnh và ngụn ngữ thể hiện. Mụ hỡnh này giải đỏp cõu hỏi “Như thế nào?”
Ba mụ hỡnh trờn cú độ ổn định khỏc nhau, mụ hỡnh logic là ổn định nhất và mụ hỡnh vật lý trong là biến động nhất.
2.1.2.Tầm quan trọng của một hệ thống thụng tin hoạt động tốt
Sự hiệu quả trong cụng tỏc quản lý của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thụng tin do cỏc hệ thống thụng tin chớnh thức sản sinh ra (những hệ thống thụng tin cú tập hợp quy tắc làm việc cú văn bản, quy trỡnh rừ ràng). Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kộm của một hệ thống thụng tin sẽ là nguồn gốc gõy ra những hậu quả xấu nghiờm trọng. Dễ thấy : đú là những quyết định sai lầm.
Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thụng tin được đỏnh giỏ thụng qua chất lượng của thụng tin mà nú cung cấp. Gồm 5 tiờu chuẩn sau:
• Độ tin cậy
+ Độ tin cậy thể hiện cỏc mặt về độ xỏc thực và độ chớnh xỏc. Thụng tin ớt độ tin cậy dĩ nhiờn sẽ gõy cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.
• Tớnh đầy đủ
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức
+ Thụng tin đầy đủ là thụng tin thể hiện bao quỏt cỏc vấn đề, đỏp ứng yờu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thụng tin khụng đầy đủ cú thể dẫn đến cỏc quyết định và hành động khụng đỏp ứng với dồi hởi tỡnh hỡnh thực tế.
• Tớnh thớch hợp và dễ hiểu
+ Thụng tin cung cấp phải thớch ứng đối với người nhận, khụng đa nghĩa và cỏc phần tử thụng tin phải được bố trớ hợp lý.
• Tớnh được bảo vệ
+ Thụng tin là nguồn lực quý bỏu của tổ chức cũng như vốn và nguyờn vật liệu. Thật hiếm cú doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng cú thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguyờn vật liệu một cỏch thật “đầy đủ”..Thụng tin cũng phải được bảo vệ như vậy, chỉ người cú quyền mới được phộp tiếp cận tới thụng tin. Sự thiếu an toàn về thụng tin cũng cú thể gõy ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
• Tớnh kịp thời
+ Thụng tin cú thể là tin cõy, dễ hiểu, thớch ứng và được bảo vệ an toàn những vẫn khụng cú ớch khi khụng được gửi túi người sử dụng vào đỳng lỳc cần thiết. Một cụng đoàn cú thể biểu tỡnh nếu phiếu trả lương phỏt chậm, một cửa hàng cú thể mất khỏch khi in hoỏ đơn chậm vào những lỳc đụng khỏch.