. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch xuất khẩu sau mỗi một kỳ kinh doanh
2. Hoàn thiện về nội dung phân tích
2.1.1 Hoàn thiện nội dung phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh
Những chỉ tiêu trên dùng để tính hiệu quả xuất khẩu trong trờng hợp ngời nhập khẩu trả tiền ngay cho ngời xuất khẩu. Còn trong trờng hợp ngời nhập khẩu trả chậm thì lúc đó những yếu tố nh chi phí, doanh thu, lợi nhuận đều phải tính đến giá trị thời gian của tiền tệ. Sau khi tính toán xong các chỉ tiêu phòng tổng hợp cũng cần phải đa ra ý kiến nhận xét về các chỉ tiêu vừa tính để thấy rõ hiệu quả xuất khẩu nh thế nào.
+ Sau khi đã phân tích xong thì phòng tổng hợp nên lập một báo cáo phân tích trong đó có hai phần trình bày về tình hình xuất khẩu và hiệu quả kinh doanh. Sau mỗi phần đều có đa ra ý kiến nhận xét đánh giá về tình hình xuất khẩu và hiệu quả kinh doanh xuất khẩu, nêu ra u điểm, nhợc điểm còn tồn tại và đa ra các giải pháp để khắc phục những nhợc điểm còn tồn tại. Sau khi đã lập xong báo cáo phân tích thì chuyển lên phòng giám đốc để tổng giám đốc xem và có kế hoạch kinh doanh cho kỳ sau.
2. Hoàn thiện về nội dung phân tích
2.1 Hoàn thiện về phân tích tình hình xuất khẩu
2.1.1 Hoàn thiện nội dung phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh kinh doanh
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội có 7 phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc công ty. Những phòng này có những chức năng nhiệm vụ huặc kinh doanh các mặt hàng khác nhau của công ty nhng đều phải cố gắng hoàn thành kế hoạch xuất khẩu do công ty giao. Vì vậy việc phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc là rất cần thiết vì qua việc phân tích sẽ đánh giá đợc chính xác kết quả kinh doanh của từng phòng và đơn vị trực thuộc, qua đó thấy đợc sự tác động ảnh hởng đến thành tích kế hoạch chung của doanh nghiệp. Đồng thời qua phân tích cũng thấy đợc những u điểm, nhợc điểm và những mặt tồn tại trong việc tổ chức và quản lý kinh doanh trong
pháp quản lý thích hợp. Biểu mẫu mà công ty dùng để phân tích tình hình xuất khẩu theo các phòng kinh doanh vẫn cha nói lên đợc mức độ ảnh hởng của việc hoàn thành hay không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu của từng phòng đến kế hoạch chung của toàn công ty. Ta có thể lập lại biểu phân tích với số liệu thực tế nh sau:
Biểu 8: phân tích tình hình theo các phòng kinh doanh và các đơn vị trực thuộc đơn vị tính: USD Phòng kinh doanh Kế hoạch Thực hiện Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) % Hoàn thành kế hoạch ảnh hởng đến kế hoạch chung Số tiền Tỷ lệ (%) XNK 1 300.000 4,3 315.000 4,6 105 15.000 0,2 XNK 2 673.000 9,6 538.542 8 80 -134.458 -1,9 XNK 3 456.000 6,5 396.758 5,9 87 -59.242 -0,8 XNK 4 587.000 8,4 422.897 6,3 72,04 -164.103 -2,3 XNK 6 400.000 5,7 425.421 6,3 106,3 25.421 0,4 XNK 7 384.000 5,5 295.857 4,3 77,04 -88.143 -1,2 XNK 8 700.000 10 752.123 11 107,4 52.123 0,74 Tocan 3.000.000 42,8 3.234.152 48 107,8 234.152 3,34 CN Hải phòng 200.000 2,9 170.000 2,5 85 -30.000 -0,4 CN TP HCM 300.000 4,3 200.736 3 66,9 -99.264 -1,4 Tổng cộng 7.000.000 100 6.751.486 100 96,5 -248.514 -3,55 Tổng kim ngạch xuất khẩu của các phòng kinh doanh giảm 248.514 USD tơng ứng với số tơng đối giảm 3,55%, nguyên nhân dẫn đến giảm kim ngạch xuất khẩu là do:
+ Phòng XNK 1vợt mức so với kế hoạch 15.000 USD tơng ứng với tỷ lệ tăng 5% góp phần vợt mức kế hoạch chung của toàn doanh nghiệp là 0,2%.
+ Phòng XNK 2 không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu giảm là 134.458 USD đạt 80% giảm 20% so với kế hoạch đã làm ảnh hởng đến kế hoạch chung giảm
-1,9%.
+ Phòng XNK 3 không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu đề ra giảm 59.242 USD tơng ứng với tỷ lệ giảm 13% làm giảm kế hoạch chung toàn doanh nghiệp -0,8%.
+ Phòng XNK 4 không hoàn thành kế hoạch giảm là 164.103 USD tỷ lệ giảm 27,96% làm kế hoạch chung toàn công ty giảm -2,3%.
+ Phòng XNK 6 vợt mức so với kế hoạch là 25.421 USD tỷ lệ vợt 6,3% góp phần vợt kế hoạch chung toàn công ty là 0,6%
+ Phòng XNK 7 thực hiện so với kế hoạch giảm 88.143 USD số tơng đối giảm tơng ứng là 22,9% làm cho kế hoạch chung giảm -1,2%.
+ Phòng XNK 8 thực hiện so với kế hoạch tăng 52.123 USD tỷ lệ tăng 7,4% góp phần vợt kế hoạch chung của công ty là 0,74%.
+ Xí nghiệp TOCAN vợt mức kế hoạch là 234.152 USD tỷ lệ tăng 7,8% làm cho kế hoạch chung toàn công ty tăng 3,34%.
+ Chi nhánh Hải phòng thực hiện so với kế hoạch giảm là 30.000 USD tơng ứng với tỷ lệ giảm 15% dẫn đến kế hoạch chung cũng giảm theo là -0,4%
+ Chi nhánh TP HCM thực hiện giảm so với kế hoạch ban đầu 99.264 USD tỷ lệ giảm 33,1% dẫn đến kế hoạch chung giảm -1,4%.
Về mặt tỷ trọng:
+ Xí nghiệp tocan chiếm tỷ trọng lớn nhất 42,8% và tăng lên 48% ở kỳ kế hoạch.
+ Phòng 8 có tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu lớn hai tăng lên 11% ở kỳ thực hiện.
+ Phòng 2 có tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu đứng thứ 3 là 9,6% nhng trong kỳ thực hiện không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu nên tỷ trọng giảm xuống còn 8%.
+ Phòng 4 tỷ trọng giảm từ 8,4% xuống còn 6,3%
Nh vậy phòng 2, 4 trong kỳ kế hoạch chiếm tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu cao hơn phòng 6 nhng trong kỳ thực hiện thì tỷ trọng lại giảm còn phòng 6 mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ hơn nhng tỷ trọng lại tăng trong kỳ thực hiện, công ty nên xem xét để đề ra kế hoạch xuất khẩu từng phòng cho phù hợp với khả năng của mỗi phòng để tránh tình trạng các phòng không hoàn thành tốt kế hoạch công ty giao cũng nh khai thác triệt để thế mạnh của từng phòng.
Hầu nh các phòng kinh doanh đều không hoàn thành kế hoạch xuất khẩu công ty cần phải tìm hiểu nguyên nhân của việc không hoàn kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phục ở kỳ sau.